プロジェクト変更要求を評価する方法

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Jane による、PMP

制御されていない変更は、プロジェクトマネージャーの最大の foes の1つです。     そのため、変更管理プロセスが安定しているのは、プロジェクトマネージャーのベストフレンドです。 この種類のプロセスを配置することで、顧客が要求したこと、タイムラインが必要となるかどうか、合意された予算内での提供を行うことができます。 変更制御なしでは、プロジェクトのスコープが移動ターゲットになり、プロジェクトの成功要因が1つ以上見つからない可能性があります。 変更を管理および制御する機能、特にプロジェクトのスコープの機能は、目標に到達するための鍵であり、プロジェクトマネージャーの一般的なパフォーマンスインジケーターです。 プロジェクトの変更は避けられないため、問題が発生した場合に備えて対処する必要があります。

分散の変更管理と bureaucracy

プロジェクトマネージャーにとっての課題の1つは、プロジェクトの変更を管理して、過度の bureaucracy を回避するというニーズをバランスにすることです。 問題は次のとおりです。天秤ポイントはどこにありますか。 すべてのプロジェクトは一意であるため、change control で値を追加して赤色のテープに切り替えるポイントは、プロジェクトによって異なります。

一部の関係者、またはプロジェクトチームメンバーが、変更の制御を配置することは、考えられるスコープのクリープを回避するための方法であり、柔軟性があり、顧客やビジネスにとって最適な方法であると感じるかもしれません。 この認識を行うことが重要です。 実行しようとしている内容が正反対であることを知らせてください。要求された変更を一貫して評価する効率的なプロセスを実装しています。 意図したような変更を加える場合は、必要に応じて対処するためのプロセスを用意します。

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プロジェクト変更管理計画

迅速に対応するために、プロジェクト変更管理計画では、偏差が発生した場合の処理について説明します。 変更できないようにすることは意図されていません。むしろ、変更を伝える方法、決定方法、およびプロジェクトがそれに応じてどのように適用されるかを明確にするプロセスの概要を示すことを目的としています。

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変更の制御を適所に配置する

ビジネス要件やスケジュールなど、重要な成果物のベースラインを作成するとすぐに、変更管理プロセスを有効にする必要があります。 プロジェクトチームと関係者、およびプロジェクトの変更によって影響を受けるすべてのユーザーは、変更管理計画をレビューしてから、プレイに入れる必要があります。

プロジェクトの全体的な成功にあまり影響を与えることのない小さな変更は、要件やクリティカルパスのスケジュールマイルストーンと同じ rigors を適用する必要はありません。 プロジェクト変更管理計画では、正式なプロジェクト変更要求 (PCR) が必要なタイミングを指定する必要があります。 次に例を示します。

  • スケジュールと予算の変更のしきい値を教えてください。

  • 変更要求は常に必要ですか。

  • 変更管理プロセスでスキップできる変更

ここでは注意が必要です。多くの場合、大規模な明白な変更ではなく、破損する可能性がある、さまざまな範囲の変更が行われています。 PCR 条件を定義するときは、この点について検討してください。 たとえば、変更管理計画では、メジャーやマイナーなどの変更要求カテゴリを定義する必要があります。

  • 主な変更    これらは PCR として文書化されています。 主なプロジェクト変更:

    • クリティカルパス上の要件や作業項目に影響を与えて、重要なマイルストーンやプロジェクトの全体的な終了日を、特定の時間の割合または期間で延期します。 プロジェクトごとにメジャーの変更条件を定義する必要があります。

    • 追加の資金調達が必要 (ドルまたは予算の割合)。 ここでも、プロジェクトごとに金額を定義する必要があります。

  • 軽微な変更    これらのルーチンの変更では、PCR は必要ありません。 軽微な変更:

    • プランに大幅な影響はありません。 プロジェクトの依存関係を使用して、マイルストーンやタスクの完了日を延長することはありません。

    • 悪い財務的影響はありません。 結果としてプロジェクト予算の差異は発生しません。

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変更要求を評価するためのヒント

プロジェクト変更管理計画には、変更要求の評価方法に関する情報も含める必要があります。 この評価の条件は、時間的な無駄が無駄にならないように、必要な前に決定する必要があることが重要です。 これらのパラメーターを設定すると、全体的なビジネスの目標とメリットによる変更のバランスを取ることができます。

変更要求を評価する際に考慮する必要がある一般的な質問を以下に示します。

  • ビジネス要件を追加または変更することはできますか?

