ライブラリの概要

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ライブラリは、ファイルに対してアップロード、作成、更新、さらにはチーム メンバーとの共同作業を行うことができるサイト上の場所です。各ライブラリには、ファイルの一覧やファイルに関する主要な情報 (ファイルを最後に修正したユーザーなど) が表示されます。ほとんどのサイトは、その作成時にライブラリが含まれます。たとえば、チーム サイトには、ドキュメントを整理し、共有できるドキュメント ライブラリがあります。

ドキュメント ライブラリ

より多くのライブラリが必要になった場合、すぐに使える複数のライブラリ アプリから選んで、それらをサイトに追加できます。ライブラリはいくつかの方法でカスタマイズすることもできます。たとえば、ドキュメントを表示、管理、作成する方法を決めることができます。また、バージョンの数や種類など、ファイルのバージョンを管理することもできます。さらに、ビュー、フォーム、ワークフローをカスタマイズすることで、プロジェクトやビジネス プロセスを管理するのに役立ちます。

ライブラリを作成または使用する方法について知りたい場合は、以下の一般的で役に立つタスクの情報を参照してください。

蓬莱堂のマーケティング チームは、プロジェクトやドキュメントを管理するためのチーム サイトを作成します。彼らは、サイトを管理するサイトの所有者を選びます。サイトの所有者は、サイトの所有者グループに追加されると、フルコントロールの権限レベルを取得します。この所有者はサイトを共有し、すべてのユーザーがサイトに投稿できるように権限を与えます。このチームでは、ドキュメント ライブラリを、プレス リリース、予算関連のファイル、契約書、提案書、さらにはチームに関連するその他のドキュメントの管理に使うことにしました。

チームがライブラリを一元管理する場所として使い始められるように、サイトの所有者が重要なドキュメントをアップロードします。その後、バージョン管理を有効にし、ユーザーがファイルの更新履歴を残したり、必要に応じて以前のバージョンを復元したりできるようにします。サイト所有者は、マーケティング報告書、販売契約書、キャンペーン計画書、さらには予算ワークシート用の標準テンプレートもライブラリに追加します。各テンプレートには会社のロゴやすべての社員が使うことに同意したフォーマットなどが含まれます。メンバーがドキュメント ライブラリから新しいファイルを作成する際には、必要なテンプレートを簡単に選べます。

チーム メンバーがファイルを追加したり、ドキュメントでの共同作業を進めていったりするにつれて、列が追加され、ドキュメントをすばやく見つけられるようにするビューが作成され、ライブラリが整理されていきます。その結果、たとえば、サイト所有者が "プロジェクト名" という列を追加すると、チーム メンバーはその列名でフィルター処理や並べ替えを行うことができます。他のチーム メンバーは、会計四半期ごとにグループ化されたパブリック ビューを追加し、6 か月以内に期限が切れる契約を抽出します。各メンバーが個別に個人用ビューを作成して、情報を瞬時に表示し、作業の完了に役立てることもできます。

スタッフ会議で多くの議論が行われた後、チームでは週に一度、更新を報告するアラートをライブラリ レベルで設定することを決定します。各メンバーは、必要に応じて特定のファイルに対して追加のアラートや RSS フィードを設定する方法を決定できます。

RSS 通知が強調表示された [ライブラリ] タブ

また、チームは、この新しい共同作業の世界で重要となる "ベスト プラクティス" に責任を持って取り組みます。メンバーがドキュメントを共有する場合、電子メール メッセージに添付したくなる気持ちを抑え、代わりにドキュメントへのリンクを電子メールで送信します。リンクはライブラリから簡単に電子メールで送信でき、チーム サイト上の最新バージョンにユーザーがアクセスできるようにします。

このチームの重要な責務は、マーケティング キャンペーンを実施して売上と収益を上げることです。メンバーが新しいキャンペーン計画を立てるときは、ドキュメントを共同編集し、ファイルのマイナー バージョンを管理します。共同編集では、複数のユーザーが、変更の調整を心配することなく同時に文書を編集することができます。ドキュメントのあるバージョンでミスがあっても、その前のバージョンを復元できるからです。キャンペーン計画が終了したら、メジャー バージョンのファイルを作成し、法務部門やマネージャーの承認を得るために送信します。ファイルが承認されたら、社内の他の従業員もファイルを参照できるようにします。

