プロジェクト変更管理プロセスに分散トラッキングを統合する

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ジェーンスーヒャン、PMP

プロジェクト管理については、達成したいことを把握し、そこに到達するために必要な作業のリストを作成   し、それがどのくらいの時間になるかを判断し、コストを計算します。 単純なサウンドでしょ?しかし、本当に難しい部分は、それをすべて把握しています。プロジェクトは時間どおりに実行されていますか?スケジュールより前に実行されますか?予算の下にありますか?すべての作業が完了したときに、まだ予算の対象になりますか?

プロジェクトの正常性を評価する1つの方法は、元のプロジェクト計画と実際に発生していることの違いを追跡することです。このギャップは、差異として知られていますが、意図した金額や予算額と実際の使用量の比較です。差異分析は、実際のプロジェクトの結果を計画または予測されたものと比較する練習です。プロジェクトの進捗状況を定量化する方法としては、どのような方法がありますか。

差異の計画: ベースラインを確立する

プロジェクトの差異を特定するには、最初の点として地面に杭を付ける必要があります。これは基準計画です。これがない場合は、移動先を追いかけて制御しようとしています。分散の追跡とレポートをプレイに入れる前に、2つの重要な基準を確立することは、コストとスケジュールです。ただし、そこに到達する前に、プロジェクトのスコープを縮小することをお勧めします。

ワークブレーク構造を使用してスコープを作成する

スコープの基準計画には、すべてのプロジェクトの成果物が含まれます。このようにして、実行するすべての作業を識別します。ドキュメントのスコープを作成する1つの方法は、プロジェクトの成果物の階層ビューである wbs (作業内訳構造) を作ることです。階層の下位レベルごとに、成果物の詳細な説明が表されます。たとえば、新しい住宅を建設する WBS には、財団、フレーミング、屋根、電気/配管システム、造園計画、意匠図、検査許可が含まれます。

スケジュールとコスト基準を確立する

スケジュールとコストの基準は、スコープが決定された後にのみ確立されます。プロジェクトによって生成される内容を明確に把握できない場合は、どのくらいの時間がかかるか、またはどれくらいのコストが発生するかを判断することはありません。

スケジュール基準は、承認されたプロジェクトスケジュールであり、スケジュールのパフォーマンスを測定して報告するための基準となります。コスト基準は、承認された時間段階的予算であり、コストのパフォーマンスを測定します。特定のプロジェクト期間またはフェーズにコストを加算することによって決定されます。これには、プロジェクトタスクにコストを割り当てる必要があります。プロジェクトコンポーネントにコストを割り当てることは時間がかかることがありますが、より詳細で正確なコストパフォーマンスのレポートを実行できるようになります。これにより、利害関係者やプロジェクトスポンサーが非常に関心を持つことになります。

スケジュールとコストの基準計画を設定するには:

  1. WBS 内の各成果物を生成するためのアクティビティとタスクを識別して、スケジュールを作成します。

  2. 各タスクのリソースを識別します。各ユーザーがこのプロジェクトに現実的に割くことができる制約や時間を考慮します。

  3. 各タスクを完了するためにかかる時間 (日数) を見積もります。

  4. 各リソースに対する平均時給、または日次、単価、タスクに関連付けられている固定コストを使用して、各タスクのコストを見積もることができます。

  5. 他のユーザーに依存しているタスクを特定し、クリティカルパスを開発します。

  6. コスト基準を開発します。これは段階的な予算です。 プロジェクトのコストパフォーマンスを測定します。これを行うには、見積もりコストをタスク別または期間別に加算します。

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差異への対応: 変更制御

スコープ、スケジュール、コストの基準計画を確立したら、チームがこれらのプランの差異を管理するために実行する手順を作成します。この情報は、プロジェクトの変更管理計画になります。このプランは、プロジェクト変更要求 (PCR) が必要であるかどうかを判断するときに定義します。この計画では、差異を文書化して承認を申請する方法と、変更依頼が承認された後の処理について説明します。

分散計算は、PCR が必要かどうかを判断するために使われます。また、プロジェクトのスケジュールまたはコスト基準を変更する場合は、差異は正または負のいずれかになります。

  • 正の差異は、プロジェクトがスケジュールを前倒しにしているか、または予算の下にあることを示します。正のシナリオでは、お金とリソースを負の領域に再割り当てすることができます。

