プロジェクト管理オフィス (PMO) を設置して Project Online の導入を支援する

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PMO の定義

Project Online を業務に採り入れる計画を立案中ですね。どのように使用する予定ですか? それとも、こう表現したほうが適切でしょうか。解決しようとしている業務上の課題は何ですか?いくつか例を考えてみましょう。

  • 経営陣からプロジェクトのステータスをわかりやすくするように指示されている。

  • リソースの管理やプロジェクトへの割り振りについて、より良い方法が必要だ。

  • 従業員がタスクに費やしている時間を簡単に追跡したい。

  • プロジェクト データを追跡するのに、Excel のスプレッドシートを使うことより確実な手段がほしい。

こうした業務上の課題を解決するのに Project Online を使って大きな成功を収めてきた組織は、プロジェクトの管理方法について標準、プロセス、ベスト プラクティスを一式作り上げています。プロジェクト管理に関してこのようなルールを作成して管理する担当者またはグループを指す用語の 1 つが、「プロジェクト管理オフィス (PMO)」です。

PMO の仕事

大企業であれば、PMO がプロジェクト管理のガバナンス、導入、トレーニング、プロジェクト管理ニーズの調査、有益なレポートの最適な作成手順の検討など、プロジェクト管理に関する組織全体の課題を扱う一部門をなすこともあります。中小企業の場合、PMO の規模は担当者 1 人から少人数のグループまでさまざまですが、大企業の場合と同じような課題に対応すべく規模を拡大することも考えられます。とはいえ、どのような PMO でも、次のような目標は共通しています。

  • プロジェクト管理システムの良さをアピールし、導入を推進する。

  • プロセスをツールに落とし込んで自動化することを通じて、ユーザーにとってのプロジェクト管理をシンプルにする。

  • ポリシー、手続き、ペスト プラクティスを、プロジェクト管理機能を中心に据えて策定する。

  • プロジェクト管理が絡むあらゆる事項に関して「中核的研究拠点」のような役割を担うこと、またプロジェクト管理のベスト プラクティスやツールに関するトレーニングを提供することを通じて、プロジェクト管理の専門家になる。

  • 経営陣から支持を取り付け、経営陣による勧告を通じて変化を実現し、強制する。

まだいまひとつすっきりしませんか?それでは一歩引いて、世帯主が一家の面倒をどのようにして見ているかを引き合いに出して、対応関係を見てみましょう。

ニーズ

PMO

家族

PMO - 情報

PMO は、プロジェクトの現状や正常性のレポートという形でプロジェクト関係者に情報を届けるための、効率的な手順を確立します。たとえば、レポートのニーズを調べ、必要なデータをシステムに移行し、ワークフローを確立することを通じて、繰り返し発行されることになるレポートに必要なデータがシステムに滞りなく入力されるようにする、という作業が伴うことが考えられます。

世帯主は、一家の現状を示す、たとえば次のような情報が必要になります。

  • 子供の学業に関する学期ごとの通知表。

  • 家計の現状を示す毎月の銀行取引明細書。

  • 家族の健康状態を確認するための年 1 回の健康診断の受診。

PMO - 誰が何をしているかという情報

PMO はプロセスを考案し、適切なデータがプロジェクト管理システムに送られ、プロジェクト レベルのステータスがプロジェクト管理者の手元に届くようにします。また、リソース管理に関する目安とベスト プラクティスを開示します。

家族はそれぞれ、だれが何をしているかを把握する必要があります。たとえば、次のような事柄です。

  • 今日はだれが、子供を学校へ迎えに行くか、夕方に犬を散歩させるか、夕食を支度するか、など。

  • いつもの用向きをこなせない家族がいたら、だれが代わりになれるかを把握する必要があります。

  • こうした事柄を把握しておくと、全員の会社や学校での予定や空き時間の有無を、一元的な予定表に掲示できます。この方法を使うと、どのユーザーに何の用事をスケジュールできるかがわかりやすくなります。

