プロジェクト管理の目標: プロジェクトを開始する

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Project 2010 でプロジェクトを作成する前に、そのプロジェクトの内容、スコープ、実現したいことを決定する必要があります。

ただしその前に、 もう 1 つ大事なことがあります。そもそもプロジェクトが必要かどうかの判断も必要です。

ここではプロジェクト計画の全体像を示します。 各手順のリンクをたどり、それぞれの手順の詳細をご確認ください。

この記事は、プロジェクトロードマップにおける多くのプロジェクト管理目標の1つです。

目的に合ったトピックをクリックしてください

プロジェクトであるかどうかを見極める

プロジェクトの目標を定義する

プロジェクトの前提条件を特定する

プロジェクトの制約を特定する

スコープ管理計画の準備を行う

プロジェクトが必要かどうかを判断する

一連の作業を始める前に、今やっていることがはたしてプロジェクトなのかどうかご検討ください。 もしかすると、大きな作業の中には完全なプロジェクト管理が必要でないものがあるかもしれません。

プロジェクトが必要かどうかの判断についてもっと見る. . .

プロジェクトの一般的な特性:

  • は一時的なものであり、一意です。   自動車製造プラントを設計することは、1回限りのアクティビティであるため、プロジェクトです。多くのリンクステップを含むが、プラントから出てくる車の製造は、継続的な一連の活動です。

  • 先頭と末尾があります。   自動車製造プラントの設計には、終了日がありますが、自動車の製造は進行中です。

  • リソースを消費します。   リソース (人または資料) は有限であり、特にプロジェクト間で共有されている場合は慎重に管理する必要があります。

  • 予算を持っています。   プロジェクトマネージャーは、通常、プロジェクトの全体的な収益性に関係しています。プロジェクトのアクティビティがプロジェクトに割り当てられたコスト内に収まるかどうかを確認します。

プロジェクトの例として次のようなものがあります。

  • 新製品の開発。

  • 組織の再編。

  • 家の建築。

  • 低排出量車の設計。

プロジェクトの目標を定義する

プロジェクトの成功は、目標にどれくらい近づいたかで判断されるため、明確な目標はとても重要です。

目標の定義についてもっと見る. . .

明確なプロジェクトの目標は、具体的で測定可能です。 「最先端の成果物」のようなあいまいな目標は避けます。たとえば、以下のようなものがプロジェクトの目標です。

  • 成果物のリスト。

  • プロジェクトとマイルストーンの両方について、特定の期限を指定します。

  • 成果物が満たす必要のある品質上の具体的な条件。

  • プロジェクトが超過してはならない予算上の制限。

目標を実現させるためには、プロジェクトの関係者全員が目標に正式に同意している必要があります。 プロジェクト マネージャーは、プロジェクトの固定部分となる目標ドキュメントを作成することが少なくありません。

(リンクは後日追加)

簡単にアクセスできるように、Microsoft Office などのファイルをプロジェクト計画に添付します。

OneNote 2010 の使用を開始する

プロジェクト目標を OneNote 2010 に取り込み、共有します。

ドキュメントをアップロードする

組織が project Server を使用している場合は、project Web App を使用して、プロジェクトのサイトにサポートドキュメントをアップロードできます。

Project Server の概要

Project Server 2010 を使用したドキュメントのアップロード方法、プロジェクトの開始から承認までの進捗管理、組織の目標に対する達成度の評価方法について学習します。

プロジェクトの前提条件を特定する

計画を開始するには、経験や知識に基づいてプロジェクトの重要項目を推察し、そうした見積もりを基にスケジュールを策定する必要があります。

前提条件の特定についてもっと見る. . .

ベースとなる前提条件を特定する際はプロジェクトの以下の領域を検討します。

  • 他のプロジェクトからの引き渡し。プロジェクトが他のプロジェクトの作業に依存している場合、依存関係を理解し、引き渡し日に合意しているか?

