リストの概要

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リストは、チーム メンバーやその他のサイトのユーザーと共有できるデータのコレクションです。SharePoint には、すぐに使用できるリストやリスト テンプレートが多く用意されており、リスト アイテムを整理するための優れたスタート ポイントとして使用できます。この記事では、リストの作成と使用の背景となる概念について説明します。

リストの作成、編集、削除の詳細については、次のトピックを参照してください。

注: ここで説明する情報と、使用可能なリストの種類は、 SharePointのバージョンによって異なります。バージョンがわからない場合は、管理者、サポートデスク、またはマネージャーに問い合わせてください。または、どのバージョンの SharePoint を使用しているかを確認します。

サイトには、通常、リンク、お知らせ、連絡先、案件管理、アンケート、タスクなどの既定のリストが多数含まれています。これらの既定のリストは、チームの共同作業またはビジネス ソリューションにおいて中心的な役割を果たします。多くの場合、これらの既定のリストでは、変更をほとんどまたはまったく加えることなく、迅速で効果的なソリューションを実現できます。たとえば、次のリストを使用できます。

  • タスク: 所有者と進捗状況のトラッキング機能や、リスト コンテンツの見栄えの良い視覚的なプレゼンテーションのためのページ内タイムライン機能を備えています。

  • 案件管理: バージョンを管理する機能とバージョン履歴を保存する機能を備えており、ワークグループ プロジェクトと一般的な作業タスクの詳細な分析に使用できます。

リストは機能豊富で柔軟性が高く、データを保存、共有、および操作するための強力な方法を提供する組み込み機能を多数備えています。以下を実行できます。

  • [テキスト]、[数値]、[選択肢]、[通貨]、[日付と時刻]、[参照]、[はい/いいえ]、[集計値] など、さまざまな列を含むリストを作成します。詳細情報を提供するために、参考となる数値を含むスプレッドシートや背景情報を含むドキュメントなど、1 つ以上のファイルをリスト アイテムに添付することもできます。

  • さまざまな方法でデータを整理、並べ替え、およびフィルター処理するためのリストビューを作成します。列の追加と削除、入力規則の変更などのメタデータを変更します。コンテンツタイプ、サイト列、テンプレートを含むサイト間で一貫してリストを使用します。たとえば、ホームページの予定表から現在のイベントだけを表示して、別のページに表示されるビジュアルビュー (壁の予定表に似た) を作成できます。

  • 一意の列、ルックアップ列、およびリレーションシップの実行 (連鎖削除および制限削除) を組み合わせて、リスト間にリレーションシップを作成します。これらはすべて、より高度なビジネス ソリューションの作成とデータの整合性の維持に役立ちます。

  • カスタム リストの作成、Web パーツおよび Web パーツ ページへのデータの表示、Microsoft Office Excel や Office Access などの他のプログラムのデータのインポート、エクスポート、およびリンクを実行します。

  • バージョンおよび詳細な履歴のトラッキング、データを変更するための承認の義務付け、アイテム レベルおよびフォルダーのセキュリティの使用、チェックインとチェックアウト、および通知と RSS フィードの使用による変更情報の自動的な入手を実行します。

  • 利便性とパフォーマンスを向上させるために 1 つのリストのコンテンツを複数のフォルダーに整理し、インデックス処理を使用してサイズの大きなリストでパフォーマンスを全体的に向上させます。

グループの情報を管理するには、リストの次のような機能を使用できます。

バージョンと詳細な履歴のトラッキング    リスト アイテムのバージョンを管理できるため、バージョン間で変更されたアイテムや、リスト アイテムを変更したユーザーを確認することができます。新しいバージョンで間違いがあった場合は、アイテムの以前のバージョンを復元できます。リストの履歴のトラッキングは、組織がリストの変更について監視する必要があるときに特に重要です。

承認の義務付け    リスト アイテムは承認されなければ、すべてのユーザーに公開されないように指定することができます。アイテムは、承認する権限を持っているユーザーによって承認されるか却下されるまで保留状態になります。承認前は、ユーザーのどのグループがリスト アイテムを参照できるかを制御できます。

アクセス許可のカスタマイズ    リストの参加者が、自分が作成したアイテムのみ、またはリストのすべてアイテムを読み取り、編集できるかどうかを指定できます。リストを管理する権限を持っているユーザーは、すべてのリスト アイテムを読み取り、編集することができます。1 つのリスト アイテムに特定の権限レベルを適用することもできます。たとえば、アイテムに機密情報が含まれるような場合です。

