プロジェクトのタスク一覧を作成および管理する

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SharePoint のプロジェクト タスク リストには、プロジェクトの一部であるタスクのコレクションが表示されます。タスクは、1 人のユーザーに割り当てることができる個別の作業項目です。通常、プロジェクトは、開始、進行中、終了のある一連のアクティビティであり、展示会向けの製品デモンストレーションの制作、関係者向けの製品提案の作成、さらには企業慰労イベントの実施などのように、何らかの製品やサービスを生み出します。

SharePoint プロジェクト タスク リストを作成した後は、タイムラインに沿って表示されるバーで、タスクを追加し、リソースをタスクに割り当て、タスクの進行状況を更新し、タスクの情報を見ることができます。

更新日: 2017 年 1 月 27 日。お客様からのフィードバックに感謝します。

SharePoint Online、SharePoint 2016、SharePoint 2013 では、SharePoint タスク リストから Project への接続が提供されます。 Project のライセンスは個別に付与できます。

接続するには、SharePoint タスク リストを作成し、それを Project Online または Project Server にインポートします。接続した後は、SharePoint でタスク リストを更新すると、Project に反映されます。

Project にタスク リストをインポートするには、「既存の SharePoint タスク リストを Project Web App に追加する」の手順に従ってください。

SharePoint Online、2016、2013 でタスク リストを作成する

タスク リストはプロジェクトの出発点になります。

タスク リストとタイムライン
  1. サイトのホーム ページから、[設定] 設定アイコン をクリックし、[アプリの追加] をクリックします。

  2. 検索ボックスに「タスク」と入力し、 Enter キーを押します。一致するすべてのアプリの一覧が表示されます。

    検索ボックスにタスクを入力し、タスクを選ぶ
  3. タスクの名前またはタイトルを入力し、[作成] をクリックします。

  4. SharePoint Online は [サイト コンテンツ] ページに戻ります。[サイト コンテンツ] の一覧で作成したアプリを見つけて開きます。SharePoint Online により、既定のタイムラインと空のリストが作成されます。

    タスクのタイムライン、[新規] をクリックしてタスクを追加する

    [+ 新しいタスク] を使ってデータの追加を始めることができます。

SharePoint 2010 のプロジェクト タスク リストを作成して使用する

  1. [サイトの操作] ボタンの画像 をクリックし、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、[作成] をクリックします。

    注: SharePoint サイトは大幅に変更されている場合があります。コマンド、ボタン、リンクなどのオプションの場所がわからない場合は、管理者にお問い合わせください。

  2. [インストール済みのアイテムの検索] に「プロジェクト」と入力し、検索 検索ボックスの虫眼鏡アイコン をクリックします。

  3. [プロジェクト タスク] をクリックします。

  4. リストの [名前] を入力します。名前は必須です。

    名前はほとんどのビューでリストの上部に表示され、リスト ページの Web アドレスの一部となります。名前はユーザーがリストを簡単に見つけられるようにサイト ナビゲーションにも表示されます。リストの名前は変更できますが、その場合 Web アドレスは変わりません。

  5. [作成] をクリックします。

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SharePoint 2010 のプロジェクト タスク リストにタスクを追加する

プロジェクト タスク リストのビューの左側にはテーブルが表示され、右側にはタイムラインが表示されています。タイムラインはガント チャートと呼ばれ、プロジェクトの進捗状況を視覚化するのに役立ちます。ガント チャートのバーは、[開始日] フィールドと [期限] フィールドを使って描画されます。

注: タスクに構造がある場合 (たとえば、特定のタスク セットをフェーズに分類してプロジェクト タスク リストで表示したい場合)、タスクをサマリー タスクとサブタスクに整理できます。詳細については、「サマリー タスクを作成する」を参照してください。

プロジェクト タスク リストの、ビュー左側のテーブル部分で、各行の以下の列を設定します。

注: タスクの列に入力するときは、隠れている列を表示するために区切り線を右にスライドしなければならない場合があります。そうすると、予定表のセクションが狭くなります。

プロジェクト タスクのタイトル、日付、状態を入力する
  • タイトル    プロジェクトでのタスクの名前を入力します。

  • 開始日    タスクを開始しなければならない日付を入力します。

  • 期限    タスクを完了しなければならない日付を入力します。

  • タスクの状態    このタスクの状態を最も正確に反映する記述子を選びます。プロジェクトを計画しているだけで、タスクを開始していない場合は、[未開始] を選びます。

