レコード センターを作成する

レコード センターは、法的文書、財務文書など組織のすべてのレコードを格納、管理できる集中管理リポジトリとして機能するように考えられています。レコード センターは、レコードの収集から、レコードの管理、レコードの廃棄に至るレコード管理プロセスを一貫してサポートします。

レコード センター サイト テンプレートは、ドキュメントの汎用リポジトリとして機能し、サイト ユーザー間の共同作業を可能にするという点では、その他の SharePoint サイトに似ています。ただし、レコード センター サイト テンプレートは、組織がレコードの管理および維持を行うプログラムを実装することを支援するために、あらかじめ構成されているサイトです。バージョン管理、監査、メタデータ管理、電子情報開示、カスタマイズできるレコード ルーティングなどの各機能が、レコードの効果的な管理を支援するために用意されています。

レコードを保持するためのワークフローの例

注: SharePoint には、レコードをインプレースで管理する機能が用意されています。インプレース レコード管理により、情報管理ポリシーの実施、ルーティング、保留など、レコード センターで利用できるすべての機能を使用して、任意のサイトでレコードを管理できます。

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レコード管理計画の定義

最も高いレベルで、レコード管理プログラムの実装に向けてレコード センター サイトを設計する主な手順が 2 つあります。

  1. 組織では、レコード管理の戦略と正式なレコード管理計画を作成する必要があります。この作業は、レコード管理者、コンプライアンス責任者、IT プロフェッショナル、インフォメーション ワーカーが協力して行います。

  2. 次に、1 つ以上のレコード センター サイトを構成してレコード管理計画を実施する必要があります。

以下に、これらの手順で扱われる主な要素の要約を示します。

レコード管理の立案

レコード センター サイトを組織のレコード管理ソリューションとして構成するには、レコード管理戦略の正式な計画を最初に立案する必要があります。正式なレコード管理計画を構成する個々の要素は、多くの場合に組織やビジネスによって異なります。ただし、ほとんどのレコード管理計画には次のドキュメントとプロセスが含まれます。

ファイル計画     ファイル計画では、組織が正式なビジネス レポートとして認めるドキュメントまたはアイテムの種類を決定します。それらのレコードを格納する場所を示し、レコードの種類を区別するための情報を提供します。ファイル計画は、レコードの作成、格納、管理に役立つポリシー、プロセス、ガイドラインなどを含めた、包括的なコレクションの役割を担います。ファイル計画には、すべてのレコードが、紙、ブログ、Wiki、メール、電子ファイルなどの媒体の区別なく網羅される必要があります。また、レコードの分類方法、セキュリティの適用方法、最終的な廃棄方法も指定する必要があります。社外秘、重要、貿易機密、優先などの特別なレコード分類項目を使うことも検討します。ファイル計画には、各種類のレコードを管理する担当者を指定する必要があります。

レコード ライブラリ    レコード ライブラリは基本的に、重要なレコードを分類して保存するために作成するドキュメント ライブラリです。保持するレコードの種類ごとにレコード ライブラリを作成します。レコードは、コンテンツ オーガナイザーで構成された設定に基づき、自動的に適切なライブラリに送られます。

コンテンツ タイプ    コンテンツ タイプを作成して、組織で格納する必要のあるレコードの種類を定義し、レコードの種類ごとに一意のプロパティを任意に指定します。特定の種類のレコードに対してコンテンツ タイプを定義することで、コンテンツの各グループを一貫性のある方法で管理できます。Office ドキュメント、PDF、TIFF (スキャンされた画像)、電子メール、インスタント メッセージ対話、ビデオ、および物理レコードはすべて、作成したコンテンツ タイプで分類および格納することができます。たとえば、"契約書" と指定されたレコードはすべて、SharePoint のレコード管理システム内で一貫して同じ方法で処理されます。レコード ライブラリの代替として、コンテンツ タイプを使用してレコードを分類および格納することができます。

保持スケジュール     保持スケジュールでは、ファイル計画の各種類のレコードを保持する期間 (保持期間) とその期間が終了したときにレコードを廃棄するプロセス (廃棄プロセス) を指定します。通常、保持スケジュールのガイドラインは、法律上の義務、組織へのリスク、ビジネス ニーズに基づきます。また、保持スケジュールでは、各種類のレコードの保持期間を決定する危機管理上の緊急事態を具体的に指定します。

遵守要件ドキュメント     遵守要件ドキュメントには、遵守を保証するために、レコード管理用の IT システムが従う必要があるルール、備える必要がある機能、サポートする必要がある定期的なモニタリングの種類を定義します。

  • レコードの廃棄を中断する正式なプロセス     このプロセス (保留) では、訴訟、監査、調査などのイベントが実施されるときにレコードの廃棄を中断する方法を具体的に指定します。

  • レコードの取り扱いをモニタリングおよびレポートするシステム     定義済みのポリシーとプロセスに従って社員がレコードの記録、閲覧、管理を行うようにするため、レコード管理プログラムには、レコードの取り扱いをモニタリングおよびレポートするためのプロセスまたはシステムが必要です。

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レコード センター サイトの構成

詳しいレコード管理の立案に着手し、正式なレコード管理計画を作成した後で、そのプログラムを実施するために役立つレコード センター サイトを作成し、構成できます。

レコード センター サイトを構成するには、次の操作を行う必要があります。

  1. ファイル計画で指定された各種類のレコードを管理および格納するためのレコード ライブラリまたはリストを作成します。

    • レコード計画内のコンテンツ タイプごとにレコード ライブラリを個別に作成することをお勧めします。

    • レコード センターに送信したレコードは、適切なリストまたはライブラリに送られます。

  2. ファイル計画に指定された各レコードの種類のメタデータを格納および表示するために、関連するドキュメント ライブラリ、リスト、またはコンテンツ タイプの列を作成します。

  3. レコード センター サイトにある各レコードの種類の情報管理ポリシーを指定します。これらのポリシーは、組織のファイル計画と保持スケジュールに指定された保持期間と監査の要件を反映している必要があります。

  4. 各種レコードが適切な場所にルーティングされるようにコンテンツ オーガナイザーを構成します。レコードをレコード センター サイトに送信すると、手動で送信したかプログラムで送信したかに関係なく、アプリケーションはこの機能を使用して、レコード センター サイトでレコードを分類する方法とレコードの送信先を決定します。

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