レコードの重複を解消する

取引先企業、ビジネス用連絡先、または潜在顧客レコードを保存するとき、同じ種類の既存レコードと同じ名前またはメール アドレスを使うと、Business Contact Manager for Outlook によって [重複したアイテムが検出されました] というダイアログ ボックスが表示されます。

[重複したアイテムが検出されました] ダイアログ ボックス

  1. 次のいずれかのオプションをクリックして、レコードの重複を解消します。

    • これを新しい <レコード>として追加する      指定したフォルダーに、既存のレコードと同じ名前で新しいレコードを追加するには、このオプションをクリックします。

    • 次の新しい情報を既存の<レコード>に反映して開く     Business Contact Manager for Outlook ですべてのフィールドを比較して、競合するデータを新しいレコードのデータで置き換えるには、このオプションをクリックします。 たとえば、電話番号が 03-1234-5678 の久保田千絵という名前の取引先企業があり、違う電話番号で同じ名前の取引先企業を追加した場合、Business Contact Manager for Outlook によって既存の取引先企業レコードの電話番号が新しい電話番号に置き換えられます。

      既存のレコードにコピーされる新しい情報

      • 新しいレコードから既存のレコードへコピーされる情報

        • 名前、住所、メール アドレスなどのデータ

        • ビジネス用連絡先などの他のレコードへのリンク。 リンクは追加されますが、既存のリンクは置き換えられません。

      • 新しいレコードから既存のレコードへコピーされない項目

        • カテゴリ

        • テキストと添付ファイル、またはコメント ボックス内のメール メッセージ

        • 履歴項目

          新しいレコードからのカテゴリ、テキストと添付ファイル、コミュニケーション履歴項目などを含めるには、カテゴリを追加して、テキストと履歴項目を元のレコードにコピーします。 重複レコードは、Business Contact Manager for Outlook の [削除済みアイテム] フォルダーに移動します。

    • <レコード> を開く      既存のレコードを開いて 2 つのレコードのデータを比較するには、このボタンをクリックします。

      一方のレコードを変更してもう一方を削除したり、一方のレコード名に識別子 (たとえば番号) を追加して、もう一方と区別して、両方のレコードを保存できます。

      注: <レコード> は、取引先企業、ビジネス用連絡先、潜在顧客など、レコードの種類に置き換えられます。

  2. [OK] をクリックします。

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