PMO - コラボレーションのためのフォーラム

PMO は、プロジェクト コラボレーション サイトの立ち上げと、サイト ユーザーのニーズに合わせるためのカスタマイズを支援します。

一家には、協力して物事を進められるようにするため、次のような一種のフォーラムが必要になります。

  • 大事な行事をキッチンの壁掛けカレンダーに書き込む。

  • 毎晩食卓を囲んで会話を持つようにする。

PMO - リスクを評価して緩和する

PMO は、リスク管理を扱うシステムをセットアップする責務を負います。

世帯主については、次のようなリスク軽減策を計画する必要性が考えられます。

  • 医療関連の保険をどのようにするか決める。

  • スポーツクラブの会員になる。

  • 退職後に備えて貯金の積立額を増やす。

PMO - ルールとプロセスを確立する

PMO は現在のプロセスとワーフクローを調べて、実装しているプロジェクト管理ツールでそれを自動化する方法を特定します。 これらの方法の 1 つに、一定の予算で推進するプロジェクトを選ぶための要因の決定が含まれることがあります (ポートフォリオ分析)。

世帯主は、次のような家族のルールやプロセスを決めます。

  • 子供の門限や寝る時間。

  • 何を購入するかを決めるための要素 (たとえば、今年、車を買う必要があるか、屋根を修理する必要があるか、休暇旅行に行く必要があるかなど)。

  • 芝生の水まき器の自動タイマーにセットする時間。

  • 一週間のうちで食料品の買い物などの用向きを済ませるための時間。

PMO は次のような仕事を通じて、より効率の良いプロジェクト管理に向けて自社を動かします。

  • 情報を集め、組織のプロジェクト管理要件の決定に役立てる。たとえば、組織のビジネス ニーズを分析し、明らかになったニーズに対応するためのプロセスを設計し、そのプロセスを Project Online の設定やワークフローに対応させます。

  • 継続的なレビューが重要となるデータがどれかを判断し、Project の管理者と協力してそのデータを関係者と共有する。たとえば、必要なデータを特定すると共に、そのデータをシステムに送り、週次プロジェクト ステータス レポートを作成し、進行中のプロジェクトの進捗状況を関係者に提供する、というプロセスを考案します。

  • プロセスやワークフローに適用するルールを作成する。たとえば、プロジェクトのアイデアが承認プロセスを経て Project Online のプロジェクトになるまでのワークフローを確立します。

  • 既存のデータを、現行のプロジェクト管理システムから新しいシステムに移行する。たとえば、リソースやプロジェクト データを Microsoft Excel スプレッドシートから Project Online に移行するための、または各自のコンピューター上の Project Professional から一元管理された Project Online 環境へ移行するための、最も簡単な方法を探します。

  • プロジェクト ポートフォリオ管理サポートを提供して、プロジェクトの優先順位付けや予測に役立てる。どこの企業でも同じでしょうが、やりたいプロジェクトがたくさんあっても、予算やリソースには限りがあって、すべて実行するわけにはいかないものです。進めるべきプロジェクトを判断する仕組みが必要です。PMO は、将来の投資が組織の戦略的ゴールや成長ビジョンに即したものになるように、プロジェクトやプログラムの選択プロセスを主導することができます。

  • 慣れ親しんだ現行のプロジェクト管理システムからの移行に伴いユーザーが直面する感情の変化に対応する。たとえば、Project Online で公開する利点を示すことを通じて、プロジェクト ファイルを各自のハード ディスクに保存して共有するというこれまでのプロセスから移行するように、プロジェクト管理者をうまく説得します。そのためには、まず地位の高いプロジェクト管理者を説得することに時間をかけ、彼らが他のプロジェクト管理者に及ぼす影響力で変化を促す、という手が考えられます。

  • 優れたトレーニング オプションを用意して、変更に伴う技術的な課題を管理する。

PMO が必要な理由

家族の例には、対応しないでいると良からぬ事態を招くようなニーズがあります。たとえば、子供の通知表をすぐに見なかった場合、本当は勉強時間を増やしたり家庭教師を付けたりした方がいいかもしれないのに、特に問題はないと考えてしまうかもしれません。同じように、標準化や導入を支援する担当者や担当部門を用意せずに Project Online を導入した場合も、良からぬ結果を招くことがあります。PMO を設置すると、Project Online の導入がうまくいく可能性が高まります。この「うまくいく」は、目標に応じて、プロジェクト管理の効率が向上する (期限までに終わるプロジェクトが増える、など) と言い換えられます。通常、それはプロジェクト管理コストの削減 (予算以下で終わるプロジェクトが増える、など) につながります。

