レコードを検索する方法について

データベースが大きくなってくると、データシートをひとめ見ただけでは特定のレコードを見つけることができなくなります。この記事では、必要に応じて特定のレコードを見つける 5 つの方法を紹介します。

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すべてのレコードを参照する

特定のレコードに移動する

特定のレコードを検索する

フィルターを適用して特定の数のレコードを表示する

クエリを作成して特定のレコードを見つける

すべてのレコードを参照する

レコードを 1 つずつ順番に移動して特定のレコードを見つけるには、Tab キーを使用してレコードを参照します。また、レコード移動ボタンを使用して、データシート ビューのテーブルにあるレコードを参照することもできます。レコード移動ボタンは、テーブルまたはフォームの下部にあります。

移動ボタン

1. 先頭のレコードに移動します

2. 前のレコードに移動します

3. "カレント レコード" ボックス

4. 次のレコードに移動します

5. 最後のレコードに移動します

6. 新しい (空の) レコードを開きます

7. フィルター インジケーター

8. [検索] ボックス

注記: 

  • "カレント レコード" ボックスをクリックし、レコード番号を入力して Enter キーを押すと、指定したレコードに移動できます。レコード番号は、フォームまたはデータシートの先頭から順番にカウントされます。この番号は、どのフィールド値にも対応しません。

  • フィルターが適用されているかどうかを調べるには、フィルター インジケーター ボタンを確認します。フィルターが適用されていない場合、またはすべてのフィルターがクリアされている場合は、[フィルターなし] と表示されます。[フィルター] と表示されているとき、このボタンをクリックしてフィルターを削除することができます。同様に、[フィルター処理なし] と表示されているときには、このボタンをクリックして、最後に使用したフィルターを適用することができます (フィルターがある場合)。

  • [検索] ボックスに文字列を入力すると、それぞれの文字を入力するたびに、最初に一致する値がリアルタイムで強調表示されます。この機能を使用して、一致する値を持つレコードをすばやく検索できます。

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特定のレコードに移動する

対象のレコードが分かっている場合は、Access で特定のレコードに移動できます。[移動先] ボックスを使用すると、ドロップダウン リストから特定のレコードを選択できます。このボックスは通常、フォームに追加されています。

[移動先] ボックス

  • 特定のレコードに移動するには、[移動先] ボックスの右側にある矢印をクリックし、ドロップダウン リストからレコードを選択します。

    注: 移動先のレコードの先頭の何文字かがわかっている場合は、それらの文字を [移動先] ボックスに入力すると、目的のレコードをすばやく見つけることができます。

[移動先] ボックスには、各レコードを一意に識別できるデータだけが表示されます。一覧からレコードを選択すると、そのレコードの残りのデータがフォームのメイン エリアに表示されます。

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特定のレコードを検索する

テーブルまたはフォームで特定のレコードを検索するには、[検索と置換] ダイアログ ボックスの [検索] タブを使用します。この方法が有効なのは、探しているレコードが、検索語句などの特定の条件および "次の値と等しい" や "次の値を含む" などの比較演算子と一致している場合です。

注: [検索と置換] ダイアログ ボックスは、テーブルまたはフォームに現在データが表示されている場合にしか使用できません。これは、フィルターが適用されているために表示レコードが存在しない場合にも当てはまります。

  1. テーブルまたはビューを開き、検索するフィールドをクリックします。

  2. [ホーム] タブの [検索] で [検索] をクリックします。または、Ctrl キーを押しながら F キーを押します。

    [検索と置換] ダイアログ ボックスが表示され、[検索] タブが選択されます。

  3. [検索する文字列] ボックスに、検索する値を入力します。

  4. 検索するフィールドを変更したり、基になるテーブル全体を検索したりするには、[探す場所] ボックスの一覧で、該当するオプションをクリックします。

    ヒント: [検索条件] ボックスの一覧には、比較演算子 ("等しい" や "含む" など) が表示されます。検索対象を広げるには、[検索条件] ボックスの一覧で [フィールドの一部分] をクリックします。

  5. [検索方向] ボックスの一覧の [すべて] をクリックし、[次を検索] をクリックします。

  6. 検索対象のアイテムが強調表示されたら、[検索と置換] ダイアログ ボックスの [キャンセル] をクリックしてダイアログ ボックスを閉じます。指定した条件に当てはまるレコードが強調表示されています。

[検索と置換] ダイアログ ボックスの使用方法の詳細については、「[検索と置換] ダイアログ ボックスを使用してデータを変更する」を参照してください。

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フィルターを適用して特定の数のレコードを表示する

特定の条件および比較演算子に一致するレコードだけを表示する場合は、フィルターを適用して表示されるレコード数を制限することができます。たとえば、表示されるレコードをすばやく絞り込むには、値を一致させるフィールドを右クリックし、ショートカット メニューの下部にある [次の値と等しい]、[次の値に等しくない]、[次の値を含む]、[次の値を含まない] のいずれかを選択します。フィルターは有効または無効にすることができるため、同じデータにフィルターを適用したビューと適用していないビューを簡単に切り替えることができます。検索と異なるのは、フィルターでは "表示される" レコードが制限されるだけである点です。

