プロジェクト変更管理手順に差異追跡を統合する

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著者: Jane Suchan (PMP)

プロジェクト管理とは、達成したいことを把握し、そこに到達するまでに実行すべき作業のタスク一覧の作成し、どのくらい時間が必要かを決め、コストを計算することです。    これは簡単に思えるかもしれません。しかし、それらすべてを追跡するのが実際には一番困難です。プロジェクトは時間通り進んでいるか。スケジュールを前倒しできるか。予算を下回っているか。すべての作業が完了してもまだ予算を下回っているか。

プロジェクトの状況を評価する 1 つの方法に、元のプロジェクト計画と実際の状況との違いを追跡する方法があります。このずれは、意図していたまたは予算上の金額と実際の支出の比較である、差異としてよく知られています。プロジェクトの実際の結果と、計画または期待との比較を行う方法として、差異分析があります。これは、プロジェクトが順調に進んでいるか、そうでないかを定量化する方法です。

差異を計画する:ベースラインを規定する

プロジェクトの差異を確立するには、地面に杭を打ち開始地点を決める必要があります。これがベースラインです。これがない場合、動く標的を追跡し、管理しようとしていることになります。差異の追跡とレポートを行う前には、コストとスケジュールの 2 つの主要なベースラインを確立する必要があります。しかしそこに到達する前に、プロジェクトの範囲を明確にする必要があります。

範囲を作成するために作業分解構造を使用する

範囲のベースラインは、実行すべきすべての作業を示すので、プロジェクトのすべての成果物が含まれます。範囲を文書化する方法の 1 つに、プロジェクトの成果物を階層で示す作業分解構造 (WBS) を作成する方法があります。階層の各レベルでは、下に進むにつれ、成果物がより細かく説明されます。たとえば、新しい家を建てるための WBS には、基礎、骨組み、屋根、電気および配管系統、造園設計、意匠図、検査許可が含まれます。

スケジュールおよびコスト ベースラインを確立する

スケジュールおよびコスト ベースラインは、範囲の決定後にのみ確立できます。プロジェクトで何が完成するかの明確なイメージがない限り、要する期間およびコストは決定できません。

スケジュール ベースラインは、スケジュールのパフォーマンスを測定しレポートする基礎である、承認されたプロジェクトのスケジュールです。コスト ベースラインは、コスト パフォーマンスを測定する承認されているタイムフェーズに対する予算です。プロジェクト タスクにコストを割り当て、プロジェクトの特定の期間またはフェーズのコストを追加することによって決定されます。プロジェクトのコンポーネントにコストを割り当てるには時間がかかりますが、これでは、利害関係者やプロジェクトのスポンサーがより興味を示す、より詳細でより正確なコスト パフォーマンス レポートを作成できます。

スケジュールおよびコスト ベースラインを確立するには:

  1. 各成果物を作るために必要な活動やタスクを割り出し、WBS でスケジュールを作ります。

  2. 各タスクで必要なリソースを特定します。制約や各人がこのプロジェクトで実際に費やせる時間を検討します。

  3. (時間数または日数で) 各タスクの完了にどれくらいの時間がかかるか見積もります。

  4. 1 時間平均または 1 日平均の割合で各リソースのタスクごとのコストと、そのコストに関連する固定コストを見積もります。

  5. タスク間の依存関係を特定し、クリティカル パスを作ります。

  6. コスト ベースラインを作成します。これは、プロジェクトのコスト パフォーマンスを測定する タイムフェーズでの予算です。これを行うには、タスクごとまたは期間ごとのコストを見積もります。

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差異に対処する:変更管理

スコープ、スケジュール、およびコスト ベースラインを確立した後は、これらのプランの差異をチームが管理する手順を作成します。この情報がプロジェクトの変更管理計画になります。この計画には、プロジェクト変更計画 (PCR) が必要となるタイミング、差異の文書化方法と承認要求の提出、変更要求の承認後に何が起こるかについて定義されます。

差異の計算は、PCR が必要であるかどうか、およびプロジェクト スケジュールまたはコスト ベースラインを変更する必要があるかどうかを決定するために使用します。差異は正の場合も負の場合もあります。

  • 正の差異は、プロジェクトが予定よりも早く進んでいる、または予算を下回っていることを示します。正のシナリオの場合、負の事項にお金やリソースを再割り当てできます。

