リストの概要

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リストは、チーム メンバーやその他のサイトのユーザーと共有できるデータのコレクションです。SharePoint数をすぐに使えるリストおよびリスト アイテムを整理するための開始点を提供するリスト テンプレートの説明が表示されます。 この記事では、リストの作成との概念について説明します。

リストの作成、編集、削除の詳細については、次のトピックを参照してください。

注: SharePointを使用しているのバージョン情報、使用するリストの種類が依存に注意してください。管理者にお問い合わせ、ヘルプ デスク、または manager] で、または「バージョンがわからない場合SharePoint バージョンを使っているか?します。

サイトには、通常、リンク、お知らせ、連絡先、案件管理、アンケート、タスクなどの既定のリストが多数含まれています。これらの既定のリストは、チームの共同作業またはビジネス ソリューションにおいて中心的な役割を果たします。多くの場合、これらの既定のリストでは、変更をほとんどまたはまったく加えることなく、迅速で効果的なソリューションを実現できます。たとえば、次のリストを使用できます。

  • タスク: 所有者と進捗状況のトラッキング機能や、リスト コンテンツの見栄えの良い視覚的なプレゼンテーションのためのページ内タイムライン機能を備えています。

  • 案件管理: バージョンを管理する機能とバージョン履歴を保存する機能を備えており、ワークグループ プロジェクトと一般的な作業タスクの詳細な分析に使用できます。

リストは機能豊富で柔軟性が高く、データを保存、共有、および操作するための強力な方法を提供する組み込み機能を多数備えています。以下を実行できます。

  • [テキスト]、[数値]、[選択肢]、[通貨]、[日付と時刻]、[参照]、[はい/いいえ]、[集計値] など、さまざまな列を含むリストを作成します。詳細情報を提供するために、参考となる数値を含むスプレッドシートや背景情報を含むドキュメントなど、1 つ以上のファイルをリスト アイテムに添付することもできます。

  • リスト ビューを作成してデータの整理、並べ替え、フィルター処理をさまざまな方法や特定の方法で行ったり、列の追加および削除や入力規則の変更などのメタデータの変更を行ったり、コンテンツ タイプ、サイト列、およびテンプレートに関して一貫性のあるリストを複数のサイトで使用したりできます。 たとえば、予定表からホーム ページに現在のイベントのみを表示し、別のページに壁掛けカレンダーのような視覚的なビューを作成できます。

  • 一意の列、ルックアップ列、およびリレーションシップの実行 (連鎖削除および制限削除) を組み合わせて、リスト間にリレーションシップを作成します。これらはすべて、より高度なビジネス ソリューションの作成とデータの整合性の維持に役立ちます。

  • カスタム リストの作成、Web パーツおよび Web パーツ ページへのデータの表示、Microsoft Office Excel や Office Access などの他のプログラムのデータのインポート、エクスポート、およびリンクを実行します。

  • バージョンおよび詳細な履歴のトラッキング、データを変更するための承認の義務付け、アイテム レベルおよびフォルダーのセキュリティの使用、チェックインとチェックアウト、および通知と RSS フィードの使用による変更情報の自動的な入手を実行します。

  • 利便性とパフォーマンスを向上させるために 1 つのリストのコンテンツを複数のフォルダーに整理し、インデックス処理を使用してサイズの大きなリストでパフォーマンスを全体的に向上させます。

グループの情報を管理するには、リストの次のような機能を使用できます。

バージョンと詳細な履歴のトラッキング    リスト アイテムのバージョンを管理できるため、バージョン間で変更されたアイテムや、リスト アイテムを変更したユーザーを確認することができます。新しいバージョンで間違いがあった場合は、アイテムの以前のバージョンを復元できます。リストの履歴のトラッキングは、組織がリストの変更について監視する必要があるときに特に重要です。

承認の義務付け    リスト アイテムは承認されなければ、すべてのユーザーに公開されないように指定することができます。アイテムは、承認する権限を持っているユーザーによって承認されるか却下されるまで保留状態になります。承認前は、ユーザーのどのグループがリスト アイテムを参照できるかを制御できます。

アクセス許可のカスタマイズ    リストの参加者が、自分が作成したアイテムのみ、またはリストのすべてアイテムを読み取り、編集できるかどうかを指定できます。リストを管理する権限を持っているユーザーは、すべてのリスト アイテムを読み取り、編集することができます。1 つのリスト アイテムに特定の権限レベルを適用することもできます。たとえば、アイテムに機密情報が含まれるような場合です。

