レコードを追加、編集、または削除する方法について

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データベース内に保持される情報は、特定の主題 (資産や連絡先など) に関するデータを含む "テーブル" に格納されます。テーブル内の各 "レコード" には、1 つのアイテム (特定の連絡先など) に関する情報が含まれます。レコードは、名前、住所、電話番号などを表す "フィールド" で構成されます。一般に、レコードは行と呼ばれ、フィールドは列と呼ばれます。Microsoft Office Access 2007 では、データシート ビューで、テーブル内のレコードを直接追加、編集、または削除することができます。選択クエリをデザインして作成した場合は、クエリの実行結果として返されたデータシートでレコードを直接確認し、必要に応じて編集できます。任意のテーブルまたはクエリを基にフォームを作成し、そのフォームを使用してレコードの追加や編集を行うこともできます。

この記事の内容

概要

新しいレコードを追加します。

編集または削除するレコードを検索します。

既存のレコードを編集します。

レコードを削除します。

データが保存されている場合

変更を元に戻す方法

概要

テンプレートに基づいてテーブルを作成すると、初期状態のテーブル、クエリ、およびフォームが自動的に作成されます。この記事では、Access に付属しているテンプレートの 1 つから作成したデータベースを使用している場合に、レコードを追加、編集、および削除する方法について説明します。

Access に付属のテンプレートから作成したものではないデータベースのレコードを追加、編集、および削除する方法については、次の記事を参照してください。

更新プログラムのデータを使用して電子メールの収集と機能を使用する方法については、「電子メール メッセージを使用して、データ収集する」を参照してください。

Access へのデータのインポート方法については、次の記事を参照してください。

テーブルに新しいフィールドまたは列を追加する方法については、挿入、追加、またはテーブルに新しいフィールドを作成する」を参照してください。

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新しいレコードを追加する

管理する必要のある新しいアイテムが現れたときは、データベースにレコードを追加します。たとえば、新しい友人や仕事仲間ができ、その人の情報を記録しておきたい場合は、[連絡先] テーブルに新しい連絡先を追加することができます。新しいレコードは、Office Access 2007 によってテーブルの最後に追加されます。

レコードを追加するには、まずテーブルまたはフォームを開きます。場合によっては、データベースを開いたときにフォームが自動的に表示されることがあります。たとえば、[連絡先管理] テンプレートから作成されたデータベースを開くと、[連絡先リスト] フォームが自動的に表示されます。[連絡先リスト] フォームは、[連絡先] データベースのスタートアップ フォームです。

[連絡先リスト] フォーム

以下のセクションでは、データシート ビューまたはフォーム ビューを使用して新しいレコードを追加する方法をいくつか説明します。

テンプレートのスタートアップ フォームを使用する

Access に付属しているテンプレートに基づいて新しいデータベースを作成すると、通常、そのデータベースを最初に開いたときにスタートアップ フォームが読み込まれます。たとえば、[連絡先管理] テンプレートを基にデータベースを作成すると、[連絡先リスト] スタートアップ フォームが読み込まれます。スタートアップ フォームは、そのデータベースを参照して使用するための開始点となります。これらのテンプレートでは、すべてではないにしても多くの場合、新しいレコードを追加するボタンがスタートアップ フォームに用意されています。たとえば、[連絡先リスト] フォームには [新しい連絡先] ボタンがあり、[案件リスト] フォームには [新しい案件] ボタンがあります。

[新しい連絡先] ボタンを丸で囲んだ [連絡先リスト] フォーム

このようなボタンをクリックすると、別のフォームが開き、必要な情報を入力できるようになります。たとえば、[新しい連絡先] ボタンをクリックすると、[連絡先詳細] フォームが開きます。

新規作成ボタンを使用してレコードを追加する

  1. Office ボタンの画像 (Microsoft Office ボタン) をクリックしてから、[開く] をクリックします。

  2. [開く] ダイアログ ボックスで、データベースを選択して開きます。

  3. スタートアップ フォームが表示されたら、新しいレコードを追加するためのボタンをクリックします。

    たとえば、[連絡先リスト] フォームでは [新しい連絡先] をクリックします。[連絡先詳細] フォームが開きます。

  4. フォームに入力します。次のフィールドに移動する] タブのキーを押すか、前のフィールドに移動するには、SHIFT + TAB キーを押して、各フィールドの情報を入力します。

