ミーティングと参加者の管理

発表者は、ミーティングのあらゆる側面を管理します。参加者を決めたり、参加者に与えられる権限を決定するのも発表者です。

ミーティング情報の表示

ミーティング中はいつでも、以下に示すようなミーティングの基本情報を参照できます。

  • ミーティング名

  • ミーティングの開催日、開始時刻、および終了時刻

  • ミーティング ID

  • ミーティング キー

  • 会議センター

  • ミーティングに参加するための URL

  • 電話会議のコールインの詳細

ミーティング情報を表示するには

  • メイン コマンド バーの [ミーティング] をクリックします。

ミーティング参加者の管理

ミーティングに参加した参加者の一覧を表示し、個々の参加者とのチャットを開始するなどのアクションを行うことができます。一覧では、各参加者の現在のフィードバックの色を参照することもできます。

また、[座席表] では、同じ情報を画像の形式で表示できます。ただし、この表示では、参加者に対するアクションを行うことはできません。

ミーティングへの参加者に対するコントロールを強化するには、[ミーティング ロビー] を使用します。

参加者の一覧および座席表を表示するためのアクセス許可を、参加者に対して設定できます。

ミーティング参加者の一覧を表示するには

  1. メイン コマンド バーの [参加者] をクリックします。

  2. 必要に応じて、[参加者] ペインの [表示] をクリックし、[一覧] をクリックします。

座席表を表示するには

  • [参加者] ペインで [表示] をクリックして、[座席表] をクリックします。

参加者のアクセス許可の管理

参加者のアクセス許可は、ミーティングの開催者によって初期設定されます。発表者は、すべての参加者に対して、次のアクセス許可を与えるかどうかを選択できます。

  • [PDF ファイルへ出力] を選択すると、参加者は現在のリソースを Adobe Acrobat ファイル (PDF) としてコンピュータに保存できます。

  • [現在のコンテンツの閲覧] を選択すると、参加者は他の参加者が発表している間、そのリソースを閲覧できます。

  • [質問する] を選択すると、参加者は発表者への質問の送信、回答の受信を行ったり、チャットの開始または発言権を求めることができます。

  • [現在のコンテンツへのコメント] を選択すると、参加者はコメント ツールを使ってコラボレーション スライドにコメントを追加できます。

  • [参加者の一覧を表示] を選択すると、参加者はミーティングの参加者の一覧、および各参加者の現在のフィードバックの色を参照できます。

  • [座席表を表示] を選択すると、参加者は参加者の一覧を画像の形式で表示できます。

  • [チャット] を選択すると、参加者は他の参加者と 1 対 1 のチャットを行ったり、発表者から発言権を与えられることができます。

  • [縮小表示の表示と現在のコンテンツのナビゲーション] を選択すると、参加者は現在のリソースに含まれる個々のスライドを閲覧し、スライド間を移動できます。

  • [現在のコンテンツのページを新規作成] を選択すると、参加者は現在のリソースに新しいスライドを追加できます。

  • [コンテンツの選択と追加にコンテンツ ペインを使用] を選択すると、参加者はミーティングのプレゼンテーション コンテンツを操作できます。

  • [配布資料] で [ダウンロードのみ] を選択すると、参加者は発表者または他の参加者が用意した配布資料をダウンロードできます。

  • [配布資料] で [アップロードおよびダウンロード] を選択すると、参加者は配布資料をアップロードまたはダウンロードできます。アップロードするには、Microsoft Windows ベースのクライアントを使用する必要があります。

  • [配布資料] で [利用不可] を選択すると、ミーティングで配布資料を利用できなくなります。

  • [共有メモ] で [利用不可] を選択すると、ミーティングで共有メモを利用できなくなります。

  • [共有メモ] で [表示、保存] を選択すると、参加者 (Live Meeting Web Access 参加者を除く) はミーティングの共有メモを表示し、そのコピーをコンピュータに保存できます。

  • [共有メモ] で [表示、保存、編集] を選択すると、参加者 (Live Meeting Web Access での参加者を除く) は共有メモをコンピュータに保存できるほか、作成に参加することもできます。

