プロジェクト管理の目標: コストと予算の管理

アイコン: コストの管理

プロジェクトの予算管理やプロジェクト パフォーマンス追跡のためのコスト情報が存在していても、その情報を見て分析することができなければ、何の役にもたちません。コストがプロジェクトのどこで発生しているかを確実に把握しなければ、プロジェクトが失敗に終わり、赤字になってしまうこともあります。

この記事の内容は、プロジェクト ロード マップにおけるさまざまなプロジェクト管理目標の 1 つに関するものです。

プロジェクト管理の例. . .

例 1: 突然任命されたプロジェクト マネージャー   : あなたは、既に多くの仕事を抱えているにもかかわらず、ある日突然上司からプロジェクトのスケジュールを手渡され、このプロジェクトのコストを追跡するように命じられました。プロジェクトの作成は得意としているものの、Microsoft Project でコストを追加するのはかなりの難題に感じられ、それを追跡するのは悪夢にしか思えません。

しかし、Microsoft Project でのコストの追跡は、プロジェクトの作業の追跡よりも難しいということはありません。加えて、上司はおそらく、複雑な達成額分析や主要なポートフォリオの管理を期待してはいません。初めに知っておいてほしい、いくつかの基本的事項を次に示します。

  • コストとは何であるかを知る     最初に、何がコストで何がそうでないかを明確にしてください。どのプロジェクトでも最も重要なコストは、プロジェクト メンバーの人件費であり、その他にコンサルタント料や、契約しているベンダーのコストがあります。
    また、"物" のコストもあります。たとえば、セメント、ボード、足場、重機、コンピューターなどです。プロジェクト メンバーの出張を予定している場合は、航空運賃、レンタカー、ホテルについても、プロジェクトのコストとして考慮する必要があります。

  • コストを入力する    すべてのコストを把握できたら、 Microsoft Project でコストを入力します。これについては、後で紹介するリンクを参考にしてください。基本的に、ほとんどのコスト情報はリソース シートに入力されます。ここで、各コストが時給制社員のものか、固定給社員のものか、コンサルタントの契約コストであるか、プロジェクトに必要な物の固定または 1 回払いコストであるかなどを指定します。

  • コスト情報を表示する    リソースやタスクのコストを入力したら、コスト目標を達成するためにそのコストの調整が必要であるかどうかを調べます。この情報は、いずれかの時点でプロジェクト関係者から要求されます。

  • コスト情報を報告する    コスト情報をわかりやすく示すには、コスト情報を Excel にエクスポートしてから、スパークラインを作成すると簡単です。この記事で紹介する例では、コスト情報を Project のコスト テーブルからコピーして Excel 2010 に貼り付けてから、スパークラインを作成して種類ごとの金額の相対的な傾向を示します。
    コストを簡単な方法で追跡する

コストに関するスキルを高める 3 つのステップを紹介します。

  1. 最初はシンプルに    すべてのコストを入力しなくても、Project での基本的なコスト管理を学ぶことはできます。最初は基本的なコスト、たとえばメンバーの人件費をリソース シートに入力します。次に、このリソースをいくつかのタスクに割り当てて、期間とコストの関係を学習します。次に、[プロジェクト情報] ダイアログ ボックスを開きます ([プロジェクト] タブをクリックし、[プロジェクト情報] をクリックして、[詳細設定] をクリックします)。プロジェクトの期間、作業、およびコストの合計値を調べます。リソース シートと [プロジェクト情報] ダイアログ ボックスとを切り替えながら、リソース シートで人件費を変更し、[プロジェクト情報] ダイアログ ボックスで合計の変化を確認します。

    [プロジェクト情報] ダイアログ ボックス

  2. スキルを高める    コストのことがわかってきたら、他のコストを追加します。たとえば、航空運賃やホテル宿泊費、固定額の予約手数料などです。さらにベンダー コストもあるでしょう。たとえば、ケータリングやテント ディスプレイです。コストの追跡やコストの基準計画の作成は不要です (Project の予算管理機能を使いたいというのでない限り)。