サイト所有者は、オンライン ドキュメントとトレーニングを調べ、ワークフローの設定、作成したワークフローのライブラリへの関連付け、さらにはフィードバック収集、署名収集、最終ドキュメント発行といったプロセスの自動化を行う方法を学習します。

3 か月間使ったところ、ドキュメント ライブラリとサイトは、マーケティング チームにとって不可欠な要素となり、企業における生産性と可視性の向上に貢献しました。チームのメンバーにとって、このライブラリなしで仕事をすることは今では考えられず、より効率的に共同作業を行うために SharePoint テクノロジを利用する他の方法も検討しています。

ここでは、ライブラリの使用方法と、グループでより使いやすくする方法について説明します (基本からより高度な方法へと大まかに分類されています)。

ビューの使用と作成    表示を使うと、自分にとって重要または目的に最も合ったライブラリ内のファイルを表示できます。ライブラリの内容は変わりませんが、各ビューでファイルの整理やフィルターが行われるので、見つけやすくわかりやすい方法で表示することができます。ビューに関する詳細については、「リストまたはライブラリのビューの作成、変更、または削除を行う」をご覧ください。

[このビューの変更] が選択された画像ライブラリ ビュー バー

バージョンのトラッキング     ファイルの以前のバージョンを残す必要がある場合、ファイルのトラッキング、保存、復元にライブラリが役立ちます。すべてのバージョンを同じ方法でトラッキングすることもできますが、メジャー バージョン (マニュアルに新しい章を追加した場合など) とマイナー バージョン (スペル ミスを修正した場合など) を使い分けることもできます。記憶域を管理しやすくするため、保存するバージョンの種類ごとにバージョン数を選ぶことができます。

ヒント:  チームで共同編集を使おうと計画しているのであれば、ライブラリで少なくともメジャー バージョン管理をオンにすることをお勧めします。これは、だれかがライブラリ内で共同編集しているものと同じ名前のドキュメントを誤ってアップロードしてしまった場合などに備える、念のための対策です。そうすることで、変更内容が失われても、ドキュメントの前のバージョンに復元できます。

バージョン管理の詳細については、「一覧またはライブラリ用にバージョン管理を有効化し設定する」をご覧ください。

ファイルの共同編集またはチェックアウト     チェックアウトせずにライブラリから Microsoft Word または PowerPoint のドキュメントを編集すると、他のユーザーも同時にその文書を編集できます (共同編集)。ファイルを次のトピックを参照してください。すると、そのファイルがチェックインされるまで他のユーザーは編集できません。ドキュメントが機密文書を含む場合や、ドキュメントの変化を注意深く管理したい場合には、ライブラリ内でドキュメントをチェックアウトするように要求できます。ただし、チェックアウトを要求すると、ドキュメントを共同編集できなくなることにご注意ください。チェックアウトを使うと、ユーザーはドキュメントに加えた変更に関してコメントを残すように要求されます。さらには、チェックアウトによって編集やレビューのプロセスに時間がかかってしまいます。詳しくは、「ドキュメントのグループ作業と共同編集」または「ライブラリのファイルのチェックアウト、チェックイン、または変更の破棄を行う」をご覧ください。

デスクトップ プログラムでのファイルの編集    SharePoint サイトにドキュメントを保存すると、サイトにアクセスしなくても、Microsoft Word や PowerPoint などの互換性のあるデスクトップ プログラムから、ドキュメントの作成、編集、共同編集を直接行うことができます。たとえば、他のユーザーが PowerPoint プレゼンテーションを編集しているのと同時に、そのプレゼンテーションを編集できます (共同編集とも呼ばれます)。PowerPoint からチェックインとチェックアウトを直接管理することもできます。また、OneDrive for Business または Outlook では、ライブラリのコンテンツをオフラインにしてリモート サイトで作業し、その後オンラインに戻してスムーズに変更を同期できます。

