リストの概要

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リストは、チーム メンバーと共有する情報の集まりです。たとえば、イベント用のサインアップ シートを作成したり、チームのイベントを予定表で追跡したりできます。

概要

Microsoft Windows SharePoint Services サイトを作成すると、さまざまな種類のリストが自動的に作成されます。これを既定のリストと呼び、その種類はディスカッション掲示板から予定表リストまで多岐にわたっています。

これらのリストをカスタマイズしてアイテムを追加したり、利用できるリスト テンプレートから追加のリストを作成したり、設定と列を選択してカスタム リストを作成することができます。

リストはさまざまな方法で閲覧できます。たとえば、あるページにはすべてのタスクを表示し、別のページには今日が期限であるタスクだけを表示したりできます。フォルダを使ってリスト アイテムを整理することもできます。たとえば、ホーム ページには予定表の最新のイベントだけを表示し、別のページには、壁掛け式のカレンダーを視覚的に表現したビューを作成できます。

Windows SharePoint Services 3.0 サイトのリストに使用したいデータが、スプレッドシート形式になっていてもかまいません。スプレッドシートをインポートし、列およびデータを追加することによって新しいリストを作成できます。

Microsoft Office Access 2007 など、Windows SharePoint Services 3.0 互換のデータベース プログラムがインストールされていて、ブラウザが ActiveX コントロールをサポートしている場合は、リスト データをデータベース ツール (クエリ、結合、レポートなど) と連携させることができます。

リストは、[サイトのページで Web パーツにも表示できます。Web パーツは、Web サイトの構成要素と、それらを使用して、Web パーツ ページに直接リストからアイテムを追加することができます。リストを直接開くし、使用することもできます。たとえば、新しいホーム ページで、[Web パーツに既定のお知らせリストが表示されますが開き、独自のページで使用するのには、リストのタイトルをクリックすることもできます。

ここでは、リストをグループの情報管理に役立てるための活用方法をいくつか紹介します。

  • バージョンおよび詳細な履歴を追跡する     リスト アイテムのバージョンを追跡することにより、バージョン間で変更されたアイテムを確認したり、リスト アイテムがだれによって変更されたかを確認できます。新しいバージョンに誤りが見つかった場合は、以前のバージョンのアイテムを復元することができます。リストの変化の状況を常に把握する必要がある場合、リストの履歴を追跡することが特に重要となります。

    リストのバージョン履歴

  • 承認を必須にする     リスト アイテムの承認を必須として (つまり、リスト アイテムを全員が閲覧できるようになるためには、そのアイテムが承認されなければならないものとして) 指定できます。アイテムは、承認の権限を持つユーザーによって承認または却下されるまで、承認待ちの状態になります。未承認のリスト アイテムを閲覧できるユーザー グループを制御できます。

  • リストと電子メールの機能を連携させる     サイト上で電子メールの送受信が有効になっている場合、リストに電子メールの機能を活用できます。予定表など、一部のリストについては、ユーザーが電子メールでコンテンツを追加できるように設定することが可能です。また、To Do リストのように、アイテムが割り当てられたときに、ユーザーに電子メールが送信されるように設定できるリストもあります。他の種類のリストについても、組織のニーズに応じて、電子メールを受信できるようにカスタマイズできます。

  • 権限をカスタマイズする     権限をカスタマイズすることにより、自分が作成したリスト アイテムしか閲覧と編集ができないようにしたり、すべてのアイテムの閲覧と編集を許可したりできます。リストの管理権限を持つユーザーは、すべてのリスト アイテムを閲覧および編集できます。案件に機密情報が含まれている場合などは、ある 1 つのリスト アイテムにだけ特定のアクセス許可レベルを適用することもできます。

  • ビューを作成および管理する     同じリストに対して複数のビューを作成し、グループで利用できます。リストのコンテンツが実際に変更されるわけではありませんが、アイテムを並べ替えたり、フィルタを適用したりすることによって、重要な情報や関心のある情報を効率よく参照できるという利点があります。

  • 数式や集計値を使用する     数式や集計値を使用することによって、リストの列に情報を動的に生成できます。これらの計算には、システム関数 (現在の日付を返す today 関数など) のほか、リスト内の他の列 (複数可) の情報を使用することもできます。たとえば、今日の日付から数えて 7 日目を既定の期日として指定できます。

  • 変更通知を受け取る    Windows SharePoint Services 3.0 のリストおよびビューは RSS に対応しているため、ワークグループのメンバーは、自動的に更新通知を受け取ることができます。RSS とは、リモート サイトから更新情報やニュース配信など、関心のある情報 (RSS フィード) を取り込んで参照することのできるしくみです。電子メール通知を作成することにより、リストが変更されたり、新しいアイテムが追加されたときに通知を受けることもできます。変更通知は、自分にとって重要な変更を追跡する有効な手段と言えます。

  • リスト情報をデータベース プログラムと共有する    Microsoft Office Access 2007 など、Windows SharePoint Services 3.0 互換のデータベース プログラムがインストールされている場合、サイト データをインポート/エクスポートしたり、データベースのテーブルを SharePoint リストにリンクさせたりできます。リスト データをデータベースで使用することにより、クエリ、結合、レポートなど、さまざまな方法でデータを分析できます。

    • 複数のサイトで一貫性のあるリストの使用   グループ リストの種類のいくつかの場合は、コンテンツ タイプ、サイト内の列とテンプレートを複数のリスト全体で一貫性を追加できます。これらの機能を使用すると、効率的な方法でリストの構造、設定を再利用することができます。たとえば、(顧客連絡先) などの特定の列を指定する顧客のサービスに関する問題のコンテンツ タイプとコンテンツ タイプのビジネス プロセスを作成できます。別の例は部門のドロップダウン リストを含む、部署名にサイト列を作成しています。名前に常に各リスト方法は同じですが表示されていることを確認する複数のリストで、列を再利用することができます。