  • 負の差異は、プロジェクトが予定より遅れているか、予算を上回っており、アクションを取る必要があることを示す指標です。予算を増やすか、利益率の減少を受け入れる必要があります。

差異のしきい値は、すべてのプロジェクト変更計画の重要なコンポーネントです。プロジェクトに対する重要な変更で構成されるので、文書化の必要があり PCR で承認されている必要があります。すべての PCR で、範囲、スケジュールまたは予算を再確立することになるわけではありません。これは完了するのにかなりの時間がかかる場合のある重要なタスクで、組織の上や下から承認を得る義務があります。

プロジェクトのライフ サイクルを通じて、コストおよびスケジュールの差異を追跡すると、弱い所 (何度も変更が発生している領域) を特定でき、対応できます。たとえば、テスト チームで続けて遅れが発生している場合、スケジュールを遵守できるよう、追加リソースを割り当てることができます。

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さらに 1 歩進める:達成額分析

特定時点のコストとスケジュールを評価するプロジェクト管理技術である達成額について触れないと、プロジェクトの差異に関する議論は終わりません。達成額分析では、完了した作業と確立されたベースラインを比較します。現在のプロジェクトのパフォーマンスを評価して、必要に応じて軌道修正する助けになります。

達成額分析を行うには、計画している作業の WBS、プロジェクトの詳細なスケジュール、および (フェーズまたは期間ごとの) 予算が必要です。

達成額に関する質問

プロジェクトの状態は、いかなる時点の達成額分析でも、次の 3 つのキーとなる質問で測定します。

  • プランド バリュー:作業に必要な額はいくらですか?

  • 達成額:何を実際に完了しましたか?

  • 実際のコスト:作業の完了にどれくらいコストがかかりましたか?

プランド バリュー (PV) とは、計画されたタスクの予算コストです。達成額 (EV) とは、完了した作業の全予算コストの合計です。実績コスト (AC) は、生じた作業に費やされたコストです。

達成額分析について

達成額分析は、例を使うと最も簡単に説明できます。予算 10 万ドルの4 か月間のプロジェクトを管理しているとします。すでに 3 か月に入っていますが、チームではまだ作業が半分しか完了していないことに気づきました。したがって EV は 5 万ドルです。プロジェクトのスケジュールに基づくと、この時点では作業の 75% が完了している必要があります。 したがって PV は 7,5000 ドルです。またチームで既に 9 万ドルを使っているので AC は 9 万ドルです。

これらの数字を使用し、コストとスケジュールの差異を計算できます。コスト差異 (CV) は、終了した作業時間の実績コストとプロジェクト予算の差を測定します。

CV = EV – AC    

スケジュール差異 (SV) では、プロジェクト スケジュールに対する実際の進捗を測定します。

SV = EV – PV    

前述の例を使用すると、このプロジェクトのコスト差異は $50,000 – $90,000 = $40,000 です。スケジュール差異は $50,000 – $75,000 = $25,000 です。

どのプロジェクト マネージャーにも、プロジェクトで予算の 90% が使われ、作業は 50% しか完了していないことがわかります。プロジェクトはスケジュールより遅れており、完了時には予算を超過してしまうので、変更を行う必要があります。プロジェクト マネージャーは範囲を狭め、スケジュールを延長するか、作業の完了に追加の資金を獲得する必要があります。

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差異追跡の概要

プロジェクト管理に差異の追跡を統合することは簡単ですが、これは体系的に実施する必要があります。プロジェクトを割り当てられたら、スポンサーと範囲、予算およびスケジュールを決めます。その後、差異のしきい値が割り出され、しきい値を超過したときに差異がどのように扱われるかが既定されたしっかりとした変更管理計画をチームと作ります。WBS を作り、プロジェクトの詳細なスケジュールを定義したら、プロジェクトのスケジュールおよび予算を確立できます。これらのすべての要素が整ったら、差異の追跡を開始でき、変更管理計画を実施できます。

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著者について     Jane Suchan は、エンタープライズ ビジネス イニシアティブを管理し、プロジェクト管理の方法論を開発してきた、経験豊富なプログラム マネージャーです。Jane は、ワシントン州シアトル在住です。

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