プロジェクト管理の目標: プロジェクト情報を伝達する

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表示シナリオの概要の図

コミュニケーションは、プロジェクトの成否を決める最も重要な要因です。 Project 2010 を使うことで、プロジェクト情報の伝達がとても簡単になります。1 つのプロジェクトで作業する少人数のチームから、複数のプロジェクトにまたがったさまざまなポートフォリオに関するグローバル コミュニケーションを必要とする大企業まで、規模は関係ありません。

また、Project と SharePoint が統合されたことで、Project Server がなくても、プロジェクト情報を共有できるようになりました。

この記事では、プロジェクト ロード マップにおけるさまざまなプロジェクト管理目標の 1 つについて説明します。

プロジェクト管理の例

担当業務の内容: 新しいプロジェクトを管理して、その内容を定期的に関係者に伝えるように指示されました。 「関係者」とは単に上司だけではないことに突然気がつきました。 関係者には、上司をはじめ、社外のベンダー、また場合によっては自社の CEO など、プロジェクトに関係するすべての人が含まれます。 さらに、これらの重要な関係者以外にもプロジェクトの進捗状況について知る必要のある人がいることにも気がつきました。 それは、自分のプロジェクト チームのメンバーです。 そこで、コミュニケーションが突然複雑なものに感じられました。

まず、 関係者のコミュニケーション ニーズを分析します。 最適なコミュニケーションを実現しようとしている企業の多くがコミュニケーションに失敗しています。それは、効果的なコミュニケーションにはさまざまな方法があることに気付いていないからです。 Excel を使って影響力/関心のクアドラント チャートを作成すると、誰が、何を、どの程度知る必要があるかを理解できます。 チャートによって明らかになる、プロジェクトの結果とプロジェクト全体の両方に最も影響力のある人のコミュニケーション ニーズに最も気を配ります。

Excel の影響するグリッドの画像

幸いなことに、自分の組織では Microsoft Project 2010 が組織全体にインストールされていることを知り、その強固なコミュニケーション機能を試してみようと思いました。 そこで、ベテランのプロジェクト マネージャーに連絡して、プロジェクト管理の基本について助言を求め、Project の高度なレポート機能やチーム作業の進捗管理機能についての良いアドバイスを得ました。 これまで、プロジェクトの進捗状況を知るために、お願いのメールを送ったり、わざわざ出向いたりしていたことにうんざりしていました。

関係者の分析を終えてみて、送信したい情報の種類を扱うには 1 つの Office アプリケーションを使った方がより効果的だということがわかりました。 次の表は、関係者のニーズに対応する場合に考えられる各 Office アプリケーションの長所と短所についてまとめたものです。

アプリケーション

利点

欠点

Excel

Project からデータをインポートして高度な分析 (ANOVA、達成額の分析など) ができます。 Project の高度な分析機能について詳しくは、こちらをご覧ください。

より全体的な情報が必要な場合でも、詳細で複雑すぎるグラフがあまりにも簡単に作成できてしまいます。

Word

Word 文書は、プロジェクトのライフ サイクル全般で使うことができます。特にプロジェクトの計画仕様書の作成や共有が必要になる開始フェーズでよく使われます。 プロジェクトの開始フェーズでの Word 文書の作成について詳しくは、こちらのビデオをご覧ください。

進行中のプロジェクトのパフォーマンスをグラフや図で見たい関係者がいるときは、Excel、Project、または Visio を使う方が効果的な場合があります。

Project

Microsoft Project には、タイムライン、チーム計画機能、データ エクスポート機能など、あらゆるレベルの関係者向けのプレゼンテーション ツールが組み込まれています。 Project 情報の表示とプレゼンテーション方法について詳しくは、こちらをご覧ください。

Project が関係者のコンピューターにインストールされていない場合があります。また、インストールされていたとしても、複雑なデータに圧倒されてしまうことがあります。 役員などの関係者に情報を伝えるには、タイムラインやビジュアル レポートなど、Project のレポート機能を使う方が適している場合があります。

SharePoint

SharePoint のタスク リストで作業を開始した場合は、タスク リストを Project にインポートできます。 タスク リスト内の変更が、もう一方のタスク リストに反映されます。 SharePoint と Project を使う方法について詳しくは、こちらをご覧ください。

SharePoint の導入に会社の資産を投入できる IT 部門や IT ベンダーが必要です。 ただし、クラウド ベースで導入することで、SharePoint の煩雑な管理作業を最小限に抑えることができます。

