モバイル デバイスで Outlook を使ったり、Office Outlook Web Access (OWA) にサインインしてメール メッセージをチェックしていれば、コンピューターから離れているときに業務情報や個人情報に簡単にアクセスできることがいかに便利かおわかりになるはずです。現在、携帯電話、OWA、Windows Live アカウント、または SharePoint サイトを使って、Outlook、Windows Live、または SharePoint 連絡先にアクセスするのと同じ方法で、Business Contact Manager for Outlook のビジネス用連絡先にアクセスできます。
ここでは、インターネットを使ってビジネス用連絡先にアクセスするための設定と同期の使用方法、リモートでのビジネス用連絡先の操作方法、同期の停止方法、同期がオンの状態で別のデータベースに切り替えた場合の結果について説明します。
すべてのビジネス データを持ち歩く方法の詳細については、「Business Contact Manager を使用してオフラインで作業する」を参照してください。
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ビジネス用連絡先を同期する理由
Business Contact Manager for Outlook のビジネス用連絡先を同期または「ミラーリング」している場合、他の連絡先リストと共にビジネス用連絡先にリモートでアクセスできます。 たとえば、顧客に新製品をデモするための出張を計画していて、他の連絡先にリモートでアクセスするのと同じ方法でインターネットを介して顧客の情報にアクセスする必要があるとします。この場合、ビジネス用連絡先を同期するように設定することで対応できます。
注: ビジネス用連絡先だけでなく、すべてのビジネス データを持ち歩く必要がある場合は、「Business Contact Manager を使用してオフラインで作業する」を参照してください。
ビジネス用連絡先へのリモート アクセスを設定するには、オフィスから離れているときに OWA やモバイル デバイスで使っている Outlook 連絡先フォルダーの種類を選ぶだけです。 Outlook から選べるフォルダーには、Outlook 連絡先、Windows Live 連絡先、または SharePoint 連絡先と、作成したカスタム連絡先フォルダーが含まれます。
同期方法
同期のプロセスの間、選んだ Outlook 連絡先フォルダーにビジネス用連絡先がコピーされます。 外出時に使う連絡先リストに両方の種類のレコードが表示されます。 ビジネス用連絡先レコードには、
![[同期済みの取引先] アイコン](https://support.content.office.net/ja-jp/media/ae0ae77c-8ff5-4be8-91c4-17662eaf4ef5.jpg "[同期済みの取引先] アイコン")
(ビジネス パーソン アイコン) が付けられます。 これで、Outlook 連絡先にアクセスするのと同じ方法で、インターネットを介してビジネス用連絡先レコードにアクセスできます。
同期処理では、インターネットを介して同期済みレコードに加えた変更内容で Business Contact Manager データベース内のレコードが更新され、データベース内のレコードに加えられた変更内容で同期済みレコードが更新されます。 すべての更新はバックグラウンドで実行され、作業を妨げることはありません。
注: ビジネス用連絡先の同期を停止すると、Outlook、SharePoint、Windows Live、またはその他の同期連絡先フォルダーから自動的に削除されます。
例: 営業活動
営業活動中に、購買部長の内田 順が退職して、新しく購買部長として西村 結亜が入社しました。 そこで、内田のレコードをビジネス用連絡先から削除して、西村の新しいレコードを作成しようとします。 まず、OWA にログインして、内田のレコードを選んで削除します。次に、[新規] をクリックして、西村に関する情報を入力して、新しいレコードを保存します。
数分で、変更がオフィスのコンピューター上にある Outlook にコピーされます。内田 順は Outlook 連絡先フォルダーから削除されて、Business Contact Manager for Outlook 内の [削除済みアイテム] フォルダーに移動します。西村 結亜のレコードは、Outlook 連絡先フォルダーに追加されます。ただし、このレコードはビジネス用連絡先レコードではなく、Outlook 連絡先になります。 同期するのは既存のビジネス用連絡先レコードだけで、インターネットを介して新しいビジネス用連絡先レコードを作成することはできません。
営業活動後、この後で説明している「連絡先レコードから Business Contact Manager レコードを作成する」の手順に従って、西村 結亜をビジネス用連絡先として設定します。
外出中にすべてのビジネス レコードが必要であると判断した場合は、携帯しているノート PC でデータベースを利用できるように設定できます。 すべてのビジネス データを持ち歩く方法の詳細については、「Business Contact Manager を使用してオフラインで作業する」を参照してください。
ビジネス用連絡先をインターネットでアクセス可能にする
どこにいてもビジネス用連絡先の情報で作業できるようにするために、ビジネス用連絡先レコードを、連絡先にリモートでアクセスするためのフォルダーに 1 つずつコピーまたは移動できますが、Business Contact Manager for Outlook 内のレコードに関連付けられたデータは失われ、同期の利点もなくなります。 レコードを変更するたびに、そのレコードの他のコピーに同じ変更を手動で反映する必要があります。そのコピーがデータベース上にあるか、インターネット上のコピー済みレコードに含まれているかに関係なく、この操作は必要になります。
代わりに、ビジネス用連絡先を Outlook 連絡先フォルダーに追加して、OWA の使用時にインターネット上でそれを使えるようにしたり、モバイル デバイスで使えるようにできます。 ビジネス用連絡先の同期機能を有効にすることで、連絡先レコードを 1 か所で更新でき、そのレコードの他のコピーがデータベースにあってもインターネット上にあっても、そのレコードに対して反映されている変更を確認できます。