    注: テキスト型フィールドやメモ型フィールドなど、複数行のテキストをサポートしているフィールドで改行を入力するには、Ctrl キーを押しながら Enter キーを押します。編集領域を広げる必要がある場合は、[ズーム] ボックスを開くことができます。[ズーム] ボックスを開くには、編集するフィールドをクリックしてフィールド内にカーソルを置き、そのフィールドが選択された状態にします。次に、Shift キーを押しながら F2 キーを押します。

  5. レコードの入力が完了したら、[OK] をクリックして情報を保存するか、他のレコードを追加する場合は、[保存して新規作成] があればクリックします。

[連絡先リスト] フォームを使用している場合は、[Outlook から追加] をクリックし、Microsoft Office Outlook 2007 アドレス帳からレコードを選択することによって、新しいレコードを追加できます。

[Outlook から追加] ボタンを使用してレコードを追加する

一部のテンプレートには [Outlook から追加] ボタンがあり、Office Outlook 2007 のアドレス帳からレコードを追加できます。このボタンは特定用途のテンプレートの機能であるため、新規フォームまたはテーブルを作成したときに既定では表示されません。

  1. [Outlook から追加] をクリックします。

  2. [プロファイルの選択] ダイアログ ボックスが表示されたら、[プロファイル名] ボックスでプロファイル名を選択し、[OK] をクリックします。

    注: "プログラムがアドレス帳情報を含む可能性のある Outlook データにアクセスしようとしています。よろしいですか? これが予期しない動作である場合は、[いいえ] をクリックしてください。プログラムがウイルスである可能性があります。" というダイアログ ボックスが表示されることがあります。[Outlook から追加] をクリックした後、このダイアログ ボックスが表示されるのは正常な動作なので、ここでは [いいえ] をクリックしないでください。複数の連絡先を選択しようとしている場合は、[アクセスを許可する時間] チェック ボックスをオンにして、5 分などの短い時間を選択することができます。これにより、Outlook に保存されている電子メール アドレスに指定した時間だけアクセスできます。完了したら、[はい] をクリックします。

  3. [追加する名前の選択] ダイアログ ボックスで、追加する名前をダブルクリックし、[OK] をクリックします。

    選択した名前がフォームに追加されます。

連絡先のレコードを Outlook のアドレス帳に保存する

一部のテンプレートには [Outlook 連絡先の作成] ボタンがあり、レコードを連絡先として Outlook のアドレス帳に保存できます。このボタンは特定用途のテンプレートの機能であるため、新規フォームまたはテーブルを作成するときに既定では表示されません。

  1. [Outlook 連絡先の作成] をクリックします。

  2. [プロファイルの選択] ダイアログ ボックスが表示されたら、[プロファイル名] ボックスでプロファイル名を選択し、[OK] をクリックします。

  3. 選択したレコードのデータが既に入力されている新しい連絡先フォームが開きます。新しい連絡先フォームのデータを確認し、必要な変更または追加を行います。

  4. 新しい連絡先フォームの [連絡先] タブの [アクション] で [保存して閉じる] をクリックします。

一部のテンプレートでは Microsoft Office Fluent ユーザー インターフェイスの一部であるリボンに [Outlook の連絡先として保存] があり、連絡先のレコードを Outlook のアドレス帳に保存できます。このコマンドは特定のテンプレートの機能であり、電子メール アドレスを保存するテーブルを使用しているか、特定のテンプレートに基づくデータベースで、そのようなテーブルに基づいてクエリまたはフォームを使用している場合のみ使用できます。

  1. Outlook の連絡先として保存するレコードを選択します。

  2. [ホーム] タブの [レコード] で [その他] をクリックし、[Outlook の連絡先として保存] をクリックします。

  3. [プロファイルの選択] ダイアログ ボックスが表示されたら、[プロファイル名] ボックスでプロファイル名を選択し、[OK] をクリックします。

  4. 選択したレコードのデータが既に入力されている新しい連絡先フォームが開きます。新しい連絡先フォームのデータを確認し、必要な変更または追加を行います。

  5. 新しい連絡先フォームの [連絡先] タブの [アクション] で [保存して閉じる] をクリックします。

スタートアップ フォームにレコードを追加する

使用しているテンプレートによっては、スタートアップ フォームに情報を直接入力できることがあります。Access では、多くの場合、既存のすべての情報はデータシートに表示されます。データの最終行の直後は新しい空のレコードを示し、そのレコード セレクタにはアスタリスク (*) が表示されます。新しい情報は、先頭にアスタリスクが付いているレコードに入力します。いずれかのフィールドに既定値が割り当てられている場合、新しいレコードは、それらの既定値が割り当てられた状態で表示されます。テーブルの末尾にある新しいレコードにすばやく移動するには、移動ボタンの [新しい (空の) レコード] をクリックするか、[ホーム] タブの [レコード] で [新しいレコード] をクリックします。