Project Server

企業のコミュニケーションとレポート、特にレベルで、ポートフォリオの Project Server が高度なコミュニケーション レポート作成ツールです。 Project Server の詳細を確認します

従業員が数名しかいない小規模な会社の場合、Project Server の導入は難しくなります。 Project Server を効果的に使うには、自社のビジネス プロセス、手順、プロジェクト管理機能をよく理解して、現在の状況とサーバーを最大限利用するための今後の計画とのギャップを設定して管理する方法についても理解しておく必要があります。

PowerPoint

役員向けのインパクトに富んだプレゼンテーションに最適です。PowerPoint を使った効果的なプレゼンテーションの詳細については、こちらをご覧ください。

ベンダー、アナリスト、エンジニアなどにとっては、詳細なチャートを作成できる Excel などのアプリケーションの方が適している場合があります。

Visio

ビジネス プロセスや製造プロセスを表したフロー チャートを使うプロジェクトの開始フェーズに最適です。 Visio によるプロジェクト コミュニケーション用のフロー チャートの作成について詳しくは、こちらをご覧ください。

役員向けのプレゼンテーションの場合、プロセス情報が多すぎることがあります。

Lync Server

チーム内を接続し、すべてのコミュニケーションを、どこからでも共同作業、従事、アクセスすることができる相互作用へと変換できるようになります。

SharePoint の導入に会社の資産を投入できる IT 部門や IT ベンダーが必要です。

Office Onlineプログラム (Cloud)

見栄えの良い簡単な方法Excel Onlineからワークシートの埋め込みコードを使用して、会社の web ページにプロジェクト情報を表示します。Excel のブログの例を参照してくださいします。

一部の会社では、セキュリティが問題になる場合があります。 埋め込みワークシートが、セキュリティで保護された Web サイトに表示されているか、またはプライベートの (公開されていない) OneDrive フォルダーから表示されていることを確認する必要があります。

ソーシャル メディア

特にプロジェクトの開始フェーズでは、Twitter、Facebook などのソーシャル メディアを利用して、プロジェクトやチームを管理できます。 ソーシャル メディアを利用したプロジェクト管理について詳しくは、こちらをご覧ください。

SharePoint サーバーより安全性の低い方法で情報を共有することにチーム メンバーが抵抗感を感じることがあります。

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プロジェクト情報を伝達する

伝える必要があるスケジュールの問題点を調べる

チーム メンバーや関係者に正しく情報を伝えるために必要不可欠なことは、スケジュールのどこに問題があるかを特定することです。

達成額に関する情報を伝える

達成額に関する情報を入手することは、より高度なステップですが、プロジェクトのパフォーマンスの良い点と悪い点を特定するうえで、きわめて重要なステップです。 このような情報から得た全体的な概要は、関係者が必要とする情報です。

プロジェクトのタスクを SharePoint のタスク リストと同期する

既にプロジェクトを作成している場合は、そのタスク リストを SharePoint のタスク リストに同期できます。 タスク リスト内の変更が、もう一方のタスク リストに反映されます。

SharePoint のリストを Project のタスク リストにエクスポートする

SharePoint のタスク リストで作業を開始した場合は、そのタスク リストを Project にインポートできます。 タスク リスト内の変更が、もう一方のタスク リストに反映されます。

作成および SharePoint プロジェクト タスク リストを管理します。

SharePoint でタスク リストを設定していれば、Project Server がなくても、タスクの追加、タスクへの担当者の割り当て、作業の管理を行うことができます。

Project 2010 を使用しないでプロジェクト情報を表示する

Project や SharePoint を利用せずにプロジェクト情報を表示するには、さまざまな形式やツールを使って Project 情報をエクスポートする方法があります。

Project Web App を活用する

Project Server と Project Web App が組織でどのように役立つかについては、基本的な機能を紹介したこちらのビデオをご覧ください。

Outlook 2010 を使ってチームとコミュニケーションする

チームに送信するメールの効果を最大限にする Outlook のベスト プラクティスについては、こちらをご覧ください。 問題を引き起こすのではなく、問題を解決できます。

Excel のブックを Web ページに埋め込む

埋め込まれたワークシートをイントラネット サイトに表示することで、関係者は最新のプロジェクト情報を確認できます。 ブックは Windows Live などの公開された場所に保存されます。 OneDrive

Visio の図面を作成します。

Visio 2010 では、プロジェクト情報の概要を関係者に伝えるのに効果的なチャートを作成できます。

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