ユーザー ロールの概要

このトピックの内容

ユーザー ロールの概要

ユーザー ロールの使用シナリオ

ユーザー ロールを作成する、割り当てる

ユーザー ロールの概要

ユーザー ロールは、役職またはその他の条件に基づいてユーザーに割り当てることができる定義済みのカテゴリです。通常、ロールはフォーム テンプレートのカスタマイズしたバージョン、つまり表示をさまざまな種類のユーザーに表示するときに使用します。業務プロセスやデータ収集を効率的にするため、フォーム テンプレートにユーザー ロールを追加して、ユーザーがフォーム テンプレートに基づくフォームを開くときに表示する内容を制御できます。たとえば、フォームが次の種類のユーザーに使用される許可申請書のフォーム テンプレートをデザインするとします。

  • 許可の申請が必要な電気配線業者

  • 業者の申請書に必要な情報が含まれていることを確認する申請書の受領者

  • 送信された許可申請書を承認するかどうかを調査する管理者

各種のユーザーに 3 つのフォーム テンプレートをデザインし、すべてのフォームのデータを管理する代わりに、1 つのフォーム テンプレートをデザインし、そのフォームですべてのデータを収集し、各種のユーザーのユーザー ロールを追加するようにできます。各種のユーザーに基づきカスタマイズされたビューに表示されるデータは、ユーザー ロールによって決まります。

セキュリティに関するお知らせ : フォーム内の機微なデータへのアクセスを制限する目的でユーザー ロールを使用するのは避けてください。フォーム テンプレートを読み取り専用に設定したり、ユーザー ロールに基づく特定のコントロールを非表示にしても、メモ帳などのテキスト編集プログラムを使用してユーザーがフォーム テンプレート (.xsn) ファイルを表示または修正し、そのデータにアクセスできる可能性があります。

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ユーザー ロールの使用シナリオ

多くのシナリオで、ユーザー ロールはユーザーに役立ちます。たとえば、ユーザー ロールを使用すると、次の操作を行うことができます。

  • ユーザー ロールごとに固有のビューを表示する    フォームに入力するユーザーに応じてフォーム テンプレートの異なるビューが表示されるように、フォーム テンプレートをデザインできます。たとえば、許可を申請する電気配線業者用のビュー、許可申請書の受領者用のビュー、およびすべての情報を調査する管理者用のビューをデザインできます。各ビューには、各ユーザー ロールに適したデータのみが表示されます。

  • ユーザー ロールごとに異なるセクションを表示する    フォームに入力するユーザーに応じて、異なるセクションを表示するフォーム テンプレートをデザインできます。たとえば、社員にのみ適用される経費報告書フォーム テンプレートのセクションは、社員がフォームを開いたときに表示できます。経費報告書を承認するマネージャにのみ適用される別のセクションは、マネージャがフォームを開いたときに表示できます。

  • 各ユーザー ロールに基づくフィールドのデータの入力規則を設定する    フォームに入力するユーザーのユーザー ロールに応じて、データの異なる入力規則が特定のフィールドにバインドされたコントロールに適用されるように、フォーム テンプレートをデザインできます。たとえば、マネージャの経費の最大値をある値に設定し、同じテキスト ボックスで管理者の最大値をそれより大きい値に設定できます。マネージャがフォームに入力し、その額を超過すると、ダイアログ ボックスが表示されます。管理者がフォームに入力する場合、テキスト ボックスでは、マネージャのフォーム入力時には拒否される値も受け入れられます。

  • 各ユーザー ロールに基づき、外部データ ソースにフォーム データを送信する    たとえば、許可の申請が必要な電気配線業者は Web サービスにのみ記入済みのフォームを送信でき、申請書の受領者は SQL データベースにのみフォームを送信できます。申請書が承認された場合、管理者はフォーム データをデータベースに送信すると共に、電子メール メッセージでも送信できます。申請書が却下された場合、管理者はフォーム データをデータベースにしか送信できません。

