リストのアイテムを整理する

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リストをどのように整理するかは、グループのニーズ、さらには、情報の格納と検索にどのような方法を用いるかによっても異なります。

この記事の内容

リストを整理する方法

リストに列を追加します。

ビューを作成します。

別のビューを選択します。

フォルダー リストに追加します。

リストを整理する方法

次に、リストおよびリスト アイテムを整理する方法をいくつか紹介します。

  • 列を追加する    最も重要なアイテムを正確に特定するには、リストに列を追加します。列を追加することは、各リスト アイテムについて、部署名や社員名など、より詳しい情報を収集したい場合にも有効な手段です。

    リストに複数のアイテムが存在する場合は、特定の列にインデックスを作成することにより、複数のアイテムを閲覧したり、ビューを切り替えたりするときのパフォーマンスを高めることができます。この機能によってアイテムの整理方法が変わるわけではありませんが、リストに大量のアイテムを格納しやすくなるというメリットがあります。ただし、インデックスを作成すると、データベースの記憶域が多く消費されます。詳細については、管理者に問い合わせてください。

  • ビューを作成する     グループ内のユーザーが、データを特定の方法で表示することがたびたびある場合は、ビューを使用します。ビューでは、列を使ったデータの並べ替え、グループ化、フィルタによって、必要なデータを表示できます。また、各ビューでは、一度に表示されるアイテム数を選択することができます。たとえば、各ユーザーの好みや接続速度に応じて、1 ページあたりに表示されるリスト アイテム数を 25 件に設定したり、100 件に設定したりすることもできます。

    ビューを設定することにより、大量のアイテムを柔軟にリストに格納できると同時に、今年提出された案件のみや予定表内の現在のイベントのみなど、特定の時点にリストの一部のみを表示することもできます。すべてのユーザーが、各自専用の個人用ビューを作成することができ、またリストを変更する権限のあるユーザーは、すべてのユーザーが使用できるパブリック ビューを作成できます。

  • フォルダを作成する     ほとんどの種類のリストには、そのリストの所有者がフォルダの作成を許可している場合、フォルダを追加できます。この方法は、リスト アイテムを、プロジェクト別やグループ別など、特定の方法で分類できる場合には特に有効です。フォルダを使用することにより、ユーザーが、容易にリスト アイテムを探したり管理したりできます。Windows SharePoint Services 3.0 はツリー ビューをサポートしているため、ユーザーは、ハード ディスク上のフォルダを扱うのと同じ感覚で、さまざまなサイトやフォルダにアクセスできます。たとえば、部署ごとに異なるフォルダを作成することもできます。

    • 複数のサイトで一貫性のあるリストの使用   グループ リストの種類のいくつかの場合は、コンテンツ タイプ、サイト内の列とテンプレートを複数のリスト全体で一貫性を追加できます。これらの機能を使用すると、効率的な方法でリストの構造、設定を再利用することができます。たとえば、(顧客連絡先) などの特定の列を指定する顧客のサービスに関する問題のコンテンツ タイプとコンテンツ タイプのビジネス プロセスを作成できます。別の例は部門のドロップダウン リストを含む、部署名にサイト列を作成しています。名前に常に各リスト方法は同じですが表示されていることを確認する複数のリストで、列を再利用することができます。

      参照」セクションの詳細については、コンテンツ タイプ、サイト列、およびリスト テンプレートへリンクを検索します。

リストの機能は、さまざまな方法で使用できますが、どのように使用するかは、リストの規模および数と組織のニーズによって決定されます。

1 つのリストに多数のアイテムを格納する

1 つの大規模なリストで多様なニーズに対応する必要がある場合があります。たとえば、組織全体で追跡する必要のある技術的案件が多数あり、案件が複数のプロジェクトおよびグループに適用される場合などがそれに該当します。

次のような場合に、1 つのリストを使用します。

  • グループのメンバが、1 つのアイテム セットの概要を表示したり、1 つのアイテム セットを異なるビューで表示したりする必要がある (たとえば、マネージャが組織のすべての技術的案件の進行状況を確認したり、一定の期間内に提出されたすべての案件を確認したりする必要がある場合など)。

  • 参照または検索する案件がサイト上の同じ場所にまとまっていた方が都合がよい。

  • バージョンを追跡する設定や承認を必須にする設定など、同じ設定をすべてのリスト アイテムに適用する必要がある。

  • アクセス許可レベルが同じである場合など、リストを使用するすべてのグループが同様の特性を共有している。リスト アイテムごとに個別のアクセス許可を適用することはできますが、アクセス許可レベルに大幅な差がある場合は、複数のリストを使用することを検討してください。