  1. Office ボタンの画像 (Microsoft Office ボタン) をクリックしてから、[開く] をクリックします。

  2. [開く] ダイアログ ボックスで、データベースを選択して開きます。

  3. スタートアップ フォームが表示されたら、既存のデータがない場合は新しい空のレコードが表示されるので、そのレコードに情報を入力します。既に情報が入力されている場合は、次のいずれかの操作を行います。

    • [ホーム] タブの [レコード] で、[新規] をクリックします。

    • [新しい (空の) レコード] があればクリックします。

    • レコード セレクタにアスタリスクが付いているレコードを見つけ、そのレコードに情報を入力します。

  4. レコードを入力します。次のフィールドに移動する] タブのキーを押すか、前のフィールドに移動するには、SHIFT + TAB キーを押して、各フィールドの情報を入力します。

    注: テキスト型フィールドやメモ型フィールドなど、複数行のテキストをサポートしているフィールドで改行を入力するには、Ctrl キーを押しながら Enter キーを押します。編集領域を広げる必要がある場合は、[ズーム] ボックスを開くことができます。そのためには、編集するフィールドにカーソルを置き、Shift キーを押しながら F2 キーを押します。

  5. すべてのフィールドに入力したら、Tab キーを押して新しい空のレコードに移動します。

    別のレコードを表示するかフォームを閉じると、追加した新しいレコードが保存されます。

ナビゲーション ウィンドウからテーブルまたはフォームを使用する

テンプレートのスタートアップ フォームを使用して新しいレコードを追加するほかに、ナビゲーション ウィンドウからテーブルやフォームを開き、新しいレコードを入力することもできます。

テーブルまたはフォームを開く

  • ナビゲーション ウィンドウで、開くアイテムをダブルクリックします。または、[ナビゲーション オプション] ダイアログ ボックスで [オブジェクトを開く方法] オプションを変更している場合は、アイテムを 1 回クリックします。

    テーブルまたはフォームが既定のビューで開きます。

多くの場合、既存のすべての情報はデータシートの行として表示されます。これらの行の最後には、レコード セレクタにアスタリスクの付いた新しい空のレコードが表示されます。その行に新しい情報を入力します。

テーブルまたはフォームにレコードを追加します。   

データシートまたはフォームを表示すると、既存のデータがない場合は新しい空のレコードが表示されるので、そのレコードに情報を入力します。既に情報が入力されている場合は、次のいずれかの操作を行います。

  • [ホーム] タブの [レコード] で、[新規] をクリックします。

  • [新しい (空の) レコード] があればクリックします。

  • レコード セレクタにアスタリスクが付いているレコードを見つけ、その行に新しい情報を入力します。

すべてのフィールドに入力したら、Tab キーを押して新しい空のレコードに移動します。

別のレコードを表示するか、テーブルまたはフォームを閉じると、追加した新しいレコードが保存されます。

ID 番号が連続した番号になるとは限らない理由

オートナンバー型に設定したフィールドを作成すると、新しいレコードを追加するたびに、そのフィールドの値が Access によって自動的に生成されます。既定では、この値は 1 ずつ増加し、新しいレコードごとに使用可能な次の連続値が割り当てられます。オートナンバー型は、主キーとして使用するのに適した値を提供する目的で用意されています。

主キーの詳細については、追加する、設定、変更、または主キーを削除する」を参照してください。

オートナンバー型に設定されたフィールドを含むテーブルから行を削除した場合、その行のオートナンバー型フィールドの値が自動的に再利用されるとは限りません。このため、Access によって生成される数値が期待どおりの連続値にならず、ID 番号に欠番が生じることがあります。これは仕様です。オートナンバー型フィールドでは、値の一意性が保証されるだけで、連続性は保証されません。

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編集または削除するレコードを検索する

レコードを編集または削除するには、まず対象となるレコードを見つける必要があります。少数のレコードしか含まれていないテーブルでは、レコード移動ボタンを使用してレコード間を移動することで、目的のレコードを見つけることができます。ただし、テーブルが大規模な場合は、他の方法を使用して目的のレコードを検索する必要があります。

レコード移動ボタンを使用する

移動ボタンを使用すると、レコード間を移動できます。これらの矢印ボタンをクリックして、先頭レコード、前のレコード、次のレコード、または最終レコードに移動したり、新しいレコードを追加したりできます。

