リンクして、Business Contact Manager での電子メール メッセージを追跡します。

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ビジネスに関連付けられているユーザーとの間の電子メール メッセージの追跡面倒な作業では、セールスの営業案件がすぎる失われるメッセージの履歴の記録が失われたとき。この問題を解決するには、 Business Contact Manager for Outlook business レコードに変わる仮想メールの受信トレイを有効にすると、電子メール メッセージをリンクしています。

この記事は、個々 の電子メール メッセージをBusiness Contact Manager for Outlookレコードにリンクする方法および設定する方法について説明する電子メールのリンクと追跡レコードにメッセージを自動的にリンクする、ビジネス プロジェクトを含みます。

重要: データベースの複数のユーザーがある場合は、データベースへのアクセスを持つすべてのユーザーがリンクされた電子メール メッセージを確認できます。

目的に合ったトピックをクリックしてください

個々 の電子メール メッセージをレコードにリンクします。

レコードに電子メール メッセージを自動的にリンクします。

電子メールのリンクと追跡を無効にします。

共有データベースの電子メールのリンクと追跡プライバシーおよびセキュリティの問題を理解します。

レコードから電子メール メッセージを削除します。

レコードにリンクの電子メール メッセージ

電子メール メッセージにアカウントとビジネス用連絡先のレコードの種類とビジネス プロジェクトにリンクできます。数回のクリックでは、レコードにリンクされているメッセージ表示できます。

ビジネス用連絡先とビジネス プロジェクトを取引先企業にリンクするときに、取引先企業レコードのコミュニケーション履歴にビジネス用連絡先とビジネス プロジェクトごとにリンクされている電子メール メッセージを表示することもできます。

レコードに電子メール メッセージを自動的にリンクします。

送信した電子メールのリンクと機能を有効に自動的にリンクして、ユーザー アカウントやビジネス用連絡先] からの電子メール メッセージの追跡、古いを閲覧およびも確認するメッセージを追跡します。ビジネス プロジェクトの適用対象別に電子メール メッセージに自動的にリンクできます。

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個々 の電子メール メッセージをレコードにリンクします。

Outlook で電子メール アカウント、ビジネス用連絡先、またはビジネス プロジェクト レコードにリンクを維持します。電子メール メッセージは、レコードのコミュニケーション履歴およびBusiness Contact Manager for Outlookのコミュニケーション履歴フォルダーでも表示されます。

メッセージの 4 つのサポート技術情報は、できるようにも、メッセージの一部またはすべてへのアクセスを Outlook から削除される場合でも、Business Contact Manager データベースに保存されます。元のメッセージ 4 KB より大きい場合はだけ含まれているメッセージへのアクセスを場合は、Outlook から削除します。

  1. Outlook では、クリックするか、レコードにリンクする電子メール メッセージを開きます。

  2. リボンの [ビジネス] グループで、[レコードにリンク] をクリックします。

  3. Business Contact Manager レコードへのリンク] ダイアログ ボックスの [アイテムの種類] ボックスの一覧で、検索するレコードの種類をクリックします。

    注: 営業案件レコードを選択すると、メール メッセージが取引先企業または営業案件レコードのビジネス用連絡先にリンクされている実際にします。

  4. レコードのリストで、レコードをクリックします。

    アイテムを複数のレコードにリンクする場合は、リンク先のレコードを選びます。

複数のレコードを選択する方法

連続しているレコードをまとめて選択するには、Shift キーを押しながら、追加する一連のレコードの先頭レコードと末尾のレコードをクリックします。連続していないレコードを選択するには、Ctrl キーを押しながら、各レコードを 1 つずつクリックしていきます。すべてのレコードを選択するには、1 つをクリックしてから Ctrl キーを押しながら A キーを押します。

  1. [リンクされたレコード] で、[リンク先] をクリックします。

    選んだレコードが、[リンク先] ボックスに表示されます。

  2. [OK] をクリックします。

レコードにリンクされている電子メール メッセージを表示します。

レコードにリンクされている電子メール メッセージを表示するには、レコードを開き、[履歴] タブをクリックします。

電子メールのメッセージとその他のコミュニケーション履歴項目をレコードにリンクしているが表示されます。

その他のコミュニケーション履歴アイテムの詳細については、 Business Contact Manager で顧客とのコミュニケーション履歴の記録を参照してください。

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レコードに電子メール メッセージを自動的にリンクします。

メールのリンクと追跡を有効にした場合からするか、[選択した電子メール アドレスは、新しい電子メール メッセージは自動的に、レコードにリンクします。

過去の電子メール メッセージを検索し、レコードにリンクしてもできます。

選択した電子メール アドレスが含まれているレコードのコミュニケーション履歴にメッセージが表示されます。

電子メール メッセージからリンクして、既存のBusiness Contact Manager for Outlookレコードがない場合、リンク、電子メール アドレスに一致して、機能を管理する新しいビジネス用連絡先レコードとリンクを電子メール メッセージを作成します。