  3. エキスパートから学ぶ    次のセクションでは、エキスパートがコストをどのように扱っているかを紹介します (難しすぎることはありません)。

例 2: 経験豊富なプロジェクト マネージャー   : あなたは長年にわたってプロジェクト マネージャーを務めており、高度なプロジェクト マネージャー ソフトウェアを過去に使用したこともあります。BAC と EAC の違いも理解しており、プロジェクトの正味現在価値もすぐに計算できます。

あなたは今、同じことを Project 2010 で行う方法を知りたいと考えています。Project には予算管理のための優れた機能があり、コストおよびコスト基準計画に対する変更を管理できます。

ただし、組織が大きく複雑になればなるほど、コストの入力、分析、管理に関する考慮事項も増えることに留意してください。

  • 過去のデータを確認する     類似のプロジェクトのコスト履歴を調べると、現在のプロジェクトのコストを正確に見積もるのに役立ちます。組織内に PMO (プロジェクト管理オフィス) がある場合は、コストと予算に関して自分のプロジェクトに何が必要であるかを相談してください。成熟したプロジェクト管理を実践している組織は、常に過去のプロジェクトから学ぶことによって、同じ間違いの繰り返しを防ぐと共に成功の持続に努めています。

  • コストを入力する    情報のほとんどは、リソース シートに入力されます。ここで、各コストが時給制社員のものか、プロジェクトに必要な物の固定コストあるいは一回限りのコストであるかを指定します。プロジェクト管理に伴うその他のコストも忘れないでください。たとえば、契約のコスト、高リスク タスクのためのコストや偶発危険準備金、および保険や保証のコストです。
    コストの追跡と管理を行うには (特に、達成額の分析を行う場合)、タスクに割り当てられたリソースのコスト情報を入力する必要があります。また、基準計画の設定も必要です。

    警告: 組織によっては、契約上の義務から生じるコストに関する厳密なポリシーが定められていることがあります。契約をベンダーとの間で結ぶべきかどうか、およびどのような種類の契約を結べるかに関して、会社のポリシーをすべて理解している必要があります。

  • 基準計画を作成する    コストの入力後に基準計画を作成しなければ、コストの分析や管理は不可能です。基準計画とは、すべての関係者に承認された計画です。Project では、基準計画は [プロジェクト] タブで設定します。Project では、基準計画はコストに対してだけでなく、タスクの期間や作業見積もりについても設定することに注意してください。

  • 常にコストを確認する    リソースやタスクのコストを入力したら、コスト目標を達成するためにそのコストの調整が必要であるかどうかを調べます。この情報は、いずれかの時点でプロジェクト関係者から要求されます。

  • エキスパートにコスト見積もりをレビューしてもらう    経験と知識の豊富なチーム メンバーに、タスクとリソースのコスト見積もりをレビューしてもらいます。大きな組織では、PMO (プロジェクト管理オフィス) や専門の見積もり担当者を置いているところもあります。

  • 達成額について理解する    達成額 (アーンド バリュー) とは、プロジェクトの期間全体を通してコスト差異を分析するための業界標準です。プロジェクトの終了が近づいたころに、予算超過とスケジュール遅れに気付いたのでは遅いからです。

  • コスト情報を別のプログラムにエクスポートする    コスト情報を別のプログラムにエクスポートして、さらに分析することをお勧めします。 これに最適なツールの 1 つが、Excel 2010 のスパークラインです。 この例では、Project から Excel にコピーされた達成額情報のスパークラインが表示されています。

    Excel でのスパークラインを使用した EVM

    Project のビジュアル レポートを使用して、達成額のピボットグラフ (一般に S 字曲線と呼ばれる) を作成することもできます。
    Excel の達成額表

  • Project のデータはさらに、ANOVA やモンテカルロ法による高度な分析に使用することもできます。Project の情報を分析する方法は、無限に考えられます。

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この記事の内容

手順 1: プロジェクトのコストを入力して表示する

手順 2: コストを管理する

手順 1: プロジェクトのコストを入力して表示する

リソースのコストを入力する

最初に、プロジェクト内のすべての人員や機器などのリソースのコストを入力する必要があります。

コストを表示する

リソースやタスクのコストを入力したら、コスト目標を達成するためにそのコストの調整が必要であるかどうかを調べます。

コストの計上方法を指定する

実績コストがいつプロジェクトに請求されるか (プロジェクトの開始時、終了時、またはプロジェクトの開始から終了までの間) を指定しておくと、キャッシュ フロー計画を立てるのに役立ちます。

