リストを使用してチーム サイトでプロジェクトを管理する

リストは、サイト上でのチーム プロジェクトの管理と情報の追跡に便利です。たとえば、チームのイベントを予定表で確認したり、タスク リストを管理したり、案件を記録しておき対応したりできます。

注: この記事は、架空の自転車、自転車部品、および自転車アクセサリ メーカーである飛騨物産株式会社が作成した SharePoint サイトの例です。

飛騨物産株式会社のマーケティング チームでは、予定表を使用して、チームのイベント、休暇、および会議を記録しています。チーム メンバーはこの予定表を Microsoft Office Outlook 2007 に接続し、個人用の予定表とチームの予定表を重ねて、スケジュールが競合しないように管理できます。予定表の間でイベントをコピーすることもできます。

マーケティング チームでは、タスク リストを使用して、会議の計画やマーケティング用キャンペーンの管理などの大規模なプロジェクトの作業を管理しています。タスクは、標準のリスト ビューで設定することも、プロジェクト タスク リストとして設定することもできます。プロジェクト タスク リストでは、ガント ビューと呼ばれるビューで、タスクの概要とその進捗状況を視覚的に確認できます。標準のリスト ビューまたはプロジェクト タスク リストのどちらの形式を使用する場合も、リスト作成用のテンプレートが用意されています。

プロジェクト タスク リスト

また、マーケティング チームでは、案件管理リストを使用して、会議の計画に関連するロジスティックの問題 (登録データベースの問題など) を管理しています。チーム メンバーが案件をログに記録した後、案件が解決されるまで更新や修正が記録されます。

リストの操作

チーム サイトを作成すると、複数のリストが作成されます。これらの既定のリストには、ディスカッション掲示板や予定表リストが含まれます。これらのリストのカスタマイズとアイテムの追加、テンプレートからのリストの追加作成、選択した設定と列のみで構成されるカスタム リストの作成も行うことができます。

リストには、テキスト、日付、画像など、さまざまな種類の情報を保存できます。また、計算を定義して、合計を表示したり、今日の日付から週を計算するなどの日付の計算も実行できます。

リストを使用すると、次の作業を実行できます。

  • バージョンを追跡する    リスト アイテムのバージョンを追跡して、変更されたリスト アイテムだけでなく、アイテムを変更したユーザーも確認できます。新しいバージョンに誤りがある場合は、前のバージョンのアイテムを復元することもできます。

  • 承認を必須にする    リスト アイテムが承認された後でなければ、すべてのユーザーに対してリスト アイテムが表示されないように指定できます。

  • リストと電子メールを統合する    サイトで電子メールの送受信が有効にされている場合は、一部のリストで電子メール機能を利用できます。予定表やディスカッションなどの一部のリスト タイプは、ユーザーが電子メールを送信することでコンテンツを追加できるように設定できます。また、Office Outlook 2007 は、予定表、タスク リスト、連絡先リストと統合されます。

  • 権限をカスタマイズする    1 つのリスト、または 1 つのリスト アイテムに対しても、固有の権限を指定できます。この機能は、たとえば、特定のアイテムに機密情報が含まれている場合に便利です。

  • ビューの作成と管理を行う    1 つのリストに対して複数のビューを作成できます。この場合、実際のリストの内容は変更されませんが、ユーザーが最も重要な情報や関心を持っている情報を見つけることができるように、アイテムが編成またはフィルタされます。

  • 変更に関する情報を伝える    リストおよびビューの RSS フィードを購読すると、Outlook 2007 などの RSS ビューアでリストの更新情報を確認できます。電子メールの受信が設定されている場合は、アイテムが変更されたときに電子メール通知を受け取ることができます。

  • Microsoft Office Access 2007 のリストを使用してリストの管理とオフライン作業を行う    Office Access 2007 で、データベース ツールを使用してリストを管理し、リストをオフラインで使用できます。

  • モバイル デバイスでリストを表示する    タスク リストや予定表などのさまざまなリストやドキュメント ライブラリをモバイル デバイスで表示できます。モバイル リストを表示するには、サイトの Web アドレスの末尾に「/m」を付加して入力します。ディスカッションなどの一部のリスト タイプにはモバイル ビューが用意されておらず、一部の列の種類が表示されない場合あります。

共同作業で一般的に使用されるリスト タイプ

以降、組織で一般的に使用されるリスト タイプの一部について説明します。

  • 予定表     すべてのチーム イベントを記録する予定表や、プロジェクトの予定表または会社の休日など個々の状況に応じた予定表を使用できます。

  • タスクおよびプロジェクト タスク     タスク リストを使用して、プロジェクトやその他のグループ イベントに関する情報を追跡します。タスクをユーザーに割り当てることができるだけでなく、タスクの進捗状況に合わせて状態および達成率を追跡できます。プロジェクト タスク リストでは、ガント ビューと呼ばれる進捗状況バーでタスクが表示されます。

  • 案件管理     案件管理リストを使用して、案件とその状態、および解決法を保存します。これは、カスタマ サービス、品質保証、テクニカル サポートなど、サポート案件またはインシデントの追跡に使用する一般的なリスト タイプです。

  • ディスカッション掲示板     ディスカッション掲示板を使用して、チーム ディスカッションを 1 か所に記録し、保存します。ディスカッション掲示板の形式は、ニュースグループに似ています。

  • お知らせ     お知らせリストを使用して、ニュースおよび状況を共有したり、通知を行ったりします。

  • 連絡先     連絡先リストを使用して、共同作業を行うユーザーやグループに関する情報を保存します。

  • リンク     リンク リストを使用して、Web、社内イントラネットなどのリソースへのリンクを集約的に管理します。

  • アンケート    アンケートを使用して、従業員の満足度アンケートやテストなどのフィードバックを収集し取りまとめます。

  • 独自のリスト     すべての組み込みリストをカスタマイズできますが、独自のリストを新しく作成して、必要な設定のみを追加できます。また、取引先との契約を管理するために、Microsoft Office Excel 2007 ブックなどのスプレッドシートに基づいたリストも作成できます。

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