ルックアップ フィールドを使用してデータ入力の効率を向上する

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Microsoft Office Access テーブルにルックアップ フィールドを作成すると、データベースへのデータ入力プロセスの効率を向上できます。ルックアップ フィールドには、ソース データ テーブルまたは値リスト内の別の値に連結されたわかりやすい値を表示できます。たとえば、ルックアップ フィールドに、別のテーブル、クエリ、またはリスト内の各連絡先 ID 番号に連結された連絡先名を表示できます。

この記事では、ルックアップ フィールドの種類、各種のルックアップ フィールドを作成する方法、およびどのような場合に各種のルックアップ フィールドを作成するかについて説明します。

目的に合ったトピックをクリックしてください

ルックアップ フィールドの種類を選択します。

ルックアップ フィールドを作成します。

ルックアップ フィールドで複数の値を使用する場合

ルックアップ プロパティを削除します。

ルックアップ フィールドの種類を選択する

ルックアップ フィールドには、ユーザーが選択できる値のリストが表示されます。これにより、データをすばやく正確に入力できます。フィールドに入力されるデータが別のテーブルに既に存在している場合、重複やデータの再入力によるエラーを回避できます。ルックアップ フィールドは、単純にも複雑にもすることができます。単純なルックアップ フィールドでは、1 つの値のみが格納されます。複雑なルックアップ フィールドや複数の値を持つルックアップ フィールドでは、コンボ ボックスやリスト ボックス コントロールに表示される複数の値を格納できます。複数の値を持つフィールドの各エントリでは、対応する連結値に基づいて表示値が "ルックアップ (参照)" されます。ルックアップ フィールドがデータシートで表示またはアクセスされる場合は、ルックアップ列と呼ばれます。ルックアップ リストと値リストという 2 種類のルックアップ フィールドを作成できます。

ルックアップ リストを使用する

ルックアップ フィールドがルックアップ リストに基づく場合、フィールドのデータは、データベース内の既存のテーブルまたはクエリから取得されます。このタイプのルックアップでは、テーブルが関連付けられており、データ ソース内の値が変更された場合、ルックアップ フィールドでは最新のデータを使用できます。

ルックアップ値リストを使用する

ルックアップ フィールドがルックアップ値リストに基づく場合、ルックアップ フィールドのデータは、フィールドを作成したときに入力した値のリストから取得されます。このタイプのルックアップ フィールドは、あまり変更されることのない限定された一連の値を使用する場合に適しています。

ルックアップ フィールドを作成する

ルックアップ フィールドは、デザイン ビューまたはデータシート ビューで作成できます。既存のフィールドをルックアップ フィールドに変更するには、デザイン ビューを使用して、データ型を変更します。新しいルックアップ フィールドを追加するには、ルックアップ フィールドのデータ ソースとして既存のテーブルまたはクエリを使用するか、独自の値リストを作成します。次のセクションでは、両方のルックアップ フィールド作成方法について説明します。

テーブルまたはクエリ データ ソースに基づくルックアップ フィールドを作成する

  1. データシート ビューでテーブルを開き、ルックアップ フィールドの作成先の列ヘッダーをクリックします。

  2. [ルックアップ/リレーションシップデータ型] をクリックします。

    参照フィールド ビュー

  3. ルックアップ ウィザードで、[テーブルまたはクエリの値をルックアップ列に表示する] を選択し、[次へ] をクリックします。

注: ルックアップ フィールドを SharePoint リストにリンクする場合、データの編集は SharePoint リストに対して行う必要があります。

  1. ルックアップ フィールド値のソースを選択するには、[テーブル]、[クエリ] または [両方] オプションを選択します。

クライアント モードでのソース テーブルが、アプリケーションが Web に設計されていた場合は、数値の主キーが必要またはエラー メッセージが表示されます。この場合は、まずデザイン ビューからテーブルの数値の主キーを作成し、ルックアップ フィールドを作成するのには、Web モードに戻るする必要があります。デザインの詳細については Web モードで表を参照してください、 Web で共有するデータベースを作成します。

  1. リストからテーブルまたはクエリを選択し、[次へ] をクリックします。

  2. 利用可能なフィールド] ボックスの一覧からをクリックし、追加するフィールドを選択、>] ボタン、[選択したフィールド] ボックスの一覧に追加します。選択したフィールドを確認または、選択したフィールド] ボックスの一覧で表示するフィールド繰り返して、すべての必須フィールドを追加するまで、フィールドを追加して [次へ] をクリックします。

