レコードを追加、編集、削除する方法

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Access データベース内のデータを更新するにはいくつかの方法があります。 追跡管理する新しい項目がある場合は、データベースにレコードを追加します。たとえば、新しい連絡先を "連絡先" テーブルに追加します。 新しいレコードを追加すると、Access によってテーブルの最後にそのレコードが追加されます。 また、フィールドも変更して最新の状態に保ちます (新しい住所や姓など)。 データの整合性を保つために、Access データベース内のフィールドはテキストや数値など特定の型のデータを受け入れるように設定されています。 適切なデータ型を入力しなかった場合、Access ではエラー メッセージが表示されます。 最後に、レコードに関連性がなくなった場合、領域を節約するために、レコードを削除することができます。

データ入力のためにデータベースを設定する方法の詳細については、「データ更新の設計上の考慮事項」を参照してください。

この記事の内容

フォームまたはデータシートのいずれかを使用してデータを更新する

データを手動で更新するには、フォームを使用します。 データ入力フォームを使用すると、簡単、迅速、そして正確な方法でデータを入力することができます。 フォームには、リスト、テキスト ボックス、ボタンなど、任意の数のコントロールを含めることができます。 フォーム上の各コントロールによって、基になるテーブル フィールドからのデータの読み取り、またはそのフィールドへのデータの書き込みが行われます。

タブ コントロールが含まれたフォーム

データシートは、外観が Excel ワークシートに似ているデータのグリッドです。 データシート ビュー内で直接作業して、データを変更することができます。 Excel について詳しい知識があると、比較的容易にデータシートを理解できるはずです。 データシートを表示するテーブル、クエリ結果セット、およびフォーム内のデータを変更することができます。 通常は、多数のレコードを一度に表示する必要がある場合にデータシートを使用します。

Access テーブルに新しいフィールド名を入力する

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データ入力に関する記号を理解する

次の表に、データを更新するときに表示される可能性があるレコード セレクター記号の一部と、それらの意味を示します。

記号

意味

現在のレコード インジケーター

これは現在のレコードです。この記号が表示される場合、レコードは保存済みです。 現在のレコードは、レコード セレクター内の色の変化によって示されます。

編集済みレコード インジケーター

レコードを編集中です。レコードへの変更はまだ保存されていません。

ロックされたレコード インジケーター

このレコードは他のユーザーによってロックされています。編集することはできません。

新しいレコード インジケーター

これは、情報を入力することができる新しいレコードです。

主キー インジケーター

これは主キー フィールドであり、レコードを一意に識別する値を含んでいます。

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テーブルまたはフォームにレコードを追加する

  1. データシート ビューでテーブルを開くか、フォーム ビューでフォームを開きます。

  2. [ホーム] タブの [レコード] グループで、[新規] をクリックするか、[新しい (空の) レコード] をクリックするか、Ctrl キーを押しながらプラス記号 (+) キーを押します。

  3. レコード セレクターでアスタリスクを使用してレコードを検索し、新しい情報を入力します。

  4. 使用する最初のフィールドをクリックするか、またはそのフィールドにフォーカスを合わせてから、データを入力します。

  5. 同じ行内の次のフィールドに移動するには、Tab キーを押すか、右方向キーまたは左方向キーを使用するか、次のフィールド内のセルをクリックします。

    テーブルである列の次のセルに移動するには、上方向キーまたは下方向キーを使用するか、該当するセルをクリックします。

  6. 追加した新しいレコードは、別のレコードを表示したとき、テーブルまたはフォームを閉じたときに、Access によって保存されます。 現在のレコードに加えた変更を明示的に保存するには、Shift + Enter キーを押します。

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レコードを検索する

レコードを編集または削除するには、そのレコードを最初に検索しておく必要があります。 フォームまたはテーブルに格納されているレコードの数が少ない場合は、レコード移動ボタンを使用してレコード間を移動し、目的のレコードを見つけることができます。 格納されているレコードの数が多い場合は、[検索および置換] ダイアログ ボックスを使用して、目的のレコードをフィルターで抽出します。

レコード移動ボタンを使用する

ナビゲーション ボタンを使用してレコード間を移動することができます。

ナビゲーション コントロール

矢印ボタン    クリックすると、先頭の、前の、次の、または最後のレコードに便利に移動できます。

新しい (空) レコード     クリックすると、レコードが追加されます。

現在のレコード    レコード番号を入力して Enter キーを押すと、そのレコードに移動します。 フォームまたはデータシートの先頭からレコード番号が順番にカウントされます。任意のフィールド値には対応していません。