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ユーザー ロールを作成する、割り当てる

新しいユーザー ロールを作成するときには、以下の方法でロールにユーザーを割り当てることができます。

  • Microsoft Active Directory ディレクトリ サービスのユーザー名 (たとえば "sales¥andrew") を指定します。Active Directory ディレクトリ サービスのユーザー名を指定するには、Active Directory を使用する Microsoft Windows ネットワークでフォーム テンプレートが作成および発行されている必要があります。

  • Active Directory ディレクトリ サービスのグループを指定します。たとえば、マーケティング チームの全メンバーの名前が含まれる電子メール配布リストを指定します。Active Directory ディレクトリ サービスのグループを指定するには、Active Directory を使用する Microsoft Windows ネットワークでフォーム テンプレートが作成および発行されている必要があります。

  • フォームのフィールドから直接取得される値を指定します。フィールドのデータは、Active Directory から取得される場合と、このフィールドにバインドされているコントロールにユーザーがデータを入力する場合とがあります。たとえば、フォーム テンプレートに [管理者] というテキスト ボックスが含まれている場合、そのテキスト ボックスのバインド先のフィールドに特定のユーザー ロールを関連付けることができます。

追加したユーザー ロールは、次のいずれかに設定できます。

既定のロール     既存のユーザー ロールに割り当てられていないユーザーは、既定のロールとして指定されたユーザー ロールに自動的に割り当てられます。また、既定のロールは、グループに属しているがオフラインで作業中のユーザーにも使われます。1 つのユーザー ロールが、必ず既定として設定されます。

イニシエーター ロール     フォームを最初に開いたユーザーに特定のユーザー ロールを適用する場合は、イニシエーター ロールとして指定します。たとえば、"契約者" というイニシエーター ロールを定義して、新しい許可申請フォームを入力するユーザーに適用できます。別のユーザー ロールに割り当てられたユーザーは、新しい許可申請フォームを開いた時点で、契約者のロールに自動的に再割り当てされます。ただし、同じフォームを次に開いたときには、イニシエーター ロールではなく、その人に割り当てられていたユーザー ロールが使用されます。

ユーザー名、グループ、またはフィールド値の組み合わせに基づいてユーザーにロールを割り当てた場合、フォーム テンプレートに基づくフォームをユーザーが開いたときには、そのユーザーに割り当てるロールは次の順序で判断されます。

  1. ユーザーの名前がフォーム テンプレートのフィールドの値に含まれている。

  2. ユーザーの名前が Active Directory に含まれている。

  3. ユーザーが Active Directory グループのメンバーである。

    注: ユーザーが複数のグループのメンバーで、グループに基づくユーザー ロールを割り当てる場合には、[ユーザー ロールの管理] ダイアログ ボックスでグループが表示されている順序に応じて、各グループのメンバー リストがチェックされます。たとえば、ユーザーが受信エージェント グループと管理者グループの両方のメンバーで、管理者グループの方が受信エージェント グループより先に示されている場合、そのユーザーには管理者グループのユーザー ロールが割り当てられます。

  4. 以上のいずれも当てはまらない場合、既定のロールが使用される。

フォーム テンプレートのユーザー ロールを定義した後で、ユーザーのロールに基づいてビューを自動的に切り替えるルールを設定できます。たとえば、管理者のユーザー ロールを作成した後で、管理者のロールが割り当てられたユーザーがフォームを開いたときに管理者のビューに自動的に切り替える動作規則を作成できます。また、まず動作規則を作成し、動作規則の作成プロセスの中でユーザー ロールを定義することもできます。

また、ユーザー ロールに基づいてコントロールの動作も変更できます。たとえば、特定のユーザー ロールにのみコントロールを有効にし、他のユーザー ロールではコントロールのデータを表示できるが変更はできないようにすることができます。ユーザー ロールに基づいて、コントロールにデータを入力できるユーザーを制限すると、コントロールに入力されたデータが正規の相手からのものであることを確認できます。たとえば、許可が承認されたことを示し、管理者ユーザー ロールのメンバのみが選択できる [承認] チェック ボックスを許可承認書フォーム テンプレートに配置できます。申請書を送信する業者など、他のユーザー ロールに割り当てられたユーザーはこのチェック ボックスを表示できますが、オン/オフを設定することはできません。

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