変更通知の受信     ライブラリのドキュメントが変更された場合に最新版を使えるようにするには、アラートを設定するか、RSS フィードを購読するか、ドキュメントに従います。アラート、RSS、以下の説明の間の主な違いは、通知を受け取る場所です。通知と RSS フィードでは、どちらも更新についての情報を得ることができます。また、どのような情報を受け取るかを指定できます。アラートまたは RSS を設定し、ライブラリ内で何かしら変更された内容を発見することができます。特定のドキュメントのみ管理したい場合は、アラートを設定するか、ドキュメントに従います。アラートは電子メールまたはテキスト メッセージの形で表示されます。RSS 通知は、Outlook またはその他のフィード リーダーで読むことができる、統合されたフィードとして表示されます。ドキュメントに従うと、ニュースフィードに通知が表示されます (組織内でニュースフィードを使っている場合)。通知について詳しくは、「通知の作成または RSS フィードの購読を行う」をご覧ください。

ドキュメントの承認の要求     ドキュメントをすべてのユーザーが参照できるようにする前に、ドキュメントが承認されるように要求することができます。権限を持つユーザーによって承認または却下されるまで、ドキュメントのステータスは保留になります。ドキュメントの表示を許可するユーザー グループを制限して、承認されるまでは表示できないようにすることができます。この機能は、最終版になる前の状態は公開できない重要なガイドラインや手順がライブラリに含まれる場合に役立ちます。

権限の設定    SharePoint のグループとアクセス許可レベルを使うと、コンテンツへのアクセス管理を効率的に行うことができます。既定では、ライブラリ、ライブラリ内のフォルダー、ドキュメントの権限は、サイトから継承されます。特定のライブラリまたはドキュメントに固有の権限を割り当てると、契約書、予算関連の情報などの機密情報を、同じサイトにある他のファイルへのアクセスを制限せずに保護できます。権限について詳しくは、「SharePoint のアクセス許可レベルについて」をご覧ください。

ワークフローの作成     ドキュメント ライブラリまたはコンテンツ タイプに、組織内で定義されたワークフローを適用することで、ドキュメントの承認管理やレビュー管理などの一連のビジネス プロセスを確立できます。ドキュメントに対して、ワークフローと呼ばれるビジネス プロセスを割り当て、ドキュメントの承認など、順番に実行する必要のある処理を指定できます。SharePoint ワークフローは、一連のアクションやタスク間でのドキュメントやアイテムの移動を自動化する方法です。既定では、ライブラリで利用できるワークフローとして、"承認"、"フィードバックの収集"、"署名の収集" があります。"承認" ワークフローでは、ドキュメントをグループで回覧して承認を求めます。"フィードバックの収集" ワークフローでは、ドキュメントをグループで回覧してフィードバックを集めます。完了したら、ワークフローを開始したユーザーにドキュメントが戻されます。"署名の収集" ワークフローでは、ドキュメントをグループで回覧してデジタル署名を収集します。

注:  SharePoint Foundation では、3 段階の状態管理ワークフローのみ利用できます。

ワークフローの詳細については、「SharePoint に組み込まれたワークフローについて」をご覧ください。

コンテンツ タイプの定義     グループが作業対象とするファイルに、ワークシート、プレゼンテーション、ドキュメントなどいくつかの種類がある場合は、複数のコンテンツ タイプを有効にして定義することで、ライブラリの機能を拡張できます。コンテンツ タイプを利用すると、複数のライブラリに柔軟性と一貫性を持たせることができます。各コンテンツ タイプでは、テンプレートに加え、ワークフロー プロセスも指定できます。テンプレートは、書式設定や定型文を使う場合や、部署名、契約番号など同種のドキュメントに適用するプロパティがある場合の出発点として使えます。

監査のトラッキング    機密情報を含むファイルのグループがある場合は、ドキュメントがどのように使われたかを知ることが重要です。ファイルの変更、コピー、削除などのイベントへの監査のトラッキングを有効にするポリシーを定義できます。

ポリシーの設定    ポリシー設定を使うと、指定された期間が経過したドキュメントの有効期限切れ、自動削除、定期的な検証 (ワークフローを利用) などを行うことができます。ライブラリの内容が変化する中、このような整理のための設定を使うと、使用率の高いハード ディスクの空き容量を手動でクリーンアップする時間と手間を節約でき、クォータ制限に到達するのを避けることができます。

