ライブラリのファイルを整理する

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ライブラリ内のファイルを整理する方法は、グループのニーズとユーザーにとって最適な情報の格納方法および検索方法に基づいて決定します。事前に整理方法を計画することにより、組織にとって最適な構造を設定することができます。

Microsoft Office SharePoint Server 2007 には、そのまますぐに使用できるライブラリとライブラリ テンプレートが多数含まれています。最初にこれらのライブラリとテンプレートを使用することにより、ファイルを簡単かつ効果的に整理することができます。

この記事の内容

Office SharePoint Server 2007 のライブラリとライブラリのテンプレート

ファイルを整理する方法

ライブラリに列を追加します。

ビューを作成します。

ライブラリのフォルダーを作成します。

Office SharePoint Server 2007 のライブラリおよびライブラリ テンプレート

Office SharePoint Server 2007 をインストールするとき、ユーザーがサイト コレクションを整然と維持できるように、多数のライブラリが作成されます。作成されるライブラリは、サイト コレクションの構成によって異なります。たとえば、発行機能が構成されているサイト コレクションには、次のライブラリが含まれます。

  • ドキュメント ライブラリ     それぞれのサイトのページで使用されるドキュメントを格納するためにサイトごとに作成されるライブラリです。

  • イメージ ライブラリ     それぞれのサイトのページで使用されるイメージを格納するためにサイトごとに作成されるライブラリです。

  • ページ ライブラリ     それぞれのサイトのページを格納するためにサイトごとに作成されるライブラリです。

  • サイト コレクション ドキュメント ライブラリ     サイト コレクション全体で使用されるドキュメントを格納するために作成されるライブラリです。

  • サイト コレクション イメージ ライブラリ     サイト コレクション全体で使用されるイメージを格納するために作成されるライブラリです。

  • スタイル ライブラリ     ユーザー設定の XSL スタイルとカスケード スタイル シートを格納するために作成されるライブラリです。

ライブラリ テンプレートは、別の方法をそのOffice SharePoint Server 2007には、ファイルを整理することができます。ライブラリのテンプレートを使用すると、特定のファイルの種類をサポートして、特定のライブラリ機能を有効にするのには、ライブラリを簡単に作成できます。Office SharePoint Server 2007ライブラリのテンプレートの詳細については、「 Microsoft Office SharePoint Server 2007 で利用できるライブラリ テンプレート」を参照してください。

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ファイルを整理する方法

ライブラリには、1 つのライブラリで複数のファイルを操作するのに使用できる機能がいくつかあります。しかし、複数のライブラリを使用した方が効果的にファイルを整理できる場合もあります。

1 つのライブラリに多数のドキュメントを格納する

1 つの大規模なライブラリで多様なニーズに対応する必要がある場合があります。たとえば、1 つのグループが複数のプロジェクトに携わっている場合や、複数のグループが 1 つのプロジェクトに携わっている場合などがそれに該当します。

次のような場合は、1 つのライブラリを使用することを検討してください。

  • グループのメンバが、1 つのファイル セットの概要を表示したり、1 つのファイル セットを異なるビューで表示したりする必要がある (たとえば、マネージャが部署別または期限別にグループ化されたすべてのファイルを確認する必要がある場合など)。

  • グループのメンバが、サイト上の同じ場所にあるファイルを検索する必要がある。

  • ファイルのバージョンを追跡する設定や承認を必須にする設定など、同じ設定をすべてのファイルに適用する必要がある。

  • アクセス許可レベルが同じである場合など、ライブラリを使用するすべてのグループが同様の特性を共有している。

    注: ファイルごとに個別のアクセス許可レベルを適用することはできますが、アクセス許可レベルに大幅な差がある場合は、複数のライブラリを使用することを検討してください。

