プロジェクト管理の目標: プロジェクト情報のコミュニケーションを行う

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チームとコミュニケーションする

プロジェクト情報のコミュニケーションは、それがチームからの進捗情報の収集であっても、役員へのプロジェクト進捗の報告であっても、しばしば困難を伴います。

プロジェクト情報のコミュニケーションや報告をいつ、どのように行うべきかを学ぶことは重要です。そうしないと、効果的な共同作業が滞り、プロジェクトの成功が脅かされるおそれがあります。

プロジェクト管理ガイドの他の記事については、「プロジェクト管理のロード マップ」を参照してください。

開始前のプロジェクト管理のヒント . . .

  • 関係者の一覧    プロジェクトを開始する前に、関係者とはだれを確認しましょう。プロジェクトの [移動/いいえへの影響を持つ重要な利害関係者には、1 つのプロジェクトを停止する方法を確認してください。

  • コミュニケーション計画を早期を取得します。    プロジェクトを開始する前に、コミュニケーション方法と、プロジェクトにプロセスをデザインします。さらに、通信プロセスをコミットすべてのユーザーのグループ作業の重要な部分になるように、プロジェクトの最初の行でタスクとして表示されますがあます。

  • コミュニケーション多くの場合    1 週間が発展する前に、問題を回避する権利については、タスクの進捗情報を収集します。頻繁に連絡するチーム メンバーが更新を送信するために準備する際に余分な時間を停止する可能性があります。

  • 問題を見つける    負の数以外のものを聞いたために、今後の利用するすべての場合は、トラブルが発生したに向かってする方向している可能性があります。問題があるでも、最適なプロジェクトを実行します。仕事では、簡単に見つけられる大きな問題に拡大する前に移動します。

  • 適切な技術を使用します。    自分のチーム メンバーや関係者の通信のニーズを理解します。たとえば、チーム メンバーがタスクの進捗状況の報告可能性がありますまたは使用するメール Project Server の場合は、重役では、うまくまとめられたグラフやピボット テーブルを使いたい場合がありますが、します。通信のために使用できるプログラムの一覧を示します。

アプリケーション

長所

短所

プロジェクト

  • あらゆるレベルの関係者のための組み込みのプレゼンテーション用ツールを搭載。

  • わかりやすいタイムラインとチーム プランナー ビューを提供。

  • Excel や Visio へのデータのエクスポートによる複雑なデータのやり取りが可能。

  • 社内に Project がない場合がある。

  • 社内のプロジェクトの規模が、強力なスケジューリング ソフトウェアを利用するには小さすぎる場合がある。

Project Server

  • 組織内でのプロジェクト情報のコミュニケーションや報告のための高度な機能を備えた最良のツール。

  • 複数のプロジェクトの進捗状況やプロジェクトのポートフォリオを比較可能。

  • 小規模企業の場合は、Project Server をインストール、使用する際にコンサルタントのアドバイスが必要な場合がある。

Excel

  • Project から Excel にデータをエクスポートして高度な分析 (ANOVA、達成額の分析など) を行うことが可能。

  • プロジェクトの早期計画や、後で Project に追加できるような高レベルの納品物に最適。

  • Excel には、複雑なプロジェクト向けの自動スケジューリング機能がない。

単語

  • 開始フェーズで、予算や納品物などのプランニング ドキュメントを共有するときに最適。

  • 役員向けの視覚的なプレゼンテーションには不適切。その場合は、Excel、Visio、PowerPoint、または Project の独自のレポート機能を使用。

SharePoint

  • Project Server なしで同期機能を提供。タスク リスト内の変更が、もう一方に反映される。

  • 会社全体の導入コストが高くします。SharePoint をインストールする会社のリソースを持っていない場合は、 SharePoint online での Office 365を使用することができます。

PowerPoint

  • 役員向けのインパクトに富んだプレゼンテーションに最適。

  • アナリストやエンジニアには、複雑な予算分析を行うためにより詳細なグラフが必要な場合がある。

Visio

  • プロジェクトの初期フェーズで、フロー チャートやその他の表を使って、営業や製造プロセスの部門とコミュニケーションをとる際に最適。

  • 役員には情報が多すぎる場合がある。その場合は Project の独自のレポート機能を使用。

Lync   

  • 異なる場所に分散しているチーム間で使うのに最適。インスタント メッセージ、音声、ビデオ、またはオンライン会議でプロジェクト情報を共有可能。

  • IT 部門を展開する必要があります。Lync をインストールする会社のリソースを持っていない場合は、 Lync Online と Office 365を使用することができます。

Project Server の最新の進捗状況を調べる

チームが Project Server を使っている場合は、チームにプロジェクトの進捗を確認する前に、タスクの最新の進捗状況をサーバーからダウンロードします。

単純に、または高度な方法で、スケジュールの進捗状況を管理する

進捗状況を管理する方法には、簡単な方法と複雑な方法があります。プロジェクトとチームに合った方法を選んでください。

Lync を使ってプロジェクト チームのメンバーと IM チャットを行う

プロジェクトのスケジュールを検討しているときに急な質問を受けた場合は、人物の名前をマウスでポイントし、Lync を使って IM メッセージを共有できます。

オンラインの Lync 会議に参加する

会議に参加できない人とは、Lync を使ってプロジェクト情報を共有します。PowerPoint のスライド、Excel のシート、または OneNote のノートブックを共有して、プロジェクト計画を共有できます。オンライン会議には、職場、自宅、またはモバイル デバイスからも参加できます。

プロジェクト レポートを作成する

Project 2013 を使用すると、プロジェクト データを自由に選んで見栄えのよいグラフィカル レポートを作成し、カスタマイズできます。しかも他のソフトウェアは必要ありません。プロジェクトの進行中は、最新の情報を反映してレポートが変更されます。手作業で更新する必要はありません。

SharePoint タスク リストと同期する

チーム メンバーはスケジュールを確認したり作業内容を SharePoint で更新したりでき、その変更は Project で共有できます。その逆も可能です。

SharePoint および Lync online と Office 365 を使う

Office 365 を使って早期段階のプロジェクト スペックを操作します。作業している PC がインターネットに接続している場合は、どこにいても、必要に応じて、製品版 Word、Excel、PowerPoint、OneNote を使ってドキュメントを操作できます。

社内の各自のコンピューターにこれらがインストールされていない場合は、SharePoint や Lync Online を使うこともできます。

タスクの変更をサーバーに発行する

タスクに変更を加えた場合は、それらの変更内容を Project Server に発行して、全員が正しい情報の下で作業を続けられるようにします。

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