ルールを使用して不在時のメッセージを作成する

ルールを使用して不在時のメッセージを作成する

自動応答 (不在時) 機能をサポートしているのは、特定の種類のアカウントだけです。[自動応答] ボタンが表示されない場合、お使いのメール アカウントはこの機能をサポートしていません。ただし、不在時に Outlook を実行したままにしておけば、ルールを使ってメール メッセージに自動的に応答することができます。またルールを使って、自動的にメールを別のアカウントに転送したり、メッセージを開封済みにしたり、メッセージをフォルダーに移動したりすることもできます。ルールの使い方の詳細については、「仕分けルールを使ってメール メッセージを管理する」をご覧ください。

ルールを使用して外出中に受信メールに返信する

Outlook で [ファイル] をクリックすると、次のような画面が表示されます。

[自動応答] が表示されない場合は、[仕分けルールと通知] を選ぶ。

[自動応答] というボタンが表示される場合は、「Outlook から不在時の自動応答を送信する」を参照してください。表示されない場合は、以下の手順を使ってメッセージに応答するテンプレートを作成し、受け取ったすべてのメッセージに応答するように Outlook を設定します。

不在時のテンプレートを作成する

  1. Outlook で、新しいメール メッセージを作成します。

  2. 不在時テンプレートの件名とメッセージ本文を入力します。

    不在時の応答のテンプレートを作成する。
  3. [ファイル] > [名前を付けて保存] の順に選択します。

  4. テンプレートの名前を指定し、[ファイルの種類] ドロップダウンで [Outlook テンプレート (*.oft)] を選択します。

  5. テンプレートの場所は変更できますが、既定の場所を選んでも問題ありません。通常は c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates です。[保存] をクリックします。

不在になるたびに新しいテンプレートを作成することも、既存のテンプレートを再利用することもできます。これで、そのテンプレートを使って不在時のルールを作成する準備が整いました。

不在時のルールを作成する

  1. [ファイル] > [仕分けルールと通知の管理] の順に選択します。

  2. [仕分けルールと通知] ダイアログ ボックスの [電子メールの仕分けルール] タブで、[新しい仕分けルール] をクリックします。

    新しいルールを作成する。
  3. [新しい仕分けルールを作成する] で [受信メッセージにルールを適用する] をクリックし、[次へ] をクリックします。

  4. 受信したすべてのメール メッセージに返信するには、[ステップ 1] および [ステップ 2] のボックスをそのままにして、もう一度 [次へ] をクリックします。 すべてのメッセージにこのルールを適用するかどうかの指定を求められたら、[はい] を選択します。

  5. [ステップ 1: 処理を選択してください] の [メッセージに対する処理を選択してください] で、[特定のテンプレートを使って返信する] を選択します。

  6. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] で、[特定のテンプレート] の下線付きテキストをクリックします。

  7. [返信用テンプレートの選択] ボックスの上部にある [フォルダーの場所] ボックスで、[ファイル システム内のユーザー テンプレート] を選択します。

  8. 上で作成したテンプレートを選択し、[開く] > [次へ] の順に選択します。

  9. 必要に応じて例外を追加し、[次へ] を選択します。

  10. ルールの名前を指定します (例: 不在時)。

    [この仕分けルールを有効にする] は既定でオンになっています。不在時応答をすぐに有効にできる状態の場合は、[完了​​] を選択します。それ以外の場合は、このボックスをオフにします。後でルールをオンにできます。

: ルールを使って、不在時に受信したメール メッセージに対して自動応答を送信するには、Outlook を実行したままにしておく必要があります。

ルールを有効にする

必要な日より前に不在時テンプレートとルールを作成した場合は、次の手順でルールを有効にします。

  1. [ファイル] > [仕分けルールと通知の管理] の順に選択します。

  2. [仕分けルールと通知] ダイアログ ボックスの [電子メールの仕分けルール] タブで、作成したルールを探し、ルールの左側にあるボックスをオンにします。次に [OK] を選択します。

不在時のテンプレートを作成する

  1. Outlook で、新しいメール メッセージを作成します。

  2. 不在時テンプレートの件名とメッセージ本文を入力します。

    不在時の応答のテンプレートを作成する。
  3. [ファイル] > [名前を付けて保存] の順に選択します。

  4. テンプレートの名前を指定し、[ファイルの種類] ドロップダウンで [Outlook テンプレート (*.oft)] を選択します。

  5. テンプレートの場所は変更できますが、既定の場所を選んでも問題ありません。通常は c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates です。[保存] をクリックします。

不在になるたびに新しいテンプレートを作成することも、既存のテンプレートを再利用することもできます。これで、そのテンプレートを使って不在時のルールを作成する準備が整いました。

不在時のルールを作成する

  1. [ツール] > [仕分けルールと通知] を選びます。

  2. [仕分けルールと通知] ダイアログ ボックスの [電子メールの仕分けルール] タブで、[新しい仕分けルール] をクリックします。

    新しいルールを作成する。
  3. [新しい仕分けルールを作成する] で [受信メッセージにルールを適用する] をクリックし、[次へ] をクリックします。

  4. 受信したすべてのメール メッセージに返信するには、[ステップ 1] および [ステップ 2] のボックスをそのままにして、もう一度 [次へ] をクリックします。 すべてのメッセージにこのルールを適用するかどうかの指定を求められたら、[はい] を選択します。

  5. [ステップ 1: 処理を選択してください] の [メッセージに対する処理を選択してください] で、[特定のテンプレートを使って返信する] を選択します。

  6. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] で、[特定のテンプレート] の下線付きテキストをクリックします。

  7. [返信用テンプレートの選択] ボックスの上部にある [フォルダーの場所] ボックスで、[ファイル システム内のユーザー テンプレート] を選択します。

  8. 上で作成したテンプレートを選択し、[開く] > [次へ] の順に選択します。

  9. 必要に応じて例外を追加し、[次へ] を選択します。

  10. ルールの名前を指定します (例: 不在時)。

    [この仕分けルールを有効にする] は既定でオンになっています。不在時応答をすぐに有効にできる状態の場合は、[完了​​] を選択します。それ以外の場合は、このボックスをオフにします。後でルールをオンにできます。

: ルールを使って、不在時に受信したメール メッセージに対して自動応答を送信するには、Outlook を実行したままにしておく必要があります。

ルールを有効にする

必要な日より前に不在時テンプレートとルールを作成した場合は、次の手順でルールを有効にします。

  1. [ツール] > [仕分けルールと通知] を選びます。

  2. [仕分けルールと通知] ダイアログ ボックスの [電子メールの仕分けルール] タブで、作成したルールを探し、ルールの左側にあるボックスをオンにします。次に [OK] を選択します。

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