注:  SharePoint Foundation では、ポリシーの設定は利用できません。

ドキュメント センター サイトの使用    たくさんのドキュメントを作成、管理、保存する場合は、ドキュメント センター サイトを使うことができます。ドキュメント センターは、たくさんのドキュメントを一元管理するためのリポジトリとして機能するよう設計されています。メタデータとツリー ビュー ナビケーション、コンテンツ タイプ、Web パーツなどの機能を使うと、ドキュメントを整理したり取得したりすることができます。"コンテンツの管理者" は、ほとんどのライブラリで、明示的にインデックスを作成せずに、メタデータ ナビゲーションをすばやく構成してパフォーマンスを向上することができます。また、このコンテンツの管理者は、広範なフィルターやビューでパフォーマンスを向上するために追加のインデックスを作成することもできます。ドキュメント センター サイトは、オーサリング環境 (ユーザーがファイルのチェックインとチェックアウトを行い、それらのファイル用のフォルダー構造を作成する) や、コンテンツ アーカイブ (ユーザーはドキュメントの参照とアップロードのみを行う) として使えます。

注: SharePoint Foundation では、ドキュメント センターは利用できません。

ライブラリ内のドキュメントを整理する方法は、グループのニーズや、どのような方法で格納または検索したいのかによって異なります。計画を立てることで、グループに最も適した構造を設定できます。ライブラリには、1 つのライブラリ内の複数のファイルを扱う場合に役立ついくつかの機能が用意されています。ただし、グループによっては、複数のライブラリを使うほうが適している場合もあります。

1 つのライブラリでいろいろなニーズに対応する必要がある場合があります。たとえば、1 つのグループが複数のプロジェクトに携わっている場合や、複数のグループが 1 つのプロジェクトに携わっている場合などがそれに該当します。次のような場合は、1 つのライブラリを使うことを検討してください。

  • グループのメンバーが、概要を表示したり、同じファイル セットを異なるビューで表示したりする必要がある。たとえば、マネージャーが部署別または期限別にグループ化されたすべてのファイルを確認する必要がある場合など。

  • グループのメンバーが、サイト上の同じ場所にあるファイルを検索する必要がある。

  • ファイルのバージョントラッキングや承認を必須にする場合など、同じ設定をすべてのファイルに適用する必要がある。

  • アクセス許可レベルが同じである場合など、ライブラリを使うすべてのグループが同様の特性を共有している。

  • スプレッドシート内のファイルに関する情報を分析する必要がある。または、統合されたファイルの更新内容を受け取る必要がある。

1 つのライブラリに含まれる複数のドキュメントを効率的に扱うため、列の追加、ビューの定義、またはフォルダーの作成を行って、ライブラリ内のファイルを整理できます。

格納対象と管理対象のファイル セットまたはファイルを使うユーザー グループが多様で、それぞれの特性が明確に異なる場合は、複数のライブラリを作成できます。次のような場合に、複数のライブラリを使います。

  • 格納や管理する対象のファイルの種類が多様で、それぞれの特性が明確に異なり、グループ メンバーが頻繁にファイルの概要を表示したりファイルを同時に検索したりしない。

  • ファイルを使うユーザー グループが多様で、それぞれの特性が明確に異なり、適用されているアクセス許可レベルに格差がある。

  • 複数の異なるファイル セットに異なる設定を適用する必要がある (バージョン管理や承認など)。

  • ファイルを共同で分析する必要がない。またはファイルの更新を統合する必要がない。

  • 新規ファイルを作成するためのオプション セットを複数提供する。またはライブラリの [新規] メニューのオプションが異なる順序で表示されるようにする。

複数のライブラリを効率的に管理するうえで、実行できる操作には次のようなものがあります。

サイト テンプレートとサイト列の設定    一定の設定を組織のすべてのライブラリに一貫して適用する必要がある場合は、サイト テンプレートとサイト列を設定できます。複数のライブラリに同じ設定を適用できるため、毎回設定を再作成する必要がありません。

別の場所へのファイル送信    1 つのファイルを複数のライブラリで使えるようにするには、そのファイルを 1 つのライブラリに格納し、そのコピーを他のライブラリに送信します。元のファイルを変更したときに、コピーも更新する必要があることを通知するように設定することもできます。