  1. 選択部分に基づいてフィルターを適用するには、テーブルまたはフォームを開きます。

  2. テーブルまたはフォームに既に適用されているフィルターを削除するには、[ホーム] タブの [並べ替えとフィルター] で [詳細設定] をクリックし、[すべてのフィルターのクリア] が使用可能であればクリックします。

  3. フィルターの一部として使用する値が含まれているレコードに移動して、列 (データシート ビューの場合) またはコントロール (フォーム、レポート、またはレイアウト ビューの場合) の内部をクリックします。部分的な選択フィルターを適用するには、必要な文字のみを選択します。

  4. [ホーム] タブの [並べ替えとフィルター] で [選択] をクリックし、適用するフィルターをクリックします。

  5. 他のフィールドに対しても選択部分を基にフィルターを適用するには、手順 3. ~ 4. を繰り返します。

フィルターの適用方法の詳細については、「フィルター: ビューに表示するレコード数を制限する」を参照してください。

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クエリを作成して特定のレコードを見つける

レコードを検索してフィルターを適用する手法は、特定のレコードをすぐに見つけなければならない場合に非常に便利です。一方、同じ検索またはフィルター操作を定期的に実行することが必要になる場合もあります。毎回同じ検索およびフィルターの手順を繰り返す代わりに、クエリを作成することができます。クエリを使用すると、カスタマイズ検索の実行、カスタマイズ フィルターの適用、およびレコードの並べ替えが可能になるため、クエリは特定のレコードを検索するための強力で柔軟な手法となります。独自のクエリを作成して、特定のレコードに絞り込み、特定の質問に回答することができます。作成したクエリは保存して再利用できます。また、フォームとレポートの作成にも使用できます。

クエリを使用して検索またはフィルターを実行する場合は、検索するデータの種類に応じて条件を設定します。異なる種類の情報は、異なる種類のデータとして保存されます。たとえば、誕生日は日付/時刻型のデータとして保存されるのに対し、名前はテキスト型のデータとして保存されます。

存在するはずの特定のレコードが見つからないことがあります。これは、特定のフィールドの値が原因で一部のレコードが表示されていないフォームまたはクエリのレコードを表示しようとする場合に発生することがあります。次の例は、クエリを使用してレコードを検索する方法を示しています。

Microsoft Office Access 2007 の [案件管理] テンプレートから作成したデータベースを使用して、案件を管理しているとします。[案件] テーブルには [状態] という名前のフィールドがあり、特定の案件が処理中であるか、解決済みであるか、または終了しているかを示します。次の操作を行うと、終了した状態の案件を表示するクエリを作成できます。

  1. [作成] タブの [その他] で、[クエリ デザイン] をクリックします。

  2. [テーブルの表示] ダイアログ ボックスで、[案件] をダブルクリックし、[閉じる] をクリックします。

  3. クエリ デザイナーで、[案件] テーブルのアスタリスク (*) をダブルクリックします。これにより、クエリが返すレコードのすべてのフィールドが確実に表示されます。

    デザイン グリッドの最初の列の [フィールド] 行に、"案件.*" が表示されます。これは、[案件] テーブルのすべてのフィールドが返されることを示します。

  4. クエリ デザイナで、[案件] テーブルの [状態] をダブルクリックします。

    デザイン グリッドの 2 列目の [フィールド] 行に、"状態" が表示されます。

  5. デザイン グリッドの 2 列目で、[表示] 行のチェック ボックスをオフにします。これにより、クエリが [状態] フィールドを表示しなくなります。

    [状態] 列の [表示] チェック ボックスをオフにしないと、クエリ結果には [状態] フィールドが 2 つ表示されます。

  6. デザイン グリッドの 2 列目の [抽出条件] 行に、「="終了"」と入力します。これが検索条件になります。このように設定することで、[状態] の値が "終了" であるレコードだけがクエリから返されます。

    注: この例では、検索条件は 1 つしか使用していません。どのような検索を行う場合でも、より多くのフィールドに抽出条件を追加し、さらに [または] 行および [または] 行の下の行を使用することによって、多数の検索条件を設定できます。

    これでクエリを実行する準備ができました。クエリは次のように表示されます。

    クエリのデザイン グリッド

  7. [デザイン] タブの [結果] で、[実行] をクリックします。

    注: 既に案件の管理を開始しているために [案件] テーブルにデータが入力されていて、最低 1 つの案件の状態が "終了" に設定されているのでない限り、クエリからは何も結果が返されません。ただし、クエリを保存しておくと、後でいつでも使用できます。

  8. Ctrl キーを押しながら S キーを押して、クエリを保存します。

  9. [名前を付けて保存] ダイアログ ボックスで、[クエリ名] フィールドにクエリの名称 (たとえば「終了案件」) を入力し、[OK] をクリックします。

これで、終了した状態の案件を表示するクエリが作成されました。

レコードを検索するためのクエリを作成する方法の詳細については、簡単な選択クエリを作成する記事を参照してください。

検索条件およびフィルター条件の詳細については、「クエリの抽出条件の例」を参照してください。

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注記: 

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