プロジェクト管理オフィス (PMO) を設置して Project Online の導入を支援する

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PMO の定義

Project Online を業務に採り入れる計画を立案中ですね。どのように使用する予定ですか? それとも、こう表現したほうが適切でしょうか。解決しようとしている業務上の課題は何ですか?いくつか例を考えてみましょう。

  • 経営陣からプロジェクトのステータスをわかりやすくするように指示されている。

  • リソースの管理やプロジェクトへの割り振りについて、より良い方法が必要だ。

  • 従業員がタスクに費やしている時間を簡単に追跡したい。

  • プロジェクト データを追跡するのに、Excel のスプレッドシートを使うことより確実な手段がほしい。

Organizations who have been most successful with using Project Online in addressing business problems such as these are the ones that create a set of standards, processes, and best practices for the way that projects are managed in their organization. The person or group that creates and manages these rules of project management is sometimes referred to as the Project Management Office (PMO).

PMO の仕事

大企業であれば、PMO がプロジェクト管理のガバナンス、導入、トレーニング、プロジェクト管理ニーズの調査、有益なレポートの最適な作成手順の検討など、プロジェクト管理に関する組織全体の課題を扱う一部門をなすこともあります。中小企業の場合、PMO の規模は担当者 1 人から少人数のグループまでさまざまですが、大企業の場合と同じような課題に対応すべく規模を拡大することも考えられます。とはいえ、どのような PMO でも、次のような目標は共通しています。

  • プロジェクト管理システムの良さをアピールし、導入を推進する。

  • プロセスをツールに落とし込んで自動化することを通じて、ユーザーにとってのプロジェクト管理をシンプルにする。

  • ポリシー、手続き、ペスト プラクティスを、プロジェクト管理機能を中心に据えて策定する。

  • プロジェクト管理が絡むあらゆる事項に関して「中核的研究拠点」のような役割を担うこと、またプロジェクト管理のベスト プラクティスやツールに関するトレーニングを提供することを通じて、プロジェクト管理の専門家になる。

  • 経営陣から支持を取り付け、経営陣による勧告を通じて変化を実現し、強制する。

まだいまひとつすっきりしませんか?それでは一歩引いて、世帯主が一家の面倒をどのようにして見ているかを引き合いに出して、対応関係を見てみましょう。

ニーズ

PMO

家族

PMO - 情報

PMO は、プロジェクトの現状や正常性のレポートという形でプロジェクト関係者に情報を届けるための、効率的な手順を確立します。たとえば、レポートのニーズを調べ、必要なデータをシステムに移行し、ワークフローを確立することを通じて、繰り返し発行されることになるレポートに必要なデータがシステムに滞りなく入力されるようにする、という作業が伴うことが考えられます。

世帯主は、一家の現状を示す、たとえば次のような情報が必要になります。

  • 子供の学業に関する学期ごとの通知表。

  • 家計の現状を示す毎月の銀行取引明細書。

  • 家族の健康状態を確認するための年 1 回の健康診断の受診。

PMO - 誰が何をしているかという情報

The PMO creates processes to get the right data to the project management system to provide status at a project level to project managers. It also provides guidance and best practices for resource management.

家族はそれぞれ、だれが何をしているかを把握する必要があります。たとえば、次のような事柄です。

  • 今日はだれが、子供を学校へ迎えに行くか、夕方に犬を散歩させるか、夕食を支度するか、など。

  • いつもの用向きをこなせない家族がいたら、だれが代わりになれるかを把握する必要があります。

  • こうした事柄を把握しておくと、全員の会社や学校での予定や空き時間の有無を、一元的な予定表に掲示できます。この方法を使うと、どのユーザーに何の用事をスケジュールできるかがわかりやすくなります。

PMO - コラボレーションのためのフォーラム

PMO は、プロジェクト コラボレーション サイトの立ち上げと、サイト ユーザーのニーズに合わせるためのカスタマイズを支援します。

一家には、協力して物事を進められるようにするため、次のような一種のフォーラムが必要になります。

  • 大事な行事をキッチンの壁掛けカレンダーに書き込む。

  • 毎晩食卓を囲んで会話を持つようにする。

PMO - リスクを評価して緩和する

PMO は、リスク管理を扱うシステムをセットアップする責務を負います。

世帯主については、次のようなリスク軽減策を計画する必要性が考えられます。

  • 医療関連の保険をどのようにするか決める。

  • スポーツクラブの会員になる。

  • 退職後に備えて貯金の積立額を増やす。

PMO - ルールとプロセスを確立する

The PMO looks at current processes and workflows, and finds a method of automating them through the project management tool being implemented. One of these might involve determining drivers for selecting which projects to move forward on given a set budget (portfolio analysis).

