リストの概要

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リストは、チーム メンバーと共有する情報の集まりです。たとえば、イベントの参加申込書を作成したり、予定表上でチーム イベントを追跡したりできます。

この記事の内容

概要

リストの使用方法

リストの種類

概要

Microsoft Office SharePoint Server 2007 サイトを作成すると、いくつかの種類のリストが作成されます。これらの既定のリストは、ディスカッション掲示板から予定表リストまでさまざまです。

これらのリストをカスタマイズしてアイテムを追加したり、利用できるリスト テンプレートから追加のリストを作成したり、設定と列を選択してカスタム リストを作成することができます。

リストはいくつか異なる方法で表示できます。たとえば、1 つのページにすべてのタスクのビューを表示し、別のページに本日が期限のタスクのみを表示することができます。フォルダを使ってリスト アイテムを整理することもできます。たとえば、予定表からホーム ページに現在のイベントのみを表示し、別のページに壁掛けカレンダーのような視覚的なビューを作成できます。

SharePoint サイトのリストに使用するデータをスプレッドシートに保存してある場合は、スプレッドシートをインポートして、スプレッドシートの列とデータが含まれる新しいリストを作成できます。

Microsoft Office Access 2007 などのデータベース プログラムをインストールしていて、ブラウザが Microsoft ActiveX コントロールをサポートしている場合は、クエリ、結合、レポートなどのデータベース ツールを使ってリスト データを統合できます。

リストは、[サイトのページで Web パーツにも表示できます。Web パーツは、Web サイトの構成要素と、それらを使用して、Web パーツ ページに直接リストからアイテムを追加することができます。リストを直接開くし、使用することもできます。たとえば、新しいチーム サイトのホーム ページ、[Web パーツに既定のお知らせリストが表示されますを開き、独自のページで使用するのには、リストのタイトルをクリックすることもできます。

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リストの機能

グループの情報を管理するには、リストの次のような機能を使用できます。

  • バージョンおよび詳細な履歴を追跡する     リスト アイテムのバージョンを追跡することにより、バージョン間で変更されたアイテムを確認したり、リスト アイテムがだれによって変更されたかを確認できます。新しいバージョンに誤りが見つかった場合は、以前のバージョンのアイテムを復元することができます。リストの変化の状況を常に把握する必要がある場合、リストの履歴を追跡することが特に重要となります。

    リストのバージョン履歴

  • 承認を義務付ける    リスト アイテムは承認されなければ、すべてのユーザーに公開されないように指定することができます。アイテムは、承認する権限を持っているユーザーによって承認されるか却下されるまで保留状態になります。承認前にどのユーザーのグループがリスト アイテムを参照できるかは制御できます。

  • 電子メールとリストを統合する    サイトで電子メールの送受信が有効になっている場合は、リストで電子メール機能を利用できます。予定表などの一部のリストは、ユーザーがメッセージを送信してコンテンツを追加するように設定できます。タスク リストなどの他のリストは、アイテムがユーザーに割り当てられたときに、ユーザーにメッセージを送信するように設定できます。その他の種類のリストをカスタマイズして、メッセージを受信するようにできます。

  • アクセス許可をカスタマイズする    リストの参加者が、自分が作成したアイテムのみ、またはリストのすべてアイテムを読み取り、編集できるかどうかを指定できます。リストを管理するアクセス許可を持っているユーザーは、すべてのリスト アイテムを読み取り、編集することができます。特定のアクセス許可レベルを 1 つのリスト アイテムに適用することもできます。たとえば、内容に機密情報が含まれるような場合です。

  • ビューを作成し、管理する    グループは、同じリストの異なるビューを作成することができます。実際のリストの内容は変更されませんが、アイテムは整理またはフィルタされるので、ユーザーはニーズに応じて最も重要な情報または関心のある情報を検索することができます。

  • 数式と計算値を使用する    数式と計算値を使用すると、リストの列で動的に情報を生成できます。この操作には、リストの 1 つ以上の列からの情報や、現在の日付を示す [today] などのシステム関数を含めることができます。たとえば、現在の日付から 7 日後を既定の期限日に指定することができます。

  • 変更について通知を受ける    Office SharePoint Server 2007 のリストとビューは、RSS を使用しているので、ワークグループのメンバーは、自動的に更新情報を受信することができます。RSS は、更新情報またはニュースや情報の RSS フィードを 1 か所でまとめて受信して表示できるようにするテクノロジです。電子メール通知を作成して、リストが変更されたり、新しいアイテムが追加されたりしたときに通知を受けることもできます。通知は、自分にとって重要な変更を管理するための便利な方法です。