  • リストに関する情報を分析する必要がある、またはリストの更新を統合する必要がある。RSS テクノロジを使用することにより、リスト アイテムが変更されるとユーザーに通知が送信されるように設定したり、リストへの変更を確認したりできます。RSS フィードにより、ワークグループのメンバは、変更されたすべての情報を 1 つの一覧で確認できます。

複数のリストを作成する

管理する対象のアイテムまたはアイテムを使用するユーザー グループが多様で、それぞれの特性が明確に異なる場合は、複数のリストを作成することができます。

次のような場合に、複数のリストを使用します。

  • アイテム全体の概要をユーザーに提供する必要がない。

  • 情報を使用するユーザー グループが多様で、それぞれの特性が明確に異なり、適用されているアクセス許可レベルに格差がある。

  • 複数の異なるアイテム セットに異なる設定を適用する必要がある (バージョン管理や承認など)。

  • アイテムを共同で分析する必要がない場合またはリストの更新を統合する必要がない。

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列をリストに追加する

リストの情報は、役職、姓、会社名などの列に格納されます。リスト アイテムに関して他の情報を格納する必要がある場合は、列を追加することによってリストを並べ替えたり、グループ化したりできるほか、複数のビューを作成することもできます。たとえば、期限に基づいてリストを並べ替えたり、部署名別にアイテムをグループ化したりできます。

作成できる列の種類として、1 行テキスト、オプションのドロップダウン リスト、他の列から計算される数値、サイトのユーザーの名前と写真など、いくつかのオプションが用意されています。

注: 次の手順は、列を追加するリストのリスト ページから開始します。リストがまだ開かれていない場合は、その名前をサイド リンク バーでクリックします。リストの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックし、リストの名前をクリックします。

  1. [設定] メニューの [ 設定メニュー 列の作成] をクリックします。

  2. [名前と種類] セクションで、[列名] ボックスに任意の名前を入力します。

  3. [この列の情報の種類] で、列に表示する情報のタイプを選択します。

  4. [列の追加設定] セクションで、[説明] ボックスに説明を入力して、列の目的と列に保存するデータの種類をユーザーが理解できるようにします。 この説明は省略できます。

  5. 選択した列のタイプに応じて、その他のオプションが [列の追加設定] セクションに表示される場合があります。目的の追加設定を選択します。

  6. サイト上のユーザーは、リストまたはライブラリを初めて開いたときに自動的に表示、既定のビューに列を追加するには、[既定のビューに追加] をクリックします。

  7. [OK] をクリックします。

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ビューを作成する

ビューを使用して、最も重要なリスト アイテムや使用目的に最適なリスト アイテムを表示できます。たとえば、最新のアイテム、特定の部署で使用されているアイテム、特定のユーザーによって作成されたアイテムなどのビューを作成できます。

[ビュー] メニューに一覧表示されたビュー

ほとんどのリストでは、リストを表示しているときに、列名をポイントし、その列名の横に表示される矢印をクリックすることにより、アイテムを一時的に並べ替えたり、フィルタを適用したりできます。一時的に特定の方法でリスト アイテムを表示したい場合には有効な手段ですが、次回、そのリストを表示するときにも同じ手順を繰り返す必要があります。

リストまたはライブラリ内のアイテムの並べ替え

頻繁に特定のリストを表示する場合は、ビューを作成することができます。このビューのリストを使用することをいつでも使用できます。ビューを作成するときに、リストの表示] メニューの [ [表示] メニュー に追加されます。

リストに対して作成できるビューには、個人用ビューとパブリック ビューがあります。個人用ビューはだれでも作成でき、リストを特定の方法で表示したり、フィルタを適用して必要なリスト アイテムだけを表示したりできます。サイトをデザインする権限を持つユーザーであれば、そのリストを閲覧するすべてのユーザーが利用できるパブリック ビューを作成できます。また、ユーザーがリストを閲覧するときに、特定のビューが自動的に表示されるように、パブリック ビューを既定のビューにすることもできます。

さらに、サイトをデザインする際に、別のビューまたはそれぞれのビューを使用する Web パーツでページを設計にリンクすることができます。たとえば、チームは、チーム メンバーによって作成されたドキュメントのみが表示されているリストのビューにリンクすることがあります。

