リストまたはライブラリ アイテムをレコードとして宣言する

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レコード センター サイトがない場合でも、組織内のレコードを管理できます。会社で、部門別など、複数のドキュメント保存場所を設定して、そこにすべての重要なドキュメントを保持している場合は、レコードを 1 つの中央リポジトリに格納するのが常に適切とは限りません。1 つの共同作業環境を使用して、ドキュメントの更新やレコードの格納をすべて実行することもできます。アイテムを "インプレースで" レコードとして宣言すると、リストまたはライブラリ内のレコードやドキュメントを任意の SharePoint サイトで操作できます。

注: この記事の情報は、インプレース レコード管理のサイト コレクション レベルで既に設定されているものとします。

この記事の内容

リストまたはライブラリ アイテムをレコードとして宣言します。

リストまたはライブラリのアイテムをレコードとして宣言解除します。

リストまたはライブラリ アイテムをレコードとして宣言する

適切な権限があれば、ほとんどのリストまたはライブラリ アイテムをレコードとして宣言できます。これにより、すべてのレコード管理機能を、ほとんどのリストまたはライブラリ、およびすべてのサイトの、すべてのアイテムに対して使用できます。

注: 必要です少なくともアイテムをレコードとして宣言するアクセス許可を投稿します。

アイテムをレコードとして宣言するには

  1. レコードとして宣言するアイテムが含まれている、サイトおよびリストまたはライブラリに移動します。

  2. リストまたはライブラリにしているかどうか、によってには、アイテム] タブの [またはリボンの [ドキュメント] タブをクリックします。

    [リスト] タブと [ライブラリ ツール] タブ

  3. レコードとして宣言するアイテムの左側にカーソルを移動し、表示されるチェック ボックスをオンにします。

    ヒント: 複数のアイテムを同時にレコードとして宣言するには、複数のアイテムの横にあるチェック ボックスを選択します。

  4. リボンの[レコードの宣言を選択します。

    数個のアイテムをレコードとして宣言する

  5. レコードとして宣言されているアイテムは、南京錠記号 レコードとして宣言された で識別されます。

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リストまたはライブラリ アイテムのレコードとしての宣言を解除する

アイテムのレコードとしての宣言を解除するには

  1. レコードとしての宣言を解除するアイテムが含まれている、サイトおよびリストまたはライブラリに移動します。

  2. リストとライブラリのどちらで作業しているかに応じて、リボンの [アイテム] タブまたは [ドキュメント] タブをクリックします。

  3. レコードとしての宣言を解除するアイテムの右側にカーソルを移動し、表示される下矢印をクリックして、[ポリシー準拠の詳細] をクリックします。

  4. [レコードの状態] の横にある [レコード宣言の解除] をクリックします。アイテムのレコードとしての宣言を解除することを確認するメッセージが表示されます。

    注:  宣言解除のオプションは、以前にレコードとして宣言されたアイテムにのみ表示されます。

  5. [OK] をクリックします。

注:  宣言を解除されたレコードから、なんきん錠の表示が消えます。

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