ビジネス用連絡先の同期機能では、選んだ種類の Outlook 連絡先フォルダーにビジネス用連絡先をコピーして、元のレコードを Business Contact Manager データベース内に残しておきます。 ビジネス用連絡先レコードの両方のコピーの情報は自動的に同期しており、レコードへのアクセス方法を意識する必要はありません。
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[ファイル] タブをクリックします。
ショートカット キー Microsoft Outlook Backstage ビューを開くには、Alt キーを押しながら F キーを押します。
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[Business Contact Manager] タブをクリックします。
ショートカット キー Business Contact Manager Backstage ビューを開くには、Alt キーを押しながら B キーを押します。
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[同期] をクリックして、[ビジネス用連絡先の同期の開始] をクリックします。
ショートカット キー [同期] メニューを開くには、Alt キーを押しながら M キーを押します。
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[同期設定] ダイアログ ボックスで、ビジネス用連絡先をコピーする Outlook 連絡先フォルダーを選びます。
リモートでデータにアクセスするのに使うプログラムや Web アプリケーションに応じて、選ぶことができるオプションは変化します。 フォルダーの選択方法の詳細については、この後にある「同期フォルダーを選ぶ」を参照してください。
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特定のカテゴリのビジネス用連絡先を Outlook 連絡先フォルダーにファイルとして保存するには、[カテゴリ] チェック ボックスをオンにしたままで、目的のカテゴリをクリックします。 それ以外の場合は、このチェック ボックスをオフにします。
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[OK] をクリックします。
選んだ連絡先フォルダーにビジネス用連絡先がコピーされ、2 つのフォルダーは自動的に同期します。
ビジネス用連絡先レコードには、
(ビジネス パーソン アイコン) が表示されて、Outlook 連絡先と区別されます。
注: ビジネス用連絡先の同期を停止すると、Outlook 連絡先フォルダーから自動的に削除されます。
同期フォルダーを選ぶ
同期プロセスを開始する際に、ビジネス用連絡先レコードのコピーを含めるフォルダーを選ぶように求められます。 このフォルダーには、外出時にノート PC またはモバイル デバイスで連絡先にアクセスするために既に使っているフォルダーを選びます。
注: モバイル デバイスを使用している場合、Outlook 連絡先を同期させるようにそのモバイル デバイスを構成する必要があります。
[同期設定] ダイアログ ボックスで選ぶフォルダーは、リモートでデータをアクセスするのに使うプログラム、Web アプリケーション、Outlook 設定に応じて変わります。 Outlook 連絡先フォルダーには、.pst ファイル、.ost ファイル、Windows Live 連絡先、SharePoint 連絡先を含めることができます。
ビジネス用連絡先の同期に使うことができる連絡先フォルダーの種類は、次のとおりです。
Microsoft Exchange アカウント Microsoft Exchange Server 2010 アカウントを使ってメールにアクセスする場合は、このオプションをクリックします。 Outlook 連絡先用に使う同じフォルダーにビジネス用連絡先がコピーされます。
Outlook データ ファイル (.pst) Outlook にアクセスするときに使っている同じフォルダーにビジネス用連絡先をコピーする場合は、このオプションを使います。 モバイル デバイス上の連絡先にアクセスする場合、または Exchange、POP、または他のインターネット メール アカウントを使って連絡先にアクセスする場合に、このオプションを使うことができます。
Windows Live アカウント リモート コンピューターまたはモバイル デバイスで Windows Live 連絡先にアクセスする場合にビジネス用連絡先と Windows Live 連絡先を同期するには、このオプションをクリックします。
SharePoint 連絡先リストSharePoint を使っていて、アクセスする SharePoint サイトに連絡先リストがある場合は、このオプションをクリックします。 ビジネス用連絡先が SharePoint 連絡先リストと同期します。
その他の連絡先フォルダービジネス用連絡先との同期に使う別の Outlook 連絡先フォルダーを作成した場合は、このオプションをクリックします。
注記:
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同時に同期できるのは 1 つのメール アカウントと、1 つの種類の連絡先フォルダーのみです。
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モバイル デバイスを使っている場合は、連絡先との同期を構成する必要があります。
ビジネス用連絡先同期フォルダーを変更する
ビジネス用連絡先レコードと同期できるのは、一度に 1 つのフォルダーのみです。 ただし、既に別のフォルダーと同期している場合でも、必要に応じてフォルダーを変更できます。 フォルダーを変更するには、同期設定を変更します。
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[ファイル] タブをクリックします。
ショートカット キー Microsoft Outlook Backstage ビューを開くには、Alt キーを押しながら F キーを押します。
