ユーザーの目標: プロジェクトを計画する

プロジェクトのユーザーの目標を計画する

Microsoft Project を開く前に、計画を立てることをお勧めします。

プロジェクトの目標のたたき台をまとめるには、Word、Excel、OneNote、Outlook などのアプリケーションを使います。

全員がアイデアに同意したら、Project を使ってスケジュールを立て始めることができます。

プロジェクト管理に関するその他の記事については、プロジェクト ロード マップに戻ってください。

開始前のプロジェクト管理のヒント . . .

  • プロジェクトであることを確認します。    考えていることが、実際のプロジェクトであることを確認します。プロジェクトには 3 つの特徴があります。

  • 一時的で一意である   自動車製造工場の設計は、1 回限りのアクティビティなのでプロジェクトです。工場での自動車製造は、繰り返される一連のアクティビティなのでプロジェクトではありません。

  • 明確に定義された成果物がある   成果物によって、プロジェクトの焦点と目的が決まります。成果物が明確でないと、プロジェクトに対する投資に価値があると関係者が思いません。

  • 始まりと終わりがある   プロジェクトの終了日がないと、関係者と投資家が、投資によって実現したプロジェクトの成果と恩恵を享受できません。

    プロジェクトかどうかを決定するときに役立つ例をいくつか次に示します。

プロジェクトではないアクティビティ

明確に定義されたプロジェクト

自動車を製造する

  • 効率を高めるために製造工場をアップグレードするプロジェクト。

  • 保守設備を製造施設の近くに移転するプロジェクト。

競合他社からのリスクを軽減する

  • セキュリティ ソフトウェアを取り替えるプロジェクト。

  • リスク管理のスペシャリストを関連業界から採用するプロジェクト。

  • プロジェクトの制約を特定します    。 制約とは、プロジェクト マネージャーが利用できるプロジェクトの設計/管理オプションを制限する要因です。ほとんどのプロジェクトに 3 つの制約があります。

  • 期間の制限   プロジェクトの全体的な長さは、通常、主要成果物の終了日によって決まります。

  • 人と他のリソースの制限   プロジェクト マネージャーがプロジェクトの作業に利用できる人の数または予算は、通常、制限されています。

  • スコープが狭い   プロジェクトは、通常、チームが達成できる量によって制限されます。プロジェクトの機能の成果物が多すぎる場合は、すべてを完了するための時間がスケジュールにない可能性があります。

通常、1 つの制約を変更すると他の 2 つの制約に影響します。また、品質全体に影響を及ぼしかねません。たとえば、プロジェクトの期間を短縮すると、プロジェクト成果物の完了に必要な作業者数をプロジェクト マネージャーが決定しなければなりません。十分な作業者がいない場合は、プロジェクトを短くすると、プロジェクト スコープ縮小など、他のトレードオフが発生する可能性があります。

  • 早い段階で関係者を特定します。   重要な関係者やその関係者との最適な通信手段を特定できないことほど、プロジェクトに損害を与えるものはありません。プロジェクトの開始後、重要な関係者を特定できないと、そのプロジェクトは停止することがあります。また、新しいプロジェクトの目的や方法が提案され、予算超過になる可能性もあります。

手順 1: たたき台をまとめる

OneNote でたたき台をまとめる

プロジェクトの概要やそのプロジェクトで達成したいことを検討しながら、OneNote ですばやくメモを取ります。このメモには、メール、Web サイトへのリンク、ビデオ、初期スペックなどを含めることができます。

Excel データを Project にインポートする

Excel のシンプルなリストからプロジェクトが開始することがありますが、プロジェクトの規模が大きくなったら、Project にインポートしてください。この Project の方が、タスクの整理やスケジュール設定をより効率的に行うことができます。

Office 365 を使って、どこにいても任意の PC でプロジェクトを操作する

Office 365 を使って早期段階のプロジェクト スペックを操作します。作業している PC がインターネットに接続している場合は、どこにいても、必要に応じて、製品版 Word、Excel、PowerPoint、OneNote を使ってドキュメントを操作できます。

Web ブラウザーで Office Online を使用する

Office 365 を使用せずに Office Online を操作します。Microsoft アカウントを持っている場合は、Web バージョンの Word、Excel、PowerPoint、または OneNote を使って、早期段階のプロジェクト アイデアをまとめます。

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手順 2: 関係者と連絡を取る

早期段階の進捗状況をレポートする

プロジェクト計画のどの段階にいても、うまくまとめられたレポートにより、プロジェクト成果物に対する関係者の同意を得られやすくなります。

オンライン会議に参加する

関係者が参加できない場合は、オンライン会議を使って連絡を取り、PowerPoint スライド、Excel シート、OneNote ノートを共有して、早期段階のプロジェクト計画について話し合います。オンライン会議には、オフィス、外出先、またはモバイル デバイスから参加できます。

プロジェクト チーム メンバーと IM チャットをする

プロジェクト スケジュールを作成しているときに不明な点が出てきた場合は、他の人の名前をマウスでポイントし、Lync を使って IM メッセージを共有します。

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手順 3: プロジェクトを開始する

Word からコピーして Project に貼り付ける

Word のタスク リストをコピーして Project に貼り付け、スケジュールをすばやく開始します。Project では、アウトライン構造や書式設定が保持されます。

既存のプロジェクトやテンプレートを使って新しいプロジェクトを作成する

自分のプロジェクトと似たプロジェクトのタスクによってあらかじめ設定されたテンプレートに基づいて、新しいプロジェクトを作成します。これらのプロジェクトの多くは、作業をすばやく開始できるように業界のエキスパートによって作成されました。

Excel データを Project にインポートする

Excel で開始されたタスク リストを Project に移動します。Project では、アウトライン構造や書式設定が保持されます。

SharePoint タスク リストを早期段階のプロジェクトとしてインポートする

Microsoft Project を使わずに他の人と共有できるように、SharePoint のタスク リストとしてプロジェクトが開始されることがあります。タスク リストがある程度のサイズになったら、Project に移動して、そこで作業を続けます。

プロジェクト管理の目標: 新しいプロジェクト スケジュールを作成する

Microsoft Project でプロジェクトを開始したら、タスクの追加、整理、リンク、人の追加などを行うことができます。

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