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リンクと追跡する前に

電子メールのリンクと追跡を有効にする前に、次の操作を行います。

自分のBusiness Contact Manager for Outlookレコードにメール アドレスを入力したことを確認します。

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、次のいずれかのフォルダーをクリックしてワークスペースを表示します。

    • 連絡先管理

    • 営業

    • プロジェクト管理

  2. 、必要なレコードを含むタブをクリックし、[レコードをダブルクリックして開きます。

  3. 電子メール アドレス] フィールドに電子メール アドレスが表示されていることを確認します。

Outlook に設定されている最大送信したメッセージの保存、送信済みアイテムフォルダーを確認します。

簡単にリンクして、送信メッセージの追跡、送信したメッセージを送信済みアイテム] フォルダーに保存します。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [オプション] をクリックします。

  3. [メール] をクリックし、メッセージの保存] セクションまでスクロールし、します。

  4. 送信済みアイテム フォルダー内のメッセージのコピーを保存の横にあるチェック ボックスが選択されていることを確認します。リンクおよび転送されたメッセージを追跡する場合は、転送メッセージを保存する] チェック ボックスが選択されている、すぎることを確認します。

  5. [OK] をクリックします。

電子メール メッセージの他のユーザーとBusiness Contact Manager for Outlookデータベースを共有する場合は、プライバシーを保護するのに親展]、または社外秘のマークの個人がないリンクされており管理されています。

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電子メールのリンクと追跡を設定します。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [ Business Contact Manager ] タブをクリックし、[リンクの管理と追跡] をクリックします。

  3. リンクの管理と追跡] ダイアログ ボックスの [電子メール] タブで、リンクおよび追跡する電子メール アドレスの横にあるチェック ボックスを選択します。

    レコードには、複数の電子メール アドレスが含まれている場合、取引先企業またはビジネス用連絡先レコードが複数回表示されます。

    リンクの管理と [追跡] ダイアログ ボックス

  4. リンクおよび追跡しないすべての電子メール アドレスの横にあるチェック ボックスをオフにします。

  5. [フォルダー ] タブをクリックします。

    既定では、すべてのフォルダーが選択されます。

    注: Outlook ルールを設定して別のフォルダーにメールをルーティングする場合は、[リンクし、それらのメッセージを追跡するフォルダー ] タブでこれらのフォルダーを選択することを確認します。

  6. [OK] をクリックします。

    すべての電子メール メッセージして、選択したフォルダーで選択したアドレスが自動的に管理します。

    リンクと追跡電子メール メッセージからを設定することもできます。受信トレイでクリックするか、電子メール メッセージを開きます。リボンの [ビジネス] グループで、[リンクと追跡をクリックします。リンクと追跡] ダイアログ ボックスで、[電子メール アドレスを選択し、[ OK] をクリックします。電子メール アドレスに一致する既存のBusiness Contact Manager for Outlookレコードがない場合は、電子メール アドレスをリンクするビジネス用連絡先レコードを作成します。

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過去のユーザー アカウントやビジネス用連絡先にメッセージのリンクします。

メッセージ、電子メールのリンクが有効にする前に受信した進捗管理] のBusiness Contact Manager for Outlookことができますが、メッセージを検索し、リンクにユーザー アカウントやビジネス用連絡先をリンクする場合。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [ Business Contact Manager ] タブをクリックし、[リンクの管理と追跡] をクリックします。

  3. リンクの管理と追跡] ダイアログ ボックスには、必要な場合は、次を行います。

    • すべてのアカウントとビジネス用連絡先を検索して、リンクしメッセージのチェック ボックスを選択します。

    • チェック ボックスをオフの取引先企業またはビジネス メッセージが過去の横にあるチェック ボックスは、リンクしたくないです。

      レコードには、複数の電子メール アドレスが含まれている場合、取引先企業またはビジネス用連絡先レコードが複数回表示されます。

  4. Business Contact Manager for Outlookが過去のメッセージを検索する場所を指定する場合は、[フォルダー ] タブまたはフォルダー名の横にあるチェック ボックスをオフにします。

  5. Search 関数とリンクをクリックします。

    [検索] および [リンク] ボタンがアウトライン表示されている [リンクと追跡の管理] ダイアログ ボックス。

  6. 既存の電子メールのリンク] ダイアログ ボックスで、特定の日付より古い電子メール メッセージを除外するには、無視電子メールの [古いアイテムのチェック] ボックスをオンし、予定表から日付をクリックします。