フィルター     フィルター インジケーター ボタンに、フィルターが適用されているかどうかが示されます。 クリックすると、フィルターが削除または再適用されます。

検索     [検索] ボックスにテキストを入力します。 それぞれの文字を入力するたびに、最初に一致する値がリアル タイムで強調表示されます。

[検索と置換] ダイアログ ボックスを使用する

少量のデータを短時間で簡単に変更することができる別の方法として、[検索と置換] ダイアログ ボックスがあります。 [検索と置換] ダイアログ ボックスの [検索] 機能を使用すると、一致するレコードを見つけることができます。 一致するレコードが見つかると、そのレコードは現在のレコードになり、編集または削除を行うことができます。

  1. 検索するフィールドをクリックします。

  2. [ホーム] タブの [検索] グループで [検索] をクリックします。または、Ctrl キーを押しながら F キーを押します。

    [検索と置換] ダイアログ ボックスが表示されます。

  3. [検索] タブをクリックします。

  4. [検索する文字列] ボックスに、照合する値を入力します。

  5. 必要に応じて、[探す場所] ボックスの一覧を使用して、検索するフィールドを変更するか、代わりに基になるテーブル全体を検索します。

  6. 必要に応じて、[検索条件] ボックスの [フィールドの一部分] を選択します。 このオプションを選択すると、可能性のあるデータを最も広範に検索できます。

  7. [検索] ボックスの一覧の [すべて] を選択し、[次を検索] をクリックします。

詳細については、「[検索と置換] ダイアログ ボックスを使用してデータを変更する」を参照してください。

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フィルターを適用する

フィルターを適用すれば、表示されるレコードを条件に一致するレコードのみに制限することができます。 フィルターを適用することで、編集または削除するレコードをより簡単に見つけることができます。

  1. [データシート ビュー] でテーブルを開くか、または [フォーム ビュー] でフォームを開きます。

  2. テーブルまたはフォームを事前にフィルターが適用されていない状態にするには、[ホーム] タブの [並べ替えとフィルター] グループで [詳細] をクリックしてから [すべてのフィルター​​のクリア] をクリックするか、レコード ナビゲーション バーの [フィルター] をクリックします。

  3. フィルターの一部として使用する値が含まれているレコードに移動して、そのフィールドをクリックします。 部分的な選択範囲に基づいてフィルター処理するには、必要な文字のみを選択します。

  4. [ホーム] タブの [並べ替えとフィルター] グループで、[選択] をクリックするか、またはフィールドを右クリックしてフィルターを適用します。

  5. 選択範囲に基づいて他のフィールドをフィルター処理するには、上記の手順 3 と手順 4 を繰り返します。

詳細については、「フィルターを適用して、Access データベースのレコードを選択して表示する」を参照してください。

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レコードを削除する

削除プロセスは非常に簡単です。ただし、対象のレコードが他のデータに関連していて、一対多リレーションシップの "一" の側に存在している場合は例外です。 データの整合性を維持するために、Access では既定で、関連するデータの削除は許可されていません。 詳細については、「テーブルのリレーションシップの概要」を参照してください。

  1. [データシート ビュー] でテーブルを開くか、または [フォーム ビュー] でフォームを開きます。

  2. 削除する 1 つまたは複数のレコードを選択します。

    レコード セレクターが使用可能な場合、レコードを選択するには、レコードの横にあるレコード セレクターをクリックします。

    選択範囲を広げたり狭めたりするには、レコード セレクターをドラッグするか (使用可能な場合)、Shift + ↓ キーまたは Shift + ↑ キーを押します。

  3. Delete キーを押すか、[ホーム]、[レコード]、[削除] の順に選択するか、または Ctrl キーを押しながらマイナス符号 (-) キーを押します。

ヒント    レコード全体ではなく一部の情報のみを削除する必要がある場合は、各フィールド内で削除するデータのみを選択して、Delete キーを押します。

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テキスト ボックスまたはフィールド内でデータを編集する

Access には、短いテキストおよび長いテキスト (メモとも呼ばれる) のフィールドで使用するためのテキスト コントロールが 1 つ用意されています。 通常、基になるフィールドが短いテキストであるか長いテキストであるかは、コントロールのサイズによって確かめることができます。このサイズは、通常は基になるテーブル フィールドに必要なサイズを反映します。 短いテキスト フィールドには最大で 255 文字を格納でき、長いテキスト フィールドには最大で 64,000 文字を格納できます。

仕様上、一部の種類のクエリからのデータを編集することはできません。  たとえば、クロス集計クエリから返されたデータは編集できません。また、演算フィールド (データベースの使用時に数式によって計算されるが、テーブルには格納されない値) を編集または削除することはできません。