ビューの作成と管理    グループは、同じリストの異なるビューを作成することができます。実際のリストの内容は変更されませんが、アイテムは整理またはフィルター処理されるので、ユーザーはニーズに応じて最も重要な情報または関心のある情報を検索することができます。

リストの更新    リスト アイテムを追加、編集、および削除する手順は、更新するリストの種類に関係なく、ほぼ同じです。リストへのアイテムの追加またはリスト内のアイテムの編集を行う方法は 2 つあります。

  • フォームの使用: 既定の方法です。

  • インライン: リスト ページにアイテムを直接追加することを意味します。

リストがバージョンを管理するように設定されている場合は、リスト アイテムを編集するたびに新しいバージョンのリスト アイテムが作成されます。リスト アイテムの変更履歴を確認し、新しいバージョンに誤りがある場合は以前のバージョンを復元することができます。

数式と算出値の使用    数式と算出値を使用すると、リストの列で動的に情報を生成できます。この操作には、リストの他の列の情報や、現在の日付を示す today などのシステム関数を含めることができます。たとえば、現在の日付から 7 日後を既定の期限日に指定することができます。

変更について通知の受信    リストおよびビューでは、RSS を使用できるので、ワークグループのメンバーは、自動的に更新情報を受信することができます。RSS は、更新情報またはニュースや情報の RSS フィードを 1 か所でまとめて受信して表示できるようにする技術です。電子メール通知を作成して、リストが変更されたり、新しいアイテムが追加されたりしたときに通知を受けることもできます。通知は、自分にとって重要な変更をトラッキングするための便利な方法です。

リストのリレーションシップの作成    2 つのリスト間のリレーションシップを作成するには、ターゲット リストから 1 つ以上の値を取得 ("参照") する参照列をソース リストに作成します。値の取得は、ターゲット リストの値とソース リストの参照列の値とが一致した場合に行われます。必要に応じて、ターゲット リストからソース リストへの列の追加を続行できます。参照列を作成するときには、リレーションシップ動作を実行するように指定することもできます。これを行うには、データの有効性の維持と将来の問題の原因になりうる不整合の防止に役立つ連鎖削除または制限削除オプションを設定します。

データベース プログラムを使ったリスト情報の共有    Access などのデータベース プログラムがインストールされている場合は、サイトからデータをエクスポートしたりサイトにデータをインポートしたり、データベースからテーブルをリストにリンクしたりできます。Access データベースでリスト データを操作する場合は、クエリ、フォーム、およびレポートを作成することもできます。「Access データベースにデータをインポートする」を参照してください。

複数のサイトでの一貫性のあるリストの使用    グループが複数の種類のリストを使用する場合は、コンテンツ タイプ、サイト列、およびテンプレートに関して複数のリストに一貫性を持たせることができます。この機能を使用すると、設定およびリスト構造を効率的に再利用できます。たとえば、特定の列 (顧客の連絡先など) を指定するカスタマー サービスの問題のコンテンツ タイプを作成し、そのコンテンツ タイプのビジネス プロセスを作成することができます。もう 1 つの例は、部署のドロップダウン リストを備えた部署名のサイト列を作成することです。この列を複数のリストで再利用し、各リストで常に同じ名前が表示されるようにすることができます。

メール プログラムからリスト アイテム上での作業   SharePointテクノロジと互換性のある電子メール プログラムを使用すると、リストの重要な情報を実行できます。たとえば、Outlook には、表示、Outlook からサイトでタスク、連絡先、およびディスカッション掲示板を更新することができます。さらに詳しい情報は、外部リストを Outlook に接続するを参照してください。

コンテンツ対象を設定します。    対象ユーザーのリストの設定を有効にし、加えて、リスト内のアイテムを特定のSharePointと Active Directory グループまたは対象ユーザーのメンバーであるユーザーにのみ表示できます。これは、コンテンツ クエリ Web パーツ、対象ユーザーのグループ内のユーザーのメンバーシップを基にリストをフィルター処理を使用するなどの Web パーツを使用します。リスト内のアイテムは、特定の対象ユーザーに対して有効にすることが、前にリスト自体はの対象ユーザーを対象とする列を設定する必要があります。

使用するリストの種類は、共有する情報の種類によって異なります。

お知らせ    ニュースや状態を共有し、アラームを表示するには、お知らせリストを使用します。お知らせでは、画像、ハイパーリンク、および書式設定されたテキストを使った高度な書式がサポートされます。