世帯主は、次のような家族のルールやプロセスを決めます。

  • 子供の門限や寝る時間。

  • 何を購入するかを決めるための要素 (たとえば、今年、車を買う必要があるか、屋根を修理する必要があるか、休暇旅行に行く必要があるかなど)。

  • 芝生の水まき器の自動タイマーにセットする時間。

  • 一週間のうちで食料品の買い物などの用向きを済ませるための時間。

PMO は次のような仕事を通じて、より効率の良いプロジェクト管理に向けて自社を動かします。

  • 情報を集め、組織のプロジェクト管理要件の決定に役立てる。たとえば、組織のビジネス ニーズを分析し、明らかになったニーズに対応するためのプロセスを設計し、そのプロセスを Project Online の設定やワークフローに対応させます。

  • 継続的なレビューが重要となるデータがどれかを判断し、Project の管理者と協力してそのデータを関係者と共有する。たとえば、必要なデータを特定すると共に、そのデータをシステムに送り、週次プロジェクト ステータス レポートを作成し、進行中のプロジェクトの進捗状況を関係者に提供する、というプロセスを考案します。

  • プロセスやワークフローに適用するルールを作成する。たとえば、プロジェクトのアイデアが承認プロセスを経て Project Online のプロジェクトになるまでのワークフローを確立します。

  • 既存のデータを、現行のプロジェクト管理システムから新しいシステムに移行する。たとえば、リソースやプロジェクト データを Microsoft Excel スプレッドシートから Project Online に移行するための、または各自のコンピューター上の Project Professional から一元管理された Project Online 環境へ移行するための、最も簡単な方法を探します。

  • Providing project portfolio management support to help with project prioritization and forecasting. Like most companies, there are many projects you'd like to do, but have limited budget and resources to do all of them. You need a way to determine which projects that you should move on. PMOs can drive the project and program selection process to ensure that future investments are in alignment with the organization's strategic goals and growth vision.

  • Managing the emotional changes users might face in moving from their current project management system to which they are attached. For example, tactfully influencing project managers to move from their old process of saving their project files to their hard drives and sharing them out by showing them the advantages of publishing them to Project Online. The PMO might do this by devoting more time to convincing the more senior project managers first, and hoping their influence on the other project managers helps to drive the change.

  • 優れたトレーニング オプションを用意して、変更に伴う技術的な課題を管理する。

PMO が必要な理由

In the family example, the consequences of not addressing some of the needs can be dire. For example, not reviewing a child's report card when it first arrives might result in the assumption that things are fine, when actually more study time or a tutor might be needed. In the same way, deploying Project Online without creating an entity to help with standardization and adoption can also have dire circumstances. Establishing a PMO will help to increase the chances of success for your Project Online deployment. Depending on your goals, this can translate to better efficiency in project management (for example, more projects completed on time), which is usually associated with lower costs to manage projects (for example, more project completed at or under budget).

PMO 設置への第 1 歩

PMO の設置に向けた第 1 歩は、この記事を探した時点で既に踏み出されています。Project Online への移行に興味があるのでしたら、導入して効率がどのように向上するか、または課題がどのように解決されるかについて、既にアイデアがあるのではないでしょうか。PMO を正式に設置するまでの道筋を整えるには、次の事項を検討する必要があります。

PMO にやってほしいことを定義する

Is the main goal of your PMO going to be to address a specific business problem? For example, you might want to implement a timesheet system to get tighter control of costs analysis. Or you might have your project data spread across two or even three different applications, and want to consolidate the data into a single system, which would help to provide better insight into the execution of projects. Or it might be to provide ongoing project management guidance, and address project manager training needs. Once you understand why your PMO is needed, it will be much easier to scope what the requirements are in establishing and maintaining it.

経営陣の後ろ盾を得る

必ず上層部のだれかから支援を取り付けてください。PMO に経営陣の後ろ盾があることは重要です。経営陣の後ろ盾がないことは、PMO が失敗する主な理由の 1 つです。あなたがやろうとしていることの利点や重要性を理解している重役が既にいるなら、素晴らしいことです!まだいないなら、だれかを味方に付ける最善手の 1 つは、Project Online のようなプロジェクト管理システムに移行することの利点を上層部に示すことです。移行して解決されそうな業務上の問題を示すといいでしょう。Project Online の当初の評価で既にある程度やったことかもしれませんが、パイロット環境で自分のデータを使ってうまくいく様子を示すことができれば、上層部に味方が見つかります。経営陣の後ろ盾を得るには、利点を示すことが不可欠なのです。

Strong executive sponsorship can be helpful in addressing resistance users might have in moving from what they are familiar with, to a new project management system, such as Project Online. Evangelizing and promoting the benefits to other influential stakeholders, such as senior project managers, can also help in breaking any emotional attachments that other users might have to the system you are moving from.

チームを作る

PMO を設置しようとしている企業の規模によらず、PMO の役割として果たすべき責務は次のとおりです。

役割

説明

Project Online の導入計画を推進する

If you are in the process of implementing Project Online, the overall plan needs someone to drive it. Just like any project, the adoption plan needs an owner to ensure that the required tasks are staffed and completed.