  • スプレッドシート内のファイルに関する情報を分析する必要がある場合またはファイルの更新を統合する必要がある。

    注: RSS テクノロジを使用することにより、ライブラリに格納されているファイルが変更されたときなど、ライブラリに変更があるとユーザーに通知が送信されるように設定できます。RSS フィードにより、ワークグループのメンバは、変更されたすべてのファイルを 1 つの一覧で確認できます。

1 つのライブラリ内のファイルを表示および管理するうえで、実行できる操作には、次のようなものがあります。

  • 列を追加します。   グループが最も重要なデータを特定し、さまざまな方法でデータを表示するには、ライブラリに列を追加することができます。列は、[ライブラリ] ページの上部にある「部署名」または「期限」などの見出しとして表示されます。並べ替えとフィルター処理するライブラリのファイルは、列見出しを使用できます。

  • ビューを作成します。   グループ内のユーザーが頻繁に特定の方法でデータを表示する必要がある場合は、ビューを使用することができます。ビューで列を並べ替える、グループ化、フィルター処理、およびデータを表示する使用します。

  • フォルダを作成する     論理的にグループ化できるファイルがライブラリに多数含まれている場合は、フォルダを使用してライブラリ内にグループを作成することができます。フォルダにより、使い慣れた方法でファイルを表示および管理できます。Office SharePoint Server 2007 では、ハード ディスク上のフォルダと同様に、ツリー ビューを使用してサイトおよびフォルダの間を移動できます。

  • 複数のテンプレートを設定する     ライブラリに複数のコンテンツ タイプが設定されている場合は、同じライブラリに複数種類の既定のテンプレート (販売契約、マーケティング プレゼンテーション、予算報告書ワークシートなど) を作成できます。コンテンツ タイプにより、複数のライブラリ間の柔軟性と一貫性が向上します。

複数のライブラリを作成する

格納および管理する対象のファイル セットまたはファイルを使用するユーザー グループが多様で、それぞれの特性が明確に異なる場合は、複数のライブラリを作成することができます。

次のような場合に、複数のライブラリを使用します。

  • 保存および管理の対象となるファイルの種類が明確に異なっていて、ユーザーがファイルの概要を閲覧する必要はなく、ファイル全体を対象とした検索の必要性もない。

  • ファイルを使用するユーザー グループが多様で、それぞれの特性が明確に異なり、適用されているアクセス許可レベルに格差がある。

  • 複数の異なるファイル セットに異なる設定を適用する必要がある (バージョン管理や承認など)。

  • ファイルを共同で分析する必要がない場合またはファイルの更新を統合する必要がない。

  • 新規ファイルを作成するためのオプション セットを複数提供する、またはライブラリの [新規] メニューが異なる順序で表示されるようにする。

複数のライブラリを効率的に管理するうえで、実行できる操作には、次のようなものがあります。

  • サイト テンプレートおよび列を設定する     組織内のライブラリ間で一貫した設定を適用するには、サイト テンプレートやサイト内の列を設定します。複数のライブラリで設定を共有できるため、その都度設定を作成し直す必要はありません。

  • ファイルを別の場所に送信する     1 つのファイルを複数のライブラリで使用できるようにするには、そのファイルを 1 つのライブラリに格納し、そのコピーを他のライブラリに送信します。元のファイルを変更したときにコピーも更新する必要があることを通知するように設定することもできます。

  • ライブラリ テンプレートを作成する     複数のライブラリに対して一定の統一された設定を適用する必要がある場合、または複数のライブラリにわたって同じ特性を再利用する必要がある場合は、ライブラリをテンプレートとして保存することができます。ライブラリ テンプレートは、[サイトの操作] メニューの [作成] をクリックしたときに、サイトのオプションとして使用できます。

注: 以前のプロジェクトのファイルが含まれいているライブラリに新しいファイルを追加するか、新しいファイル用に新規ライブラリを作成するかは、慎重に決定する必要があります。ユーザーのニーズに応じて状況は異なりますが、すべてのファイルを将来同時に分析または管理する可能性がある場合は、ファイルを既存のライブラリに追加することお勧めします。列、フィルタ、およびビューを使用して、最後に作成された最新のファイルのみが既定のビューに表示されるようにできます。

