Outlook でよりアクセシビリティの高いメール メッセージを作成する

メールのアクセシビリティを強化する

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広範なユーザーを対象にメールを送信するときには、視覚障碍のあるユーザーにとってアクセシビリティが高いかどうかを確認します。

HTML を既定のメッセージ形式として設定する

  1. [ファイル]、[オプション]、[メール] の順に選択します。

  2. [メッセージの作成] で、[この形式のメッセージを HTML で作成する] に設定します。

個別のメッセージを HTML 形式に変更する

  • 作成中のメッセージで、[テキストの書式設定]、[HTML] の順に選択します。

フォントを慎重に選択する

  • シンプルなサンセリフのフォントを使用します。これらのフォントは、装飾的に凝ったスタイルを使用せず、通常、一貫した幅の線が使用されています。サンセリフ フォントの例は次のとおりです。

    • Arial

    • Calibri

    • Segoe

    • HG 丸ゴシック M-PRO

  • 斜体、しゃれた文字、端がカールした装飾的なフォントは避けます。

  • 12 ポイント以上のフォント サイズを使用します。

  • フォントの色は、背景色とのコントラストを考えて使用します。

すべてのメッセージに既定のフォントを設定する

  1. [ファイル]、[オプション]、[メール] の順に選択します。

  2. [メッセージの作成] で、[ひな形およびフォント]、[ひな形] の順に選択します。

  3. [新しいメッセージ] で、[フォント] を選択して、既定のフォントを設定し、[OK] をクリックします。

個別のメッセージのフォントを変更する

  • 新しい空白のメッセージで、[メッセージ] を選択して、[フォント]、[フォント サイズ]、[フォントの色]、その他の属性を変更します。

  • 既存のテキストのフォントを変更するには、テキストを選択し、[メッセージ] を選択して、フォントを変更します。

アクセシビリティの高い署名を作成する

  1. [ファイル]、[オプション]、[メール] の順に選択します。

  2. [メッセージの作成] で、[署名] を選択します。

  3. 署名を選択して、編集したり、新しい署名を作成したりします。

  4. 署名の書式を選択して、アクセシビリティの高いフォント、サイズ、色を適用します。

  5. 画像を署名に追加するには、署名を置きたい位置を選択して、[画像の挿入] を選択します。目的の画像を選択して、[挿入] を選択します。

  6. 代替テキストを画像に追加するには、画像を右クリックして、[画像] を選択します。

  7. [代替テキスト] を選択して、署名の画像を説明するテキストを追加し、[OK] を選択します。

アクセシビリティの高い背景またはひな形をメールに設定する

  1. [ファイル]、[オプション]、[メール] の順に選択します。

  2. [メッセージの作成]、[ひな形およびフォント]、[テーマ] の順に選択します。

  3. テーマを選択し、[OK] を選択します。
    最もアクセシビリティの高いテーマには、強い色のコントラストが使用され、メッセージ テキストの邪魔になる背景画像や線がありません。

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スクリーン リーダー、拡大表示、点字を使用してメールを閲覧するユーザーは、米国だけで少なくとも 1200 万人います。広範な範囲にメールを送信するときには、視覚障碍のあるユーザーにとってアクセシビリティが高いかどうかを確認することをお勧めします。

Outlook を使用して、アクセシビリティの高いメッセージを作成する技術を紹介します。ただし、これらのガイドラインは、どのメール プログラムにも適用します。

ほぼすべての支援技術は、プレーンテキストよりも HTML で動作するように設計されています。

HTML で、メッセージに、表示テキスト、一覧、見出し、画像の代替テキストなどと一緒に書式設定されたリンクを含めることができます。

Outlook で HTML を既定の形式として設定するには、[ファイル]、[オプション]、[メール] の順に選択します。

[メッセージの作成] の下で、[HTML] を選択します。

これで、新しく作成するメッセージはどれも HTML 形式になります。

プレーンテキストで受信したメッセージに返信する必要がある場合、任意の書式を適用できません。

そこで、[テキストの書式設定]、[HTML] の順に選択します。

このデータを太字に設定し、

会議センターの Web サイトへのハイパーリンクを追加します。

失読症のユーザーにとっては、メール メッセージのフォントの選び方によって、大きな違いが生まれることがあります。

セリフ フォントは避けます。文字の線の端に小さな飾りがあるからです。

また、セリフ フォントには、太い線と細い線の両方が使用されており、失読症のユーザーにとって読むのが困難になります。

代わりに、シンプルなサンセリフのフォントを使用します。

サンセリフ フォントは、一貫した幅の線が文字全体で使用されています。

斜体、しゃれた文字、端がカールした装飾的なフォントは避けます。

そして、常に 12 ポイント以上のフォント サイズを使用します。

メッセージには 12 ポイントの Segoe UI を使用することにします。

特定のメッセージでフォントを設定できます。[フォント] ボックス、[フォント サイズ] ボックスで変更するだけです。

強調する場合は、色、サイズ、太字の書式を組み合わせて使用します。色だけでは、色覚障碍のあるユーザーには十分に区別できないためです。

新しいメッセージを作成するたびにフォントを変更する代わりに、一度の操作で、既定のフォントとしてすべてのメッセージに設定します。

[ファイル]、[オプション] の順に選び、次に [メール] を選びます。

[メッセージの作成] の下で、[ひな形およびフォント] をクリックします。

[ひな形] の下で、[新しいメッセージ] 用に 12 ポイントの Segoe UI のフォントに変更します。

[返信/転送メッセージ] 用にも変更します。

これですべてのメッセージは、12 ポイントの Segoe UI に書式設定されます。

署名には同じフォントのガイドラインを使用します。

[メッセージの作成] の下で、[署名] を選択します。

署名のテキストを入力します。

フォントを12 ポイントの Segoe UI に設定します。

また、署名に会社のロゴも含めます。

スクリーン リーダーを使用しているユーザーのために、代替テキストを追加して、画像について説明します。

また、メッセージの背景は常に簡単でわかりやすくし、テキストを目立たせます。テキストにははっきりした色のコントラストを使用すると、効果的です。

背景画像は使用しません。

ここで、メールのテーマを選択したり、削除したりできます。[ひな形]、[テーマ] の順に選択します。

強い色のコントラストを使用して、テキストの邪魔になる背景画像や線を使用しないことで、うまくいくことがあります。

それ以外の要素を含めると、アクセシビリティを高める労力が大変になります。

そのため、[テーマなし] を選択します。

これらの簡単な手順で、受信者全員にとってアクセシビリティの高いメールになりました。

詳細については、aka.ms/OfficeAccessibility にアクセスしてください。

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