  • リソースの可用性 (スタッフ、材料、機器など)。プロジェクトに関わっているスタッフのうち、自分が管理しないスタッフがいる場合、その管理は誰が行うのか。 また、その人に、そうしたリソースの使用の許可をもらっているのか。

  • 作業期間。作業の見積もりは確実な情報に基づくものか、それとも推測に基づくものか。

  • プロジェクトのコスト。コストの重要性は? 予算 の変更は誰に承認してもらう必要があるか。

  • 使える時間。決まった期日で作業をしている場合、実際、すべての作業を許容される品質レベルで終わらせることができるか。

  • 成果物。プロジェクトの依存関係と成果物のリストは、顧客や他の利害関係者が期待しているものと一致していますか?成果物について妥協する必要がある場合は、最初に関係者によってどのような要素が損なわれるかについて合意したことがありますか?

Microsoft Office のプログラムを使用すると、プロジェクトの複雑さを効率よく理解できます。

レーンフローチャートを作成する

Visio 2010 を使用して、プロジェクトの前提条件の部門連係を表す「レーン」フローチャートを作成します。

ブログを作成する

記事

SharePoint 2010 を使用して、プロジェクトのアイデアを引き出すブレーンストーミングの場としてチーム メンバーのブログを開設します。

Office 365 で Office Online の使用を開始する

Microsoft Word、Excel、PowerPoint、OneNote オンライン プログラムでプロジェクトの情報を共有します。

プロジェクトの制約を特定する

プロジェクトの制約は、プロジェクト マネージャーの選択肢を制限する可能性のある要因です。

一般的に、以下が 3 大制約とされています。

  • スケジュール。主要なマイルストーンの固定の終了日または期日など。

  • リソース。あらかじめ決まっている予算など。

  • スコープ。製品には 3 つのモデルを開発しなければならないといった要件など。

通常、1 つの制約を変更すると他の 2 つの制約に影響します。また、品質全体に影響を及ぼしかねません。

制約の特定についてもっと見る...

たとえば、プロジェクトの期間 (スケジュール) を短縮すると、必要な作業者数 (リソース) が増える可能性があり、製品に組み込める機能の数が減る可能性があります。

この場合、プロジェクト マネージャーはこのトレードオフが容認できるものかどうかを判断します。 こうした考え方は、「プロジェクト管理の 3 大制約」または「プロジェクトの 3 要素」と言われています。

プロジェクトを計画する過程で、プロジェクトの制約をリストアップし、プロジェクトの関係者全員と共有し、またそのリストにコメントする機会を用意します。

また、プロジェクトの期間中に生じる予期せぬ制約の対処方法について関係者同士で確認しておくことをお勧めします。

スコープ管理計画の準備を行う

プロジェクトのスコープは、プロジェクトのすべての目標およびタスクと、それらを達成するために必要な作業の組み合わせです。

スコープ管理計画は、プロジェクト スコープを管理する方法とスコープの変更をプロジェクトに反映する方法を記述したドキュメントです。

スコープ管理計画についてもっと見る. . .

スコープ管理計画には次のものが含まれます。

  • スコープが変更される確率、頻度、および程度に関する評価

  • スコープの変更を確認および分類する方法の説明

    たとえば、建設プロジェクトの場合、クライアントから要求された設計変更が 1,000 ドル未満のコストであるときは現場の責任者が決済できるが、1,000 ドルを超えるときはプロジェクト管理者がクライアントと協議してコスト、リソース、およびその他の要因を勘案して決済するというように定めます。

  • スコープの変更に伴う処理の計画 (スポンサーに通知して契約の変更命令を発行するなど)。

入念に作成したスコープ管理計画は、プロジェクトのコンティンジェンシー計画として役立ちます。

スコープ管理計画は Project でも作成できますが、Microsoft Word や OneNote などのプログラムで作成するのが一般的です。

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