ボイス メールを設定する

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Office 365 では、Outlook on the web の [オプション] ウィンドウで、[ボイス メール] オプションを使用して応答メッセージの録音、通話応答ルールの編集または変更、Outlook Voice Access のセットアップ、テキスト メッセージとメール通知設定の編集、ボイス メールのプレビューの有効化などができます。

Outlook の [電子メール オプション] ウィンドウの [ボイス メール] オプション

  • Outlook on the webからボイスメール設定にアクセスするには、[ 設定アイコン ]、[メール]、[全般]、[ボイスメール] の順に選びます。

  • Outlook 2016またはOutlook 2013デスクトップクライアントからボイスメール設定にアクセスするには、[ファイル]、[ボイスメールの管理] の順にクリックします。

重要: [ボイスメール] オプションが淡色表示になっている場合は、[クラウド PSTN] と [ボイスメール] オプションが使用できないSkype for Businessボイスメールサービスを使用しています。

  1. [ボイス メール] で [案内応答] を選択します。

  2. 録音する応答メッセージの種類を選びます。

    応答メッセージのオプションは、標準と長期休暇の 2 種類ある

  3. [選択した案内応答を再生または録音するために電話する] を選択します。

  4. 電話番号を入力し、[ダイヤル] を選択します。

    電話番号を入力し、[ダイヤル] をクリックすると応答メッセージが録音される

  5. 録音されたメッセージの指示に従って、応答メッセージを録音します。

  6. 録音が終わったら、[保存] をクリックします。

    [保存] ボタンが強調表示された [案内応答] ダイアログ ボックス

注: 発信者が長期間退席することを知らせるあいさつが選択されている場合、以前に記録した通話応答ルールは無視され、このオプションに対して記録されたメッセージのみが再生します。

通話応答ルールを使用すると、発信者がボイス メールに達したときの動作を決めることができます。たとえば、自動応答が有効になっていれば、発信者が別の電話番号に転送されるようなルールを設定することができます。複数のルールがある場合は、適用する順序を指定することができます。

通話応答ルールを作成しない場合、電話に応答できないときに、着信通話が直接ボイス メールに送られます。

通話応答ルールを作成しても、アクションを指定していない場合、発信者には "< name > のメールボックスに到達しました" というメッセージが読み上げられます。後でコールバックしてください。さようなら」と通話が終了します。

ルールを作成するには

  1. [ボイス メール] で [通話応答ルール] を選択します。

  2. [新規作成] ボタンをクリックします。

    ルールを作成するための [新規作成] ボタン

  3. ルールの名前を入力します。

  4. [発信者がボイス メールに達した場合:] で、オプションを選択します。

  5. 別の条件をルールに追加する場合は、[条件の追加] を選択します。ルールには複数の条件を追加できますが、ルールが複雑になりすぎないよう、よく考えて追加してください。

  6. [発信者がこれらのオプションを利用できるようにする] で、オプションを選択します。オプションによっては、代替電話番号や発信者に対して読み上げるテキストといった追加の情報が求められる場合があります。

  7. ルールに別のオプションを追加する場合は、[オプションの追加] を選択します。

  8. [OK] をクリックします。

  9. [通話応答ルール] ページのチェックボックスで、ルールを有効または無効にします。

ルールを編集するには

  1. [ボイス メール] で [通話応答ルール] を選択します。

  2. 編集するルールを選択して、[編集] ボタンをクリックします。

    [編集] ボタンが強調表示された通話応答ルール

ルールを削除するには

  1. [ボイス メール] で [通話応答ルール] を選択します。

  2. 削除するルールを選択して、[削除] ボタンをクリックします。

    ルールのツールバーの [削除] ボタン

ルールを適用する順序を変更するには

  1. [ボイス メール] で [通話応答ルール] を選択します。

  2. ルールは適用される順序で表示されます。そのため、上下に動かしたいルールがあれば選択して、矢印をクリックします。

    適用する順序でルールを上下に移動するために使用する矢印ボタン

通知を使用すると、通話を見逃したり、ボイスメールメッセージを受信したときに警告が表示されます。通知を受け取る方法とタイミングは、どのようにするかを決定することができます。たとえば、通話を見逃した場合、またはボイスメールを残したときにテキストメッセージを受信したときに、メールを受け取ることができます。既定では、通話を受けるたびにメールが送信されますが、テキストメッセージングの通知は無効になっています。

テキスト メッセージの通知をセットアップする

  1. [ボイス メール] で [通知] を選択します。

  2. [テキスト メッセージのセットアップ] をクリックします。

  3. お使いの携帯電話が登録されている国を選択します。

    注: テキスト メッセージの通知機能は、特定の地域および特定のモバイル サービス プロバイダーでのみサポートされています。ご利用のモバイル サービス プロバイダーが表示されない場合は、テキスト メッセージの通知を設定できません。

  4. モバイル サービス プロバイダーを選択して、[次へ] をクリックします。

  5. 電話番号を入力し、[次へ] をクリックします。

  6. パスコードが含まれるテキスト メッセージが届きます。そのパスコードを [テキスト メッセージのセットアップ] 画面で入力して、[完了] をクリックします。

    パスコードを入力するテキスト メッセージング画面

  7. テキスト メッセージの通知を受け取るタイミングを選び、[保存] をクリックします。

テキスト メッセージの通知設定を編集する

  1. [ボイス メール] で [通知] を選択します。

  2. [テキスト メッセージ設定を編集する] をクリックします。

  3. テキスト メッセージのオプションを選択し、[保存] をクリックします。

Outlook Voice Access を使用すると、電話でボイス メール、メール、予定表、連絡先にアクセスすることができます。Outlook Voice Access で設定するオプションには、新規メッセージにアクセスする順序と、ダイヤルインするフォルダー (受信トレイなど) が含まれます。

Outlook Voice Access の電話番号とは何ですか?電話番号と PIN は管理者がボイス メールをセット アップする際に提供されます。詳細については、管理者に問い合わせてください。

[電話で再生] を有効にすると、指定した電話番号を使って電話で自分宛てのボイス メール メッセージを再生できます。

既定では、電話番号は組織から割り当てられたものですが、携帯電話の番号やメール アドレスにすることもできます。その場合、ボイス メールはメールの受信トレイから再生されます。

音声メッセージの数を設定するには

  1. [ボイス メール] で [電話で再生] を選択します。

  2. 音声メッセージを使用する電話番号またはメール アドレスを入力します。

  3. [保存] をクリックします。

PIN によって、Outlook Voice Access からメールボックスや予定表の情報にアクセスできるようになります。PIN をリセットすると、一時的な PIN がメールの受信トレイに届きます。次に Outlook Voice Access を使用するときに、一時的な PIN を使用します。その際に、永続的な PIN を作成するように求められます。

Voice Access の PIN をリセットするには

  1. [ボイス メール] で、[PIN のリセット] を選択します。

  2. [ボイス メールの PIN をリセットする] をクリックします。

  3. [はい] をクリックしてリセットを確定します。

[ボイス メールのプレビュー] を使用すると、受信した音声メッセージのテキストをプレビューできます。テキストのプレビューに送信した音声メッセージを含めることもできます。

ボイス メールのプレビューを有効にする

  1. [ボイス メール] で [ボイス メールのプレビュー] を選択します。

  2. 必要なオプションを選択/選択解除します。既定では、両方とも選択されています。

  3. [保存] をクリックします。

関連項目

Skype for Business ボイス メールの確認とオプション

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