  • データベース プログラムを使ってリスト情報を共有する    Microsoft Office Access 2007 などのデータベース プログラムをインストールしている場合は、サイトからデータをエクスポートまたはインポートしたり、データベースからテーブルを SharePoint リストにリンクしたりできます。データベースでリスト データを操作する場合は、他のデータを分析する場合と同様に、クエリ、結合、レポートなどを使用してリスト データを分析できます。

    • 複数のサイトで一貫性のあるリストの使用   グループ リストの種類のいくつかの場合は、コンテンツ タイプ、サイト内の列とテンプレートを複数のリスト全体で一貫性を追加できます。これらの機能を使用すると、効率的な方法でリストの構造、設定を再利用することができます。たとえば、(顧客連絡先) などの特定の列を指定する顧客のサービスに関する問題のコンテンツ タイプとコンテンツ タイプのビジネス プロセスを作成できます。別の例は部門のドロップダウン リストを含む、部署名にサイト列を作成しています。名前に常に各リスト方法は同じですが表示されていることを確認する複数のリストで、列を再利用することができます。

      参照」セクションの詳細については、コンテンツ タイプ、サイト列、およびリスト テンプレートへリンクを検索します。

  • 電子メール プログラムからリスト アイテムを操作する    Office SharePoint Server 2007 と互換性のある電子メール プログラムを使用すると、重要なリスト情報を利用できます。たとえば、Microsoft Office Outlook 2007 を使用すると、Outlook からサイトで仕事、連絡先、およびディスカッション掲示板を表示し、更新することができます。

  • コンテンツ対象を設定する    Microsoft Office SharePoint Server 2007 リストのアイテムは、特定のグループまたは対象ユーザーのメンバーのみに表示されるように発行できます。このためには、コンテンツ クエリ Web パーツなど、対象ユーザー データを使い、ユーザーのコンテキストに応じてリスト コンテンツをフィルタする Web パーツを使用します。リストのアイテムを特定の対象ユーザーに対して有効にするには、最初にリストを [対象ユーザーの設定] 列を使って設定しておく必要があります。

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リストの種類

使用するリストの種類は、共有する情報の種類によって異なります。

お知らせ    ニュースや状態を共有し、アラームを表示するには、お知らせリストを使用します。お知らせでは、画像、ハイパーリンク、および書式設定されたテキストを使った高度な書式がサポートされます。

連絡先    ユーザーまたはグループを使用するに関する情報を格納するのに連絡先リストを使用します。電子メールを使用しているか、連絡先管理プログラムOffice SharePoint Server 2007と互換性がある場合は、表示し、その他のプログラムで SharePoint サイトから連絡先を更新できます。たとえば、 Office Outlook 2007から、組織内のすべての仕入先の一覧を更新することができます。連絡先リストが実際には、サイトのメンバーを管理するが、保存して、外部のベンダーの一覧など、組織の連絡先を共有するために使用できます。

ディスカッション掲示板     ニュースグループの形式に似た、チーム ディスカッションを記録し、格納する一元的な場所を得るには、ディスカッション掲示板を使用します。管理者が電子メール メッセージの受信をサイトで有効にしている場合は、ほどんどの一般的な電子メール プログラムから、電子メール ディスカッションをディスカッション掲示板に保存することができます。たとえば、新製品発売に関するディスカッション掲示板を作成できます。Office SharePoint Server 2007 と互換性のある電子メール プログラムを使用している場合は、他のプログラムで作業中にディスカッション掲示板を表示し、更新することができます。

リンク    リンク リストは、インターネット、企業のイントラネット、および他のリソースへのリンクの一元的な場所として使用します。たとえば、顧客の Web サイトへのリンクのリストを作成します。

予定表    チームのすべてのイベントや、会社の休日など特定の出来事を管理するには、予定表を使用します。予定表では、チームのイベントについて卓上カレンダーまたは壁掛けカレンダーような視覚的なビューが表示され、会議、イベント、および終日イベントが含まれます。特定の期間に関連しない期限や製品発売日など、チームのマイルストーンを追跡することもできます。Office SharePoint Server 2007 と互換性のある電子メール プログラムまたは予定表プログラムを使用している場合は、他のプログラムで作業中に SharePoint サイトから予定表を表示し、更新することができます。たとえば、2 つの予定表を Office Outlook 2007 で横に並べるか重ねて表示し、SharePoint サイトの予定表を Office Outlook 2007 予定表の日付と比較して更新することができます。