  • 優先度    このプロジェクトの他のタスクとの関連で、このタスクの重要性を最も正確に反映している優先度レベルを選びます。

ヒント: 複数のタスクで [開始日]、[期限]、または他の列のデータが同じ場合、コピーするセルを 1 回クリックしてフィル ハンドルを表示した後、ボックスの右下隅を列の下方にドラッグして、隣接するセルにコピー元のデータを入力できます。これは、プロジェクト タスク リストに計画を初期入力していて、どのタスクもまだ開始していない場合に、[タスクの状態] 列を設定するのに特に便利です。

ビューのテーブル部分でこれらの最初の列を設定すると、上位レベルのプロジェクト タスク リストが完成します。次に、作業者やタスクの相互関係など、タスクについての詳細な情報を提供します。たとえば、場合によっては、あるタスクを完了しないと、別のタスクを開始できません。

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プロジェクトの進行に応じて、プロジェクト タスク リストに戻って、各タスクの状態に関連する列を更新することが重要です。このようにすることで、プロジェクトのタスクの詳細を毎日確認することのできない関係者に、プロジェクトの状況を伝えることができます。

プロジェクトについての情報を更新するには、プロジェクト タスク リストで各タスクの次の列を更新します。

完了した割合とタスクの状態を設定する
  • 達成率 (%)    パーセンテージを使って、タスクで完了した作業量として最も適した見積もりを入力します。たとえば、タスクのほぼ半分が完了している場合は、[達成率 (%)] 列に「50%」と入力します。このパーセンテージを使って、タスクのガント バーに進行状況が重ねて描画されます。

  • タスクの状態    このタスクの現在の状態を最も正確に反映する記述子を選びます。

さらに、プロジェクト タスク リストの更新に必要な他の変更をプロジェクトに行うことができます。たとえば、タスクが計画より早く開始されるとき、またはタスクが遅れるときは、タスクの [開始日] または [期限] を変更できます。他の列と同様に、ビューのテーブル部分でこれらの列を更新できます。場合によっては、現在タスクの作業を行っているユーザーが、タスクに従事できなくなることがあります。[担当者] 列を更新することで、タスクに割り当てられているユーザーも変更できます。詳細については、「プロジェクト タスク リストでタスクに担当者を割り当てる」を参照してください。

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タスクをプロジェクト タスク リストに追加した後は、それを組織内の作業者に割り当てます。作業者をタスクに割り当てることで、そのタスクの作業を完了する責任者を明らかにします。

  1. 割り当てるタスクの [担当者] 列を 1 回クリックします。

    タスクを割り当てるユーザーを入力する
  2. 次の 3 つの方法のいずれかで、割り当てるユーザーの名前またはログイン情報を入力します。

    • [担当者] 列の横に表示されている [参照] をクリックし、組織のアドレス帳で割り当てるユーザーを検索します。

    • ドメインなど、組織から割り当てるユーザーのログイン情報を [担当者] 列に入力します。たとえば、「contoso\mollyc」などと入力します。"contoso" はドメイン、"mollyc" はユーザー名です。

    • 割り当てるユーザーの名前を [担当者] 列に入力します。これは、契約社員や、組織内にアカウントを持っていない別のユーザーを割り当てる場合に便利です。

  3. 割り当てられたユーザーにタスクの割り当てについて連絡し、プロジェクト タスク リストおよび担当するようになった作業について通知します。

プロジェクト タスク リストでタスクを作成するときは、上位のタスクと下位のタスクの関係を計画することが重要です。たとえば、プロジェクトは複数のフェーズで構成され、各フェーズで複数のタスクが行われる場合があります。プロジェクト タスク リストでフェーズを表すことにより、プロジェクトの概観がよくわかります。

新しいサマリー タスク ページ
  1. [アイテム] タブの [新規] グループで、[新しいアイテム] の矢印をクリックし、[サマリー タスク] をクリックします。

  2. 必要に応じて、フォームに次の情報を入力して新しいサマリー タスクを作成します。

    • 名前    サマリー タスクの名前を入力します。

    • 先行タスク    このサマリー タスクを開始するために、完了していなければならないサマリー タスクおよびサブタスクを選びます。左側のボックスでタスクを選び、[追加] をクリックして右側のボックスに移動します。先行タスクの詳細については、この記事の次のセクションを参照してください。

      ヒント: 先行タスクがよくわからない場合、または計画の時間が足りなくてサマリー タスクのすべての先行タスクがプロジェクト タスク リストに追加されていない場合は、空白のままにしておき、プロジェクト タスク リスト ビューの左側のテーブル部分を使って後で先行タスクの関係を追加できます。

    • 優先度    このプロジェクトの他のサマリー タスクとの関連で、このサマリー タスクの重要性を最も正確に反映している優先度レベルを選びます。

    • タスクの状態    このサマリー タスクに含まれるタスク セットの状態を最も正確に反映する記述子を選びます。プロジェクトを計画しているだけで、このサマリー タスクのどのタスクも開始していない場合は、[未開始] を選びます。