移動ボタン

1. 先頭レコード

2. 前のレコード

3. カレント レコード

4. 次のレコード

5. 最終レコード

6. 新しい (空の) レコード

7. フィルタ インジケータ

8. [検索] ボックス

[カレント レコード] ボックスをクリックし、レコード番号を入力して Enter キーを押すと、そのレコードに移動できます。レコード番号は、フォームまたはデータシートの先頭から順番に数えられ、いずれかのフィールド値に対応するものではありません。

フィルタ インジケータ ボタンは、フィルタが適用されているかどうかを示します。このボタンが [フィルタ適用] と表示されているときにクリックすると、フィルタを削除できます。同様に、このボタンが [フィルタ処理なし] と表示されているときにクリックすると、最後に使用したフィルタを適用できます。

[検索] ボックスに文字列を入力すると、それぞれの文字を入力するたびに、最初に一致する値がリアルタイムで強調表示されます。この機能を使用して、[検索] ボックスに入力した内容と一致する値を持つレコードをすばやく検索できます。

[検索と置換] ダイアログ ボックスの検索機能を使用する

[検索と置換] ダイアログ ボックスで検索機能を使用すると、条件に一致するレコードを検索できます。一致するレコードが見つかると、そのレコードがカレント レコードになり、レコードの編集または削除を行うことができます。

一致するレコードを検索する

  1. 検索するフィールドをクリックします。

  2. [ホーム] タブの [検索] グループで [検索] をクリックするか、Ctrl キーを押しながら F キーを押します。

    キーボード ショートカット: Ctrl + F キーを押します。

    [検索と置換] ダイアログ ボックスが表示されます。

  3. [検索] タブをクリックします。

  4. [検索する文字列] ボックスに、検索する値を入力します。

  5. オプションで [探す場所] ボックスの一覧を使用して、検索するフィールドを変更するか、代わりに基になるテーブル全体を検索するように指定します。

  6. オプションで、[検索条件] ボックスの一覧の [フィールドの一部分] をクリックします。このオプションを選択すると、可能性のあるデータを最大限検索できるようになります。

  7. [検索方向] ボックスの一覧の [すべて] をクリックし、[次を検索] をクリックします。

詳細については、 [検索し、置換] ダイアログ ボックスを使用して、記事「 データを変更するのには [検索と置換] ダイアログ ボックスを使用します。

フィルタを適用する

フィルタを適用すると、抽出条件に一致するレコードだけが表示されるように制限をかけることができます。フィルタを適用することにより、編集または削除するレコードを見つけやすくなります。たとえば、表示されるレコードをすばやく絞り込むには、値を比較するフィールドをマウスの右ボタンでクリックし、ショートカット メニューの下部にある [<値> に等しい]、[<値> に等しくない]、[<値> を含む]、または [<値> を含まない] をクリックします。

選択フィルタを適用する

  1. テーブルまたはフォームを開きます。

  2. テーブルまたはフォームに既に適用されているフィルタを削除するには、[ホーム] タブの [並べ替えとフィルタ] で [詳細] をクリックし、[すべてのフィルタのクリア] を (使用可能であれば) クリックします。

  3. フィルタの一部として使用する値が含まれているレコードに移動し、目的のフィールドをクリックします。選択部分に基づいてフィルタを適用するには、必要な文字だけを選択します。

  4. [ホーム] タブの [並べ替えとフィルター] で [選択] をクリックし、適用するフィルターをクリックします。

    または

    フィールドをマウスの右ボタンでクリックし、ショートカット メニューの下部にある [<値> に等しい]、[<値> に等しくない]、[<値> を含む]、または [<値> を含まない] をクリックします。

  5. 他のフィールドに対しても選択部分を基にフィルタを適用するには、手順 3. ~ 4. を繰り返します。

他の方法でフィルタを適用するには、[ホーム] タブの [並べ替えとフィルタ] にある各コマンドを使用します。

フィルターの適用方法の詳細については、記事「フィルター: ビュー内のレコードの数を制限します。

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既存のレコードを編集する

場合によっては、住所を変更するなど、既存のレコードを変更する必要が生じることがあります。既存のレコードを編集するには、フォームまたはテーブルを開き、変更するレコードに移動して、必要な変更を行います。

テーブルまたはフォームを開く

  • ナビゲーション ウィンドウで、開くアイテムをダブルクリックします。または、[ナビゲーション オプション] ダイアログ ボックスで [オブジェクトを開く方法] オプションを変更している場合は、アイテムを 1 回クリックします。