連絡先    ユーザーまたはグループを使用するに関する情報を格納するのに連絡先リストを使用します。メールを使用しているか、連絡先管理プログラムSharePointテクノロジと互換性がある場合は、表示し、サイト、その他のプログラムから連絡先を更新できます。たとえば、Outlook などのSharePointテクノロジと互換性のある電子メール プログラムから、組織内のすべての仕入先の一覧を更新することができます。連絡先リストが実際には、サイトのメンバーを管理するが、保存して、外部のベンダーの一覧など、組織の連絡先を共有するために使用できます。

ディスカッション掲示板    ニュースグループの形式に似た、チーム ディスカッションを記録し、格納する一元的な場所を得るには、ディスカッション掲示板を使用します。管理者がメール メッセージの受信をサイトのリストで有効にしている場合は、ほとんどの一般的なメール プログラムから、メール ディスカッションをディスカッション掲示板に保存することができます。たとえば、新製品発売に関するディスカッション掲示板を作成できます。

リンク    リンク リストは、インターネット、企業のイントラネット、および他のリソースへのリンクの一元的な場所として使用します。たとえば、顧客の Web サイトへのリンクのリストを作成できます。

注目リンク    リンク アクションのセットを視認性の高いレイアウトで表示するには、このリストを使用します。

予定表    会社の休日など、特定の状況や、チームのイベントのすべての予定表を使用します。予定表では、デスクや壁の予定表、会議、イベントを終日のイベントなど、チームのイベントのような視覚的なビューを提供します。チームのマイルス トーン、期限、特定の時間間隔に関連付けられていない製品の発売日などを追跡することもできます。SharePointテクノロジと互換性があるメールまたは予定表プログラムを使用している場合は、表示し、その他のプログラムで作業中に、サイトから予定表を更新できます。たとえば、比較し、更新があるサイト上の自分の予定表の両方を表示することによって、Outlook の予定表から日付をサイド バイ サイドの予定表または Outlook で互いに重なって表示します。さらに詳しい情報は、予定表を作成するを参照してください。

タスク    プロジェクトおよびグループの場合は、その他の to do イベントに関する情報を追跡するのにには、タスク リストを使用します。ユーザーにタスクを割り当てるなどを行うことタスクを完了するまで移動すると、状態と達成率を追跡します。SharePointテクノロジと互換性のある、メールやタスク管理プログラムを使用している場合は、表示し、他のプログラムで、サイトからタスクを更新します。たとえば、組織の予算プロセスのタスク リストを作成、表示すると、他のタスクと Outlook で更新することができます。さらに詳しい情報は、リストの作成を参照してください。

プロジェクト タスク    ガント ビューと進捗状況のバーで [タスク情報を保存するのにには、プロジェクトのタスク一覧を使用します。タスクを完了するまで移動すると、ステータスや達成率を管理できます。SharePointテクノロジと互換性のある、メールやタスク管理プログラムを使用している場合は、表示し、サイトからその他のプログラムで、プロジェクトのタスクを更新できます。たとえば、プロジェクト タスク リストを作成するには、サイトを特定し、トレーニング マニュアルを作成するのには、作業を割り当てるし、プロジェクトから組織の進捗状況を管理できます。さらに詳しい情報は、リストの作成を参照してください。

案件管理    サポート案件など特定の案件に関する情報を格納し、その進捗状況をトラッキングするには、案件管理リストを使用します。案件を割り当て、分類し、相互に関連付けることができます。たとえば、案件管理リストを作成して、カスタマー サービスの問題や解決策を管理できます。案件を編集するたびにコメントを入力したり、案件の元の説明を変更せずにコメントの履歴を作成したりできます。たとえば、カスタマー サービス担当者は、問題を解決するために使用した各手順と、その結果を記録できます。案件管理リストを使用すると、3 段階の状態管理ワークフローを使って組織による問題の管理やプロジェクトのトラッキングに役立てることができます。詳細については、「リストを作成する」を参照してください。

アンケート    収集、従業員の満足度の調査やクイズなどのフィードバックを収集してアンケートを使用します。さまざまな方法で自分の質問と回答を設計し、自分のフィードバックの概要を表示できます。スプレッドシートまたはデータベース プログラムをインストールSharePointテクノロジと互換性がある場合は、さらにそれらを分析するように、結果にエクスポートできます。さらに詳しい情報は、アンケートを作成するを参照してください。

ユーザー設定    ゼロからリストを開始するのにには、ユーザー設定リストを使用します。SharePointテクノロジと互換性のあるスプレッドシート プログラムがある場合、スプレッドシートに基づくユーザー設定リストを作成することもできます。たとえば、ベンダーの契約が格納されている Excel のリストをインポートできます。 さらに詳しい情報は、スプレッドシートを基にリストの作成を参照してください。

