プレゼンテーション内の非表示のデータおよび個人情報の有無を検査する

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Microsoft Office PowerPoint プレゼンテーションの電子コピーを共有する場合、またはプレゼンテーションを Web に発行する場合は、プレゼンテーション自体またはそのドキュメント プロパティ (メタデータ) に非表示のデータや個人情報が保存されていないかどうかを事前に確認することをお勧めします。この非表示の情報から組織やドキュメントに関する外部に知られたくない詳細が明らかになる場合は、プレゼンテーションを他の人と共有する前に、この非表示の情報を削除することができます。

ここでは、Microsoft Office PowerPoint 2007 のドキュメント検査機能を使用して、プレゼンテーション内の非表示のデータや個人情報を見つけて削除する方法について説明します。

この記事の内容

プレゼンテーションには、どのような種類の非表示のデータと個人情報が格納されているか。

どのような情報ドキュメント検査見つけて削除できるプレゼンテーションのですか。

どのように見つけてプレゼンテーション内に非表示のデータと個人情報を削除するか。

プレゼンテーションに保存されている非表示のデータと個人情報の種類

PowerPoint プレゼンテーションに保存されている可能性のある非表示のデータと個人情報には、いくつかの種類があります。このような情報は、Office PowerPoint 2007 でプレゼンテーションとして表示するとき、またはスライド ショーとして表示するときにすぐには見えなくても、他の人が参照したり取得したりできることがあります。

非表示の情報には、他の作業者と共同でプレゼンテーションを作成できるように Office PowerPoint 2007 によって自動的に追加されたデータが含まれることがあります。また、作業者が意図的に非表示になるように指定した情報もあります。

PowerPoint プレゼンテーションに含まれる非表示のデータや個人情報には、次の種類があります。

  • コメントとインク注釈    他の作業者と共同で作成したプレゼンテーションには、コメント、インク注釈などの項目が含まれていることがあります。この情報により、プレゼンテーションに対して作業した人の名前、校閲者からのコメント、およびプレゼンテーションに加えられた変更を他の作業者が確認できます。

  • ドキュメントのプロパティと個人情報   文書のプロパティとも呼ばれるメタデータ作成者、件名、およびタイトルなど、プレゼンテーションの詳細が含まれます。ドキュメントのプロパティでは、ドキュメントとドキュメントの作成日を最後に保存したユーザーの名前などの Office プログラムが自動的に管理している情報もあります。特定の機能を使用した場合文書可能性があります電子メール ヘッダーなどの個人を特定できる情報 (PII)、校閲者への送信の情報、回覧用紙、およびファイル パスの情報の公開 Web ページでの他の種類を含めることもできます。

  • スライド上の非表示の内容    プレゼンテーションには、非表示に設定されているために見えないオブジェクトが含まれていることがあります。

  • スライド外のコンテンツ    PowerPoint プレゼンテーションには、スライドからスライド外の領域にドラッグされたためにそのままでは表示されないオブジェクトが含まれていることがあります。このようなスライド外のコンテンツには、テキスト ボックス、クリップ アート、グラフィック、テーブルなどがあります。

  • プレゼンテーション ノート    PowerPoint プレゼンテーションのノート セクションには、特にそのノートが発表者向けに作成されたものである場合は、一般には見られたくないテキストが含まれていることがあります。

  • ドキュメント サーバーのプロパティ    Microsoft Windows SharePoint Services をベースにしたドキュメント ワークスペース サイトやライブラリなど、ドキュメント管理サーバー上の場所に保存されたプレゼンテーションには、このサーバーの場所に関係するドキュメント プロパティや情報が含まれていることがあります。

  • カスタム XML データ    プレゼンテーション自体には表示されないカスタム XML データが含まれていることがあります。このような XML データは、ドキュメント検査で見つけて削除することができます。

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ドキュメント検査で見つけて削除できるプレゼンテーション内の情報

Office PowerPoint 2007 では、PowerPoint プレゼンテーション固有の非表示の情報や個人情報を見つけて削除するためのさまざまな検査項目が表示されます。ドキュメント検査で見つけて削除できるプレゼンテーション内の非表示の情報と個人情報の一覧については、次の表を参照してください。

注: 検査モジュールを追加してドキュメント検査機能をカスタマイズしている組織では、この表に記載されていない種類の情報の有無を確認できることがあります。

Office PowerPoint 2007

検査名

見つけて削除できる項目

コメントと注釈

  • コメント

  • インク注釈

ドキュメントのプロパティと個人情報

  • ドキュメント プロパティ ([<ドキュメント名> のプロパティ] ダイアログ ボックスの [ファイルの概要] タブ、[詳細情報] タブ、[ユーザー設定] タブの情報など)

  • 電子メール ヘッダー

  • 回覧用紙

  • 校閲者への送信に関する情報

  • ドキュメント サーバーのプロパティ

  • ドキュメント管理ポリシーの情報

  • コンテンツ タイプの情報

  • Web ページを発行するためのファイル パス

スライド上の非表示の内容

  • 非表示に設定されているために表示されないオブジェクト

    注: この検査モジュールでは、他のオブジェクトが重なって見えなくなっているオブジェクトは検出されません。

スライド外のコンテンツ

  • スライド領域の外にあるためにプレゼンテーションに表示されないコンテンツまたはオブジェクト (次のものが含まれます)

    • クリップ アート

    • テキスト ボックス

    • グラフィック

    • テーブル

      注: この検査では、アニメーション効果の付いたスライド外のオブジェクトは検出も削除もできません。

プレゼンテーション ノート

  • プレゼンテーションのノート セクションに追加されたテキスト

注: この検査では、プレゼンテーションのノート セクションに追加された画像を削除することはできません。

カスタム XML データ

  • プレゼンテーション内に保存されているカスタム XML データ

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プレゼンテーション内の非表示のデータと個人情報を見つけて削除する

ドキュメント検査により、Office PowerPoint 2007 または以前のバージョンで作成された PowerPoint プレゼンテーション内の非表示のデータと個人情報を見つけて削除できます。電子メールへの添付、Web への発行などによってプレゼンテーションの電子コピーを共有する場合は、事前にドキュメント検査を実行することをお勧めします。

  1. 検査対象のプレゼンテーションを開きます。

  2. Office ボタンの画像Microsoft Office ボタンをクリックして、名前を付けて保存] をクリックし、元のプレゼンテーションのコピーを保存するファイル名] ボックスに名前を入力します。

    重要: ドキュメント検査で削除されたデータは復元できないことがあります。ドキュメント検査は元のドキュメントのコピーに対して実行することをお勧めします。

  3. 元のプレゼンテーションのコピー] では、 Office ボタンの画像Microsoft Office ボタンをクリックして、準備] をポイントし、[ドキュメント検査] をクリックします。

  4. ドキュメント検査] ダイアログ ボックスで、検査する非表示のコンテンツの種類を選択するのにはチェック ボックスを選択します。個々 の検査の詳細については、次を参照してくださいドキュメント検査で見つけてプレゼンテーションから削除できる情報ですか?

  5. [検査] をクリックします。

  6. [ドキュメント検査] ダイアログ ボックスで検査結果を確認します。

  7. プレゼンテーションから削除する項目の検査結果の隣にある [すべて削除] をクリックします。

    重要: 

    • プレゼンテーションから削除した非表示の内容は、[元に戻す] をクリックしても復元できないことがあります。

    • OpenDocument プレゼンテーション (.odp) 形式で保存するプレゼンテーションから非表示のデータと個人情報を削除する場合は、保存するプレゼンテーションごとにドキュメント検査を実行する必要があります。

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