プロジェクト管理の目標: 人を追加してタスクに割り当てる

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プロジェクトにリソースを追加する

プロジェクトの作業に人を割り当てるときは、次の 2 つの点にご注意ください。

  1. 人は事前にプロジェクト スケジュールに追加する必要があります。

  2. タスクの作業を人に割り当てることができます。

この違いは、どのプロジェクト管理ソフトウェアを操作する場合も、共通して混乱の原因となります。

プロジェクト管理ガイドの他の記事については、「プロジェクト管理のロード マップ」を参照してください。

開始前のプロジェクト管理のヒント . . .

初めてプロジェクト管理を担当する場合 初めてプロジェクト管理を担当する場合は、単にタスクの追加だけでなく、配置する人の数、人の休日や休暇を考慮する方法、電話番号、メール アドレス、給与情報などの個人情報をどこにどのように配置するかなど、さまざまなことに戸惑うでしょう。

その場合のヒントを以下に示します。

  • タスクに割り当てることができるリソースの種類を知る    プロジェクト タスクに関して必要な情報を収集したら、必要なリソースの種類を確認します。

    • 人リソース    通常、これがタスクの作業で考えられるリソースです。プロジェクト マネージャーは、原料や装置と対比して、これを時間単価型リソースと呼ぶことがあります。

    • エンタープライズ リソース    このリソースは、組織全体で管理、共有される時間単価型リソースです。エンタープライズ リソースは Project Professional で使われます。

    • 数量単価型リソース    このリソースには、タスクの作業を完了するために使われるコンピューターや装置が含まれます。

    • 標準リソース    このリソースは、大工、開発者など、具体的な個人ではなくタスクのスタッフ要件を表します。

  • リソースの 数によって 期間に どのような 影響があるかを 考慮する タスクに複数のリソースを配置すると、タスクの期間が短くなることが期待できます。ただし、多くの場合、タスクに人を追加すると逆効果となります。コストやコミュニケーションが増え、効率が落ちます。たとえば、有料橋の設計では、プロジェクトでの建築家の数を倍にすると、おそらく進行が速くなることはありません。Project では、タスクへの追加後にタスクの期間がどうなるかを管理できます。

  • 人の能力 による タスクの 期間への 影響を 考慮する 人の経験は、タスクの期間に直接的な影響を与えます。5 年間の経験がある人は、2 年間の経験がある人よりも短い時間でタスクを完了することが期待できます。

経験豊富なプロジェクト マネージャーの場合: プロジェクトが大規模になるにつれて、考慮すべきことが増えます。リソースを他の部門で使う、ベンダーと契約する、数百人の作業を管理する、役員向けのレポートを作成するなど、これまでに考えもしなかったような複雑なことが数多く発生します。ご安心ください。Microsoft Project には、必要な専門的ツールが用意されています。

専門知識を増やすためのヒントを以下に示します。

  • 期間見積を確認および調整する    現在のプロジェクトおよび同様のプロジェクトについて収集した情報を使って、期間見積を調整します。 リソース要件 (および最終的なプロジェクト コスト) の見積の精度は、主にタスク期間の見積の精度に依存します。

  • リソースの進捗状況を管理する    プロジェクトのメンバーにタスクの進捗状況を定期的に提出してもらいます。Microsoft Project のビューやレポートを使うと、全員の状況を確実に把握できます。

  • リソースの割り当て超過の問題を識別する    Project では、ある時点で人に割り当てられているタスクが多すぎる場合、そのことを識別できます。

  • 基準計画に目を配る   

  • 基準計画からプロジェクトのスナップショットが得られるため、現在の進捗状況と最初に計画した進捗状況を比較します。

  • 平準化によって作業を分散する    Project では、ある時点で人に割り当てられているタスクが多すぎる場合、より現実的な作業負荷になるように割り当てを調整できます。リソース割り当ての平準化は、負荷を分散するための 1 つの方法です。

  • プロジェクト データをさらに分析するために Excel にエクスポートする Project 情報をさらに分析する必要がある場合、Excel が役立ちます。たとえば、タスク情報やリソース情報を Excel にエクスポートして詳しい達成額レポートを作成してから、スパークラインを使ってその情報を表示して、完了済みの作業に対するコストの使用状況を確認できます。

