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ユーザーの目標: 終了日に合わせてプロジェクト計画を最適化する

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終了日を早めるユーザー目標の画像

プロジェクト スケジュールを変更した結果、終了日がかなり先になってしまいました。

プロジェクトの終了日を修正するには、終了日に最も大きい影響のあるタスクを調整します。 これらのタスクは、プロジェクトのクリティカル パス上にあります。

プロジェクト管理ガイドの他の記事については、「プロジェクト ロード マップ」を参照してください。

開始前のプロジェクト管理のヒント

スケジュールに変更を加えるときは、プロジェクトのコスト、成果物の範囲、時間という 3 つの要素に注目する必要があります。 これらの要素は、よく三角形で表されます。 三角形の 1 点を、他の点に影響を与えずに変えることはできません。

プロジェクトの三角形

これがプロジェクトの終了日に対して意味することの例を示します。

  • スケジュールされた終了日を早めると、コストが増えたり、範囲が減ったりする可能性があります。

  • プロジェクトのコストを決して変更しないように計画すると、スケジュールが長くなったり、範囲が減ったりする可能性があります。

  • 範囲または成果物の数を増やすと、プロジェクトにより長い時間がかかったり、人やリソースが増えてコストが高くなったりする可能性があります。

初めてプロジェクト管理を担当する場合    どれだけプロジェクトを入念に計画しても、順調に進まないものです。 後で行うのではなく、今すぐ問題を探してみましょう。 後からでは、事態が大きく悪化するおそれがあります。

以下では、プロジェクトの監視と修正を始めるためのいくつかの方法を紹介します。

  • 最も重要なタスクを最初に確認する    プロジェクトの問題を解決する必要がある場合は、一部のタスクが他のタスクよりも重要になります。 スケジュールに影響を与えるタスクは、最も重要なタスクであり、最も注意を払う必要があるものです。

  • プロジェクトの正しいビューを選ぶ    Project には、プロジェクトの問題を理解するうえで役立つビューやレポートが多数用意されています。 単純なプロジェクトでは、ガント チャートを使ってプロジェクトの終了日に気を付けます。 複雑なプロジェクトでは、差異テーブルや達成額レポートを確認します。

  • 週ごとの進捗レポートを取得する    作業状況レポートでは、他のユーザーが簡単に送信することはできません。 簡単に状態を取得する方法は、毎週のチーム会議中です。 通常よりも頻繁に状態を収集すると、逆になります。

経験豊富なプロジェクトマネージャーの場合    長い間プロジェクトマネージャーになったのですが、予算内に収めるために決算の監視が必要なプロジェクトに直面しました。

さらに、スポンサーは毎月経営レポートが欲しいと言っています。

プロジェクトの監視、報告、修正を開始するための作業をいくつかご紹介します。

  • プロジェクトの基準計画を作成する    スケジュールを作成したら、基準計画のバージョンを保存します。 ベースラインは、プロジェクトの元のバージョンであり、タスクの進捗状況と比較するために使用できます。

  • プロジェクトの正しいビューを選ぶ    Project には、プロジェクトの問題を理解するうえで役立つビューやレポートが多数用意されています。 プロジェクトがより複雑になったら、差異テーブルまたは達成額レポートを表示して、何が問題であるかを確認します。

  • 週ごとの進捗レポートを取得する    プロジェクトが複雑になった場合は、より高度な方法を使用して、週間進捗レポートを収集することができます。 チームメンバーは、SharePoint タスクリストに状態情報を入力することができます。これは、Microsoft Project との同期を行うことができます。 project Professional を使用している場合は、project Web App を使ってチームから進捗レポートを収集することもできます。 通常よりも頻繁に状態を収集すると、逆になります。

  • 達成額の分析について    達成額の分析は、プロジェクトが順調であるかどうかを判断するのに役立ちます。

プロジェクトを監視する

スケジュールの進捗状況を管理する

チーム メンバーからのタスクの更新を確認し、問題がどこにあるかを調べます。 ガント チャートを使って進捗状況をすばやくトラッキングするか、高度な達成額の分析を使うことができます。

これにより、プロジェクトの作業が予定どおり進んでいるかどうかを確認できます。

タスクのスケジュール設定を表示してプロジェクトのスケジュール方法を確認する

プロジェクトのスケジュール方法について説明します。 タスクのスケジュールを変更したときに、プロジェクトの終了日がどのように変化するかを確認できます。

プロジェクトのクリティカル パスを表示する

プロジェクトの終了日に最も大きい影響を与えるタスクを表示します。 最初に、これらのタスクを確認してスケジュールの問題を修正します。

プロジェクト スケジュールの適切なビューを選ぶ

Project のビューとレポートを使って、どこに問題がある可能性があるかを見つけ出し、スケジュールの変更に役立てます。

基準計画を設定および保存する

トラッキングをやり直すには、今後の進捗状況を比較する新しいベースラインを開始します。

可能性のある問題のレポートを表示する

プロジェクトの進捗状況に関するグラフィカルなレポートを作成し、カスタマイズします。 Project でこれらのレポートを表示するか、PowerPoint、Word、Excel などのアプリケーションにエクスポートします。

達成額の分析を使って問題を見つける

達成額は、「このプロジェクトで現在までに完了した作業量を把握していますか?」のような質問に答えることができます。 または「時間に基づいて完成しますか?」

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問題を修正する

開始日または終了日を変更する

現在のプランの日付より前の日付に開始または終了する日付を選択します。 プロジェクトでこのオプションを使用する場合は、まず開始日を変更してみてください。

タスクの期間を変更する

タスクの期間を短くして終了日を早めます。 必ず、プロジェクトの終了日に最も大きな影響があるクリティカル タスクのタスク期間を短くします。

タスクの作業を再割り当てする

同時に割り当てられている作業が多すぎる場合は、リソース割り当てを平準化して、Project でより均等に作業を分散させます。

タスクを分割する

複数のリソースによって同時に作業できる複数の要素が含まれている場合は、1つのタスクを分割できます。 クリティカルパスのタスクをさまざまな割り当ての異なる要素に分割すると、終了日を満たすことができます。

プロジェクトにさらに人を追加する

終了日を遅らせているタスクの作業に人を追加します。

チームから人を削除する

プロジェクトの終了日を早めるためには、タスクから人を削除する方法もあります。 タスクの人が多すぎたり、人が間違っていたりすると、コミュニケーションの問題が発生し、タスクの期間が長くなる可能性があります。

プロジェクト予定表の稼働日を変更する

人の仕事の予定を変更すると、プロジェクトの終了日を早めることができます。 人のスケジュールに稼働日を追加したり、超過作業を課すことができます。

Project フォーラムで質問をする

Project に関する質問に、専門家から答えてもらいます。 Answers.com の Project フォーラムでは、経験豊富なユーザーや Project のコンサルタントが質問に答えます。

プロジェクト情報を伝達する

人のスケジュールを変更した後は、変更を伝え、情報が失われないようにします。

プロジェクトを管理する際のトレードオフについて理解する

プロジェクトを変更すると、時間、コスト、またはスコープが必ず犠牲になります。 これらの要素は、Project 計画を順調に進めるために毎日のように調整します。 こうした制限に対応する方法を学習してください。

Project でタスクがスケジュールされる方法

Project でスケジュールを調整すると、タスクが予期せず移動する場合があります。 大きな "理由" を理解する Project の強力なスケジュールエンジンの背後。

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