  3. 複数のフィールドを選択し、ルックアップ フィールドの並べ替えのオプションを指定するには、一番上の並べ替えフィールドの横にある下向き矢印をクリックし、値の並び替えの基準にするフィールド名をクリックします。

  4. 並べ替え順序を変更するには、[昇順] ボタンをクリックし、[次へ] をクリックします。

  5. ルックアップ フィールドの幅を調整するには、マウスを使用して列を目的の幅にドラッグし、[次へ] をクリックします。

注: ルックアップ フィールドの列幅は調整できますが、列が見えなくなるまで幅を狭くすると、ルックアップ フィールドが表示されなくなります。

ヒント: ルックアップ列を使用するユーザーに対して特定のフィールドの値のみを表示し、主キー フィールドの値を表示しないようにするには、[キー列を表示しない] チェック ボックスをオンのままにします。

  1. ルックアップ フィールドのラベル名を入力します。

  2. 複数の値を持つルックアップ列を作成するには、[複数の値を許可する] チェック ボックスをオンにします。

注: 複数の値を保存するのには、複数値を許可するを選択する必要があります。ルックアップ フィールドで複数の値を許可する] セクションを参照してください。

ルックアップ ウィザードから複数値ルックアップ オプションを選ぶ

  1. 完了] をクリックして、[ファイル] タブをクリックし、[保存] をクリックします。

ヒント: 確認して、ルックアップ フィールドのプロパティを変更する、開くテーブル デザイン ビューでプロパティは [ルックアップ] タブの [フィールド プロパティあります。

ルックアップ フィールドのデータ ソースとしてテーブルまたはクエリを使用

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値リストに基づくルックアップ フィールドを作成する

  1. ナビゲーション ウィンドウで、操作するテーブルを右クリックし、[デザイン ビュー] をクリックします。

  2. ルックアップ フィールドとして定義、下矢印をクリックし、データ型を選択する列に対応するデータ型] 列のセルをクリックし、[ルックアップ ウィザード] をクリックします。

注: ルックアップ ウィザードを起動できないというメッセージが表示された場合は、フィールドのデータ型を変更する必要があります。

  1. ルックアップ ウィザードで、[表示する値をここで指定する] を選択し、[次へ] をクリックします。

  2. ウィザードの次のページで、ルックアップ リストに含める列の数を入力します。

注: ルックアップ フィールドの列幅は調整できますが、列が見えなくなるまで幅を狭くすると、ルックアップ フィールドが表示されなくなります。

  1. ルックアップ リストに表示する値を入力し、をクリックしてします。

値集合ソース テキスト ボックスに、ルックアップ フィールドのプロパティから直接で値リストを編集することができます。

  1. 手順 4. で複数の列を指定した場合は、各値を一意に識別するための列を選択する必要があります。[選択可能なフィールド] ボックスで、各値を一意に識別するために使用する列をクリックし、[次へ] をクリックします。

注: 手順 4. で複数の列を指定しなかった場合、この手順は表示されません。

  1. ウィザードの次のページで、ルックアップ フィールドのラベル名を入力します。

  2. 複数の値を持つルックアップ列を作成するには、[複数の値を許可する] チェック ボックスをオンにします。

    注: 複数の値を保存するのには、複数値を許可するを選択する必要があります。ルックアップ フィールドで複数の値を許可する] セクションを参照してください。

  3. [完了] をクリックし、[はい] をクリックして変更を保存します。

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ルックアップ フィールドで複数の値を使用する場合

データベースの使用方法が次のいずれかの状況の場合、ルックアップ フィールドに複数の値を表示できるようにするかどうかを検討します。

  • 現在の値のリストで、ユーザーに複数データの入力を許可しているものがある。

  • データベースが頻繁に SharePoint サイトにアクセスする。

  • データベースが SharePoint サイトにリンクされている。

フィールドで複数の値を使用できるのは便利ですが、そのままの状態でデータベースをサーバーに移動すると、データベースの機能が損なわれる場合があります。

注意: データ ソースが既存のテーブルである複数値のルックアップ フィールドを作成した場合、データ型の変更やルックアップ フィールドのフィールド サイズの変更を行うには、事前にリレーションシップを削除する必要があります。