    プロジェクト管理でのスパークラインの使用

    従業員に新しいスキルを身に付けさせる    大規模な組織は、新しいスキルを習得させるためや、さまざまな環境での作業に備えて、従業員のトレーニングに時間とお金を投資しています。現在の従業員をトレーニングすることは、新しい従業員を雇うよりも業績を向上させるためのコスト効果の高い方法です。

手順 1: プロジェクトに人を追加する

プロジェクトに人を追加する

タスクの作業に人を割り当てる前に、人やその他のリソースを追加する必要があります。その他のリソースには、セメント、ペンキなどの数量単価型リソースや、航空運賃、飲食費などのコスト リソースがあります。

プロジェクト予定表の稼働日を変更する

プロジェクトに人を追加したら、追加した人の仕事用の予定を変更して稼働時間を考慮します。Project では、大半のメンバーは標準どおりに月曜日から金曜日、午前 8 時から午後 5 時までに定義されています。ただし、必ずしもこの作業スケジュールに従う必要はありません。

休日と休暇を追加する

だれにでも休暇は必要です。また、病気になることもあります。だれでも休日は好きなものです。このスケジュールされていない時間をスケジュールに追加して考慮する方法を理解してください。

リソース プールを使って人を共有する

人は、リソース プールからプロジェクトに追加できます。リソース プールを使うと、マスター プロジェクトの一部として使用できる 1 つの Project ファイルに、人に関するすべての情報を保存できます。

機密性の高い情報の列を非表示にする

給与や電話番号などの機密性の高い情報は、プロジェクトに追加し、情報を維持したまま非表示にすることができます。

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手順 2: タスクに人やその他のリソースを割り当てる

タスクの作業にリソースを割り当てる

スケジュールにタスクを追加したら、タスクの作業への人の割り当てを開始できます。

ガント チャートのバーの隣にタスク名を表示する

ガント チャートの隣にタスク名が表示されれば、チャートをより簡単に理解できます。これは、レポートや会議で役立ちます。

人や原料のコストを入力する

プロジェクトに人を追加するときは、そのコストを追加します。タスクの作業に人を割り当てると、プロジェクトのコストが自動的に計算されます。

最新の進捗状況を調べる

メンバーによって作業の進捗状況が入力されたら、Project でスケジュールへの変更を表示できます。

プロジェクトから人を削除する

作業者がプロジェクトを離れたり、退職したり、名前を入力ミスしたために実在しない人物になっていたりすることがあります。これらの理由で、プロジェクトからの人の削除が必要になる場合があります。

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手順 3: 人やその他のリソースを管理する

リソースを表示するための適切なビューを選ぶ

タスクに人を割り当てて作業が開始されたら、Project のさまざまなビューを使って、その進捗状況を監視し、スケジュールを変更します。

タスクの期間を変更する

作業負荷の問題に対応するための 1 つの方法は、タスクの期間を短くすることです。

作業を分散させてメンバーの作業負荷を減らす

プロジェクトのメンバーに、ある時点で割り当てられている作業が多すぎる場合は、Project で割り当てを自動的に平準化することができます。

タスクの種類の残存作業優先設定を変更する

タスクで人を追加または削除すると、タスクの期間が自動的に調整されます。これは、残存作業時間を優先するスケジュール方法です。期間が変更されることを望まない場合は、タスクの残存作業時間を優先する設定を変更できます。

スケジュールの進捗状況を管理する

プロジェクトの作業を管理することは、プロジェクトを予定どおり終了させるために重要であるだけでなく、これによってプロジェクトのミスや成功から学ぶこともできます。

基準計画を保存する

元の計画と比べてプロジェクトがどの程度進んでいるかを上司にたずねられたとき、「わかりません」という答えだけは避けたいものです。プロジェクトを開始する前に基準計画を元のスケジュールのスナップショットとして設定しておくことで、このような事態を避けてください。

チームとコミュニケーションする

人のスケジュールを変更した後は、変更を伝え、情報が失われないようにします。

人の進捗状況のプロジェクト レポートを表示する

プロジェクトの進捗状況に関するグラフィカルなレポートを作成し、カスタマイズします。これらのレポートは Project で表示するか、PowerPoint、Word、Excel など他のアプリケーションにエクスポートできます。

Lync を使ってプロジェクト チームのメンバーと IM チャットを行う

タスクについて不明な点が出てきた場合、Project ではいくつかの方法ですぐに回答を得られます。名前にカーソルを移動し、[IM の送信] をクリックして Lync でインスタント メッセージ セッションを始めます。

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