  7. [開始] をクリックします。

  8. Search 関数とリンクが完了したら、[閉じる] をクリックします。

  9. 必要に応じて、リンクの管理と追跡] ダイアログ ボックスで、電子メール メッセージで選択した内容を変更します。

    重要: 選択した電子メール アドレスとフォルダーを変更せずに、リンクの管理と追跡] ダイアログ ボックスで、 [ok]をクリックすると、将来の電子メール メッセージがリンクされており、使用した検索とリンクの選択に基づいて追跡します。

  10. リンクの管理と追跡] ダイアログ ボックスで、[ OK] をクリックします。

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ビジネス プロジェクトの適用対象によって、電子メール メッセージをリンク

電子メール メッセージに電子メール メッセージの件名に基づいた、ビジネス プロジェクト レコードにリンクできます。ビジネス プロジェクト レコードについての詳細については、 Business Contact Manager でビジネス プロジェクトを管理するを参照してください。

警告: メッセージをビジネス プロジェクトにリンクしてリンクと追跡の無効化する場合は、各固有のメールの件名の無効にする必要があります。

については、この記事の後半で電子メールのリンクを無効にして件名で変更履歴を参照してください。

  1. クリックするか、ビジネス プロジェクト レコードにリンクする電子メール メッセージを開きます。

  2. リボンの [ビジネス] グループで、[リンクと追跡をクリックします。

  3. リンクと追跡] ダイアログ ボックスで、[電子メールの件名] タブをクリックします。

    [メールの件名] タブの [リンクと追跡] ダイアログ ボックスで、[ビジネス プロジェクト] の横にあるチェック ボックスを選択。

  4. 電子メール メッセージにリンクするプロジェクト名の横にあるチェック ボックスを選択します。

  5. [OK] をクリックします。

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電子メールのリンクと追跡を無効にします。

レコードに電子メール メッセージを自動的にリンクしたくない場合、電子メールのリンクと追跡を無効にすることができます。

電子メールのリンクとすべてのリンクされた電子メール メッセージが表示するために、同僚と、データベースを共有する場合を追跡を無効にすることがあります。既にリンクされているメッセージのみを表示できないように、この記事の後半でレコードからの電子メール メッセージを削除する参照してください。

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電子メールのリンクと、アカウントとビジネス用連絡先の管理を無効にします。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [ Business Contact Manager ] タブをクリックし、[リンクの管理と追跡] をクリックします。

  3. リンクの管理と追跡] ダイアログ ボックスの [電子メールフォルダーの両方のタブで、すべてのチェック ボックスをオフにすべてクリア] ボタンをクリックします。

    リンクして、特定のレコードの管理を無効にするには、これらのチェック ボックスをオフにします。

  4. [OK] をクリックします。

    注: 電子メールのリンクを無効にして、将来の電子メール メッセージをレコードにリンクする位置を追跡します。レコードにリンクされている電子メール メッセージを削除する場合は、電子メールのリンクと追跡を無効にした後に、これらを削除する必要があります。については、この記事の後半でレコードからの電子メール メッセージを削除するを参照してください。

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電子メールのリンクと追跡件名で無効にします。

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、[プロジェクト マネジメント] をクリックします。

  2. ビジネス プロジェクト] タブの [プロジェクトをダブルクリックします。

  3. リボンの [表示] グループで [履歴] をクリックします。

  4. リンクと追跡を停止する、件名の電子メール メッセージを右クリックし、[リンクと追跡] をクリックします。

  5. 次の操作を行います。

    • 電子メールのリンクと、アカウントとビジネス用連絡先の管理を無効にします。    必要に応じて、[電子メール アドレス] タブの [すべてクリアリンクと、アカウントとビジネス用連絡先のメッセージの追跡を停止します。

    • 電子メールのリンクと、ビジネス プロジェクトの管理を無効にします。    [電子メールの件名] タブをクリックし、[すべてクリア] をクリックします。

      電子メールのリンクと追跡、ビジネス プロジェクト、アカウント、および選択したメッセージにリンクされているビジネス用連絡先のみを無効にすることができます。リンクしてをビジネス プロジェクトの管理を無効にするには、各固有のメールの件名を無効にする必要があります。

  6. [OK] をクリックします。

    注: 電子メールのリンクを無効にして、将来の電子メール メッセージをレコードにリンクする位置を追跡します。レコードにリンクされている電子メール メッセージを削除する場合は、電子メールのリンクと追跡を無効にした後に、これらを削除する必要があります。については、この記事の後半でレコードからの電子メール メッセージを削除するを参照してください。

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共有データベースの電子メールのリンクと追跡プライバシーおよびセキュリティの問題を理解します。