ビューの作成と管理    グループは、同じリストの異なるビューを作成することができます。実際のリストの内容は変更されませんが、アイテムは整理またはフィルター処理されるので、ユーザーはニーズに応じて最も重要な情報または関心のある情報を検索することができます。

リストの更新    リスト アイテムを追加、編集、および削除する手順は、更新するリストの種類に関係なく、ほぼ同じです。リストへのアイテムの追加またはリスト内のアイテムの編集を行う方法は 2 つあります。

  • フォームの使用: 既定の方法です。

  • インライン: リスト ページにアイテムを直接追加することを意味します。

リストがバージョンを管理するように設定されている場合は、リスト アイテムを編集するたびに新しいバージョンのリスト アイテムが作成されます。リスト アイテムの変更履歴を確認し、新しいバージョンに誤りがある場合は以前のバージョンを復元することができます。

数式と算出値の使用    数式と算出値を使用すると、リストの列で動的に情報を生成できます。この操作には、リストの他の列の情報や、現在の日付を示す today などのシステム関数を含めることができます。たとえば、現在の日付から 7 日後を既定の期限日に指定することができます。

変更について通知の受信    リストおよびビューでは、RSS を使用できるので、ワークグループのメンバーは、自動的に更新情報を受信することができます。RSS は、更新情報またはニュースや情報の RSS フィードを 1 か所でまとめて受信して表示できるようにする技術です。電子メール通知を作成して、リストが変更されたり、新しいアイテムが追加されたりしたときに通知を受けることもできます。通知は、自分にとって重要な変更をトラッキングするための便利な方法です。

リストのリレーションシップの作成    2 つのリスト間のリレーションシップを作成するには、ターゲット リストから 1 つ以上の値を取得 ("参照") する参照列をソース リストに作成します。値の取得は、ターゲット リストの値とソース リストの参照列の値とが一致した場合に行われます。必要に応じて、ターゲット リストからソース リストへの列の追加を続行できます。参照列を作成するときには、リレーションシップ動作を実行するように指定することもできます。これを行うには、データの有効性の維持と将来の問題の原因になりうる不整合の防止に役立つ連鎖削除または制限削除オプションを設定します。

データベース プログラムを使ったリスト情報の共有    Access などのデータベース プログラムがインストールされている場合は、サイトからデータをエクスポートしたりサイトにデータをインポートしたり、データベースからテーブルをリストにリンクしたりできます。Access データベースでリスト データを操作する場合は、クエリ、フォーム、およびレポートを作成することもできます。「Access データベースにデータをインポートする」を参照してください。

複数のサイトでの一貫性のあるリストの使用    グループが複数の種類のリストを使用する場合は、コンテンツ タイプ、サイト列、およびテンプレートに関して複数のリストに一貫性を持たせることができます。この機能を使用すると、設定およびリスト構造を効率的に再利用できます。たとえば、特定の列 (顧客の連絡先など) を指定するカスタマー サービスの問題のコンテンツ タイプを作成し、そのコンテンツ タイプのビジネス プロセスを作成することができます。もう 1 つの例は、部署のドロップダウン リストを備えた部署名のサイト列を作成することです。この列を複数のリストで再利用し、各リストで常に同じ名前が表示されるようにすることができます。

メール プログラムからリスト アイテムを操作する    SharePoint テクノロジと互換性のあるメール プログラムを使用すると、重要なリスト情報を利用できます。たとえば、Outlook を使用すると、Outlook からサイトでタスク、連絡先、ディスカッション掲示板を表示し、更新することができます。「外部リストを Outlook に接続する」を参照してください。

コンテンツ対象の設定    リストの対象ユーザー設定を有効にして、リスト内のアイテムが特定の SharePoint および Active Directory グループまたは対象ユーザーのメンバーのみに表示すされるようにすることができます。このためには、クエリ結果の Web パーツなど、対象ユーザー設定を使い、グループ内のユーザーのメンバーシップに応じてリストをフィルター処理する Web パーツを使用します。リストのアイテムを特定の対象ユーザーに対して有効にするには、最初にリストを [対象ユーザーの設定] 列を使って設定しておく必要があります。

使用するリストの種類は、共有する情報の種類によって異なります。

お知らせ    ニュースや状態を共有し、アラームを表示するには、お知らせリストを使用します。お知らせでは、画像、ハイパーリンク、および書式設定されたテキストを使った高度な書式がサポートされます。

