リストまたはライブラリにエンタープライズ キーワード列を追加する

リストまたはライブラリにエンタープライズ キーワード列を追加する

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ユーザーは、タグ付けを使用し、folksonomy を作成する SharePoint サイト上の項目にエンタープライズ キーワードを追加します。エンタープライズ キーワードには、コンテンツを使用するユーザーの知識の一部を取得できます。簡単キーワードを追加するには、リストまたはライブラリに特別なエンタープライズ キーワード列を追加できます。ユーザーできます、キーワードを追加する項目を選択し、単語または語句が必要にアイテムのプロパティを入力します。

ユーザーはキーワードをドキュメントのプロパティ ダイアログで追加できます

リストまたはライブラリにエンタープライズ キーワード列を追加するには、次の手順に従います。

  1. リストまたはライブラリでは、ライブラリまたはリストのリボンの [ライブラリの設定] または [リストの設定をクリックします。

    Sharepoint_online の場合は、[ 設定アイコン設定] をクリックし、[ライブラリの設定] または [リストの設定] をクリックします。

  2. [権限と管理] 列で、[エンタープライズ メタデータとキーワードの設定] をクリックします。

  3. 設定ページの [エンタープライズ キーワードの追加] セクションで、[このリストにエンタープライズ キーワード列を追加し、キーワードの同期を有効にします] チェック ボックスをオンにします。

メタデータの発行を無効または有効にする

リストやライブラリの管理メタデータ列またはエンタープライズ キーワード列に追加された用語やキーワードをソーシャル タグのキーワードとして使用できるようにするかどうかを制御できます。たとえば、リストに機密性の高い情報が含まれている場合、キーワード値の表示を避けたいことがあります。キーワードへのアクセスを制限するために、メタデータの発行を無効にすることが考えられます。

注:  既定では、特定のサイト コレクションのコンテキストで作成されたローカル用語セットに含まれる用語は、メタデータの発行からは除外されます。ローカル用語セットは、ソーシャル タグで使用することも、エンタープライズ キーワードとして使用することもできません。

メタデータの発行を無効または有効にするには、次の手順に従います:

  1. メタデータの発行を構成するリストまたはライブラリに移動します。

  2. リボンの [リスト] または [ライブラリ] タブで、[リストの設定] または [ライブラリの設定] をクリックします。

    Sharepoint_online の場合は、[ 設定アイコン設定] をクリックし、[ライブラリの設定] または [リストの設定] をクリックします。

  3. [権限と管理] の [エンタープライズ メタデータとキーワードの設定] をクリックします。

  4. [メタデータの発行] セクションの [このリストのメタデータをソーシャル タグとして保存する] で、次のいずれかの操作を行います。

    • 管理メタデータ フィールドおよびエンタープライズ キーワード フィールドの値をソーシャル タグや個人用サイトのプロファイルに発行するには、このチェック ボックスをオンにします。

    • 管理メタデータ フィールドおよびエンタープライズ キーワード フィールドの値をソーシャル タグや個人用サイトのプロファイルに公開されないようにするには、このチェック ボックスをオフにします。

  5. [OK] をクリックします。

エンタープライズ キーワードの詳細

SharePoint 製品は、エンタープライズ キーワードを収集して、単一の非階層の用語セットを作成します。この特殊な用語セットはキーワード セットと呼ばれ、用語ストアの管理ツールを使用して見つけることができます。

ユーザーが追加したキーワードは、他のユーザーもリストまたはライブラリを使用するときに使用できます。たとえば、ユーザーがリストのエンタープライズ キーワード列に入力した内容に似たキーワードがあると、SharePoint によってそのキーワードが推奨メッセージに表示されます。また、エンタープライズ キーワード列をリストまたはライブラリに追加すると、ドキュメントがそのリストまたはライブラリにアップロードされたとき、既存のドキュメント タグが SharePoint によってエンタープライズ キーワード列にコピーされます。これにより、管理メタデータ機能に既存のキーワードを同期することができます。

用語ストア管理者は、キーワード セットを開いておくことも閉じておくこともできます。セットが開いているか閉じているかは、リストまたはライブラリのエンタープライズ キーワード列をどのように扱うかに関係します。エンタープライズ キーワード列をリストまたはライブラリに追加すると、サイトのユーザーはキーワード値を入力できます。キーワード セットが閉じていると、ユーザーは新しいキーワードを送信できず、既存のエンタープライズ キーワードまたは管理用語を使用する必要があります。サイトのキーワード用語セットが開いていると、ユーザーはこの列に任意のテキスト値を追加できます。

必要に応じて、管理者を管理する権限を持つは SharePoint 製品でこれらのキーワードを処理する方法を変更し、特定の管理された用語セットに移動できます。次に、用語セットをキーワードを同じ種類の他の条件として使用できるようになります。

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