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ライブラリに列を追加する

既定では、ライブラリはファイルの名前とファイルの状況に関する情報 (ファイルがチェックインされいているかどうかなど) を追跡します。グループのメンバが部署名やプロジェクト番号などでファイルを分類および追跡できるように、追加の列を指定することができます。列を追加することにより、ライブラリで使用される複数のビューを最大限に活用できます。

1 行テキスト、オプションのドロップダウン リスト、他の列から計算される数字、サイトに所属するユーザーの名前および画像など、作成できる列の種類にはいくつかあります。

注: 次の手順は、列を追加するライブラリのライブラリ ページから開始します。ライブラリがまだ開かれていない場合は、その名前をサイド リンク バーでクリックします。ライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックし、ライブラリの名前をクリックします。

  1. [設定] メニューの [ 設定メニュー 列の作成] をクリックします。

  2. [名前と種類] セクションで、[列名] ボックスに任意の名前を入力します。

  3. [この列の情報の種類] で、列に表示する情報のタイプを選択します。

  4. [列の追加設定] セクションで、[説明] ボックスに説明を入力して、列の目的と列に保存するデータの種類をユーザーが理解できるようにします。 この説明は省略できます。

  5. 選択した列のタイプに応じて、その他のオプションが [列の追加設定] セクションに表示される場合があります。目的の追加設定を選択します。

  6. サイト上のユーザーは、リストまたはライブラリを初めて開いたときに自動的に表示、既定のビューに列を追加するには、[既定のビューに追加] をクリックします。

  7. [OK] をクリックします。

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ビューを作成する

ビューを使用すると、重要なファイルや用途に合ったアイテムを容易に確認できます。たとえば、最近作成されたファイルのビュー、特定の部署に属するファイルのビュー、特定のユーザーによって作成されたファイルのビューなどを作成できます。作成したビューは、ライブラリからいつでも利用できるようになります。

[ビュー] メニューに一覧表示されたビュー

ライブラリ内のファイルを表示するとき、列の名前をポイントし、名前の横にある↓をクリックして、一時的にファイルを並べ替えまたはフィルタ処理できます。これは、ファイルを特定の形式で表示する場合に便利ですが、次にライブラリを表示するときも、同じ手順を繰り返す必要があります。

リストまたはライブラリ内のアイテムの並べ替え

頻繁に特定の形式でファイルを表示する場合は、ビューを作成することができます。ライブラリを使用することをいつでもこのビューを使用することができます。ビューを作成するときに、ライブラリのビュー ] メニューの [ [表示] メニュー に追加されます。

ライブラリに対して作成できるビューには、個人用ビューとパブリック ビューがあります。個人用ビューはだれでも作成でき、ファイルを特定の方法で表示したり、フィルタを適用して必要なファイルだけを表示したりできます。サイトをデザインする権限を持つユーザーであれば、そのライブラリを閲覧するすべてのユーザーが利用できるパブリック ビューを作成できます。また、ユーザーがライブラリを閲覧するときに、特定のビューが自動的に表示されるように、パブリック ビューを既定のビューにすることもできます。

さらに、サイトを設定するとき、複数の異なるビューにリンクしたり、複数の異なるビューを使用する Web パーツでページを設計したりできます。

グループのメンバがモバイル デバイスでライブラリを表示する必要がある場合は、デバイスの帯域幅および性能上の制限に対して最適なモバイル ビューを作成することができます (たとえば、ビューで表示できるアイテムの数などを制限できます)。ビューの作成に関する詳細情報へのリンクについては、[参照] セクションを参照してください。

