メールボックスと Outlook データ ファイル (.pst および .ost) のサイズを小さくする

メールボックスと Outlook データ ファイル (.pst および .ost) のサイズを小さくする

送受信するメールが増えると、Outlook のメールボックスのサイズはそれだけ大きくなります。メールボックスのサイズが大きくなると、開いたり、検索したりするのに時間がかかります。また、Office 365 など、電子メール プロバイダーの多くでは、メールボックスの最大サイズに上限を定めています。メッセージを受信してメールボックスのサイズがその上限を超えても、メッセージやフォルダーの削除で対処できることがあります。ただし、Outlook データ ファイル (.pst) に情報を保存している場合、そのデータ ファイルは自動的に圧縮されないことがあります。

: POP または IMAP アカウントを使用している場合、フォルダー、電子メール メッセージ、連絡先、予定表、タスク情報など、あらゆる電子メール アカウント情報が Outlook データ ファイル (.pst) に保存されます。Office 365、Exchange、Outlook.com アカウントを使用している場合、メールボックスのコピーがオフライン Outlook データ ファイル (.ost) に保存されます。

Outlook データ ファイル (.pst) のサイズを減らすには、データ ファイルを圧縮できます。オフライン Outlook データ ファイル (.ost) は圧縮できません。詳細については、オフライン データ ファイル (.ost) のサイズの縮小に関するページをご覧ください。

メールボックスのサイズはいくつかの方法で減らすことができます。 

メールボックスの整理ツールを使用し、メールボックスや個々のフォルダーのサイズを表示できます。このツールは、古いメッセージや非常に大きなメッセージを検索して削除したり、Outlook データ ファイル (.pst) に移動したりするにも便利です。

多くの場合、メールボックスのサイズが大きくなる原因は、削除済みアイテム フォルダーが大きくなったことにあります。このツールには、[削除済みアイテム] フォルダーのサイズを表示し、[削除済みアイテム] フォルダーを空にするボタンがあります。

Outlook では、[競合​​] という名前のフォルダーに競合するアイテムが保存されることもあります。競合は、メール サーバーに保存されているアイテムのコピーとローカル コンピューターに保存されているアイテムのコピーが同期されないときに発生します。メールボックスの整理ツールは、このような競合を自動的に削除できます。

メールボックスの整理ツールを実行する

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [ツール]、[メールボックスの整理] の順にクリックします。

  3. [メールボックスのサイズを表示]、[次の日付より古いアイテムを検索する]、[次のサイズより大きいアイテムを検索する]、[削除済みアイテムのサイズを表示]、削除済みアイテムを [空にする]、[競合アイテムのサイズを表示]、または競合アイテムの [削除] を選択し、必要な作業を実行します。

スレッドのクリーンアップを使用して冗長なメッセージを削除する

長いメール スレッドの場合、多数のメッセージに先行するメッセージと同じ情報が含まれていることがよくあります。スレッドのクリーンアップでは、そのような冗長なメッセージを自動的に削除できます。詳細については、「スレッドのクリーンアップを使用して冗長なメッセージを削除する」を参照してください。

サイズの大きいメッセージを検索する

Outlook の検索ボックスで、特定のサイズより大きいすべてのメッセージを検索できます。検索ボックスをクリックし、「messagesize:>5 mb」と入力します。これで 5 MB を超えるすべてのメッセージが検索されます。検索されたメッセージの一部または全部を削除したり、別の Outlook データ ファイル (.pst) に移動したりできます。メッセージの移動に関する詳細については、「Move or copy a message between folders」 (フォルダー間でメッセージを移動またはコピーする) を参照してください。

Outlook データ ファイル (.pst) からアイテムを削除した場合、Outlook が実行されており、かつコンピューターを使用していないときには、ファイルがバックグラウンドで自動的に圧縮されます。圧縮プロセスは手動ですぐに開始することもできます。Outlook データ ファイル (.pst) の圧縮には数分かかる場合があります。

  1. 保持する必要のないアイテムをすべて削除し、[削除済みアイテム] フォルダーを空にします。

  2. [ファイル]、[アカウント設定]、[アカウント設定] の順にクリックします。

  3. [データ ファイル] タブで、圧縮するデータ ファイルをクリックし、[設定] をクリックします。

  4. [詳細設定] タブ、[Outlook データ ファイルの設定] の順にクリックします。

  5. [Outlook データ ファイルの設定] ダイアログ ボックスで、[今すぐ圧縮]、[OK] の順にクリックします。

注: Outlook データ ファイル (.pst) ファイルの圧縮後、Outlook を終了する必要はありません。

多くのメール アカウントでは、データの保存にオフライン Outlook データ ファイルが使用されます。オフライン Outlook データ ファイル (.ost) は 1 つの例外を除き Outlook データ ファイル (.pst) によく似ています。オフライン Outlook データ ファイル (.ost) との間では、インポートまたはエクスポートはできません。