外部リスト    保存されている外部SharePoint、ですが、読み取りしてSharePoint内でのデータを操作するには、外部リストを使用します。外部リストのデータ ソースは、外部コンテンツ タイプと呼ばれます。異なりネイティブSharePoint一覧については、外部リストは Business Connectivity Services データにアクセスする (SAP、Siebel、および Microsoft SQL Server) などの外部のシステムから直接かどうかシステムには、データベース、Web サービス、または基幹業務システムをします。

データシート ビュー形式のカスタム リスト    ビュー データシート ビューのカスタム リストを使用すると、カスタム リストに似た空のリストが作成されますが、既定によりそのリストはデータシート ビュー形式で表示されます。データシート ビューには、データを行と列として表示および編集するためのデータ グリッドが用意されています。行と列の追加や編集、フィルターの適用と並べ替え、計算した値と合計の表示を実行することができ、グリッド セルのデータを簡単に編集することができます。データシート ビューを使用するには、32 ビット クライアント コンピューターに Office がインストールされていて、ブラウザーが ActiveX コントロールをサポートしている必要があります。

ステータス リスト    プロジェクトの目標を表示およびトラッキングするには、ステータス リストを使用します。このリストには、目標の達成度を示す色付きのアイコンのセットが含まれています。

回覧板    確認スタンプなどの情報をチーム メンバーに送信するには、回覧板リストを使用します。

Microsoft IME 辞書リスト    リスト内のデータを Microsoft IME 辞書として使用する場合は、Microsoft IME 辞書リストを使用します。Microsoft IME を使用して [よみ] 列アイテムを [表記] に変換し、[コメント] の内容を IME の [コメント] ウィンドウに表示できます。データは特定の URL にリンクさせることができます。

PerformancePoint コンテンツ リスト    PerformancePoint ダッシュボード デザイナーを使用して作成したダッシュボード アイテム (スコアカード、レポート、フィルター、ダッシュボード ページなど) を保存するには、PerformancePoint コンテンツ リストを使用します。

言語と翻訳者    言語と翻訳者のリストは、翻訳管理ライブラリの翻訳管理ワークフローで使用します。このワークフローでは、このリストを使って、各言語のリストに指定された翻訳者に翻訳タスクを割り当てます。このリストは手動で作成するか、翻訳管理ライブラリに翻訳管理ワークフローを追加するときにこのリストを自動的に作成するように選択できます。

KPI リスト    KPI リストを使用すると、追跡の主要業績評価指標明確な目標に対する進捗をすばやく評価することができます。KPI リストをセットアップするには、4 つのデータ ソースを 1 つを使用して、パフォーマンスを追跡する: Analysis Services からのデータ、 SharePointリスト内のデータを Excel ブック内のデータまたはデータを手動で入力: Microsoft SQL Server のコンポーネントをします。KPI リストを作成したら、ダッシュ ボード ページに、インジケーターの状態を表示するのに使用することができます。

スプレッドシートのインポート    既存のスプレッドシートの列とデータを使用するリストを作成します。スプレッドシートをインポートするためには、Microsoft Excel または互換性のあるプログラムが必要です。

これらの一覧のいずれかのページに追加します。

  1. [サイト] で [設定] 設定: プロファイルを更新し、ソフトウェアをインストールし、クラウドに接続します をクリックし、[サイト コンテンツ] をクリックします。

  2. [アプリの追加] アイコンをクリックします。

    [サイト コンテンツ] ダイアログの [アプリの追加] アイコン。
  3. スクロールし、使用するアプリをクリックします。複数のページがある場合があります。

  4. ページに対して、後で取り消せるように、アプリに一意の名前を付け、[作成] をクリックします。

  5. サイト コンテンツ画面に戻ると、次の 3 つの操作を実行できます。

    • ウィンドウを閉じて、ページに戻ります。[Web パーツの挿入] を使用して、ページに新しいアプリを追加します。

    • アプリをクリックし、データの入力を開始します。

    • 省略記号 [...] をクリックして、[設定の変更] をクリックします。列の追加や名前の変更、およびその他のタスクを実行できます。

サイト上のリストの整理

リストの機能は、さまざまな方法で使用できますが、どのように使用するかは、リストの規模および数と組織のニーズによって決定されます。

1 つの大規模なリストで多様なニーズに対応する必要がある場合があります。たとえば、組織全体でトラッキングする必要のある技術的案件が多数あり、案件が複数のプロジェクトおよびグループに適用される場合などがそれに該当します。