  1. データシート ビューでテーブルまたはクエリを開くか、フォーム ビューでフォームを開きます。

  2. 目的のフィールドをクリックするか、または Tab キーまたは方向キーを使用して目的のフィールドに移動してから、F2 キーを押します。

    フォーム ビューでは、フィールドのラベルをクリックすることでフィールドを選択できます。 データシート ビューでは、フィールドの左端にマウス ポインターを合わせ、それがプラス (+) 記号に変化したときにクリックすることで、フィールドを選択できます。

  3. 情報を入力する場所にカーソルを置きます。

  4. 挿入するテキストを入力または更新します。 入力を間違った場合は、BackSpace キーを押します。

  5.  フィールドに定型入力が設定されている場合は、形式に従ってデータを入力します

  6. 生産性を高めるため、次のショートカット キーについて説明します。

    • テキスト フィールドに新しい行を挿入するには、Ctrl + Enter キーを押します。

    • フィールドの既定値を挿入するには、Ctrl + Alt + Space キーを押します。

    • フィールドに現在の日付を挿入するには、Ctrl + セミコロン (;) キーを押します。

    • 現在の時刻を挿入するには、Ctrl + Shift + コロン (:) キーを押します。

    • スペルをチェックするには、F7 キーを押します。

    • 前のレコードの類似した値を再使用するには、前のレコード内の対応するフィールドに移動し、Ctrl + アポストロフィ (') キーを押します。

    • 変更内容を明示的に保存するには、Shift + Enter キーを押します。

    詳細については、「Access のキーボード ショートカット」を参照してください。

  7.  データを保存するには、[ホーム] タブの [レコード] グループで、[レコードの保存] をクリックするか、Shift + Enter キーを押します。

    必ずしも変更内容を明示的に保存する必要はありません。 同じ行内の新しいフィールドにカーソルを移動した場合、別の行にマウス ポインターを移動した場合、またはフォームまたはデータシートを閉じた場合、変更内容は Access によってテーブルにコミットされます。

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日付の選択を使用して日付を追加する

ご使用のテーブルに日付を追加する方法にはいくつかありますが、[日付選択] コントロールを使用すると、簡単に行えます。

  1. 日付の追加先のフィールドをクリックします。 予定表アイコンが表示されます。

    日付/時刻フィールドに定型入力が適用されている場合、[日付の選択] コントロールは使用できません。

  2. 予定表アイコンをクリックします。 予定表コントロールが表示されます。

    カレンダーのコントロール。

  3. 次のいずれかの操作を行います。

    • 現在の日付を入力するには、[今日] をクリックします。

    • 現在の月から日を選択するには、日付をクリックします。

    • 別の月と日を選択するには、[進む] ボタンまたは [戻る] ボタンを使用します。

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定型入力が設定されたコントロールにテキストを入力する

フィールドには定型入力が適用されている場合があります。 定型入力とは、特定の形式でデータを入力することをユーザーに強制する、リテラル文字とプレース ホルダー文字のセットです。 定型入力の詳細については、「定型入力を使用してデータ入力形式を制御する」を参照してください。

  • データを入力するには、 次の定型入力に従います。

    電話番号の定型入力

    電話番号定型入力の既定の定義とその結果として生成される形式

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長いテキスト フィールド内のデータにリッチ テキスト形式を適用する

長いテキスト フィールド (メモ フィールドとも呼ばれる) でリッチ テキスト形式がサポートされている場合、ご使用のテキストに対してさまざまなフォント、サイズ、スタイル、および色を適用することができます。

  1. フォーム ビューでフォームを開くか、データシート ビューでテーブルを開きます。

  2. 長いテキスト フィールドを選択します。 通常、"コメント"、"ノート"、または "説明" という名前のフィールドを検索できます。

  3. [ホーム] タブの [テキストの書式設定] グループで、ボタンやメニューを使用してテキストを書式設定します。

    Access の [フォント] グループで使用できるコマンド さまざまなフォントやサイズを適用したり、テキストを太字または斜体にしたり、色を変更したりすることができます。

    編集するためのスペースを広くする必要がある場合は、[ズーム] ボックスを開きます

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リストを使用してデータを入力する

リストは使いやすく、データの整合性を簡単に維持することができます。 リストはフォーム、テーブル、およびクエリで使用することができます。 Access には、値リスト、ルックアップフィールド、複数値リストという3種類のリストがあります。 値リストには、手動で入力した一連の項目が表示されます。 ルックアップリスト1つ以上のテーブル結果セットからデータを取得するためにクエリを使用します。データシートビューで開きます。 複数値リストは、一般的なビジネス要件である多対多リレーションシップを解決します。 たとえば、顧客サポートの問題を追跡し、1つのフィールドに複数のユーザーが同じ問題を割り当てることができます。