タスク    プロジェクトおよびグループの他の To Do イベントに関する情報を追跡するには、タスク リストを使用します。タスクをユーザーに割り当て、タスクが完了に近づくにつれて、その進捗状況や達成率を追跡することができます。Office SharePoint Server 2007 と互換性のある電子メール プログラムまたはタスク管理プログラムを使用している場合は、他のプログラムで SharePoint サイトのタスクを表示し、更新できます。たとえば、組織の予算プロセスのタスク リストを作成し、他のタスクと共に Office Outlook 2007 でそのリストを表示し、更新できます。

プロジェクト タスク    タスク情報を進行状況バーを備えた視覚的なビューまたはガント ビューと共に格納するには、プロジェクト タスク リストを使用します。タスクが完了に近づくにつれて、進捗状況や達成率を追跡することができます。Office SharePoint Server 2007 と互換性のある電子メール プログラムまたはタスク管理プログラムを使用している場合は、他のプログラムで SharePoint サイトのタスクを表示し、更新できます。たとえば、SharePoint サイトでタスク リストを作成して、トレーニング マニュアルを作成する作業を識別して割り当て、Office Outlook 2007 から組織の進捗状況を追跡することができます。

案件管理    サポート案件など特定の案件に関する情報を格納し、その進捗状況を追跡するには、案件管理リストを使用します。案件を割り当て、分類し、相互に関連付けることができます。たとえば、案件管理リストを作成して、カスタマ サービスの問題や解決策を管理できます。案件を編集するたびにコメントを入力したり、案件の元の説明を変更せずにコメントの履歴を作成したりできます。たとえば、カスタマ サービス担当者は、問題を解決するために使用した各手順と、その結果を記録できます。案件管理リストを使用すると、3 段階の状態管理ワークフローを使って組織による問題の管理やプロジェクトの管理に役立てることができます。

アンケート    従業員の満足度の調査やクイズなどのフィードバックを収集してまとめるには、アンケートを使用します。いくつかの方法で質問と答えを作成でき、フィードバックの概要を表示することができます。Microsoft Windows SharePoint Services (Version 3) または Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 と互換性のあるスプレッドシートまたはデータベース プログラムをインストールしている場合は、結果をエクスポートしてさらに分析することができます。

カスタム    いずれのリストもカスタマイズできますが、カスタム リストを基にして、目的の設定のみをカスタマイズできます。Microsoft Windows SharePoint Services (Version 3) または Windows SharePoint Services 2.0、Microsoft Internet Explorer および Microsoft Windows と互換性のあるスプレッドシート プログラムをインストールしている場合は、スプレッドシートを基にリストを作成することもできます。たとえば、仕入先との契約を格納し、管理するために作成したリストを Microsoft Office Excel 2007 からインポートできます。

さらに、SAP、Siebel、Microsoft SQL Server などのビジネス アプリケーションからの情報は、そのビジネス データの列の種類を Office SharePoint Server 2007 リストに追加することで、簡単に情報を Office SharePoint Server 2007 サイトに統合し、組み込むことができます。ビジネス データの列の種類をリストに追加すると、Office SharePoint Server 2007 の列および外部ビジネス アプリケーションの列を組み合わせて使用するアイテムのリストを作成できます。

言語と翻訳者    言語と翻訳者のリストを作成し、翻訳管理ライブラリの翻訳管理ワークフローと共に使用することができます。このワークフローでは、このリストを使って、各言語のリストに指定された翻訳者に翻訳タスクを割り当てます。このリストは手動で作成するか、翻訳管理ライブラリに翻訳管理ワークフローを追加するときにこのリストを自動的に作成するように選択できます。

KPI リスト    主要業績評価指標 (KPI) を使用すると、測定可能な目標に対する進捗状況をすばやく評価できます。KPI リストを作成して、4 つのデータ ソース (手動で入力したデータ、SharePoint リストのデータ、Microsoft Office Excel ブックのデータ、または Microsoft SQL Server 2005 コンポーネントである Analysis Services のデータ) の 1 つを使って業績を管理できるようにすることができます。KPI リストを作成すると、リストに対するアクセス許可があるユーザーは、リストを使って指標の状態をダッシュボード ページに表示できます。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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