    テーブルまたはフォームが既定のビューで開きます。

フォームまたはテーブルを開くと、既存の情報がすべて表示され、通常は先頭のレコードの先頭のフィールドが選択 (強調表示) されます。データが選択されている状態で入力を開始すると、入力した文字で選択中のデータが置き換えられます。

フィールドの値を置き換える

  1. 置換するフィールドの内容を選択します。

    ヒント: データシート ビューでフィールドを選択するには、フィールドの左側の境界線付近にマウス ポインタを動かし、マウス ポインタがプラス記号 (+) になったらクリックします。フォーム ビューでは、フィールドのラベルをクリックすると、そのフィールドを選択できます。

  2. フィールドに新しい値を入力するか選択します。

    入力した文字または選択した値によって、フィールドの値が置き換えられます。別のレコードに移動するか、フォームまたはテーブルを閉じると、変更が保存されます。

フィールドに情報を入力するには、目的のフィールドをクリックし、情報を挿入する位置にカーソルを置きます。カーソルがフィールド内にあるときは、方向キーを使用してカーソルを移動できます。

注: Ctrl キーを押しながら ; (セミコロン) キーを押すと、フィールドに現在の日付を挿入できます。現在の時刻を挿入するには、Ctrl キーと Shift キーを押しながら : (コロン) キーを押します。

フィールドに新しい情報を挿入する

  1. 目的のフィールドをクリックします。または、Tab キーか方向キーを使用して目的のフィールドに移動し、F2 キーを押します。

  2. 情報を入力する位置にカーソルを置きます。

  3. 挿入するテキストを入力します。入力を間違えた場合は、BackSpace キーを押します。

    別のレコードに移動するか、フォームまたはテーブルを閉じると、変更が保存されます。

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レコードを削除する

レコードを削除すると、テーブルからの情報が完全に削除されます。したがって必要がありますを削除する前に、レコードを削除することです。レコード全体ではなく一部の情報のみを削除する必要がある場合は、削除し、[削除するデータのみを選択します。

レコードを削除する

  1. 削除する 1 つまたは複数のレコードを選択します。

    レコードを選択するには、レコードの左側にレコード セレクタが表示されていれば、そのレコード セレクタをクリックします。

    選択範囲を拡大または縮小するには、レコード セレクタがある場合はドラッグします。または、Shift キーを押しながら↓キーを押すか、Shift キーを押しながら↑キーを押します。

  2. Del キーを押します。

    または

    [ホーム] タブの [レコード] グループで、[削除] をクリックします。

レコードを削除する方法の詳細については、「データベースから 1 つまたは複数レコードを削除する」を参照してください。

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データが保存されるタイミング

フォームまたはテーブルでデータを編集した場合、別のレコードに移動するか、そのフォームまたはテーブルを閉じると、変更が自動的に保存されます。レコードの編集中は、カレント レコードの左側のレコード セレクタに鉛筆のアイコンが表示されます。別のレコードに移動すると、鉛筆のアイコンは消去され、変更が保存されたことが示されます。

次の表は、レコード セレクタに表示される可能性のあるアイコンのいくつかを示しています。

アイコン

説明

カレント レコード インジケータ

カレント レコードを示します。レコードは表示中の状態で保存されています。カレント レコードのレコード セレクタは、他のレコードとは異なる色で表示されます。

編集済みレコード インジケータ

編集中のレコードを示します。レコードに加えられた変更はまだ保存されていません。

ロックされたレコード インジケータ

別のユーザーによってロックされていることを示します。このレコードは編集できません。

新しいレコード インジケータ

新規のレコードを示します。このレコードには情報を入力できます。

主キー インジケータ

主キー フィールドを示します。レコードを一意に識別する値が含まれています。

注: 別のレコードに移動せずに変更を保存するには、[ホーム] タブの [レコード] で [レコードの保存] をクリックします。

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変更を元に戻す方法

データを間違って入力しても、多くの場合は変更を元に戻すことができます。たとえば、フィールドのデータの編集時には、クイック アクセス ツールバーの [元に戻す] をクリックするか Esc キーを押すことによって、変更を元に戻すことができます。レコードに対する変更をすべて元に戻すには、もう一度 Esc キーを押します。変更を保存した後や別のレコードに移動した後でも、クイック アクセス ツールバーの [元に戻す] をクリックすると、直前に編集したレコードの変更を元に戻すことができます。ただし、別のレコードの編集の開始、フィルタの適用または削除、別のウィンドウまたはドキュメント タブへの切り替えのいずれかを行うと、それまでの変更は元に戻せなくなります。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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