    • 達成率 (%) サマリー タスクに含まれるタスク セットで完了している作業量を最も適切に表すパーセンテージを入力します。プロジェクトを計画しているだけで、このサマリー タスクのどのタスクも開始していない場合は、このフィールドを空白のままにするか、「0%」と入力します。

    • 担当者 このサマリー タスクの責任者を示します。タスクの割り当ての詳細については、「プロジェクト タスク リストでタスクに担当者を割り当てる」を参照してください。

    • 説明    サマリー タスクの簡単な説明を入力します。

    • 開始日    このサマリー タスクの最初のサブタスクを開始しなければならない日付を入力します。

    • 期限    このサマリー タスクの最後のサブタスクを完了しなければならない日付を入力します。

  3. [保存] をクリックして、サマリー タスクを作成します。

サマリー タスクを作成した後は、ビューの左側のテーブル部分でサマリー タスクの名前をクリックして、新しいプロジェクト タスク リスト ビューでサマリー タスクを開くことができます。ビューでは、そのサマリー タスクに含まれるタスクを追加することができます。サマリー タスクを表示するビューに戻るには、[リスト] タブの [ビューの管理] グループで、[上へ移動] をクリックします。

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1 つのプロジェクト タスク リスト内で、タスク (サマリー タスクとサブタスクを含む) を特定の順序で完了する必要がある場合があります。たとえば、家を建てる場合、基礎を完成してから壁を作り、壁を完成させてから屋根を作る必要があります。このような順序は、[先行タスク] 列を使って表すことができます。

  1. タスク行で [先行タスク] 列のセルをクリックし、セルの右側にある矢印をクリックして、現在のプロジェクト タスク リスト内のすべてのタスクの一覧を表示します。これには、リスト内のすべてのサマリー タスクとサブタスクが含まれます。

  2. このタスクを開始する前に完了する必要がある各タスクの左側にあるチェック ボックスをオンにします。

    ヒント: 現在のタスクの前に行われるすべてのタスクを選んでしまうことがよくあります。しかし、実際には、現在のタスクの直前に行うタスクのみを選ぶ必要があります。たとえば、プロジェクト タスク リストにタスク 1、タスク 2、タスク 3 という 3 つのタスクが含まれるものとします。タスク 1 が完了したらタスク 2 を開始でき、タスク 2 が完了したらタスク 3 を開始できます。タスク 3 の先行タスクを入力するとき、タスク 1 とタスク 2 の両方をタスク 3 を開始する前に完了する必要があると考えがちです。しかし、タスク 1 はタスク 2 の先行タスクとして既に指定されているので、タスク 3 の先行タスクとして指定する必要はありません。

  3. [開始日] 列と [期限] 列の日付を調整し、タスク間の関係を反映します。たとえば、2 つのタスクがあり、それぞれを完了するのに約 2 日かかることがわかっているものとします。1 番目のタスクを、2 番目のタスクの先行タスクとして設定します。2 番目のタスクの [開始日] 列を、1 番目のタスクの [期限] より後の日付になるように調整し、2 番目のタスクの [期限] 列を、新しい [開始日] 列の 2 日後になるように調整する必要があります。

    ヒント: このプロセスをさらに自動化する場合は、Microsoft Project 2010 や Microsoft Project Server 2010 などの、SharePoint Foundation 2010 と互換性のあるエンタープライズ プロジェクト管理ソリューションの使用を検討します。

タスクごとに適切な先行タスクを特定した後は、これらの関係をガント チャートで表現できます。タスクの先行タスクを指定すると、先行タスクのガント バーの終了と、次のタスクのガント バーの開始の間に矢印が描画されます。

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SharePoint のプロジェクト タスク リストでは、他のリストと同じ表示機能が使われています。詳細については、「プロジェクト タスク リスト ビューをカスタマイズする」を参照してください。

SharePoint 2007 でプロジェクト タスク リストを作成する

  1. [すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックし、[すべてのサイト コンテンツ] ページで [作成] をクリックします。

    ヒント: 通常は、[サイトの操作] メニュー ボタンの画像 を代わりに使ってこの手順を完了できます。

  1. [リスト] の [プロジェクト タスク] をクリックします。

  2. [名前と説明] セクションで、リストの名前を [名前] ボックスに入力します。リストの名前は必須です。

  3. [説明] ボックスに、このリストの使い方の説明を入力します。説明は省略可能です。

  4. サイド リンク バーにこのリストへのリンクを追加する場合は、[ナビゲーション] セクションで [はい] をクリックします。

  5. [電子メールの通知] セクションが表示される場合は、タスクに割り当てられたユーザーに通知を送信するように、タスク リストを設定できます。

    注: このオプションを表示するには、最初にサーバー管理者が電子メールの設定を有効にする必要があります。

  6. [作成] をクリックします。

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SharePoint 2007 のプロジェクト タスク リストにタスクを追加する