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[Business Contact Manager] タブをクリックします。
ショートカット キー Business Contact Manager Backstage ビューを開くには、Alt キーを押しながら B キーを押します。
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[同期] をクリックして、次のいずれかの操作を行います。
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現在、ビジネス用連絡先とフォルダーを同期している場合は、[設定の変更] をクリックします。
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現在、ビジネス用連絡先を同期していない場合は、[ビジネス用連絡先の同期の開始] をクリックします。
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[同期設定] ダイアログ ボックスで、連絡先フォルダーをクリックします。
使用できるオプションの詳細については、前述の「同期フォルダーを選ぶ」を参照してください。
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特定のカテゴリのビジネス用連絡先を Outlook 連絡先フォルダーにファイルとして保存するには、[カテゴリ] チェック ボックスをオンにしたままで、目的のカテゴリをクリックします。 それ以外の場合は、このチェック ボックスをオフにします。
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[OK] をクリックします。
注: 別のフォルダーを選ぶ際に、すべての同期済みビジネス用連絡先が前のフォルダーから削除されます。
ビジネス用連絡先の同期を停止する
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[ファイル] タブをクリックします。
ショートカット キー Microsoft Outlook Backstage ビューを開くには、Alt キーを押しながら F キーを押します。
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[Business Contact Manager] タブをクリックします。
ショートカット キー Business Contact Manager Backstage ビューを開くには、Alt キーを押しながら B キーを押します。
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[同期] をクリックして、[ビジネス用連絡先の同期の停止] をクリックします。
ショートカット キー [同期] メニューを開くには、Alt キーを押しながら M キーを押します。
すべての同期済みビジネス用連絡先が連絡先フォルダーから削除されます。
連絡先から Business Contact Manager レコードを作成する
同期されるのは、Business Contact Manager データベースにある既存のビジネス用連絡先ベースのレコードのみです。 同期が有効な場合、同期済み連絡先フォルダーに作成した新しい連絡先は、連絡先を Business Contact Manager for Outlook にコピーまたは移動しない限り、Outlook 連絡先としてのみ表示されます。
作成したカスタムのレコードの種類を含む、取引先企業またはビジネス用連絡先のレコードの種類として、連絡先を追加できます。
注: 取引先企業レコードとして Outlook 連絡先を Business Contact Manager for Outlook にコピーする場合、インターネットを介して使う目的で、そのレコードを同期することはできなくなります。
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ナビゲーション ウィンドウで、[連絡先] をクリックします。
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Business Contact Manager for Outlook にコピーまたは移動する連絡先をクリックします。
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リボンの [ビジネス] で、[レコードの作成] をクリックします。
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次のいずれかの操作を行って、作成するレコードの種類を選びます。
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[Business Contact Manager にコピー] をクリックして、レコードの種類をクリックします。
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[Business Contact Manager へ移動] をクリックして、レコードの種類をクリックします。
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レコードが自動的に作成されます。 Business Contact Manager for Outlook 内のレコードを見るには、ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、[連絡先管理] をクリックします。
別のデータベースに切り替えることによる同期への影響
Business Contact Manager for Outlook で、同時に作業できるデータベースは 1 つのみです。
別のデータベースに切り替える必要がある場合は、ビジネス用連絡先の同期がオンであっても切り替えることができます。 新しいデータベースを選ぶ際に、切り替えるデータベースの同期済みレコードについてどのように取り扱うのかを尋ねられます。 次のいずれかのオプションを選びます。