PMO 設置への第 1 歩

PMO の設置に向けた第 1 歩は、この記事を探した時点で既に踏み出されています。Project Online への移行に興味があるのでしたら、導入して効率がどのように向上するか、または課題がどのように解決されるかについて、既にアイデアがあるのではないでしょうか。PMO を正式に設置するまでの道筋を整えるには、次の事項を検討する必要があります。

PMO にやってほしいことを定義する

PMO のメインの目的が特定のビジネスの問題を解決するためにでしょうか。たとえば、コスト分析の厳密な制御を取得するタイムシート システムを実装することがあります。または、プロジェクト データは、2、3 でも別のアプリケーションに広がってし、プロジェクトの実行の詳細に把握を提供するうえでは、1 つのシステムにデータを統合する必要があります。または、進行中のプロジェクト管理のガイダンスを提供し、プロジェクト マネージャーのトレーニングのニーズがあります。PMO が必要な理由について理解すると、非常に簡単に要件を確立して、それを維持するのには [範囲] があります。

経営陣の後ろ盾を得る

必ず上層部のだれかから支援を取り付けてください。PMO に経営陣の後ろ盾があることは重要です。経営陣の後ろ盾がないことは、PMO が失敗する主な理由の 1 つです。あなたがやろうとしていることの利点や重要性を理解している重役が既にいるなら、素晴らしいことです!まだいないなら、だれかを味方に付ける最善手の 1 つは、Project Online のようなプロジェクト管理システムに移行することの利点を上層部に示すことです。移行して解決されそうな業務上の問題を示すといいでしょう。Project Online の当初の評価で既にある程度やったことかもしれませんが、パイロット環境で自分のデータを使ってうまくいく様子を示すことができれば、上層部に味方が見つかります。経営陣の後ろ盾を得るには、利点を示すことが不可欠なのです。

慣れ親しんだシステムから Project Online のような新しいプロジェクト管理システムへの移行に対しては、ユーザーが抵抗感を抱くことが考えられますが、経営陣の強力な後ろ盾があれば、そうした感情に対処しやすくなります。 移行前のシステムに対してユーザーが抱きうる愛着を断つには、上席プロジェクト管理者のような影響力の大きい他の関係者に利点を説いて推進することも役立ちます。

チームを作る

PMO を設置しようとしている企業の規模によらず、PMO の役割として果たすべき責務は次のとおりです。

役割

説明

Project Online の導入計画を推進する

進めてProject Onlineを実装する場合は、全体的な計画では、他のユーザーに進む必要があります。 任意のプロジェクトと同じようには、導入の計画には、必要なタスクが配置され、完了したことを確認するには、所有者が必要があります。

プロジェクト管理のニーズを調査する

この担当者は、組織におけるプロジェクト管理要件を調査します。全社の各部門でユーザーに話を聞き、プロジェクトが現在どのように管理されているか、それをふまえてプロジェクト管理の要件はどのようになりそうか、そして Project Online を導入して管理がどのように改善しそうかを明らかにする必要があります。明らかにした要件は Project の管理者に開示し、彼らがそれを Project Online に適切に実装できるようにします。この担当者は、優れたプロジェクト管理スキルを持っているだけでなく、コミュニケーションにも長けている必要があります。社員が移行前のプロセスに愛着を持っていることが十分考えられるので、担当者は新システムが仕事をいかに楽にするかを示して、そうした感情に対処する必要があります。

トレーニング、マニュアル、サポート

この担当者は、ユーザーのスキル レベルを調べ、導入製品を問題なく使用できるようにするのに必要なトレーニング リソースを用意する責任を負います。作業としては、Project の管理者、プロジェクト管理者、チーム リーダー、チーム メンバー向けにその役割に応じたトレーニングを作成することなどが考えられます。作業はプロジェクト管理者または Project の管理者向けのトレーニングを用意することにほとんど終始する可能性がありますが、チーム リーダーやチーム メンバーにとっても、クイック リファレンス カードやカンニング ペーパー、チェックリスト、簡単なチュートリアルなどがずいぶん参考になりそうです。また、ユーザー向けに社内サポートを提供する方法や複雑な問題を適切なルートで上に上げる方法を考案する必要があります。