  • 負の差異は、プロジェクトがスケジュールまたは予算を超えていて、アクションを実行する必要があることを示すインジケーターです。予算を増やしたり、利益率を低下させたりする必要がある場合があります。

差異しきい値は、プロジェクト変更管理計画の重要なコンポーネントです。これらはプロジェクトに対するマテリアルの変更を構成しているため、PCR でドキュメントと承認を行うことができます。すべての PCRs では、再のスコープ、スケジュール、または予算が発生するわけではありません。これは重要な作業であり、完了までに時間がかかることがありますが、プロジェクト組織の承認を得るための義務があります。

プロジェクトのライフサイクル全体を通じてコストとスケジュールの差異を追跡することで、弱点を特定し、変更箇所を繰り返して、それに応じて対応することができます。たとえば、テストチームに継続的な遅延が発生している場合は、スケジュールどおりに追加のリソースを割り当てる必要がある場合があります。

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さらに一歩踏み出す: 達成額の分析

プロジェクトの差異についてのディスカッションは、達成額に言及することなく完了し、コストとスケジュールを特定の時点で見積もるプロジェクト管理手法です。達成額の分析は、確立された基準との作業の終了を比較します。現在のプロジェクトのパフォーマンスを評価し、必要に応じてコースの修正を行うことができます。

達成額の分析を実行するには、WBS、プロジェクトの詳細スケジュール、および計画された作業の予算 (フェーズまたは期間別) が必要です。

達成額の質問を求める

任意の時点で、達成額の分析は、次の3つの重要な質問を行うことで、プロジェクトの正常性を測定します。

  • 計画値: 作業に必要な金額を教えてください。

  • 達成額: 実際には何を完了しましたか?

  • 実際のコスト: 作業を完了するには、どのくらいの時間がかかりましたか?

計画値 (PV) は、計画されたタスクの予算コストです。達成額 (EV) は、完了した作業のすべての予算コストの合計です。実績コスト (AC) は、生成された作業に費やされたものです。

達成額の分析について学習する

達成額を説明する最も簡単な方法は、例です。たとえば、$10万の予算を使って4か月のプロジェクトを管理しているとします。3か月後には、チームが作業の半分だけを完了したことを認識しているため、EV は $5万です。プロジェクトのスケジュールに基づいて、作業の約 75% がこれによって実行されるようになります。 PV は $75000 です。また、チームがこれまでに $9万を費やしていることを知っているため、AC は $9万です。

これらの数値を使用して、コストとスケジュールの差異を計算することができます。コスト差異 (CV) は、実行された作業の実績コストとプロジェクト予算との差異を測定します。

CV = EV-AC   

スケジュール差異 (SV) は、プロジェクトスケジュールに対する実績進捗状況を測定します。

SV = EV – PV   

上の例を使用して、このプロジェクトのコスト差異は $5万 ~ $9万 = $4万です。スケジュールの差異は、$5万 ~ $75000 = $25000 です。

プロジェクトマネージャーは、プロジェクトが予算の90パーセントを費やし、作業の 50% だけを完了したことを確認することができます。プロジェクトはスケジュールの背後にあり、完了した時点で予算を超過するため、変更が必要です。プロジェクトマネージャーは、スコープを縮小したり、スケジュールを拡張したり、作業を完了するためにより多くの資金を入手したりする必要があります。

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差異管理の概要

プロジェクト管理に分散トラッキングを統合することは非常に簡単ですが、体系的なアプローチが必要です。プロジェクトの課題がある場合は、スポンサーと協力して、スコープ、予算、スケジュールを設定します。次に、チームと連携して、変動しきい値を識別する堅牢な変更管理計画を作成し、それらが閾値を超える場合に差異を処理する方法について説明します。WBS を開発し、プロジェクトの詳細スケジュールを定義したら、プロジェクトのスケジュールと予算を設定できます。すべてのコンポーネントが配置されたら、差異の追跡を開始し、変更管理計画を実施する準備が整いました。

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作成者について    ジェーンスーヒャンは、エンタープライズビジネスのイニシアチブを管理し、プロジェクト管理の方法論を開発する経験を持つプログラムマネージャーです。ジェーンはワシントン州シアトルに住んでいます。

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