ルールを使用してメッセージに返信する

ルールを使用してメッセージに返信する

POP アカウントまたは IMAP アカウントを使用している場合、自動応答 (外出中) 機能にアクセスすることはできません。ただし、外出中に Outlook を実行したままにしておけば、ルールを使用してメール メッセージに自動的に返信することができます。またルールを使用して、自動的にメールを別のアカウントに転送したり、メッセージを開封済みにしたり、メッセージをフォルダーに移動したりすることもできます。ルールの使用方法の詳細については、「Create a rule in Outlook」 (Outlook でルールを作成する) を参照してください。

ルールを使用して外出中に受信メールに返信する

既定では、Microsoft Exchange Server アカウント (Exchange Server 2010 以降) は、ルールを使用して組織外の電子メール アドレスにメッセージを転送することはできません。この設定により、社外秘および組織の非公開情報が公開されないようにすることができます。Exchange 管理者のみがこの設定を変更できます。

POP アカウントまたは IMAP アカウントを使用している場合は、すべての受信メールに対して、外出中であることを示すメッセージを添えて返信することができます。

  1. [ファイル] タブを選択します。

  2. [仕分けルールと通知の管理] を選択します。

  3. [仕分けルールと通知] ダイアログ ボックスの [電子メールの仕分けルール] タブで、[新しい仕分けルール] をクリックします。

  4. [新しい仕分けルールを作成する] で [受信メッセージにルールを適用する] をクリックし、[次へ] をクリックします。

  5. 受信したすべてのメール メッセージに返信するには、[ステップ 1] および [ステップ 2] のボックスをそのままにして、もう一度 [次へ] をクリックします。 

  6. [メッセージに対する処理を選択してください] の [ステップ 1: 処理を選択してください] で、次のいずれかを選択します。

    • [名前/パブリック グループへ転送する]

    • [名前/パブリック グループにリダイレクトする]

  7. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] で、[名前/パブリック グループ] の下線付きのテキストをクリックし、メッセージの転送先の名前またはパブリック グループを指定し、[次へ] をクリックします。

  8. [ステップ 1: 例外条件を選択してください (省略可)] で必要な例外を選びます。

  9. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] で、下線付きのテキストをクリックし、値を指定して、[次へ] をクリックします。

  10. [ステップ 1: 仕分けルールの名前を指定してください] で、名前を入力します。

  11. [ステップ 2: 仕分けルールのオプションを設定してください] で、該当するオプションのチェック ボックスをオンにします。

    • 既に受信トレイにあるメッセージに対してこの仕分けルールを適用するには、["受信トレイ" 内のメッセージに仕分けルールを適用する] チェック ボックスをオンにします。

    • 既定では、新しい仕分けルールが有効になります。この仕分けルールを無効にするには、[この仕分けルールを有効にする] チェック ボックスをオフにします。

    • Outlook で設定したすべてのメール アカウントにこの仕分けルールを適用するには、[この仕分けルールをすべてのアカウント用に作成する] チェック ボックスをオンにします。

  12. [完了] をクリックします。

: POP または IMAP アカウントを使用している場合、ルールを使用して、外出中に受信したメール メッセージに対して自動応答を送信するには、Outlook を実行したままにしておく必要があります。

注: パブリック フォルダーのルールは、フォルダーの [プロパティ] ダイアログ ボックスから作成します。

  1. ナビゲーション ウィンドウの [メール] をクリックします。

  2. [ツール] メニューの [仕分けルールと通知] をクリックします。

  3. Outlook メール プロファイルに複数のメール アカウントがある場合、[このフォルダーに変更を適用する] リストで、新しいルールを適用する受信トレイをクリックします。

  4. [新しいルール] をクリックします。

  5. [新しい仕分けルールを作成する] で、[受信メール用に独自の仕分けルールを作成する] をクリックし、[次へ] をクリックします。

  6. [ステップ 1:条件を選択してください] で、対象にする受信メールの各条件の横にあるチェック ボックスをオンにします。

  7. [ステップ 2:仕分けルールの説明を編集してください] で、条件に対応する下線が引かれた値をクリックし、その条件の必要な情報を選択または入力します。

    1. [ステップ 1: 条件を選択してください] で、[特定の名前/配布リストから受信した場合] チェック ボックスをオンにします。

    2. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] で [名前/配布リスト] をクリックします。

    3. いずれかのアドレス一覧で、受信者名をダブルクリックし、[OK] をクリックします。

  8. [次へ] をクリックします。

  9. [ステップ 1:処理を選択してください] で、次のいずれかのチェック ボックスをオンにします。

    • [名前/パブリック グループへ転送する]

    • [名前/パブリック グループにリダイレクトする]

  10. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] で [名前/配布リスト] をクリックします。

  11. いずれかのアドレス一覧で、メッセージの転送先の名前または配布リストをダブルクリックし、[OK] をクリックします。

  12. [次へ] を 2 回クリックします。

  13. [ステップ 1: 仕分けルールの名前を指定する] で名前を入力します。

    フォルダーに既にあるメッセージに対してこのルールを実行するには、["<フォルダー>" 内のメッセージに仕分けルールを適用する] チェック ボックスを選びます。

    すべてのメール アカウントと受信トレイにこのルールを適用するには、[この仕分けルールをすべてのアカウント用に作成する] チェック ボックスを選択します。複数のメール アカウントまたは受信トレイがない場合、このオプションは淡色表示されます。

  14. [完了] をクリックします。

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