IT 部門の担当者

自社の IT 部門に Project Online のサインアップ、セットアップ、構成の支援に関わってもらうためには、彼らとの協力関係が不可欠です。まだ Project Online の評価プロセスの最中であれば、一般にこうした支援は、IT 部門のだれかが Project Online の使用を開始するを見ながら大した負担にならずにできることです。

PMO は IT 部門と協力して、次の 2 つの事項に対処する必要があります。

  • Office 365 の管理: PMO は Office 365 管理者と、ユーザーやライセンスの割り当てについて協力する必要があります。

  • Project Online の管理: PMO は Project Online 管理者とも、フィールド、リソース、タイムシートのカスタム構成について協力する必要があります。また、ワークフローにおけるプロセスを Project Online に実装するうえでも協力が必要です。

大企業の PMO の中には、支援を必要とする特定のプロジェクトに対して指導を行うプロジェクト管理者を抱えるケースもあります。指導の内容は、プロジェクト所有者への助言から、所有権の引き継ぎまで、プロジェクトの範囲に応じてさまざまです。

PMO のミッション ステートメントを作成する

どのような PMO にもミッション ステートメントが必要です。PMO の必要性について調査済みであれば、作るのはかなり簡単でしょう。自社に既にあるミッション ステートメントを基に、それに沿ったものを作成してみてください。特に複雑にする必要はありませんが、自社に PMO が存在する理由とその役割を全社員が基本的に理解できるようなものにします。

PMO の設置計画を立てる

PMO の設置に必要なタスクを洗い出したら、そのための高レベル プロジェクト計画を作成することが考えられます。PMO の設置は、関連タスク、期間、任命を伴う一大プロジェクトだと考えてください。環境評価のようないくつかの初期タスクを細かく検討していくと、プロジェクト計画はどんどん明確になってきます。 プロジェクト計画があると、PMO の設置に向けてここまで何が終わったか、現在何をしているか、まだ何がなされていないかを追跡するための策定済みスケジュールが PMO にもたらされます。たとえば、Project Online プロジェクト計画におけるいくつかの PMO 設置タスクは次のようになります。

Project Online の PMO プロジェクトの計画

PMO に関する理解を深める

まだ PMO がない場合、その立ち上げを考えると萎縮してしまうかもしれません。PMO の原動力は自社のニーズや要件ですが、PMO を設置して発展させるためには、そのフレームワーク作りについて理解を深める必要があります。目標によっては、さまざまな PMO プロセスや業界の方法論を調べたり、自社に合った PMO モデルを探したりすることが考えられます。PMO の設置や管理に関しては数多くの書籍、トレーニング、オンライン リソースがあって、参考になることでしょう。

PMO を設置しようとしていて、支援が必要な場合は、マイクロソフトの認定パートナーやコンサルティング サービスへの相談を検討してください。また、当社には小、中、大企業での PMO 設置に関して優れた経験を持つ社内コンサルタントがいます。

さて、どのようにしたらよいでしょうか。

PMO を立ち上げる準備はこれで整いましたか?この記事を読んで、PMO の設置は時間と労力をつぎ込む価値のある投資だとご理解いただけたと思います。社内の人との協力関係が大いに必要となるほか、経営陣の後ろ盾を得ることも不可欠です。利用できる数多くのリソースを活かして PMO の設置について調査するにも、投資が必要です。 そして、支援が必要になったら、マイクロソフトの認定パートナーやコンサルティング サービスに助力を求めることができます。

小企業の場合、必要な活動すべてというのは手に負えなさそうに思えるかもしれません。「チームを作る」の表に挙げられている PMO の役割それぞれのために人を雇う余裕はないかもしれませんし、そうする必要はありません。これらは、どこかの時点で対応が必要となる可能性が高く、程度の差こそあれ各社の要件に沿っている責務だとお考えください。また、必要とされる労力の大小は各社の規模や目標に応じて違います。小規模企業の PMO であれば、自社のニーズを調べるのに社内の数人の上席プロジェクト管理者に話を聞けば済むかもしれませんし、大企業では各部門で要件が違っているかもしれません。

PMO の設置は Project Online 導入の成功を後押しし、Project Online の使用は PMO の成功を後押しします。導入の成功を願っています。

注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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