グループのメンバーがリストをモバイル デバイスで閲覧する予定がある場合は、そのデバイスの帯域幅や性能を考慮した制限 (表示可能なアイテム数など) を設けることで、最適なモバイル ビューを作成できます。ビューの作成の詳細については、[参照] セクションのリンクを参照してください。

  1. リストがまだ開かれていない場合は、その名前をサイド リンク バーでクリックします。

    リストの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックし、リストの名前をクリックします。

  2. [設定] メニューの [ 設定メニュー ビューの作成] をクリックします。

  3. [ビュー形式の選択] で、作成するビューの種類をクリックします。[標準ビュー] を選択するのが一般的ですが、予定表ビューやガント ビューなど、必要に応じて他のビューを選択することもできます。

  4. ビュー名] ボックスで、姓を Sorted などのビューの名前を入力します。

  5. 既定の表示にする場合は、この既定のビューを作成する] チェック ボックスを選択します。できますこの既定のビューとパブリック ビューである場合にのみ、リストのデザインを変更する権限がある場合。

  6. [対象ユーザー] の [対象ユーザーの表示] で、他のユーザーには表示できない個人用ビューを作成するか、だれでも使用できるビューを作成するかを選択します。

  7. [] セクションで、列に対応するチェック ボックスを選択することにより、列の表示と非表示を設定できます。列名の横に、ビューに列を表示するときの順番を示す数値を入力します。

  8. リスト アイテムの並べ替えを実行する場合は、[並べ替え] セクションで、並べ替えの方法を選択します。並べ替えには、2 つの列を使用でき、まず [姓] 列で並べ替えてから [名] 列で並べ替えたりできます。

  9. リスト アイテムのフィルタ処理を実行する場合は、[フィルタ] セクションで、フィルタ処理の方法を選択します。フィルタ処理を適用したビューには、特定の部署によって作成されたアイテムのみ、承認済みのアイテムのみなど、より少ない数のアイテムが選択されて表示されます。

  10. [グループ化] で、同じ値がセクションに含まれている項目をグループ化できます。たとえば、特定の作成者によるドキュメントの拡張可能セクションをグループ化できます。

  11. [集計] で、1 つの列に含まれる項目の数 (請求書の総数など) をカウントできます。場合によっては、情報を要約したり平均値などの他の情報を抽出したりすることもできます。

  12. [スタイル] セクションで、ビューに必要なスタイルを選択します (1 行おきに網掛けが適用される網掛けリストなど)。

  13. リストにフォルダが存在する場合は、フォルダを含まないビュー (フラット ビュー) を作成できます。同じレベルにあるすべてのリスト アイテムを表示するには、[フォルダなしですべてのアイテムを表示する] をクリックします。

  14. 1 つのリストで表示できるアイテムの数と 1 ページに表示できるアイテムの数を制限できます。これらの設定は、とりわけモバイル デバイスで表示されるビューを作成する場合に重要です。[アイテムの制限] セクションで、必要に応じてオプションを選択します。

  15. リストをモバイル デバイスで表示する計画がある場合は、[モバイル] セクションで必要なオプションを選択します。

  16. [OK] をクリックします。

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別のビューを選択する

リストに複数のビューが設定されていることがあり、またビューは追加することができます。複数のビューが使用できる場合は、[ビュー] メニューを使用してビューを切り替えることができます。

  1. リストがまだ開かれていない場合は、その名前をサイド リンク バーでクリックします。

    リストの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックし、リストの名前をクリックします。

  2. [表示] メニューの [ [表示] メニュー には、ビューをクリックします。

    ヒント: 既存のビューを変更するには、[ビュー] メニューの [このビューの変更] をクリックします。

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リストにフォルダを追加する

リスト アイテムの種類が多く存在する場合は、フォルダを追加すると、リストが整理しやすくなります。

  1. リストがまだ開かれていない場合は、その名前をサイド リンク バーでクリックします。

    リストの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックし、リストの名前をクリックします。

  2. [新規作成] メニューの [ メニューの画像 には、新しいフォルダーをクリックします。

    リストを作成したユーザーによって、そのリストへのフォルダの作成が禁止されている場合、[新しいフォルダ] コマンドは利用できません。

  3. フォルダの名前を入力して、[OK] をクリックします。

ヒント: フォルダが含まれているリストが複数ある場合やグループのメンバがハード ディスクを参照するのと同様にリストを参照する必要がある場合は、ツリー ビューが使用できるように設定すると便利です。ツリー ビューを使用することにより、フォルダを展開したり折りたたんだりでき、またフォルダの間を簡単に移動できます。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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