データベースを共有する場合へのアクセス権を持つすべてのユーザーとデータベース内のすべての情報を共有します。自動リンクと、電子メール メッセージの追跡を設定した、既存および将来のすべての電子メール メッセージと、レコードにリンクされているその他のコミュニケーション履歴アイテムがあるか、データベースにアクセスするすべてのユーザーにします。データベースを共有する方法の詳細については、その他のユーザーとの Business Contact Manager データの共有を参照してください。

データベースの複数のユーザーがある場合    データベースへのアクセスを持つすべてのユーザーには、リンクされているメッセージやその他のコミュニケーション履歴項目を確認できます。

  • たい電子メールのリンクと追跡を使用して、将来のメッセージには、同僚が、リンクされた電子メール メッセージにアクセスすることを防止する場合は、データベースを共有する前に、レコードから既存のメッセージを削除します。詳細については、この記事の後半でレコードからの電子メール メッセージを削除するを参照してください。

  • 将来の電子メール メッセージへのアクセスをしていますが、過去のメッセージにアクセスできるようにするには、同僚したくない場合は、リンクと追跡、データベースを共有する前に無効にします。前述の [電子メールのリンクを無効にして追跡] セクションを参照してください。

  • 同僚がすべて既存および将来の電子メール メッセージのレコードにリンクされているにアクセスすることを防止する場合は、電子メールのリンクと追跡を無効にして、データベースを共有する前に、すべてのレコードから電子メール メッセージを削除します。

自分だけが、データベースを使用している場合、またはポータブル コンピューター上のコピーを作成するデータベースを共有する場合    セキュリティに関する考慮事項が最低限-など、セキュリティで保護されたパスワードを維持します。リンクと追跡のメッセージが表示できる他のユーザーのための任意の電子メール アドレスを安全に有効にできます。

注: 外出しているときに使用するデータベースのコピーを作成するには、Business Contact Manager データベースを最初に共有する必要があります: がデータベースのユーザーが 1 つだけです。データベースのコピーを作成する方法の詳細については、その他のユーザーとの Business Contact Manager データの共有を参照してください。

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レコードから電子メール メッセージを削除します。

電子メール メッセージは、1 つ以上のレコードにリンクできます。1 つのレコードからリンクされているメッセージを削除するとは、そのレコードのみのコミュニケーション履歴から削除されます。電子メール メッセージは、他のレコードにリンクされている場合は影響しません。たとえば、電子メール メッセージが関連付けられていないアカウント、潜在顧客から電子メール メッセージを削除して、潜在顧客の両方にリンクされている場合は、メッセージを取引先企業レコードから削除されません。

レコードから電子メール メッセージを削除しても、Outlook で電子メール メッセージは削除されません。

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、次のいずれかのフォルダーをクリックしてワークスペースを表示します。

    • 連絡先管理

    • 営業

    • プロジェクト管理

  2. 、必要なレコードを含むタブをクリックし、[レコードをダブルクリックして開きます。

  3. リボンの [表示] グループで、[履歴] ボタンをクリックします。

    その他のコミュニケーション履歴アイテムのレコードにリンクされていると同様に、電子メール メッセージが表示されます。

    リボンの [履歴] ページでメッセージを電子メールのみを表示するには、[表示] タブをクリックして、アイテムの種類] をクリックし、[メール] をクリックします。

  4. 電子メール メッセージを削除する場合に選択します。

    互いに隣接しているレコードを選択するには、SHIFT キーを押してし、のグループを削除する最初と最後のレコード] をクリックします。隣接していないレコードを選択するには、CTRL キーを押してし、個々 のレコード] をクリックします。

  5. [削除] ボタンをクリックします。

削除したレコードの詳細については、 Business Contact Manager を削除するレコードを参照してください。

アイテムを復元する削除する方法については、「 Business Contact Manager でレコードを復元する」を参照してください。

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レコードからすべての電子メール メッセージを削除します。

  1. ナビゲーション ウィンドウで、[Business Contact Manager] をクリックします。

  2. [ビジネス レコードコミュニケーション履歴] をクリックします。

  3. アイテムの種類でリストを並べ替えるには、アイテムの種類の列見出しをクリックします。

  4. すべての電子メールのメッセージを選択または削除する電子メール メッセージのすべてを選択します。

    互いに隣接しているレコードを選択するには、SHIFT キーを押してし、のグループを削除する最初と最後のレコード] をクリックします。隣接していないレコードを選択するには、CTRL キーを押してし、個々 のレコード] をクリックします。

  5. 選択した電子メール メッセージを右クリックし、[削除] をクリックします。

その他のコミュニケーション履歴アイテムの詳細については、 Business Contact Manager で顧客とのコミュニケーション履歴の記録を参照してください。

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