ライブラリ テンプレートの作成    複数のライブラリに対して一定の統一された設定を適用する必要がある場合、または複数のライブラリにわたって同じ特性を再利用する必要がある場合は、ライブラリをテンプレートとして保存できます。ライブラリ テンプレートは、サイトの [アプリの追加] ページ上のオプションとして使えます。

ライブラリのファイルを整理するには、いくつかの方法があります。列の追加、ビューの定義、フォルダーの作成を行うことができます。それぞれの方法には独自の利点があり、ライブラリやチームに固有のニーズに合わせて、それぞれの方法を組み合わせることができます。

既定では、ライブラリではファイル名の管理に加えて、チェックインされているかどうかなどのファイルのステータスに関する情報も管理されます。これ以外にも、キャンペーン名、プロジェクト番号、またはチームにとって重要なその他の情報のような追加の列を指定して、ファイルの分類やトラッキングを行うことができます。作成できる列の種類として、1 行テキスト、オプションのドロップダウン リスト、他の列から計算される数値、サイトのユーザーの名前と写真など、いくつかのオプションが用意されています。

列には列見出しがあり、ドキュメントの並べ替えやフィルター処理を簡単に行うことができます。ライブラリでファイルを表示するときに、列の名前をポイントし、名前の横にある下矢印をクリックして一時的にファイルを並べ替えたり、フィルター処理したりできます。これは、ファイルを特定の形式で表示する場合に便利ですが、次にライブラリを表示するときも、同じ手順を繰り返す必要があります。

列の追加の詳細については、「リストまたはライブラリで列を作成、変更、または削除する」をご覧ください。

ファイルを表示するときの条件として、特定のプロジェクトに関連するすべてのドキュメント、ある部署に属するすべてのドキュメント、締め切りの月ごとにドキュメントをグループ分けする、などを指定する必要がある場合があります。特定の条件でファイルを表示する機会が頻繁にある場合は、ビューを定義します。定義したビューはライブラリでの作業を行うときはいつでも使えます。作成したビューは、ライブラリに表示されるリボンの [現在のビュー] ドロップダウン リストに追加されます。

ライブラリのビューは、ページ上に表示される列の集まりであり、ライブラリのアイテムがここに表示されます。特定の並べ替え順序、フィルター、グループ化、さらにはカスタム レイアウトを定義できます。ライブラリでは、個人用ビューとパブリック ビューを使えます。投稿権限レベルを持つユーザーは誰でも個人用ビューを作成することができ、特定の条件でファイルを表示したり、参照するファイルだけをフィルター処理したりできます。ライブラリを設計する権限レベルを持つユーザーは、パブリック ビューを作成することができます。作成したパブリック ビューはすべてのユーザーがライブラリを参照する場合に使えます。また、すべてのパブリック ビューは既定のビューに設定することができ、ユーザーがライブラリを表示すると自動的にそのビューが使われます。

ライブラリの表示をモバイル デバイスから行うメンバーがいる場合は、モバイル用ビューを作成して、1 つのビューに表示するアイテム数を抑えるなど、使うデバイスの帯域幅や制限に適した制限を設けることができます。

ビューに関する詳細については、「リストまたはライブラリのビューの作成、変更、または削除を行う」をご覧ください。

フォルダーは、ライブラリやリストのコンテンツをグループ化または管理するのに使えるコンテナーです。ライブラリでフォルダーを有効にすると、ほとんどの種類のライブラリにフォルダーを追加できます。ライブラリにたくさんのアイテムが含まれている場合は、それらのアイテムへのアクセスの効率を上げることができます。フォルダーを作成すると、自動的に内部インデックスが作成されます。この内部インデックスは、ルート フォルダーや、ライブラリまたはリストの最上位レベルにも作成されます。フォルダー内のアイテムにアクセスする場合は、この内部インデックスを効率的に使って、データにアクセスしています。

特定の方法でグループ化できるアイテムを多数含むライブラリでは、ライブラリ内のコンテンツの整理にフォルダーを使えます。プロジェクト、チーム、部署、製品カテゴリ、年齢層、五十音順の一覧、さらには五十音順のサブグループ (あ~お、か~こ、など) が、グループの例として挙げられます。フォルダーを使うと、ユーザーがファイルの検索や管理を使い慣れた方法で行うことができます。