連絡先    仕事仲間のユーザーやグループに関する情報を格納するには、連絡先リストを使用します。SharePoint テクノロジと互換性のあるメール プログラムまたは連絡先管理プログラムを使用している場合は、サイトから他のプログラムの連絡先を表示し、更新することができます。たとえば、SharePoint テクノロジと互換性のあるメール プログラム (Outlook など) からすべての仕入先の一覧を更新できます。連絡先リストにより、実際にはサイトのメンバーは管理されませんが、外部仕入先のリストなど、組織の連絡先を格納し、共有するために使用できます。

ディスカッション掲示板    ニュースグループの形式に似た、チーム ディスカッションを記録し、格納する一元的な場所を得るには、ディスカッション掲示板を使用します。管理者がメール メッセージの受信をサイトのリストで有効にしている場合は、ほとんどの一般的なメール プログラムから、メール ディスカッションをディスカッション掲示板に保存することができます。たとえば、新製品発売に関するディスカッション掲示板を作成できます。

リンク    リンク リストは、インターネット、企業のイントラネット、および他のリソースへのリンクの一元的な場所として使用します。たとえば、顧客の Web サイトへのリンクのリストを作成できます。

注目リンク    リンク アクションのセットを視認性の高いレイアウトで表示するには、このリストを使用します。

予定表    チームのすべてのイベントや、会社の休日など特定の出来事を管理するには、予定表を使用します。予定表では、チームのイベントについて卓上カレンダーまたは壁掛けカレンダーのような視覚的なビューが表示され、会議、イベント、および終日イベントが含まれます。特定の期間に関連しない期限や製品発売日など、チームのマイルストーンをトラッキングすることもできます。SharePoint テクノロジと互換性のあるメール プログラムまたは予定表プログラムを使用している場合は、他のプログラムで作業中に、サイトの予定表を表示し、更新できます。たとえば、2 つの予定表を Outlook で横に並べるか重ねて表示し、サイトの予定表を Outlook 予定表の日付と比較して更新することができます。詳細については、「カレンダーを作成する」を参照してください。

タスク    プロジェクトやグループの他の To Do イベントに関する情報をトラッキングするには、タスク リストを使用します。タスクをユーザーに割り当て、タスクが完了に近づくにつれて、その進捗状況や達成率をトラッキングすることができます。SharePoint テクノロジと互換性のあるメール プログラムまたはタスク管理プログラムを使用している場合は、他のプログラムでサイトのタスクを表示し、更新できます。たとえば、組織の予算プロセスのタスク リストを作成し、他のタスクと共に Outlook でそのリストを表示し、更新できます。詳細については、「リストを作成する」を参照してください。

プロジェクト タスク    タスク情報をガント ビューや進行状況バーと共に格納するには、プロジェクト タスク リストを使用します。タスクが完了に近づくにつれて、進捗状況や達成率をトラッキングすることができます。SharePoint テクノロジと互換性のあるメール プログラムまたはタスク管理プログラムを使用している場合は、他のプログラムでサイトのタスクを表示し、更新できます。たとえば、サイトでプロジェクト タスク リストを作成して、トレーニング マニュアルを作成する作業を識別して割り当て、Project から組織の進捗状況を管理することができます。詳細については、「リストを作成する」を参照してください。

案件管理    サポート案件など特定の案件に関する情報を格納し、その進捗状況をトラッキングするには、案件管理リストを使用します。案件を割り当て、分類し、相互に関連付けることができます。たとえば、案件管理リストを作成して、カスタマー サービスの問題や解決策を管理できます。案件を編集するたびにコメントを入力したり、案件の元の説明を変更せずにコメントの履歴を作成したりできます。たとえば、カスタマー サービス担当者は、問題を解決するために使用した各手順と、その結果を記録できます。案件管理リストを使用すると、3 段階の状態管理ワークフローを使って組織による問題の管理やプロジェクトのトラッキングに役立てることができます。詳細については、「リストを作成する」を参照してください。

アンケート    従業員の満足度の調査やテストなどのフィードバックを収集してまとめるには、アンケートを使用します。いくつかの方法で質問と答えを作成でき、フィードバックの概要を表示することができます。SharePoint テクノロジと互換性のあるスプレッドシートまたはデータベース プログラムをインストールしている場合は、結果をエクスポートしてさらに分析することができます。詳細については、「アンケートを作成する」を参照してください。

カスタム    リストを最初から作成するには、カスタム リストを使用します。SharePoint テクノロジと互換性のあるスプレッドシート プログラムをインストールしている場合は、スプレッドシートを基にカスタム リストを作成することもできます。たとえば、仕入先との契約を格納、管理するために作成したリストを Excel からインポートできます。「スプレッドシートを基にリストを作成する」を参照してください。

