プロジェクトのコストとスケジュールの差に対して適切なしきい値を決定する

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Bonnie Biafore 著

早い段階で、プロジェクトのスケジュールが遅れていること、またはコストが予算を超えていることが分かったら、是正措置を行って、プロジェクトを再び軌道に乗せることができます。    目標の多くは、どのくらい時間がかかり、どのくらいのコストがかかるのかということに帰着します。したがって、プロジェクト マネージャーは、プロジェクトの実際のコストとスケジュールが、関連する計画と比較してどのようになっているかを常に監視しています。実際の値と計画の値との差を、差異と呼びます。問題は、差異が必ずしも全体像を伝えていないことです。あるプロジェクトではその運命を左右するほどの差異の値は、巨大なプロジェクトではさざ波ほどの影響力もないことがあります。

差異を追跡してプロジェクトの健全性を監視することで、何を探しているのかが分かっていれば、すぐに見つけることができます。わずかな超過を気にするよりも、プロジェクトの計画時に時間を取って、プロジェクトで対処できる差異がどのくらいかを決定します。コストとスケジュールの差異のしきい値を設定すると、いつ是正措置を実行すればよいのかが分かります。コツは、プロジェクトの差異に適切なしきい値を選択することです。そうすれば、むやみに心配することも、手遅れになることもありません。

差異が示すプロジェクトのパフォーマンス

関係者がプロジェクト計画を承認する頃には、予想されるプロジェクト パフォーマンスの全体像がわかるようになります。見積もった作業、期間、および個々のタスクのコストから、プロジェクト全体の予算とスケジュール案まで、基準値は、実際のパフォーマンスを比較するための基準です。しかし、プロジェクト計画を実行に移した途端に、実際の値が回り始め、誰もが想定していた基準と現実が同じになることはほとんどありません。コストとスケジュールの差異は、タスクまたはプロジェクト全体が予算超過しているか、またはスケジュールより遅れているかを判断するのに役立ちます。この情報を使用すると、プロジェクトを再度軌道に乗せるために行わなければならないことを判断できます。

Microsoft Office Project 2007 は、スケジュールで見積もった現在の値から基準値を減算することで差異を計算します。実際の値の追跡を開始すると、Office Project 2007 は作業が完了した実際の値を残りの作業の基準値に加算して、見積もった現在の値 (予定されている値) を計算します。たとえば、基準期間が 20 日間で、50% の作業を完了するまでにチームが 15 日間要したとします。予定される期間は 25 日間となります。50% の作業を完了するのに要した実際の期間 15 日間と、残り 50% に対する基準値の 10 日間です。

差異値が正の場合は、予定されている値が基準値より大きく、プロジェクトが予算を超過しているかスケジュールよりも遅れています。差異値が負の場合は、予算を下回っているか、スケジュールよりも先行している状況を表します。要するに、差異が 0 以下なら良好な状態で、0 を超えると懸念があるということです。

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Project 2007 で差異を追跡する

Office Project 2007 には、よく使われる差異のフィールドがあります。

  • [コスト   ] 予定されるコストと元の基準コストとの差異です。予算を超過または下回っているかどうかを示します。

  • [期間   ] 予定されるタスクまたはプロジェクトの期間と基準期間との差異です。タスクが計画よりも時間がかかっている場合、プロジェクトのスケジュールに影響を及ぼすかどうかが示されます。

  • [作業時間   ] 予定される作業時間と基準の作業時間との差を判断します。 作業時間の差異が正の場合、チーム メンバーが作業に費やした時間が、見積もった作業完了までの時間を超えていることを示します。作業時間の差異が正の値の場合、他のすべての差異のフィールドも正の値になる可能性が高くなります。

  • [開始日   ] 予定されている (または実際の) 開始日と、基準開始日との差です。開始日の差異が正の場合は、実際の開始日が遅れたか、先行タスクがスケジュールされた開始日を遅らせています。

  • [終了日   ] 予定されている (または実際の) 終了日と、基準終了日との差がどのくらいあるかを示します。終了日の差異が正の場合は、そのタスクの終了日が遅延しています。

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プロジェクトの差異のしきい値を決定する

Office Project 2007 では、正の値の差異は良い知らせではありませんが、必ずしもアクションを起こさなければならないわけではありません。あまりにも差異が小さい場合には、貴重な時間を費やすことはありません。潜在的に厄介な問題を無視して、小さな差異を修正するために時間を費やすことの方がずっと危険です。何が重要で、いつ超過が問題になるのかを覚えておこうとするのではなく、プロジェクトのコストとスケジュールの差異にしきい値を設定してリマインダーとすることができます。こうすると、差異が対応するしきい値を超えているかどうかをすばやく確認して、アクションを起こすことができます。

