プロジェクト変更要求を評価するには

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著者: Jane Suchan (PMP)

プロジェクト マネージャーにとって、管理されていない変更は最大の障害の 1 つです。    このため、しっかりとした変更管理手順があることは、プロジェクト マネージャーにとっての一番の味方になります。このような手順を配備することにより、お客様の要求を、必要なタイムライン内で、合意予算内で実行することができます。変更管理がなければ、プロジェクトの範囲は動く標的になってしまい、プロジェクトの成功要因の 1 つを失うことになります。プロジェクトの範囲の場合は特にそうですが、変更を管理および制御できるということは、目標を実現するキーであり、プロジェクト マネージャーにとっては代表的な業績評価指標になります。プロジェクトの変更は避けることができず、それが発生した場合のために準備をしておく必要があります。

変更管理と官僚的な手続きのバランスをとる

プロジェクト マネージャーの課題の 1 つに、プロジェクトの変更を制御しながら過度な官僚的手続きを避けることがあります。問題は、転換点はどこかということです。すべてのプロジェクトは固有です。変更管理でこれ以上価値が高まらなくなり、それがお役所仕事になってゆくポイントはプロジェクトごとに異なります。

一部の利害関係者、またはプロジェクト チームのメンバーでさえも、変更管理を導入することは、あなたが柔軟に対応し、お客様とビジネスにとって最良のことをすることに気乗りせず、非常に恐ろしい要件の変更を避けようとする、あなたの手段だと感じることでしょう。この概念は払いのけることが重要です。常に要求されている変更を評価する効率的なプロセスを導入しようとしているのであり、それとは正反対であることを知らせる必要があります。変更をすることが受け入れられている場合、必要時にそれに対応できる手順があることを意味します。

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プロジェクトの変更管理計画

プロジェクトの変更管理計画には、逸脱が発生した場合に、迅速に対応できるよう何が起こるかが記述されています。これは変更を防ぐものではありません。むしろ、変更を通知する方法、意思決定の方法、およびそれにプロジェクトを適用させるための方法の手順の概要を明確にすることが目的です。

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変更管理を導入する

ビジネス要件やスケジュールなど、主な成果物のベースラインを作成したらすぐに、変更管理の手順を実施する必要があります。プロジェクト チームとその利害関係者およびプロジェクトの変更の影響を受けるその他のすべてのユーザーは、変更管理計画をを実施する前に、それを確認して承認する必要があります。

プロジェクトの全体の成功にあまり影響のない小さな変更は、要件やクリティカル パスのスケジュール マイルストーンに対するものと同様な困難は引き起こしません。プロジェクトの変更管理計画には、正式なプロジェクト変更要求 (PCR) が必要なタイミングが明記されている必要があります。例:

  • スケジュールおよび予算変更のしきい値は何ですか?

  • 常に変更要求が必要となる変更は何ですか?

  • 変更管理手順から省略できる変更は何ですか?

ここで 1 つ注意する必要があることがあります。しばしばダメージとなるのは、大きな明白なものではなく、たくさんの範囲の狭い変更です。PCR の基準を定義する際、これを念頭に入れてください。たとえば、変更管理計画には、何が大規模で何が小規模であるかなど、変更要求の分類項目を定義する必要があります。

  • 大規模な変更    これらは PCR に文書化する必要があります。大規模な変更は、次のとおりです。

    • クリティカル パスの要件または作業項目に影響を与え、特定の時間比または期間、重要なマイルストーンやプロジェクト全体の終了日を遅らせます。大規模な変更の基準は、プロジェクトごとに定義する必要があります。

    • 追加の資金が (ドルまたは予算に対する割合で) 必要です。この場合も、プロジェクトごとに金額を定義する必要があります。

  • 小規模な変更    これらの日常的な変更には PCR は必要ありません。小規模な変更は、次のとおりです。

    • 計画に大きな影響はありません。マイルストーンやプロジェクトと依存関係があるタスクの完了日は延長しません。

    • 資金に負の影響はありません。結果としてプロジェクトの予算差異は発生しません。

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変更要求を評価する際のヒント

プロジェクトの変更管理計画には、変更要求を評価する方法の情報も含める必要があります。コンセンサスを取る時間を無駄にしないため、必要になる前にこの評価基準を決めておくことが重要です。これらのパラメーターを設定すると、ビジネス目標とメリットの全体に、変更が及ぼす影響のバランスを取る助けとなります。

変更要求を評価する際に考慮する必要のある、典型的な質問を次に示します。

  • この変更によってビジネス要件は追加されたり、変更されますか?