外部リスト    SharePoint 以外に保存されたデータを操作するには、外部リストを使用しますが、読み書きは SharePoint 内で実行することができます。外部リストのデータ ソースは、外部コンテンツ タイプと呼ばれます。外部リストは、SharePoint のネイティブ リストとは異なり、Business Connectivity Services を使用して外部システム (SAP、Siebel、Microsoft SQL Server など) から、そのシステムがデータベース、Web サービス、基幹業務システムのどれであろうと、直接データにアクセスします。

データシート ビュー形式のカスタム リスト    ビュー データシート ビューのカスタム リストを使用すると、カスタム リストに似た空のリストが作成されますが、既定によりそのリストはデータシート ビュー形式で表示されます。データシート ビューには、データを行と列として表示および編集するためのデータ グリッドが用意されています。行と列の追加や編集、フィルターの適用と並べ替え、計算した値と合計の表示を実行することができ、グリッド セルのデータを簡単に編集することができます。データシート ビューを使用するには、32 ビット クライアント コンピューターに Office がインストールされていて、ブラウザーが ActiveX コントロールをサポートしている必要があります。

ステータス リスト    プロジェクトの目標を表示およびトラッキングするには、ステータス リストを使用します。このリストには、目標の達成度を示す色付きのアイコンのセットが含まれています。

回覧板    確認スタンプなどの情報をチーム メンバーに送信するには、回覧板リストを使用します。

Microsoft IME 辞書リスト    リスト内のデータを Microsoft IME 辞書として使用する場合は、Microsoft IME 辞書リストを使用します。Microsoft IME を使用して [よみ] 列アイテムを [表記] に変換し、[コメント] の内容を IME の [コメント] ウィンドウに表示できます。データは特定の URL にリンクさせることができます。

PerformancePoint コンテンツ リスト    PerformancePoint ダッシュボード デザイナーを使用して作成したダッシュボード アイテム (スコアカード、レポート、フィルター、ダッシュボード ページなど) を保存するには、PerformancePoint コンテンツ リストを使用します。

言語と翻訳者    言語と翻訳者のリストは、翻訳管理ライブラリの翻訳管理ワークフローで使用します。このワークフローでは、このリストを使って、各言語のリストに指定された翻訳者に翻訳タスクを割り当てます。このリストは手動で作成するか、翻訳管理ライブラリに翻訳管理ワークフローを追加するときにこのリストを自動的に作成するように選択できます。

KPI リスト    測定可能な目標に対する進捗状況をすばやく評価するために使用できる主要業績評価指標 (KPI) をトラッキングするには、KPI リストを使用します。KPI リストを作成して、4 つのデータ ソース (手動で入力したデータ、SharePoint リストのデータ、Excel ブックのデータ、または Microsoft SQL Server コンポーネントである Analysis Services のデータ) の 1 つを使って業績をトラッキングできるようにすることができます。KPI リストを作成すると、リストを使って指標の状態をダッシュボード ページに表示できます。

スプレッドシートのインポート    既存のスプレッドシートの列とデータを使用するリストを作成します。スプレッドシートをインポートするためには、Microsoft Excel または互換性のあるプログラムが必要です。

これらのリストのいずれかをページに追加する

  1. [サイト] で [設定] 設定: プロファイルを更新し、ソフトウェアをインストールし、クラウドに接続します をクリックし、[サイト コンテンツ] をクリックします。

  2. [アプリの追加] アイコンをクリックします。

    [サイト コンテンツ] ダイアログの [アプリの追加] アイコン。
  3. スクロールし、使用するアプリをクリックします。複数のページがある場合があります。

  4. ページに対して、後で取り消せるように、アプリに一意の名前を付け、[作成] をクリックします。

  5. サイト コンテンツ画面に戻ると、次の 3 つの操作を実行できます。

    • ウィンドウを閉じて、ページに戻ります。[Web パーツの挿入] を使用して、ページに新しいアプリを追加します。

    • アプリをクリックし、データの入力を開始します。

    • 省略記号 [...] をクリックして、[設定の変更] をクリックします。列の追加や名前の変更、およびその他のタスクを実行できます。

サイト上のリストの整理

リストの機能は、さまざまな方法で使用できますが、どのように使用するかは、リストの規模および数と組織のニーズによって決定されます。

1 つの大規模なリストで多様なニーズに対応する必要がある場合があります。たとえば、組織全体でトラッキングする必要のある技術的案件が多数あり、案件が複数のプロジェクトおよびグループに適用される場合などがそれに該当します。

