プロジェクトのメールとドキュメントに 1 か所からアクセスする

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Outlook 2013、Exchange 2013、SharePoint 2013 の新機能であるサイト メールボックスは、中央のファイリング キャビネットのようなものです。プロジェクト関連の Exchange メールや SharePoint ドキュメントを、すべてここに集めることができます。サイト メールボックスを利用すると、プロジェクトのドキュメントへのアクセスやメールでの送信を Outlook から行うことができます。また、重要なディスカッションを 1 か所に集めることや、メールボックスを関係者と共有することもできます。

重要:  この機能は、Office 2013 RT アプリケーションでは利用できません。 お使いの Office のバージョンを確認するには、こちらをご覧ください。

  1. サイト メールボックスを使うには、このメールボックスを SharePoint サイトに追加する必要があります。

  2. サイト メールボックスは Outlook ナビゲーション ウィンドウで開きます。このメールボックスを SharePoint で作成した後は、この場所に自動的に表示されます。

他の人が作成したサイト メールボックスへ参加するよう招待されている場合は、そのサイト メールボックスへの招待状が受信トレイに表示されます。このサイト メールボックスは自動的に、Outlook ナビゲーション ウィンドウに追加されます。

たとえば、津野ノースウィンド プロジェクトのサイト メールボックスを作成します。NorthWind Tradersでは、プロジェクトに関連するすべてのコミュニケーション >受信トレイとプロジェクト ドキュメント-が SharePoint に保存されている、 NorthWind Tradersからアクセスできるよう >ドキュメント。津野は、同じプロジェクトのフォルダー自分の Outlook クライアントからを使用するには、他のプロジェクト メンバーに権限を付与することができます。

Outlook のサイト メールボックス

ドキュメントを送信するには、SharePoint に切り替えて、添付として送信するドキュメントを探す代わりに、関連するドキュメントを [ドキュメント] フォルダーですばやく探して、メール メッセージにコピーすることができます。このメールには自動的に、SharePoint サイトにあるドキュメントへのリンクが記載されます。

メール メッセージ内のドキュメント リンク

注:  サイト メールボックスは専用のメール アドレスを持っているため、重要なディスカッションの記録を全員が参照できるようにサイト メールボックスに保存するには、そのメール アドレスをメールの受信者として追加します。

サイト メールボックスを Outlook から削除する

プロジェクトが完了したら、サイト メールボックスを Outlook に表示しないように設定することができます。サイト メールボックスを Outlook での表示から削除するには、次の 2 つの方法のいずれかを使います。

  • ナビゲーション ウィンドウと「サイト メールボックス」を閉じるにサイト メールボックスを右クリックします。

サイト メールボックスを閉じる

  • ナビゲーション ウィンドウに表示されている自分のアカウント名を右クリックし、[すべてのサイト メールボックスの管理] をクリックします。すべてのサイト メールボックス一覧の画面が表示されます。このビューから、サイト メールボックスを Outlook のビューに固定表示したり、固定を解除することができます。

サイト メールボックスの管理

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