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[Outlook 連絡先を維持する]。 Outlook 連絡先フォルダー内で前に存在した同期済み連絡先を保持するには、このオプションをクリックします。 これらの連絡先レコードは連絡先フォルダー内に残り、ビジネス パーソン アイコンが付けられます。 追加しない場合、新しいデータベース内のビジネス用連絡先リストに表示されません。 前のデータベース内のレコードは変更されません。
このオプションを選んだ場合、この後の「別のデータベースからインポートした同期済みビジネス用連絡先を削除する」で説明しているプロセスに従って、後で Outlook 連絡先フォルダーからこれらの同期済み連絡先を削除できます。
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[Outlook 連絡先から削除する]。 Outlook 連絡先フォルダーから同期済みビジネス用連絡先を削除するには、このオプションをクリックします。 ビジネス用連絡先は前のデータベースに元のまま残ります。
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[現在の Business Contact Manager データベースにインポートする]。 前に存在したすべての同期済みビジネス用連絡先レコードを、ビジネス用連絡先として新しいデータベースに追加するには、このオプションをクリックします。 インポートされたビジネス用連絡先に対する変更は、前のデータベース内のレコードに影響しません。
注: インポートをオンにする場合、同期済みビジネス用連絡先は Outlook 連絡先フォルダーから削除されません。
![[取引先の同期] ダイアログ ボックス](https://support.content.office.net/ja-jp/media/e7e90942-d848-4911-baac-fe988ca56f5a.jpg "[取引先の同期] ダイアログ ボックス")
同期は新しいデータベースで自動的にオンになります。
データベースの切り替え方法については、作成または選択新しい Business Contact Manager データベースを参照してください。
ビジネス用連絡先の同期中にデータベースを切り替える
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[ファイル] タブをクリックします。
ショートカット キー Microsoft Outlook Backstage ビューを開くには、Alt キーを押しながら F キーを押します。
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[Business Contact Manager] タブをクリックします。
ショートカット キー Business Contact Manager Backstage ビューを開くには、Alt キーを押しながら B キーを押します。
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[データベースの管理] をクリックして、目的のデータベース オプションをクリックします。
ショートカット キー [データベースの管理] メニューを開くには、Alt キーを押しながら D キーを押します。
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作成または選択新しい Business Contact Manager データベースに新しいデータベースに接続する」の手順に従います。
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連絡先フォルダーに既に別の Business Contact Manager データベースからの同期済みビジネス用連絡先が含まれている場合、[ビジネス用連絡先の同期] ダイアログ ボックスが開きます。 次のいずれかのオプションをクリックします。
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Outlook 連絡先を維持する
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Outlook 連絡先から削除する
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現在の Business Contact Manager データベースにインポートする
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[OK] をクリックします。
別のデータベースからインポートされた同期済みビジネス用連絡先を削除する
前のデータベースのビジネス用連絡先がインポートされた場合は、無関係のビジネス用連絡先レコードが見つかることがあります。 次の手順に従って、レコードを削除します。
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[ファイル] タブをクリックします。
ショートカット キー Microsoft Outlook Backstage ビューを開くには、Alt キーを押しながら F キーを押します。
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[Business Contact Manager] タブをクリックします。
ショートカット キー Business Contact Manager Backstage ビューを開くには、Alt キーを押しながら B キーを押します。
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[同期] をクリックして、[Outlook から削除された連絡先の削除] をクリックします。
ショートカット キー [同期] メニューを開くには、Alt キーを押しながら M キーを押します。
削除された連絡先が、データベースから削除されます。
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