ビューまたはレポートを印刷する

いずれかの時点で、組織内の関係者にプロジェクトのコストを報告することが必要になります。

ビジュアル レポートを作成する

プロジェクトのコスト情報を Visio または Excel にエクスポートして、レポートの作成や詳細な分析を行うことができます。

基準計画および中間計画を作成または更新する

コスト見積もりがコスト目標に沿っているのであれば、コスト見積もりを基準計画とすることができます。これで、プロジェクトの進行中に当初の計画と実績コストとを比較できるようになります。

2 つのプロジェクト ファイルを比較する

Project のバージョン比較機能を使用して、プロジェクトのコストを以前のプロジェクトと比較します。

スケジュールの進捗状況を確認する

スケジュールの各タスクの状態を確認すると、コストがどこで発生しているかがわかります。

プロジェクトの終了日を決定する要素 (クリティカル パス) を表示する

テキスト | ビデオ

クリティカル パス上のタスクは、プロジェクト全体のコストに最大の影響を及ぼす可能性があります。このような要素を見つける方法について学習します。

ビューの列を非表示にする

テキスト | ビデオ

列を非表示にするのは、情報を一時的に他の人に見せないようにするのに有効な方法です。列を非表示にしても、コストのデータが削除されてしまうことはありません。

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手順 2: コストを管理する

プロジェクトのコストを確認する

リソースやタスクのコストを入力したら、コスト目標を達成するためにそのコストの調整が必要であるかどうかを調べます。

コストの計上方法を指定する

実績コストがいつプロジェクトに請求されるか (プロジェクトの開始時、終了時、またはプロジェクトの開始から終了までの間) を指定しておくと、キャッシュ フロー計画を立てるのに役立ちます。

基準計画および中間計画を作成または更新する

コスト見積もりがコスト目標に沿っているのであれば、コスト見積もりを基準計画とすることができます。これで、プロジェクトの進行中に当初の計画と実績コストとを比較できるようになります。

スケジュールの進捗状況を確認する

スケジュールの各タスクの状態を確認すると、コストがどこで発生しているかがわかります。

達成額の分析からプロジェクト パフォーマンスを分析する

達成額の分析とは、予算がどれだけ消化されたかを、それまでの作業時間とタスク、割り当て、またはリソースの基準コストという視点から示すことです。

達成額分析の高度な原則について学習する (ブログ)

スケジュールを UN/CEFACT (United Nations Centre for Trade Faciltation and Electronic Business) 準拠の形式にエクスポートする方法を学習します。

プロジェクトの終了日を決定する要素 (クリティカル パス) を表示する

テキスト | ビデオ

クリティカル パス上のタスクは、プロジェクト全体のコストに最大の影響を及ぼす可能性があります。このような要素を見つける方法について学習します。

ビューの列を非表示にする

テキスト | ビデオ

コスト情報を組織内のだれでも参照できる状態は好ましくないこともあります。特に、人件費や、外部ベンダー契約のコスト、会社の予算などです。列を非表示にするのは、情報を一時的に他の人に見せないようにするのに有効な方法です。列を非表示にしても、コストのデータが削除されてしまうことはありません。データを Project から削除するには、データの行またはセルを手動で強調表示する必要があります。データの列全体を削除することはできません。

Excel でプロジェクト データのビジュアル レポートを作成する

プロジェクト データを Excel にエクスポートすることができます。たとえば、達成額の分析を行う場合は、この情報をエクスポートして達成額情報の標準 S 字型グラフを表示し、さらに詳しく分析します。

Excel 2010 のスパークラインを使用してコストを管理する

テキスト | ビデオ

コスト情報を組織内のだれでも参照できる状態は好ましくないこともあります。特に、人件費や、外部ベンダー契約のコスト、会社の予算などです。列を非表示にするのは、情報を一時的に他の人に見せないようにするのに有効な方法です。列を非表示にしても、コストのデータが削除されてしまうことはありません。データを Project から削除するには、データの行またはセルを手動で強調表示する必要があります。データの列全体を削除することはできません。

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