プロジェクト関係者リストの作成と管理

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著者: Jane Suchan (PMP)

プロジェクト関係者とは    定義は数多くあり、ソースや会社によって異なります。プロジェクトの成果に強い関心を持っているユーザーやグループを関係者として定義することをお勧めします。関係者の管理はリレーションシップの管理と同義です。目標は、プロジェクトへの関与を得ることとそれを維持することです。

ここでは、関係者とは、プロジェクトの結果に関心を持っているか、結果の影響を受ける、組織内の個人またはグループを指します。関係者リストの作成と管理の演習を始める前に、関係者の定義が組織の定義と一致していることを確認してください。

関係者の管理が重要な理由

そうでないことを願いますが、だれもがプロジェクトに 100 パーセント乗り気であるとは限らないという事実を受け止めなければなりません。関係者は新しいツールやプロセスの学習、コントロールの放棄が必要な場合があります。また、極端な場合は職を失うこともあります。関係者の懸念を和らげるためにプロジェクト マネージャーやスポンサーに責任を負わせるようなことになれば、すべての関係者を常に満足させられない場合があります。努力が無駄にならないように対処する必要があります。

モチベーションを把握することは、懸念に対処し、以下のような好ましくない行動や戦術を回避するのに役立ちます。

  • 必要な情報提供または承認を遅らせる。

  • 競合プロジェクトを開始する。

  • リソースを他のプロジェクトに再割り当てする。

  • プロジェクトを弱体化させる政治の裏工作に関与する。

関係者を効果的に管理することの利点は次のとおりです。

  • 政治にのめり込まないようにプロジェクトのサイクル タイムを短縮する。

  • 承認プロセスを合理化する。

  • 確実にプロジェクト リソースを利用でき、集中力を保てる。

  • 情報の流れを維持する。

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関係者リストを作成する

プロジェクトの早い段階で、プロジェクトのスポンサーと協力して、考えられるすべての関係者のリストを作成します。この役割の定義方法と、組織へのプロジェクトの影響に応じて、このリストが長くなる可能性があります。

関係者リストは、プロジェクト マネージャーにとってはツールであり、プロジェクトのコミュニケーション計画では重要な情報になります。リストの評価に基づいて、強力なコミュニケーション戦略を計画することができます。また、このリストの詳細をプロジェクトのスポンサー以外と共有する必要はありません。

ほとんどのプロジェクトが政治に関わると、関係者の評価がややこしいことになるかもしれません。

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関係者リストを評価する

関係者の影響力を考慮し、影響のレベルで分類します。一部の関係者はプロジェクトを常に前進させることができます。これには、プロジェクトのスポンサーやシニア マネージャーが含まれる場合があります。高い地位と意思決定の役割があるため、これらの関係者は厳密にモニタリングする必要があります。その他の関係者は、プロジェクトから撤退することはできないものの、プロジェクトを弱体化させ、場合によっては終わらせるために裏で画策している可能性があります。

製品に (場合によっては毎日) 携わる関係者の レベルもあります。このグループは、満たす必要があるビジネス要件の形式で情報を提供します。この関係者はプロジェクトに直接影響を受けるため、プロジェクトが成功した場合に得るものは最大です。多くの場合、直接また間接的にもプロジェクトを終わらせることはできないとはいえ、プロジェクトの成功には欠かせない存在です。ニーズや懸念が対処されないと、彼らはたちまち最大の支援者から最大の敵になります。

関係者をまとめる別の方法は、関与と責任のレベルでグループ化することです。あるグループはプロジェクトに積極的に関与し、作業を行っており、別のグループはある時点で関与し、また別のグループは積極的には関与していないものの、プロジェクトに関するコミュニケーションが必要な関係者などがあります。

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RACI を使って関係者を分類する

RACI (Responsible: 実行責任者、Accountable: 説明責任者、Consulted: 協業先、Informed: 報告先) は、プロジェクトの関与と責任のレベルで関係者を割り当てて指定するために、組織設計で使用されるツールです。関係者またはグループごとに最も効果的なコミュニケーション戦略を計画できるように、関係者をまとめる便利な方法です。これらの関係者は以下のように定義されています。

  • 実行責任者    この関係者にはタスクを完了する責任があります。

  • 説明責任者    この関係者は、タスクが完了されない場合に責任を問われ、タスクを完了する責任のある関係者を管理する場合があります。多くの場合、プロジェクト マネージャーがこの役割を持ちます。

  • 協業先    この関係者は、完了する責任はないものの、タスクの一部について意見を求められます。

  • 報告先    この受身的役割を持つ関係者は報告を受けますが、タスクの責任を問われることはありません。

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予防が大事

プロジェクト管理は要するに期待をコントロールするものです。プロジェクトの早い段階に時間をかけて、スポンサーと協力して関係者を特定および評価します。プロジェクト期間中は常にリストを更新するようにしてください。関係者とその関心を把握して、効果的に管理する必要があります。そうすれば、長期的な問題を防ぎ、プロジェクトを確実に成功されることができます。

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著者について     Jane Suchan は、エンタープライズ ビジネス イニシアティブを管理し、プロジェクト管理の方法論を開発してきた、経験豊富なプログラム マネージャーです。Jane は、ワシントン州シアトル在住です。

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