標準的なビューを作成する手順は、次のとおりです。他の種類のビューでは選択できるオプションが異なる場合がありますが、基本的なビューの作成手順はほぼ同じです。

  1. まだライブラリが開いていない場合は、サイド リンク バーでその名前をクリックします。

    目的のライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、ライブラリの名前をクリックします。

  2. [設定] メニューの [ 設定メニュー ビューの作成] をクリックします。

  3. [ビュー形式の選択] で、作成するビューの種類をクリックします。ほとんどの場合、[標準ビュー] をクリックしますが、レポートを作成する場合など、必要に応じて他の種類を選択することができます。

  4. ビュー名] ボックスで、姓を Sorted などのビューの名前を入力します。

  5. このビューをライブラリの既定のビューに設定する場合は、[このビューを既定にする] チェック ボックスをオンにします。このビューがパブリック ビューである場合にのみ、このビューを既定のビューに設定できます。

  6. [対象ユーザー] の [対象ユーザーの表示] で、他のユーザーには表示できない個人用ビューを作成するか、だれでも使用できるビューを作成するかを選択します。

  7. [] セクションで、列に対応するチェック ボックスを選択することにより、列の表示と非表示を設定できます。列名の横に、ビューに列を表示するときの順番を示す数値を入力します。

  8. ファイルの並べ替えを実行する場合は、[並べ替え] セクションで、並べ替えを実行するためのオプションを選択します。並べ替えには、2 つの列を使用できます。たとえば、作成者名順に並べ替えてから、各作成者が作成したファイルをファイル名順に並べ替えることができます。

  9. ファイルのフィルタ処理を実行する場合は、[フィルタ] セクションで、フィルタ処理を実行するためのオプションを選択します。フィルタ処理を適用したビューには、特定の部署によって作成されたファイルのみ、承認済みのファイルのみなど、より少ない数のファイルが選択されて表示されます。

  10. [グループ化] セクションでは、展開または折りたたみできる作成者別のドキュメント セクションなど、セクション内の同じ値を持つアイテムをグループ化できます。

  11. [集計] で、1 つの列に含まれる項目の数 (請求書の総数など) をカウントできます。場合によっては、情報を要約したり平均値などの他の情報を抽出したりすることもできます。

  12. [スタイル] セクションで、ビューに必要なスタイルを選択します (1 行おきに網掛けが適用される網掛けリストなど)。

  13. ライブラリにフォルダが存在する場合は、フォルダを含まないビュー (フラット ビュー) を作成できます。同じレベルにあるすべてのファイルを表示するには、[フォルダ] セクションの [フォルダなしですべてのアイテムを表示する] をクリックします。

  14. 1 つのライブラリで表示できるファイルの数と 1 ページに表示できるファイルの数を制限できます。これらの設定は、とりわけモバイル デバイスで表示されるビューを作成する場合に重要です。[アイテムの制限] セクションで、必要に応じてオプションを選択します。

  15. ライブラリをモバイル デバイスで表示する計画がある場合は、[モバイル] セクションで必要なオプションを選択します。

  16. [OK] をクリックします。

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ライブラリにフォルダを作成する

ライブラリにドキュメントの種類が複数存在する場合や、コンテンツが多岐にわたる場合は、フォルダを使用してコンテンツを整理できます。

  1. まだライブラリが開いていない場合は、サイド リンク バーでその名前をクリックします。

    目的のライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、ライブラリの名前をクリックします。

  2. [新規作成] メニューの [ メニューの画像 には、新しいフォルダーをクリックします。

    注: ライブラリの作成者がライブラリ内にフォルダを作成できないように設定している場合があります。この場合、[新しいフォルダ] コマンドは使用できません。

  3. フォルダの名前を入力して、[OK] をクリックします。

ヒント: フォルダを使ったライブラリが複数存在する場合や、グループのユーザーが、ハード ディスク上のファイルを参照するときと同じようにライブラリを参照できるようにしたい場合は、サイトのツリー ビューを有効にします。ツリー ビューでは、フォルダを展開したり折りたたんだりでき、必要なフォルダにすばやくアクセスできます。サイトをデザインする権限がある場合は、[サイトの設定] ページの [ナビゲーション オプション] でツリー ビューを有効にできます。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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