プロジェクト管理のニーズを調査する

この担当者は、組織におけるプロジェクト管理要件を調査します。全社の各部門でユーザーに話を聞き、プロジェクトが現在どのように管理されているか、それをふまえてプロジェクト管理の要件はどのようになりそうか、そして Project Online を導入して管理がどのように改善しそうかを明らかにする必要があります。明らかにした要件は Project の管理者に開示し、彼らがそれを Project Online に適切に実装できるようにします。この担当者は、優れたプロジェクト管理スキルを持っているだけでなく、コミュニケーションにも長けている必要があります。社員が移行前のプロセスに愛着を持っていることが十分考えられるので、担当者は新システムが仕事をいかに楽にするかを示して、そうした感情に対処する必要があります。

トレーニング、マニュアル、サポート

この担当者は、ユーザーのスキル レベルを調べ、導入製品を問題なく使用できるようにするのに必要なトレーニング リソースを用意する責任を負います。作業としては、Project の管理者、プロジェクト管理者、チーム リーダー、チーム メンバー向けにその役割に応じたトレーニングを作成することなどが考えられます。作業はプロジェクト管理者または Project の管理者向けのトレーニングを用意することにほとんど終始する可能性がありますが、チーム リーダーやチーム メンバーにとっても、クイック リファレンス カードやカンニング ペーパー、チェックリスト、簡単なチュートリアルなどがずいぶん参考になりそうです。また、ユーザー向けに社内サポートを提供する方法や複雑な問題を適切なルートで上に上げる方法を考案する必要があります。

IT 部門の担当者

Collaboration with your IT department is essential in engaging them to assist in the sign up, setup, and configuration of Project Online. If you are only in the process of evaluating Project Online, this can typically be done by someone from your IT department without too much trouble by looking at the Get started with Project Online documentation.

PMO は IT 部門と協力して、次の 2 つの事項に対処する必要があります。

  • Office 365 administration: The PMO will need to work with the Office 365 administrator for assigning users and licenses.

  • Project Online の管理: PMO は Project Online 管理者とも、フィールド、リソース、タイムシートのカスタム構成について協力する必要があります。また、ワークフローにおけるプロセスを Project Online に実装するうえでも協力が必要です。

大企業の PMO の中には、支援を必要とする特定のプロジェクトに対して指導を行うプロジェクト管理者を抱えるケースもあります。指導の内容は、プロジェクト所有者への助言から、所有権の引き継ぎまで、プロジェクトの範囲に応じてさまざまです。

PMO のミッション ステートメントを作成する

どのような PMO にもミッション ステートメントが必要です。PMO の必要性について調査済みであれば、作るのはかなり簡単でしょう。自社に既にあるミッション ステートメントを基に、それに沿ったものを作成してみてください。特に複雑にする必要はありませんが、自社に PMO が存在する理由とその役割を全社員が基本的に理解できるようなものにします。

PMO の設置計画を立てる

After scoping out the tasks you need to build your PMO, you might want to create a high-level project plan for it. Consider the building of your PMO as one big project, with associated tasks, durations, and assignments. Your project plan will become more defined as you step through some of the initial tasks, such as assessing your environment. The project plan helps to give your PMO a build schedule to keep track of what you have done, what you are working on, and what you have yet to do in creating your PMO. For example, here are how several PMO build tasks in a Project Online project plan might look:

Project Online の PMO プロジェクトの計画

PMO に関する理解を深める

If you do not already have a PMO, you may be intimidated a bit at the thought of starting one. Although your company’s needs and requirements will drive your PMO, you need to learn how to create the framework to establish and evolve your PMO. Depending on your goals, you might want to research the various PMO process and industry methodologies, or see which PMO model you might closely align with. There are many books, training, and online resources available about creating and managing PMOs that can help you in your efforts.

If you are trying to set up a PMO and need assistance, you may want to contact a Microsoft Certified Partner or Microsoft Consulting Services. We also have in-house consultants at Microsoft with excellent experience at setting up PMOs for small, medium, and large companies.

さて、どのようにしたらよいでしょうか。

So, are you ready to start your PMO? Hopefully, you’ve realized after reading this article that starting a PMO is an investment that will be well worth the time and effort. It will require a lot of collaboration with people in your company, and having an executive “champion” is essential. It will also require an investment in researching more about setting up a PMO through the many resources that are available. And if you need help, you can turn to Microsoft Certified Partners as well as Microsoft Consulting Services.

If you are in a smaller company, the scope of all of this may seem overwhelming. You may not have the resources to hire people for each PMO role noted in the “Build your team” table, and you don’t need to. Just be aware that these are responsibilities that will likely need to be addressed at some point in time, and to a degree that suits your requirements. Also note that the effort needed can scale to your company size and goals. A PMO in a smaller company might only need to meet with a few senior project managers in their company to assess their needs, versus multiple departments with varied requirements in a larger company.

PMO の設置は Project Online 導入の成功を後押しし、Project Online の使用は PMO の成功を後押しします。導入の成功を願っています。

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