次のような場合に、1 つのリストを使用します。

  • グループのメンバーが、リスト アイテムの概要を表示したり、同じアイテム セットを異なるビューで表示したりする必要がある。たとえば、マネージャーが組織のすべての技術的案件の進行状況を確認したり、一定の期間内に提出されたすべての案件を確認したりする場合があります。

  • グループのメンバーが、サイト上の同じ場所にある案件を参照または検索する必要がある。

  • バージョンをトラッキングする設定や承認を必須にする設定など、同じ設定をすべてのリスト アイテムに適用する必要がある。

  • アクセス許可レベルが同じである場合など、リストを使用するすべてのグループが同様の特性を共有している。リスト アイテムごとに個別のアクセス許可を適用することはできますが、アクセス許可レベルに大幅な差がある場合は、複数のリストを使用することを検討してください。

  • リストに関する情報を分析する必要がある、またはリストの更新を統合する必要がある。RSS 技術を使用することにより、リスト アイテムが変更されるとユーザーに通知が送信されるように設定したり、リストへの変更を確認したりできます。RSS フィードにより、ワークグループのメンバーは、変更されたすべての情報を 1 つの一覧で確認できます。

管理する対象のアイテムまたはアイテムを使用するユーザー グループが多様で、それぞれの特性が明確に異なる場合は、複数のリストを作成することができます。

次のような場合に、複数のリストを使用します。

  • グループのメンバーがアイテムの概要を同時に確認する必要がない。

  • 情報を使用するユーザー グループが多様で、それぞれの特性が明確に異なり、適用されているアクセス許可レベルに格差がある。

  • 複数の異なるアイテム セットに異なる設定を適用する必要がある (バージョン管理や承認など)。

  • アイテムを共同で分析する必要がない場合またはリストの更新を統合する必要がない。

リストおよびリスト アイテムを整理するうえで、実行できる操作には、次のようなものがあります。

列の追加    リストに列を追加して、グループのメンバーが最も重要なアイテムを簡単に識別できるようにすることができます。たとえば、リストに [プロジェクト] 列を追加して、特定のプロジェクトに携わっているユーザーが簡単にアイテムを表示および操作できるようにすることができます。 また、部署名や従業員名など、リスト アイテムごとの追加情報を収集する必要がある場合は、さらに列を追加することができます。

リスト内に複数のアイテムが含まれている場合、複数のアイテムを表示するとき、またはビューを切り替えるときのパフォーマンスが向上するように、特定の列のインデックスを作成することを検討してください。この機能によって、アイテムが整理される方法は変更されませんが、組織はより簡単に大量のアイテムをリストに格納できるようになります。ただし、インデックスを作成すると、より多くのデータベース領域が消費されます。リストまたはライブラリのビューを作成、変更、または削除します。

ビューの作成    グループのメンバーが頻繁に特定の形式でデータを表示する必要がある場合は、ビューを使用することができます。ビューでは、列を使用して、データの並べ替え、グループ化、フィルター処理、および表示を行います。各ビューに一度に表示されるアイテムの数を制限することもできます。たとえば、ユーザーがリストを参照するときに、パフォーマンスおよび接続速度が低い場合は 1 ページに 25 のリスト アイテムが表示されるように設定し、高い場合は 100 のリスト アイテムが表示されるように設定することができます。

ビューを設定することにより、大量のアイテムを柔軟にリストに格納できると同時に、今年提出された案件のみや予定表内の現在のイベントのみなど、特定の時点にリストの一部のみを表示することもできます。すべてのユーザーが、各自専用の個人用ビューを作成することができ、またリストを変更する権限のあるユーザーは、すべてのユーザーが使用できるパブリック ビューを作成できます。リストまたはライブラリのビューを作成、変更、または削除します。

フォルダーの作成    リストの所有者には、フォルダーを作成するにが許可されている場合は、ほとんどの種類のリストにフォルダーを追加できます。リスト アイテムで分類できる、特定の方法など、プロジェクト別またはグループがある場合に特に便利です。フォルダーより簡単にスキャン、リスト アイテムを管理できるユーザーを使用できます。SharePointテクノロジでは、サイトやと同様に、ハード_ディスク上のフォルダーと使用するフォルダーを移動することを可能ツリー ビューを提供します。たとえば、部門ごとには、独自のフォルダーを利用できます。リスト内のフォルダーを作成します。

関連項目

追加、編集、またはリスト アイテムを削除します。

有効にしてリストまたはライブラリのバージョン管理を構成します。

リスト内のフォルダーを作成します。

リスト内のフォルダーを削除します。

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