プロジェクト管理のロード マップ

プロジェクト管理が容易であることはめったにありません。このガイドは、Microsoft Project 2013 を使用してプロジェクトを管理する方法を理解するために役立ちます。次に示す各リンクをクリックすると、プロジェクト管理のさまざまな側面についての説明と短いチュートリアルを含むページに移動します。

プロジェクトのロード マップ

プロジェクト計画を開始する

プロジェクトが複雑になればなるほど、Microsoft Project の使用を開始する前に、計画を十分に行う必要性が大きくなります。プロジェクトの開始フェーズ中は、Word、Excel、SharePoint などのアプリケーションを利用して、計画を準備します。

プロジェクトの目標

説明

プロジェクト計画を開始する

プロジェクトは、開始フェーズ中に十分な準備をしておかないと、多くの場合失敗に至ります。この時点では、取り決め書、初期の仕様、予算などを立案しながら、関係者やスポンサーはだれであるかについて検討します。

小規模なプロジェクトの場合、この作業の多くは Microsoft Project で実行できます。プロジェクトの規模が大きい場合は、Word、Excel、SharePoint、さらに電話も使用して、計画を準備します。

計画を関係者に伝える

関係者とのコミュニケーションは、常に容易に維持できるわけではありません。ただし、プロジェクトを成功させるには、これが不可欠です。

プロジェクト レポートを作成して共有する

コミュニケーションの時間がかかる部分を支援するため、Project にはクリックするだけで使用できる大量のレポートが用意されています。初期計画、プロジェクトの主要マイルストーン、予算編成要件、必要なスタッフなどを把握してください。

Project 2013 の新機能

Project 2013 がプロジェクトを計画するためのどのように役立つかを確認します。新しいレポート機能、SharePoint との統合 (Project Server は使用しません)、Lync の統合などに関する説明があります。

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プロジェクトのスケジュールを設定する

プロジェクトのスケジュール設定には時間がかかる可能性があります。プロジェクトの作成は、その手順を次の 4 つのカテゴリに分解すると、スムーズに進めることができます。

  1. タスクを追加する

  2. タスクを整理する

  3. 人を追加する

  4. チームとコミュニケーションする

プロジェクトの目標

説明

新しいプロジェクト スケジュールを作成する

初期の準備が完了したら、Project を起動し、新しいスケジュールを作成します。白紙のプロジェクトから開始することも、他のプロジェクト マネージャーが作成したテンプレートを使用することもできます (テンプレートの一部は、プロジェクト管理の専門家や似たような職種のユーザーによって作成されています)。

タスクを追加する

タスクは、プロジェクトで行うアクティビティです。タスクの追加方法、プロパティの変更方法、期間の推定方法について説明します。

タスクを整理する

タスクを初めて追加した場合、それらは管理するための最善の順序になっていない可能性があります。サマリー タスクとサブタスクを使用したタスクの整理方法およびタスクのリンク方法について説明します。

人を追加し、タスクに割り当てる

プロジェクトにタスクを追加した後、各タスクを実行する人について考えます。人を追加することと、人にタスクを割り当てることは、Project では別のアクティビティであることにご注意ください。

チームとコミュニケーションする

チームとコミュニケーションを取るタイミングが早すぎることはありません。タスク情報を適切なタイミングで十分に伝達しなかった場合は、プロジェクトの成功が危うくなる可能性があります。

スケジュールの適切なビューを選ぶ

タスクの追加、タスクの整理、タスクへの人の割り当てが終了すると、プロジェクトが乱雑に見えることがあります。Project のビューを使用してスケジュールを明確にする方法について説明します。

プロジェクト レポートを作成して共有する

プロジェクトの進捗に沿って、アクティビティとステータスをチーム、関係者、上司に報告します。Project レポートでは、魅力的なプロ仕様のプレゼンテーションを数分で作成できます。

リソース プールとマスター プロジェクトを使用してリソースを共有する

複数のプロジェクト間で人を管理できるように、プロジェクトに関わるすべての人を 1 つのプロジェクト ファイルに配置します。このファイルは、リソース プールとして機能します。このリソース プール ファイルから、複数のプロジェクト間でリソースを共有できます (Project Server は使用しません)。

プロジェクトのコストを設定する

プロジェクトのコストの処理は、すべてのプロジェクト マネージャーにとって手ごわい作業になる可能性があります。Project を使用すれば、この作業がそれほど難しいものではないことを発見する可能性があります。予算内で収めるために役立つヒントについて説明します。

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プロジェクトを管理する

スケジュールを設定すれば仕事が終わりというわけにはいません。プロジェクトを管理することは、プロジェクトを計画することよりも時間がかかります。たとえば、タスクの変更、人の追加、終了日の調整などの仕事があります。Project には、進捗をモニタリングし、確実に成果を出すために必要な変更を行うためのすべてのツールが用意されています。

目標

説明

スケジュールの適切なビューを選ぶ

スケジュールの複雑さを減少させる適切なビューを探します。ガント チャートは、プロジェクトの進捗を確認できるビューを示します。さらに、予定表ビュー、ネットワーク ダイアグラム、またはタイムラインを使用して、詳細を異なるレベルで確認できます。

スケジュールの進捗状況を管理する

プロジェクトを開始したら、進捗状況を確認する必要があります。計画どおり作業は行われているでしょうか。人のスケジュールに遅れはないでしょうか。予算内に収まっているでしょうか。終了日に間に合うでしょうか。

プロジェクトの終了日を早める

プロジェクト マネージャーの心配の種は、スケジュールを変更した後、最終日が遅れることです。プロジェクトの最終日を管理する戦略について説明します。

プロジェクトのステータスに関する報告

多くの場合、コミュニケーションは容易ではありません。悪い知らせを報告する場合は特にそうです。関係者と上司とのコミュニケーションを支援するため、Project には、いくつかの単純な手順で作成および送信できる、魅力的なプロ仕様のレポートが用意されています。

プロジェクトのコストを管理する

予算を超えていないでしょうか。コストを調整する必要があるのでしょうか。スケジュールに含まれるコスト問題を解決する方法について説明します。

達成額の分析レポートを表示する

達成額は、高度な管理方法です。ただし、それは、専門家だけのものではありません。専門家でなくても、それを使用してプロジェクトをモニタリングできます。

リスクを管理する

リスクは、プロジェクトのあらゆる場所にあります。トラブルの起こりやすい場所を早期に特定し、窮地に陥る前に対処します。

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