  • 回避策はありますか? またはプロジェクト全体の成功にこの変更は必要ですか?

  • この変更により、追加の資金調達は必要ですか?

  • これによってプロジェクトの終了日は変わりますか?

  • この変更によってプロジェクトに負の影響があったとしても、ビジネスには行う値打ちのあるメリットはありますか?

  • この変更を今成立させることは、それを遅らせるよりも意味がありますか?遅らせた場合、会社にとって結局はよりお金がかかることになりますか?

  • 影響を受けるすべての利害関係者は考慮されていて、変更を承認していますか?

  • 考慮すべき契約上の問題はありますか?たとえば、この変更により外部のベンダーに対する責任は果たせますか?

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プロジェクト変更要求を承認する

誰が変更要求を承認でき、誰ができないかを定義することも重要です。一般に、日常的な変更に効率的に対応するにはさまざまな権限レベルを定義し、大きな変更には管理者が必要レベルの注意を向けます。

提案された変更がプロジェクトの範囲に影響する場合は、それはプロジェクトのスポンサーからの承認が必要なビジネス決定であると見なす必要があります。範囲に影響しない場合は、プロジェクト チームとスポンサーが、特定の制限内でプロジェクト マネージャーに変更を承認する権限を付与することを決定します。一部のプロジェクトでは、変更管理委員会を作って、定期的に招集して、変更要求を検討し承認します。組織によっては、変更要求の種類ごとに、別の変更管理委員会がそれに対応しています。たとえば、技術に関する変更管理委員会は技術的な問題を扱います。

次の表に、理解しやすいように変更要求の承認のガイドラインをまとめます。これはサンプル プロジェクトに基づきます。

変更の種類

全般的な説明

抽出条件

承認者

PCR は必要か?

大規模

プロジェクトの範囲、スケジュール、予算に大きな変更があった

新しい要件の追加または既存のビジネス要件の拡張

14 日を超える延期をスケジュールするか、プロジェクトの終了日を延期する

10 万ドル以上の追加資金が必要

プロジェクトの変更管理委員会

必要

大規模

プロジェクトの範囲、スケジュール、予算に変更があった

ビジネス要件を明確にする必要がある

プロジェクトの終了日には影響しない 14 日未満の延期をスケジュールする

10 万ドル未満の追加資金が必要

プロジェクト マネージャー

必要

小規模

プロジェクトに影響があった場合でもわずかの日常的な変更

マイルストーンの完了日の変更はない

プロジェクト予算への影響は X ドルまたは X% 未満

プロジェクト マネージャー

不必要

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大きな見返り

プロジェクト チームは、時として効果的な計画を立案することよりも、プロジェクトの実施にたどり着くことにいつも必死です。近道は魅力的で、進むにしたがって物事は解決されると考えます。変更が発生する前に、よく練られた変更管理手順が準備されていると、大きな見返りがあり、プロジェクト全体の結果がよくなります。変更管理に関する主観を取り除けば、プロジェクト チームは変動を効率的に効果的に処理できます。プロジェクト チームのメンバーと利害関係者によって承諾された、熟考された、詳細な変更管理計画は、プロジェクト マネージャーが常に十分に満たされることはない、時間とお金の節約になります。

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著者について     Jane Suchan は、エンタープライズ レベルのビジネス イニシアティブを監督し、プロジェクト管理の方法論の開発してきた、経験豊富なプログラム マネージャーです。Jane は、ワシントン州シアトル在住です。

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