ルックアップ フィールドのプロパティを設定または変更する

ルックアップ ウィザードを使用すると、ルックアップ フィールドのプロパティが自動的に設定されます。これらのプロパティを変更して、ルックアップ フィールドの動作を変更できます。

  • ナビゲーション ウィンドウで、操作するテーブルを右クリックして、[デザイン ビュー] をクリックします。

  • ルックアップ プロパティを変更するフィールドをクリックします。

  • [ルックアップ] タブをクリックします。

  • 変更するプロパティの横のドロップダウン矢印をクリックし、目的のオプションを選択します。

次の表に、設定または変更できるルックアップ フィールド プロパティの一覧を示します。

プロパティ

操作

表示コントロール

コントロールの種類に応じて、次のいずれかを設定します。

チェック ボックスをオン Yes/No フィールドのみです。

  • [テキスト ボックス]    ユーザーによって入力されたコンテンツを表示します。

  • [リスト ボックス]    ボックスに値の一覧を表示します。

  • コンボ ボックス 閉じた状態では選択されている値を表示し、開いたときには選択可能な値の一覧を表示します。

注: 表示コントロールの設定プロパティテキスト ボックスまたはチェック ボックスをオンに検索を無効にします。

値集合タイプ

ルックアップ フィールドの値を、別のテーブルまたはクエリを使って設定するか、指定した値リストを使って設定するかを選択します。テーブルまたはクエリのフィールド名を使用してリストを設定することもできます。

値集合ソース

ルックアップ フィールドの値を提供するテーブル、クエリ、または値リストを指定します。[値集合タイプ] プロパティが [テーブル/クエリ] または [フィールド リスト] に設定されている場合、このプロパティは、テーブル名、クエリ名、またはクエリを表す SQL ステートメントに設定する必要があります。[値集合タイプ] プロパティが [値リスト] に設定されている場合は、セミコロンで区切られた値リストを含める必要があります。

連結列

ルックアップ フィールドによって格納される値を提供する [値集合ソース] プロパティの列を指定します。この値の範囲は、1 から [値集合ソース] プロパティの列数までです。

列数

ルックアップ列に表示できる値集合ソースの数を指定します。このプロパティの値には、1 ~ 255 の整数を指定できます。

列見出し

列見出しを表示するかどうかを指定します。[いいえ] (既定値) と [はい] のどちらかの値を指定できます。

列幅

各列の列幅を入力します。ID 番号など、非表示にする列の幅は 0 に設定します。

リスト行数

ルックアップ列に表示する行数を指定します。

ListWidth/リスト幅

ルックアップ列に表示するコントロールの幅を指定します。

LimitToList/入力チェック

リストにない値の入力をユーザーに許可するかどうかを選択します。

AllowMultipleValues/複数の値の許可

ルックアップ フィールドが複数値を持つフィールドを使用してし、により、複数の値を選択できるかどうかを指定します。この設定は (既定)、[はい。[はい]を選ぶには、ユーザーは各レコードの値集合ソースのプロパティから複数の値を選択することになります。詳しくでこのオプションを参照してください。ルックアップ フィールドで複数の値を許可する

AllowValueListEdits/値リストの編集の許可

値リスト ルックアップ フィールド内の項目を編集できるようにするかどうかを指定します。[はい] に設定すると、ルックアップ フィールドを右クリックしたときに、[リスト項目の編集] メニュー オプションが表示されます。ルックアップ フィールドに複数の列がある場合、このプロパティは無視されます。

ListItemsEditForm/リスト項目編集フォーム

ルックアップ フィールド内のリスト項目を編集するのに使用できる既存のフォームを指定します。

値集合ソースの値のみの表示

[複数の値の許可] が [はい] に設定されている場合、現在の値集合ソースと一致する値のみを表示します。

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ルックアップ プロパティを削除する

  1. ナビゲーション ウィンドウで、操作するテーブルを右クリックし、[デザイン ビュー] をクリックします。

  2. ルックアップ プロパティを削除するフィールドを選択します。

  3. [ルックアップ] タブをクリックします。

  4. 表示コントロールドロップダウン リストで、[テキスト ボックス[変更内容を保存] をクリックします。

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