  1. プロジェクト タスク リストを開いていない場合は、サイド リンク バーでその名前をクリックします。

    ヒント: 目的のリストの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックし、リストの名前をクリックします。

  2. [新規] メニュー メニューの画像 で、[新しいアイテム] をクリックします。

    タスクを編集するには、[タイトル] 列でタスク名をクリックします。

  3. [タイトル] セクションで、タスクの名前を入力します。

  4. [優先度] セクションで、[]、[標準]、または [] をクリックして、プロジェクト タスク リスト内の他のタスクと比較した場合のこのタスクの相対的な重要度を指定します。

  5. [タスクの状態] セクションで、タスクの状態をクリックします。

  6. [達成率 (%)] セクションで、タスクの完了度を示すパーセンテージの値を入力します。

  7. [担当者] セクションで、タスクを行う人の名前を入力します。1 つのタスクに割り当てることができる担当者は 1 人だけです。

    [名前の確認] ボタンの画像 をクリックして、担当者の名前が認証に使われるメンバーシップ プロバイダー サービスに登録されているかどうかを確認します。メンバーシップ プロバイダー サービスに名前が見つからない場合は、サーバー管理者にお問い合わせください。

    ヒント: タスクの担当者にする人を検索するには、[参照] をクリックしてメンバーシップ プロバイダー サービスを参照します。

  8. [説明] セクションで、タスクの説明を入力します。

  9. [開始日] および [期限] セクションで、タスクにおいて実行される作業の開始日と終了日を入力します。日付を簡単に入力するには、日付選択ウィンドウ 予定表 を使います。

  10. タスクにファイルを添付するには、[ファイルの添付] をクリックします。[参照] をクリックしてファイルを検索し、[OK] をクリックします。

    注: プロジェクト タスク リストの設定によっては、ファイルをタスクに添付できない場合があります。

  11. [OK] をクリックして、プロジェクト タスク リストにタスクを追加します。

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プロジェクト タスク リストを作成してタスクを追加した後は、ビューを使ってさまざまな方法でプロジェクト タスク リストを表示できます。

注: タスクに適用できる情報の種類については、「プロジェクト タスク リストにタスクを追加する」を参照してください。

  • プロジェクト タスク リストを表示しているときに使用可能な [ビュー] メニューで、次のビューのいずれかのビューをクリックします。

    • プロジェクト タスク     プロジェクト タスク リストを作成すると表示される既定のビューです。タスク名の付いた横棒グラフがビューの上部に表示され、タスクの一覧がビューの下半分に表示されます。下部のタスクのリストは、上部にある同じタスクに対応しています。

      横棒グラフには、通常はタスク バーとして各タスクが視覚的に表示されます。

グラフィック

説明

プロジェクト タスク ガント バー

開始日と期限を入力する場合は、タスクの期間がタスク バーに表示されます。

1/4 完了したタスクのガント バー グラフィック

[達成率] ボックスにパーセンテージを入力した場合は (例: 15%)、タスク バーに進行状況バーが表示されて、タスクの完了率が示されます。

Project のタスク リストのマイルストーン グラフィック

終了日を入力しないで開始日を入力した場合は、横棒グラフにマイルストーン マーカーが表示されます。既定では、開始日を入力しない場合は、現在の日付が使用されます。

ヒント: タスクの開始日をすばやく変更するには、マウスを使ってタスクを水平方向にドラッグします。

  • 未完了のタスク     このビューには、完了以外の状態のタスクが表示されます。

  • すべてのタスク このビューには、状態に関係なくすべてのタスクが表示されます。

  • 担当者別     このビューには、タスクに割り当てられているユーザーごとにグループ化されたすべてのタスクが表示されます。

  • 今日が期限のタスク     このビューには、今日が期限のタスクが表示されます。

  • マイ タスク     このビューには、自分に割り当てられているタスクが表示されます。

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  1. プロジェクト タスク リストをまだ開いていない場合は、サイド リンク バーでその名前をクリックします。

    目的のプロジェクト タスク リストの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックし、プロジェクト タスク リストの名前をクリックします。

  2. ページの下部で、タスクをポイントし、矢印をクリックして、[アイテムの編集] をクリックします。

  3. 必要な変更を行います。

  4. [OK] をクリックします。

アイテムを削除するには、タスクをポイントし、矢印をクリックして、[アイテムの削除] をクリックします。

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