プロジェクト Access データベース テンプレートの使用

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作成者: Michael Groh (Access MVP)

Access 2007 のプロジェクト管理データベースを使用すると、 プロジェクトとプロジェクトに関連するタスクと社員を管理できます。また、プロジェクトの詳細の検索とフィルター処理、共通タスクの入力、メール メッセージでのデータの送受信を行うこともできます。

プロジェクト データベース テンプレート

データベースを使用する

この記事では、プロジェクト デスクトップ データベース テンプレートの基本的な使用手順について説明します。

データベースを使用するための準備

すべてのデータベース コンテンツを有効にするには、次の手順を実行します。

  1. メッセージ バーで [オプション] をクリックします。

  2. [Microsoft Office セキュリティ オプション] ダイアログ ボックスで、[このコンテンツを有効にする] をクリックし、[OK] をクリックします。

データベース コンテンツを有効にする方法の詳細については、「データベースを信頼するかどうか決定する」の記事を参照してください。

社員を追加する

プロジェクト データベース テンプレートを初めて使用する場合、まず社員を追加して、社員にプロジェクトやタスクを割り当てることができるようにします。社員を手動で追加するには、次の手順を実行します。Outlook 2007 の連絡先から社員を追加するには、次のセクションを参照してください。

  1. [プロジェクトのリスト] フォームの [社員リスト] をクリックします。

  2. [社員リスト] フォームで、各社員の詳細を入力します。

  3. 社員についてさらに詳しい情報を入力するには、[社員リスト] の社員名をダブルクリックし、[社員詳細] フォームに情報を入力します。

  4. [閉じる] をクリックして、[プロジェクトのリスト] フォームに戻ります。

Microsoft Office Outlook 2007 から連絡先を追加する

Office Outlook 2007 を使用している場合、そのプログラムから社員を追加できます。情報を再入力する必要はありません。

  1. [プロジェクトのリスト] フォームの [社員リスト] をクリックします。

  2. [社員リスト] フォームの [Outlook から​​追加] をクリックします。

  3. [追加する名前の選択] ダイアログ ボックスで、データベースに追加する名前を選びます。

  4. [追加] をクリックし、[OK] をクリックします。

新しいプロジェクトを追加する

  1. [プロジェクトのリスト] フォームの [新しいプロジェクト] をクリックします。

  2. [プロジェクト詳細] フォームにプロジェクトの詳細を入力し、[閉じる] をクリックします。

既存のプロジェクトを編集する

  1. [プロジェクトのリスト] フォームで、編集するプロジェクトをダブルクリックします。

  2. [プロジェクト詳細] フォームで、プロジェクトの詳細を追加または編集します。

    タスクを追加する

    • [プロジェクト詳細] フォームの [新しいタスク] をクリックします。

    • [タスク詳細] フォームにタスクの詳細を入力し、[閉じる] をクリックします。

      [プロジェクト詳細] フォームの [プロジェクト タスク] リストに新しいプロジェクトが表示されます。

      タスクを編集する

    • [プロジェクト詳細] フォームの [プロジェクト タスク] タブをクリックします。

    • 編集するタスクをダブルクリックします。

    • [タスク詳細] フォームでタスクの詳細を編集し、[閉じる] をクリックします。

      共通タスクを追加する

      共通タスクとは、予算やトレーニングなど、さまざまなプロジェクトでよく使われるタスクです。共通タスクを入力すると、タスクの詳細を再入力しなくても、プロジェクト データベースの任意のプロジェクトに追加できます。

    • [プロジェクト詳細] フォームの [共通タスク] をクリックします。

    • プロジェクトに追加する各共通タスクの横にあるチェック ボックスをオンにします。リストの末尾に新しい共通タスクを追加します。

    • [閉じる] をクリックして、[プロジェクト詳細] フォームに戻ります。

メールでデータを収集する

メール メッセージでデータ入力フォームを送信することで、メール ユーザーからプロジェクトや社員に関するデータを収集できます。ユーザーがフォームに入力して返信すると、データは処理され、タスク リストに保存されます。

  1. [プロジェクトのリスト] フォームまたは [社員リスト] フォームの [データの収集] をクリックします。

  2. 電子メールによるデータ収集ウィザードの指示に従って、指定したメール受信者からデータを収集します。

プロジェクトのリストをフィルター処理する

[プロジェクトのリスト] フォームでは、プロジェクトのリストをフィルター処理できます。また、お気に入りのフィルターを保存して、今後も利用できます。

  1. フィルターを適用するには、フォームを右クリックし、フィルターを選びます。

  2. [フィルターの保存] をクリックします。

  3. [フィルターの詳細] フォームにフィルターの名前と説明を入力し、[閉じる] をクリックします。

  4. 保存したフィルターを適用するには、[お気に入りのフィルター] ボックスを使用します。また、フィルターを削除するには、[(フィルターのクリア)] をクリックします。

プロジェクトまたは社員の詳細を表示する

[プロジェクト詳細] フォームと [社員詳細] フォームでは、プロジェクトや社員に関する詳細を表示および入力することができます。[プロジェクト詳細] フォームまたは [社員詳細] フォームを表示するには:

  • [プロジェクトのリスト] フォームまたは [社員リスト] フォームで、表示するアイテムをダブルクリックします。

添付ファイルを追加する

[プロジェクト詳細] フォーム、[タスク詳細] フォーム、[社員詳細] フォームでは、画像などの添付ファイルを追加できます。

  • いずれかの [詳細] フォームで、[添付ファイル] フィールドをダブルクリックします ([社員詳細] フォームの場合は画像アイコンをダブルクリックします)。

  • [添付ファイル] ダイアログ ボックスで、[追加] をクリックします。

  • [ファイルの選択] ダイアログ ボックスで、ファイルがあるフォルダーを参照します。

  • 追加するファイルを選び、[開く] をクリックします。

  • [添付ファイル] ダイアログ ボックスで [OK] をクリックします。

注: 各アイテムには複数のファイルを添付できます。たとえば、ドキュメントやスプレッドシートなど、異なるファイルの種類を添付できます。

レポートを表示する

プロジェクト データベースには、[実施プロジェクト]、[タスク詳細]、[社員住所録] など、いくつかのレポートがあります。レポートを表示するには:

  • [プロジェクトのリスト] フォームの [レポート] リストから表示するレポートを選びます。

レポートを印刷するには:

  • Microsoft Office ボタン Office ボタンの画像 をクリックして、[印刷] をクリックします。

カスタム レポートを作成することもできます。詳細については、「単純なレポートを作成する」の記事を参照してください。

注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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