メールのスペル チェックを行う

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Outlook にはオートコレクトとスペル チェック機能という 2 つのスペル チェック ツールがあります。

オートコレクトは、たとえば「customer」のような単語の文字の並び間違いといった一般的なスペルミスを訂正してくれます。

Space キーを押すと、スペルが自動的に訂正されます。

また、大文字を続けて 2 文字入力すると、2 番目の文字が自動的に小文字になります。

オートコレクトは一般的な入力ミスをその場で訂正してくれるためとても便利ですが、すべてに対応できるというわけではありません。

オートコレクト リストに登録されていない単語を入力すると、すぐにスペル チェック機能が働きます。

既定では、スペルミスが見つかると、単語の下に赤い波線が表示されます。

スペルミスを訂正するには、単語を手動で再入力しますが、

もっと簡単な方法は、スペル チェック機能を使って正しい候補を提示することです。

それには、スペルをすぐに訂正する方法と入力が終わるまで待つ方法の 2 種類があります。

スペルをすぐに訂正するには、スペルミスのある単語を右クリックして、

表示された修正候補から単語を選びます。

このとき、入力した単語が正しいことをスペル チェック機能に認識させるには、[すべて無視] をクリックします。

また、スペル チェックに常に正しい単語として認識させるには、その単語を辞書に追加します。

単語の下に青い波線が表示されているのは、使い方が間違っている可能性を示しています。

単語のスペルは正しいのですが、使い方に問題があるという場合です。

入力中にスペルミスの単語をいちいち訂正したくないという場合は、

入力が終わってから、メッセージ全体のスペル チェックを実行できます。

まず、メッセージ内をクリックして、何も選択されていないことを確認します。

[校閲] タブをクリックして、[スペル チェックと文章校正] をクリックすると、

メッセージの先頭からスキャンが始まり、スペルミスをチェックします。

スペルミスが見つかると、ダイアログ ボックスにその単語が赤で表示され、下の一覧に修正候補が表示されます。

該当する単語をクリックして、右下のボタンのいずれかをクリックします。

[修正] をクリックすると、修正候補から選んだ単語に置き換えられ、[すべて修正] をクリックすると、同じようなスペルミスのある単語がすべて置き換わります。

同じスペルミスがよく見られる場合は、[オートコレクト] をクリックして、その単語をオートコレクト リストに追加します。

これで、次回からは入力のたびに自動的に訂正されるようになります。

該当の単語が修正候補にない場合は、ここで単語を手動で再入力します。

また、このスペルミスだけを無視する、同じようなスペルミスをすべて無視する、

またはスペルミスのある単語を辞書に追加することができます。

入力時に文法をチェックするには、[文章校正を行う] チェック ボックスをオンにします。

これがオートコレクトとスペル チェック機能の既定の動作ですが、

これらのツールの動作やチェック対象は、必要に応じて変更できます。

[ファイル]、[オプション] の順にクリックします。

[メール] をクリックして、[スペル チェックとオートコレクト] をクリックします。ここにスペル チェックのオプションが表示されます。

たとえば、スペルミスのある単語の下に赤の波線を表示したくない場合は、

[入力時にスペル チェックを行う] チェック ボックスをオフにします。

今度は [オートコレクトのオプション] をクリックして、Outlook で自動的に訂正する内容を変更します。

たとえば、先頭に大文字を 2 回続けて入力したときに自動訂正したくない場合は、

[2 文字目を小文字にする] チェック ボックスをオフにします。

ここには、オートコレクトの対象になる単語と修正候補が表示されるので、必要に応じて変更できます。

たとえば、「accidant」と入力すると、2 番目の「a」は「e」に置き換えられます。

このリストでは、置き換える単語の変更や追加、削除ができます。

また、[入力中に自動修正する] チェック ボックスをオフにして、自動修正を無効にすることもできます。

これで、スペル チェック機能とオートコレクトの基本がおわかりいただけたと思います。

これらの機能について詳しくは、このコースの最後にあるコースのまとめにあるリンクをご覧ください。

次は、スペル チェックの言語の変更方法など、スペル チェック機能の続編をご紹介します。

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