  1. [ファイル]、[アカウント設定]、[アカウント設定] の順にクリックします。

  2. [データ ファイル] タブで、圧縮するデータ ファイルをクリックし、[設定] をクリックします。

  3. [詳細設定] タブ、[Outlook データ ファイルの設定] の順にクリックします。

  4. [Outlook データ ファイルの設定] ダイアログ ボックスで、[今すぐ圧縮]、[OK] の順にクリックします。

注: オフライン Outlook データ ファイル (.ost) ファイルの圧縮後、Outlook を終了する必要はありません。

メールボックスの整理ツールでは、メールボックスや個々のフォルダーのサイズを表示できます。古いアイテムをアーカイブ Outlook データ ファイル (.pst) にアーカイブしたり、[削除済みアイテム] フォルダーを空にしたりすることもできます。

  1. [ファイル] をクリックします。

  2. [ツール]、[メールボックスの整理] の順にクリックします。

  3. [メールボックスのサイズを表示]、[次の日付より古いアイテムを検索する]、[次のサイズより大きいアイテムを検索する]、[削除済みアイテムのサイズを表示]、削除済みアイテムを [空にする]、[競合アイテムのサイズを表示]、または競合アイテムの [削除] を選択し、必要な作業を実行します。

Outlook データ ファイル (.pst) からアイテムを削除した場合、Outlook が実行されており、かつコンピューターを使用していないときには、ファイルがバックグラウンドで自動的に圧縮されます。圧縮コマンドを手動ですぐに開始することもできます。Outlook データ ファイル (.pst) の圧縮には数分かかる場合があります。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [アカウント設定] をクリックし、[アカウント設定] をクリックします。

  3. [データ ファイル] タブで、圧縮するデータ ファイルをクリックし、[設定] をクリックします。

  4. [今すぐ圧縮] をクリックします。

注: Outlook データ ファイル (.pst) ファイルの圧縮後、Outlook を終了する必要はありません。

多くのメール アカウントでは、データの保存にオフライン Outlook データ ファイルが使用されます。オフライン Outlook データ ファイル (.ost) は 1 つの例外を除き Outlook データ ファイル (.pst) によく似ています。オフライン Outlook データ ファイル (.ost) との間では、インポートまたはエクスポートはできません。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [アカウント設定] をクリックし、[アカウント設定] をクリックします。

  3. [データ ファイル] タブで、圧縮するデータ ファイルをクリックし、[設定] をクリックします。

  4. [今すぐ圧縮] をクリックします。

注: オフライン Outlook データ ファイル (.ost) ファイルの圧縮後、Outlook を終了する必要はありません。

メールボックスの整理ツールを使用し、メールボックスや個々のフォルダーのサイズを表示できます。古いアイテムをアーカイブのための個人用フォルダー ファイル (.pst) にアーカイブしたり、[削除済みアイテム] フォルダーを空にしたりすることもできます。

  1. [ツール] メニューで [メールボックスの整理] をクリックします。

  2. [メールボックスのサイズを表示]、[次の日付より古いアイテムを検索する]、[次のサイズより大きいアイテムを検索する]、[削除済みアイテムのサイズを表示]、削除済みアイテムを [空にする]、[競合アイテムのサイズを表示]、または競合アイテムの [削除] を選択し、必要な作業を実行します。

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個人用フォルダー ファイル (.pst) からアイテムを削除した場合、Outlook が実行されており、かつコンピューターを使用していないときには、ファイルがバックグラウンドで自動的に圧縮されます。ファイルのサイズをすぐに減らす必要のある場合、圧縮を強制実行できます。データ ファイルの圧縮には数分かかる場合があります。

  1. [ファイル] メニューで、[データ ファイル​​の管理] をクリックします。

  2. 圧縮するデータ ファイルをクリックし、[設定] をクリックします。

  3. [今すぐ圧縮] をクリックします。

注: .pst ファイルの圧縮後、Outlook を終了する必要はありません。

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大量のアイテムを削除し、オフライン フォルダー ファイル (.ost) ファイルのサイズを減らせば、パフォーマンスが改善することがあります。この手順でサーバーに保存されているアイテムが削除されることはありません。

  1. 保持する必要のないアイテムをすべて削除してから、[削除済みアイテム] フォルダーを空にします。

  2. [ツール] メニューの [アカウント設定] をクリックします。

  3. 一覧で、[Microsoft Exchange Server] を選択し、[変更] をクリックします。

  4. [その他の設定] をクリックします。

  5. [詳細設定] タブをクリックし、[オフライン フォルダー ファイルの設定] をクリックします。

  6. [今すぐ圧縮] をクリックします。

注: .ost ファイルの圧縮後、Outlook を終了する必要はありません。

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