次のような場合に、1 つのリストを使用します。

  • グループのメンバーが、リスト アイテムの概要を表示したり、同じアイテム セットを異なるビューで表示したりする必要がある。たとえば、マネージャーが組織のすべての技術的案件の進行状況を確認したり、一定の期間内に提出されたすべての案件を確認したりする場合があります。

  • グループのメンバーが、サイト上の同じ場所にある案件を参照または検索する必要がある。

  • バージョンをトラッキングする設定や承認を必須にする設定など、同じ設定をすべてのリスト アイテムに適用する必要がある。

  • アクセス許可レベルが同じである場合など、リストを使用するすべてのグループが同様の特性を共有している。リスト アイテムごとに個別のアクセス許可を適用することはできますが、アクセス許可レベルに大幅な差がある場合は、複数のリストを使用することを検討してください。

  • リストに関する情報を分析する必要がある、またはリストの更新を統合する必要がある。RSS 技術を使用することにより、リスト アイテムが変更されるとユーザーに通知が送信されるように設定したり、リストへの変更を確認したりできます。RSS フィードにより、ワークグループのメンバーは、変更されたすべての情報を 1 つの一覧で確認できます。

管理する対象のアイテムまたはアイテムを使用するユーザー グループが多様で、それぞれの特性が明確に異なる場合は、複数のリストを作成することができます。

次のような場合に、複数のリストを使用します。

  • グループのメンバーがアイテムの概要を同時に確認する必要がない。

  • 情報を使用するユーザー グループが多様で、それぞれの特性が明確に異なり、適用されているアクセス許可レベルに格差がある。

  • 複数の異なるアイテム セットに異なる設定を適用する必要がある (バージョン管理や承認など)。

  • アイテムを共同で分析する必要がない場合またはリストの更新を統合する必要がない。

リストおよびリスト アイテムを整理するうえで、実行できる操作には、次のようなものがあります。

列を追加する   グループが最も重要な項目を特定するために、リストに列を追加できます。たとえば、プロジェクトの列をリストに追加して、特定のプロジェクトで作業しているユーザーが自分のアイテムをより簡単に表示して操作できるようにすることができます。また、部署名や従業員名など、各リストアイテムの追加情報を収集する場合は、列を追加することもできます。

リスト内に複数のアイテムが含まれている場合、複数のアイテムを表示するとき、またはビューを切り替えるときのパフォーマンスが向上するように、特定の列のインデックスを作成することを検討してください。この機能によって、アイテムが整理される方法は変更されませんが、組織はより簡単に大量のアイテムをリストに格納できるようになります。ただし、インデックスを作成すると、より多くのデータベース領域が消費されます。リストまたはライブラリのビューを作成、変更、または削除します。

ビューの作成    グループのメンバーが頻繁に特定の形式でデータを表示する必要がある場合は、ビューを使用することができます。ビューでは、列を使用して、データの並べ替え、グループ化、フィルター処理、および表示を行います。各ビューに一度に表示されるアイテムの数を制限することもできます。たとえば、ユーザーがリストを参照するときに、パフォーマンスおよび接続速度が低い場合は 1 ページに 25 のリスト アイテムが表示されるように設定し、高い場合は 100 のリスト アイテムが表示されるように設定することができます。

ビューを設定することにより、大量のアイテムを柔軟にリストに格納できると同時に、今年提出された案件のみや予定表内の現在のイベントのみなど、特定の時点にリストの一部のみを表示することもできます。すべてのユーザーが、各自専用の個人用ビューを作成することができ、またリストを変更する権限のあるユーザーは、すべてのユーザーが使用できるパブリック ビューを作成できます。リストまたはライブラリのビューを作成、変更、または削除します。

フォルダーを作成する   リストの所有者が作成するフォルダーを許可している場合は、ほとんどの種類のリストにフォルダーを追加できます。これは特に、プロジェクトやグループなど、リストアイテムを特定の方法で分割できる場合に役立ちます。フォルダーを使用すると、ユーザーはリスト項目をより簡単にスキャンして管理できます。SharePointテクノロジは、ユーザーがハードディスク上のフォルダーと同じようにサイトやフォルダーを操作できるようにするツリービューを提供します。たとえば、各部署に独自のフォルダーを設定することができます。リスト内にフォルダーを作成する

関連項目

リスト アイテムを追加、編集、または削除する

リストまたはライブラリのバージョン管理を有効にし、構成する

リスト内にフォルダーを作成する

リスト内のフォルダーを削除する

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