  • この変更は、プロジェクトの全体的な成功のために必要ですか。

  • この変更は資金の増加に必要ですか?

  • プロジェクトの終了日を遅らせますか?

  • この変更によってこのプロジェクトに悪影響が及ぶ場合がありますが、それによって重要なビジネス上の基幹業務が発生することになりますか?

  • enacting では、この変更が遅延よりも理解できるようになりました。 年末までに会社の資金のコストが増加する可能性はありますか?

  • 影響を受けるすべての関係者を考慮して、変更を裏書きしますか?

  • 考慮すべき契約の影響はありますか? たとえば、この変更により、外部ベンダーとのコミットメントはブルになりますか?

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プロジェクトの変更要求を承認する

また、要求された変更を承認または承認できないユーザーを定義することも重要です。 定期的な変更を効率的に処理できるようにさまざまな権限レベルを定義するのが一般的ですが、大幅な変更によって必要な経営的な注意が必要になります。

提案された変更がプロジェクトのスコープに影響を与える場合、プロジェクトスポンサーによる承認を必要とするビジネス上の意思決定として考慮する必要があります。 範囲が影響を受けない場合、プロジェクトチームとスポンサーは、特定の制限内で変更を承認するために、プロジェクトマネージャーに電力が供給されているかどうかを判断できます。 一部のプロジェクトでは、変更要求を考慮および承認するために、変更コントロールボードが定期的に作成および convened されます。 組織には、さまざまな種類の変更要求を処理するさまざまな変更コントロールボードがある場合があります。 たとえば、技術的な変更のコントロールボードでは、テクノロジの問題が表示される場合があります。

変更要求を承認するためのガイドラインを簡単に作成する方法の1つは、次のようなプロジェクトを基にしたテーブルです。

変更の種類

一般的な説明

抽出条件

アプルーバー

PCR が必要ですか?

専攻

プロジェクトのスコープ、スケジュール、または予算に大幅な変更を表す

既存のビジネス要件の新しい要件または展開の追加

スケジュールの延期期間を14日以上に設定するか、プロジェクトの終了日を遅らせます。

$10万の追加の資金調達が必要

プロジェクト変更コントロールボード

はい

専攻

プロジェクトのスコープ、スケジュール、または予算の変更を表す

ビジネス要件の説明

プロジェクト終了日に影響しない14日未満のスケジュール遅延

$10万よりも少ない資金を追加する必要がある

プロジェクトマネージャー

はい

マイナー

プロジェクトにほとんどまたは影響を与えずに、ルーチンを変更する

マイルストーンの完了日は変更されません

プロジェクト予算への影響が $X または X% より小さい

プロジェクトマネージャー

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大きなメリット

プロジェクトチームは常に、プロジェクトの実行に anxious していますが、効果的な計画を立てる場合もあります。 ショートカットを作成しようとすると、作業が完了していることを前提としていると見なされます。 変更が発生する前に、適切に設計された変更管理プロセスを実行すると、大きな payoffs で、全体的なプロジェクトの結果が得られます。 subjectivity を変更しないようにすることで、プロジェクトチームは効率的かつ効率的に変動を処理できるようになります。 プロジェクトチームメンバーや関係者が承諾した詳細な変更管理計画では、時間とコストを節約できます。プロジェクト管理者にとっては、十分なものではありません。

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著者について     Jane suchan は、プログラムマネージャーで、エンタープライズレベルのビジネスイニシアチブの管理とプロジェクト管理の方法論の開発を経験しています。 Jane はワシントン州シアトルに住んでいます。

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