ライブラリのフォルダー

既定では、フォルダーが有効になったライブラリのフォルダーは、ライブラリの最初に設定されたビューにフィルター処理なしで表示されます。これは、ユーザーが新規ドキュメントを挿入するときに適切なフォルダーを選ぶことができるため便利です。すべてのフォルダーが表示されるため、アイテムが誤ってライブラリ内のフォルダーの外に追加されることを防ぐことができます。ライブラリのリボンの [エクスプローラーで開く] を使うと、ドキュメントを別のライブラリのフォルダーに簡単に再構成できます。

注:  ライブラリ ビューは、[指定した条件のみに基づいて並べ替える] に設定することができます。その場合、ビューにアイテムを表示するまでフォルダーは表示されません。ユーザーが目的のフォルダーを簡単に見つけられるようにするには、このビューの並べ替えオプションを使わないようにします。

ライブラリのフォルダーは、サイトのナビゲーションには表示されませんが、サイト所有者やサイトを設計する権限を持つユーザーが、[ツリー ビュー] を有効にすると、サイトのナビゲーションに [サイト コンテンツ] セクションが表示され、展開や縮小を行ったり、簡単にライブラリ内のフォルダーを移動したりできます。

サイトのツリー ビュー

フォルダーの詳細については、「ドキュメント ライブラリでフォルダーを作成する」または「ライブラリ内のフォルダーを削除する」をご覧ください。

これらの 3 つの要素は、すべて組み合わせて使うことができます。ライブラリの最初に設定されたビューでドキュメントのトラッキングに使う列を使って、いくつかのフィルター処理条件を持つビューを作成できます。また、列見出しをクリックすることで、ビューを動的に並べ替えたり、フィルター処理したりし、そのときに必要なコンテンツを検索できます。ライブラリにフォルダー構造が定義されている場合は、ビューの作成や変更を行う場合に、[フォルダー] セクションの [フォルダーなしですべてのアイテムを表示する] オプションを設定すると、ライブラリのビューを "ツリー構造を解除して" 表示することができます。どの手法も他の手法と補完し合うため、必要なコンテンツを必要なときに適切な方法で表示することができます。

チーム サイト内のドキュメント ライブラリなど一部のライブラリは、サイトを新規作成すると自動的に作成されます。これらのライブラリを目的に応じてカスタマイズするか、または独自の追加ライブラリを作成できます。各タイプのライブラリには固有の目的があり、動作や機能が異なるものもあります。

重要:  サイトでは、それが基づく SharePoint のバージョン、組織が加入している Office 365 のプラン、または、特定の機能がサイトで有効になっているかどうかによって、利用可能なライブラリの数が増減します。

アセット ライブラリ     画像、オーディオ、ビデオのファイルなどデジタル メディア アセットの共有や管理を行うには、アセット ライブラリを使います。アセット ライブラリでは、ロゴや企業イメージなど他のユーザーによる作成済みのデジタル メディア ファイルを簡単に検索して再利用できます。また、アセット ライブラリには、サムネイル、メタデータ キーワードなどメディア アセットの管理や参照を行うためのプロパティやビューを備えたコンテンツ タイプも用意されています。たとえば、ブランド イメージや再利用可能な断片的コンテンツをアプリケーションで管理したり保存したりし、これらを会社全体で一貫して使えるようにできます。

ダッシュボード ライブラリ    Web パーツのページ、ステータス リストが表示される Web パーツ ページ、および PerformancePoint に展開されたダッシュボードが用意されています。

データ接続ライブラリ     データ接続の保守と管理を単純化するには、データ接続ライブラリを使います。データ接続ライブラリにより、Office データ接続 (ODC) ファイルが一元的に格納されます。これらの各ファイル (.odc) には、外部データ ソースに対する検索、ログオン、クエリ、さらにはアクセスの方法の情報が含まれています。また、ODC ファイルをデータ接続ライブラリに一元化することで、SharePoint サイト内のデータ接続ファイルの共有、管理、検索を実行できるようになり、ビジネス データやレポート (特にスプレッドシート) で、一貫性のある値と数式の結果を "唯一の真実" に保つことができます。