参加者のアクセス許可を変更するには

  1. メイン コマンド バーの [参加者] をクリックします。

  2. [参加者] ペインで、[アクセス許可] をクリックします。

  3. [参加者のアクセス許可] ダイアログ ボックスで、必要な変更を行い、[OK] をクリックします。

新しい参加者および発表者の招待

ミーティング中、他のユーザーに対してミーティングへの参加を求める招待メールを送信できます。

新しい参加者をミーティングに招待するには

  1. メイン コマンド バーの [ミーティング] をクリックします。

  2. [ミーティング] ペインで、[招待] をクリックします。

  3. [電子メール招待状の送信] ダイアログ ボックスで、次の情報を入力します。

    • 電子メール アドレス

    • 送信者の名前

    • ミーティングの発表者の権限を付与するすべての招待者の電子メール アドレス。複数のアドレスがある場合は、セミコロンで区切ります。

    • ミーティングの参加者の権限を付与するすべての招待者の電子メール アドレス。複数のアドレスがある場合は、セミコロンで区切ります。

    • 招待メッセージのテキスト

  4. [招待状の送信] をクリックします。

ミーティング ロビーの使用

ミーティング ロビーを使用すると、ミーティング参加者の流れを制御できます。この機能は、大規模なミーティングでは特に便利です。

ミーティング ロビーの使用には、次のような利点があります。

  • 予期しない参加者があった場合に、参加を許可するかどうかを参加者ごとに選択できます。

  • 遅刻した参加者が参加できないようにミーティングをロックできます。

ミーティング ロビーを使用すると、ミーティングの作成時にミーティング ロビーの URL が生成されます。ミーティングを設定するとき、開催者は、Live Meeting の招待状を受け取らなかったユーザーも利用できるようにミーティング ロビーの URL を公開できます。このリンクをクリックしたユーザーは、ミーティング ロビーに入室し、開催者または他の発表者によってミーティングへのアクセスを許可されるまで、そこで待機します。

ミーティング ロビーでのアクティビティを追跡するために、参加者がロビーに入室するとコンソールに通知が表示されるように設定できます。

ミーティング ロビーを使用するには、開催者がミーティングの設定時にミーティング ロビーを有効にする必要があります。

ミーティング ロビーを表示するには

  1. メイン コマンド バーの [ミーティング] をクリックします。

  2. [ミーティング] ペインで、[ロビー] をクリックします。

ミーティング ロビー内の参加者にアクセスを許可するには

  1. [ミーティング ロビー] の [参加者] で、アクセスを許可する参加者の名前をクリックします。

  2. [アクセス許可] をクリックします。

ミーティング ロビー内の参加者に自動的にアクセスを許可するには

  • [ミーティング ロビー] で、[ロビーの設定] の [ロビーのすべての参加者に自動的にアクセスを許可する] チェック ボックスをオンにします。

ミーティング ロビー内の参加者のアクセスを拒否するには

  1. [ミーティング ロビー] の [参加者] で、アクセスを拒否する参加者の名前をクリックします。

  2. [アクセスの拒否] をクリックします。

参加者がミーティング ロビーに入室したときに通知を受け取るには

  • [ミーティング ロビー] で、[ロビーの設定] の [新規参加者がロビーに入場した場合は常に通知する] チェック ボックスをオンにします。

ミーティングをロックするには

  1. メイン コマンド バーの [ミーティング] をクリックします。

  2. [ミーティング] ペインで、[ロック] をクリックします。

ミーティングのロックを解除するには

  1. メイン コマンド バーの [ミーティング] をクリックします。

  2. [ミーティング] ペインで、[ロック解除] をクリックします。

ミーティングの終了

発表者がミーティングを離れる方法は 2 とおりあります。発表者の Office Live Meeting Web Access を閉じ、他の参加者に継続を許可する方法と、発表者自身を含むすべての参加者に対してミーティングを終了する方法です。

ミーティングを退室し、ミーティングの継続を許可するには

  1. メイン コマンド バーの [ミーティング] をクリックします。

  2. [ミーティング] ペインで、[終了] をクリックします。

  3. [ミーティング終了の確認] ダイアログ ボックスで [OK] をクリックします。

すべての参加者に対してミーティングを終了するには

  1. メイン コマンド バーの [ミーティング] をクリックします。

  2. [ミーティング] ペインで、[セッションを終了] をクリックします。

  3. [セッション終了の確認] ダイアログ ボックスで [OK] をクリックします。

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