プロジェクトの関係者リストを確立して管理する

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Jane による、PMP

プロジェクトステークホルダーとは何ですか?     多くの定義がありますが、それらはソースや会社によって会社によって異なります。 プロジェクトの成果に興味を持っている人またはグループが関係者であることをすべて提案します。 関係者の管理は、リレーションシップ管理と同義です。目標は、プロジェクトに対するコミットメントを得てコミットメントを維持することです。

ここで、関係者とは、組織内で関心を持っている、またはプロジェクトの結果によって影響を受けるユーザーまたはグループのことです。 ただし、関係者リストの作成と管理の練習を始める前に、ステークホルダーの定義が組織の定義と一致していることを確認してください。

関係者の管理が重要である理由

ここでは、このような問題について考える必要がありますが、プロジェクトについては全員が 100% の enthusiastic にならないという事実に注意する必要があります。 ステークホルダーは、新しいツールまたはプロセス、放棄制御、または一部の極端なケースでは、ジョブを失う場合があります。 この負担は、関係者の懸念事項を軽減するためにプロジェクトマネージャーやスポンサーにかかるものであり、すべてのユーザーを常に満足できるものであるということはほとんどありません。 一部の機能は、作業を破壊することができないように処理する必要があります。

動機を理解すると、次のような問題の解決に役立ち、悪い動作や戦術を避けられます。

  • 必要な入力または承認を延期する。

  • 競合するプロジェクトを開始する。

  • リソースを他のプロジェクトに再割り当てする。

  • 裏面ルーム politicking を活用して、プロジェクトを打ち消す。

関係者を効果的に管理するメリットは、次のとおりです。

  • 政治に bogged されないようにすることで、プロジェクトのサイクル時間を短縮します。

  • 承認プロセスを合理化する。

  • プロジェクトのリソースが利用可能であり、常に集中できることを確認するために役立ちます。

  • 情報の流れを維持する。

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利害関係者リストを作成する

プロジェクトの早い段階で、プロジェクトのスポンサーと協力して、考えられるすべての関係者のリストを作成します。 このロールの定義方法と、プロジェクトが組織に与える影響に応じて、このリストは長くなる場合があります。

ステークホルダーリストは、プロジェクトマネージャーのためのツールであり、プロジェクトのコミュニケーション計画のためのキーを入力します。 リストの評価に基づき、強力なコミュニケーション戦略を計画できます。 また、プロジェクトスポンサー以外でリストの詳細を共有する必要はありません。

ほとんどのプロジェクトでは政治があるので、関係者を評価しているときに、murky の waters に stumble することを前提としています。

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関係者リストを評価する

各利害関係者の clout を決定し、影響レベルで分類します。 プロジェクトの進行を続けるために、一部の機能には力があります。 これには、プロジェクトスポンサーまたはシニアマネージャーが含まれる場合があります。 担当者と意思決定の役割があるため、これらの関係者を綿密に監視したいと思います。 他のユーザーは、プロジェクトのプラグをプルすることはできませんが、舞台裏で停止する可能性があるため、バックグラウンドで動作している可能性があります。

別のレベルの関係者が住んでいる人 製品の場合 (毎日)。 このグループは、満たす必要があるビジネス要件の形式で入力を提供します。 プロジェクトが成功した場合には、プロジェクトが直接影響を与えるため、最も効果的です。 多くの場合、プロジェクトを直接または間接的に終了することはできませんが、その成功には重要です。 ニーズや懸念事項が満たされていない場合は、最大の問題を解決するために、すぐに最大の supporters に移行します。

関係者を整理する別の方法として、関与と責任のレベル別にグループ化することができます。 1つのグループがプロジェクトに積極的に関与していて、ある時点で別のグループが従事している可能性がありますが、他のグループは積極的に関与していないが、プロジェクトに関するコミュニケーションを受ける必要があります。

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RACI を使用して利害関係者を分類する

責任者、責任者、問い合わせ先、および通知先 (RACI) は、組織の設計に使用されるツールで、プロジェクトの関与と責任のレベルによって関係者を割り当て、指定します。 ユーザーまたはグループごとに最も効果的なコミュニケーション戦略を計画できるように、関係者を分類する便利な方法です。 これらの関係者は、次のように定義されています。

  • 関与    このユーザーは、タスクを完了する責任を負います。

  • 担当    タスクが完了しておらず、タスクを完了する責任のあるユーザーを管理している場合は、このユーザーがアカウントに呼び出されます。 多くの場合、この役割はプロジェクトマネージャーにあります。

  • 調べ    このユーザーには、完了についての責任または責任はありませんが、タスクの各部分について考慮されます。

  • 下し    このパッシブな役割の所有者は通知を受けたままですが、タスクの責任または責任はありません。

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予防策があります。

プロジェクト管理では、期待値の管理について説明します。 プロジェクトの早期に時間を取って、ステークホルダーと協力し、関係者を特定して評価します。 プロジェクトのすべての期間にわたって、リストを更新するようにしてください。 関係者がどのようなものであり、それを効果的に管理するために興味を持っている必要があります。 長時間の実行で問題が発生しないようにして、プロジェクトが成功したことを確認します。

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著者について     Jane suchan は、プログラムマネージャーで、エンタープライズビジネスイニシアチブの管理とプロジェクト管理の方法論の開発に携わっています。 Jane はワシントン州シアトルに住んでいます。

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