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規模に応じた差異のしきい値

飼い犬の体重が 2 キロ増えても、チワワでなければ、大した問題ではないかもしれません。同様に、プロジェクトのサイズは、差異のしきい値を設定する場合に明白な要素です。犬種のように、プロジェクトも形態や規模はさまざまなため、パーセンテージが、プロジェクトのサイズに関係なく、しきい値を計算するための信頼性の高いインジケーターとなります。たとえば、10% の差異は、スケジュールが 5 週間または 50 日の期日超過の警告サインかもしれません。一方、予算が 1,000 万ドルのプロジェクトの場合、3 万ドルの予算超過はわずか 0.3% に過ぎず、経営陣が確保している予備費で賄えますが、2 万ドルのコストを想定しているプロジェクトで 3 万ドルの予算超過は、実に 150% の予算超過となります。

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差異のしきい値を決定するためのガイドライン

差異のしきい値は会社ごとに異なり、組織が使用するリスク戦略と管理予備費 (通常は 10 ~ 15%) に基づきます。また、しきい値は、プロジェクトのビジネス目標の重要性によって、プロジェクトごとに変えることもできます。

以下に、ガイドラインとして使用できる一般的なしきい値のパーセンテージをいくつか示しますが、プロジェクトの状況に合わせて変更する必要があります。

  • 5% 未満 (低リスクの許容度)    5% 未満のコストまたはスケジュールの差異は、潜在的な問題を早期に警告します。

  • 5 ~ 10% (中程度のリスク)    この範囲はアクションを必要とします。

  • 10% 超 (高リスク)    10% を超えた場合には、すぐに大規模なアクションが必要です

これらのガイドラインは、終了日に直接影響するため、クリティカル パスのスケジュールの差異に最適です。このガイドラインはコストの差異にも適しています。タスクのコストは、プロジェクトの最終的な支出となるからです。クリティカル パスのタスク以外は、スケジュールの差異のしきい値を高く設定することができます (たとえば、値に 5% 上乗せする)。迅速にアクションを実行する必要はないが、 これらのタスクの遅延が長引いてクリティカル パスに影響を及ぼさないようにしたい場合に、しきい値を高くします。

注: Office Project 2007 には、差異のフィールドが含まれていますが、これらのしきい値を特定するには、多少の下調べが必要です。カスタム フィールドを設定して、値を格納し、しきい値と差異との差を計算することができます。または、Microsoft Office Excel 2007 と Office Project 2007 のビジュアル レポート機能には、差異としきい値を計算して評価するための関数があります。

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プロジェクトの差異のしきい値に影響するもの

差異の値は、プロジェクト間の差だけでなく、タスク間の差にも問題をもたらします。各プロジェクトは一意で、達成する目標も異なります。さらに、他の目標よりも重要な目標では、差異のしきい値をより厳密にすることもあります。市場投入時期、厳しい予算、限られたリソースなどのビジネス目標に応じて、コストとスケジュールの差異に異なるしきい値を設定できます。計画の段階で、関係者と連携して目標を識別します。同時に、プロジェクトの目標の優先順位を話し合って、差異のしきい値を決定できます。

たとえば、数年前の 2000 年問題に対応するソフトウェア プロジェクトでは、1999 年 12 月 31 日より遅れることは受け入れられませんでした。コストの差異のしきい値はプロジェクト予算の 20% でも、スケジュールの差異のしきい値はゼロだったでしょう。家を新築する間、自分の敷地内のトレーラーで生活する場合、スケジュールのしきい値はコストのしきい値ほど大きくはならないでしょう。不測の事態に備えて予算の 10% を確保すれば十分でしょう。配偶者には、必要な期間よりも 1 週間長くトレーラーに住むことについて、別のアイデアがあるかもしれません。

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0 より大きい

Office Project 2007 では、複数のプロジェクトの測定値の差異を計算しますが、これらの数値は、時間を最大限に活用するための決定を下すには十分な情報とは言えません。プロジェクトのパフォーマンスを測定するより効果的な方法は、コストとスケジュールの差異のしきい値を決定することです。0 より大きい差異を監視し、差異がしきい値を超えたらアクションを起こす必要があります。

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著者について     Bonnie Biafore 氏はプロジェクト マネジメント協会 (PMI) のプロジェクト マネジメント・プロフェッショナル (PMP) です。彼女はコンサルタント、トレーナー、発表者であり、受賞歴のある作家でもあります。投資、パーソナル ファイナンス、プロジェクト管理に関する数冊の著書があり、 『On Time!On Track!On Target!Managing Your Projects Successfully with Microsoft® Project』 (Microsoft Press、2006年度出版) もその中の 1 冊です。

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