      参照」セクションの詳細については、コンテンツ タイプ、サイト列、およびリスト テンプレートへリンクを検索します。

  • リスト アイテムを電子メール プログラムから使用する    Windows SharePoint Services 3.0 互換の電子メール プログラムを使用して、大切なリスト情報を持ち歩くことができます。たとえば、Microsoft Office Outlook 2007 を使用すると、サイト上のタスク、連絡先、ディスカッション掲示板を Outlook から閲覧したり更新したりできます。

使用するリストの種類は、共有する情報の種類によって異なります。

  • お知らせ    ニュースや状態を共有し、アラームを表示するには、お知らせリストを使用します。お知らせでは、画像、ハイパーリンク、および書式設定されたテキストを使った高度な書式がサポートされます。

  • 連絡先    仕事仲間のユーザーやグループに関する情報を格納するには、連絡先リストを使用します。Windows SharePoint Services 3.0 と互換性のあるメール プログラムまたは連絡先管理プログラムを使用している場合は、SharePoint サイトから他のプログラムの連絡先を表示して、更新することができます。たとえば、Office Outlook 2007 からすべての仕入先の一覧を更新できます。連絡先リストにより、実際にはサイトのメンバーは管理されませんが、外部仕入先のリストなどの組織の連絡先を格納して、共有するために使用できます。

  • ディスカッション掲示板    ニュースグループの形式に似た、チーム ディスカッションを記録して、格納する一元的な場所を得るには、ディスカッション掲示板を使用します。管理者がメールの受信をサイトのリストで有効にしている場合は、ほとんどの一般的なメール プログラムから、メール ディスカッションをディスカッション掲示板に保存することができます。たとえば、新製品発売に関するディスカッション掲示板を作成できます。Windows SharePoint Services 3.0 と互換性のあるメール プログラムを使用している場合は、他のプログラムで作業中にディスカッション掲示板を表示して、更新することができます。

  • リンク    リンク リストは、Web、企業のイントラネット、他のリソースへのリンクの一元的な場所として使用します。たとえば、顧客の Web サイトへのリンクのリストを作成できます。

  • 予定表    チームのすべてのイベントや、会社の休日など特定の出来事を管理するには、予定表を使用します。予定表では、チームのイベントについて卓上カレンダーまたは壁掛けカレンダーのような視覚的なビューが表示され、会議、イベント、終日イベントが含まれます。特定の期間に関連しない期限や製品発売日などのチームのマイルストーンをトラッキングすることもできます。Windows SharePoint Services 3.0 と互換性のあるメール プログラムまたは予定表プログラムを使用している場合は、他のプログラムで作業中に SharePoint サイトから予定表を表示して、更新することができます。たとえば、2 つの予定表を Office Outlook 2007 で横に並べるか重ねて表示して、SharePoint サイトの予定表を Office Outlook 2007 予定表の日付と比較して更新することができます。

  • タスク    プロジェクトおよびグループの他の To Do イベントに関する情報をトラッキングするには、タスク リストを使用します。タスクをユーザーに割り当て、タスクが完了に近づくにつれて、その進捗状況や達成率をトラッキングすることができます。Windows SharePoint Services 3.0 と互換性のあるメール プログラムまたはタスク管理プログラムを使用している場合は、他のプログラムで SharePoint サイトのタスクを表示して、更新することができます。たとえば、組織の予算プロセスのタスク リストを作成して、他のタスクと共に Office Outlook 2007 でそのリストを表示して、更新できます。

  • プロジェクト タスク    タスク リストに似た情報を格納するだけでなく、視覚的なガント ビューを進行状況バーと共に表示する場合は、プロジェクト タスク リストを使用します。タスクが完了に近づくにつれて、進捗状況や達成率をトラッキングすることができます。Windows SharePoint Services 3.0 と互換性のあるメール プログラムまたはタスク管理プログラムを使用している場合は、他のプログラムで SharePoint サイトのプロジェクト タスクを表示して、更新することができます。たとえば、SharePoint サイトでタスク リストを作成して、トレーニング マニュアルを作成する作業を識別して割り当て、Office Outlook 2007 から組織の進捗状況をトラッキングすることができます。

  • 案件管理    サポート案件など特定の案件に関する情報を格納して、その進捗状況をトラッキングするには、案件管理リストを使用します。案件を割り当て、分類して、相互に関連付けることができます。たとえば、案件管理リストを作成して、カスタマー サービスの問題や解決策を管理できます。案件を編集するたびにコメントを入力したり、案件の元の説明を変更せずにコメントの履歴を作成したりできます。たとえば、カスタマー サービス担当者は、問題を解決するために使用した各手順と、その結果を記録できます。

  • アンケート    従業員の満足度の調査やクイズなどのフィードバックを収集してまとめるには、アンケートを使用します。いくつかの方法で質問と答えを作成でき、フィードバックの概要を表示することができます。Windows SharePoint Services 3.0 または Windows SharePoint Services 2.0 と互換性のあるスプレッドシートまたはデータベース プログラムをインストールしている場合は、結果をエクスポートしてさらに分析することができます。

  • ユーザー設定    すべてのリストはカスタマイズができますが、最初にカスタム リストを使用して、その後で指定する設定だけをカスタマイズすることができます。Windows SharePoint Services 3.0 または Windows SharePoint Services 2.0 と互換性のあるスプレッドシート プログラム、および Windows Internet Explorer と Microsoft Windows をインストールしている場合は、スプレッドシートを基にリストを作成することもできます。たとえば、仕入先との契約を格納および管理するために作成したリストを Microsoft Office Excel 2007 からインポートできます。

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