注: PerformancePoint のデータ接続ファイルの保守と管理を単純化するには、PerformancePoint のデータ接続ライブラリを使います。このライブラリには、ODC と汎用データ接続 (UDC) ファイルを格納できます。

ドキュメント ライブラリ     ドキュメント、スプレッドシートなど、多くの種類のファイルでは、ドキュメント ライブラリを使います。それ以外の種類のファイルもドキュメント ライブラリ内に格納できますが、一部の種類のファイルはセキュリティ上の理由からブロックされます。ブロックされていないプログラムを使う場合、これらのファイルをライブラリから作成できます。たとえば、マーケティング チームで、計画資料、ニュース リリース、または発表に使う固有のドキュメント ライブラリを管理することが考えられます。

フォーム ライブラリ     XML ベースのビジネス書式のグループを管理する必要がある場合は、フォーム ライブラリを使います。たとえば、組織で経費報告にフォーム ライブラリを使うとします。フォーム ライブラリを設定するには、Microsoft InfoPath などの XML エディターまたは XML フォーム デザイン プログラムが必要です。ユーザーが入力するフォームは、フォームに入力された支出の日付、金額などのデータのみを含む単純な .xml ファイルです。それ以外に経費報告を構成する要素は、すべてフォーム テンプレートによって用意されます。ユーザーがフォームに入力したフォーム データは、マージしたり、分析用にエクスポートしたりできます。

画像ライブラリ     たくさんのデジタル写真やグラフィックを共有する場合は、画像ライブラリを使います。画像は、他の種類の SharePoint ライブラリにも格納できますが、画像ライブラリにはいくつかの利点があります。たとえば、画像ライブラリの画像は、スライド ショーで表示したり、コンピューターにダウンロードしたり、Microsoft Paint など互換性のあるグラフィック プログラムで編集したりできます。チームのイベントや製品発表の写真を保存する際には、画像ライブラリの作成を検討してください。また、Wiki、ブログなどサイト上の任意の場所からライブラリ内の画像にリンクすることもできます。

レコード ライブラリ     組織のレコードまたは重要なビジネス用ドキュメントを格納や管理するための一元的なリポジトリを保持するには、レコード ライブラリを使います。たとえば、組織で法令遵守規定に従う必要があるときに、その規定のために関連ドキュメントを管理するための組織的なプロセスが必要になる場合があります。レコード センター サイトには、各種のレコードを格納するたくさんのレコード ライブラリを含めることができます。各ライブラリについて、格納対象となるレコード、ドキュメントの転送と管理を行う方法、さらにはこれらのレコードを維持する期間を決定するポリシーを設定できます。

レポート ライブラリ     Web ページ、ドキュメント、指標と目標の主要業績評価指標 (KPI) を簡単に作成、管理、配信するには、レポート ライブラリを使います。レポート ライブラリでは、Excel ブック、ダッシュボード ページなどのレポートを一元的に作成したり保存したりできます。Excel ブックをレポート ライブラリに発行すると、シングルクリックで有効化されてブラウザー ビューで開かれます。これは、Web パーツ ページに追加せずにブックを参照する便利な方法です。

プロセス図ライブラリ (メートル法と米国単位)    図によるプロセス ドキュメント (Microsoft Office Visio で作成したドキュメントなど) を格納したり共有したりするには、プロセス図ライブラリを使います。メートル法と米国単位の各ライブラリは、それぞれの測定単位に合わせられています。

Wiki ページ ライブラリ     接続された一連の Wiki ページを作成するには、Wiki ページ ライブラリを使います。Wiki では、複数のユーザーが簡単に作成または変更できる書式を使って情報を収集できます。また、画像、テーブル、ハイパーリンク、内部リンクを含む Wiki ページをライブラリに追加することもできます。たとえば、チームでプロジェクト用の Wiki サイトを作成し、サイト上で相互に接続された一連のページにヒントやテクニックを保存できます。

注: サイトと構成によっては、これ以外のシステム ライブラリ (スタイル ライブラリ、サイト アセット ライブラリ、サイト ページ ライブラリなど) も自動的に作成されます。ただし、このようなライブラリをユーザー インターフェイスで作成することはできません。

注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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