次に示す 3 種類のリスト コントロールがあります。

コンボ ボックス

空のルックアップ リスト

リスト ボックス

フォームの基本的なリスト ボックス コントロール

複数選択コンボボックス

開かれた状態のチェック ボックス ドロップダウン リスト。 チェック ボックス リスト

コンボ ボックスから項目を入力する

  1. フォーム ビューでフォームを開くか、データシート ビューでテーブルまたはクエリを開きます。

  2. リストの横にある下向き矢印をクリックし、目的の項目を選択します。

  3. 自分の選択をご使用のデータベースにコミットするには、他のフィールドにカーソルを移動するか、Shift + Enter キーを押します。

リスト ボックスから項目を入力する

  1. フォーム ビューでフォームを開きます。

  2. リスト ボックス内の項目の一覧を下方へスクロールし、目的の項目を選択します。

  3. 自分の選択をご使用のデータベースにコミットするには、他のフィールドにカーソルを移動するか、Shift + Enter キーを押します。

複数値を持つリストの項目を複数選択コンボボックスに入力する

  1. フォーム ビューでフォームを開くか、データシート ビューでテーブルまたはクエリを開きます。

  2. リストの横にある下向き矢印をクリックします。

  3. 最大で 100 個のチェック ボックスをオンにし、[OK] をクリックします。

リスト内の項目を編集する

リスト内の項目を編集するには、リストの編集を有効にする必要があります。 詳細については、「データの更新に関する設計上の考慮事項」を参照してください。

  1. リストが含まれているフォーム、テーブル、またはクエリ結果セットを開きます。

  2. 次のいずれかの操作を行います。

    • 編集するリストを右クリックし、[リスト項目の編集] をクリックします。

    • リストをクリックし、ボタンをクリックして [リスト項目の編集] ダイアログボックスまたはフォームを開きます。

      コンボ ボックスと値リスト編集ボタン

  3. 表示される画面は、編集するリストの種類によって異なります。  次のいずれかの操作を行います。

    • 値リストまたは複数値を持つフィールドを編集している場合は、[リスト項目の編集] ダイアログボックスを使用してリストデータを編集し、各項目を別々の行に維持した後、[ OK]をクリックします。

    • ルックアップ フィールドを編集する場合は、データ入力フォームが表示されます。 そのフォームを使用して、リスト データを編集します。

  4. 新しいレコードの既定値を選ぶには、[既定値] ボックスのドロップダウン矢印をクリックし、目的の値をクリックします。

  5. [OK] をクリックします。

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長さ 0 の文字列を入力する

Access では、次の 2 種類の空白値を区別することができます。null 値と長さ 0 の文字列。 null 値は未知の値を示し、長さ 0 の文字列はスペースが含まれるフィールドを示します。 たとえば、顧客データのテーブルがあり、そのテーブルには FAX 番号フィールドが含まれているとします。 顧客の FAX 番号がわからない場合は、フィールドを空白のままとすることができます。 その場合、フィールドを空白のままにすると、値が不明であることを示す null 値が入力されます。 顧客が FAX 機を持っていないことが後でわかった場合は、値が存在しないことを把握したことを示す長さ 0 の文字列をフィールドに入力できます。

  1. データシート ビューでテーブルまたはクエリを開くか、フォーム ビューでフォームを開きます。

  2. 目的のフィールドを選択し、2 つの二重引用符を、間にスペースを入れないで入力します ("")。

  3. カーソルを別のレコードに移動してデータベースに変更内容をコミットするか、Shift + Enter キーを押します。 既定では、引用符は表示されません。

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変更を元に戻す

入力したデータが正しくない場合、変更を元に戻すことが可能なことがあります。 次の操作のいずれか、または複数の操作を行います。

  • 最後に行った変更を元に戻すには、クイック アクセス ツール バーで [元に戻す] を選択するか、Esc キーを押します。

  • レコードに加えたすべての変更を元に戻すには、もう一度 Esc キーを押します。

  • 変更を保存した後または別のレコードに移動した後で変更を元に戻すには、クイック アクセス ツール バーの [元に戻す] を選択します。

    重要    別のレコードの編集を開始したり、フィルターを適用または削除したり、別のウィンドウまたはドキュメント タブに切り替えたりするとすぐに変更内容は固定されます。

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