プレゼンテーションを検査して非表示のデータと個人情報を削除する

PowerPoint プレゼンテーションを共有するか、Web に公開する場合、プレゼンテーションまたはその メタデータ に非表示データや個人情報が保存されていないか、プレゼンテーションを確認することをお勧めします。一般公開を希望しない詳細情報があれば、プレゼンテーションを共有する前に削除できるためです。

プレゼンテーション内の非表示データを見つけて削除する方法の 1 つとして、PowerPoint のドキュメント検査機能があります。

この記事の内容

非表示のデータと個人情報を見つけて削除する

非表示のデータと個人情報の種類

ドキュメント検査で見つけて削除できる情報

非表示のデータと個人情報を見つけて削除する

  1. 非表示のデータや個人情報を調べるプレゼンテーションを開きます。

  2. [ファイル] タブの [名前を付けて保存] を選択し、[ファイル名] ボックスに名前を入力して元のプレゼンテーションを保存します。

    重要:    ドキュメント検査で削除されたデータは復元できないことがあるため、ドキュメント検査は元のプレゼンテーションのコピーに対して実行することをお勧めします。

  3. 元のプレゼンテーションのコピーで、[ファイル] タブの [情報] を選択します。

  4. [問題のチェック] をクリックし、[ドキュメント検査] をクリックします。

  5. [ドキュメント検査] ダイアログ ボックスで、検査対象の非表示コンテンツの種類に対応するチェック ボックスをオンにして選びます。個別の検査の詳細については、「ドキュメント検査で見つけて削除できる情報」を参照してください。

  6. [検査] をクリックします。

  7. [ドキュメント検査] ダイアログ ボックスで検査結果を確認します。

  8. プレゼンテーションから削除する項目の検査結果の隣にある [すべて削除] をクリックします。

    • プレゼンテーションから削除した非表示の内容は、[元に戻す] をクリックしても復元できないことがあります。

    • OpenDocument プレゼンテーション (.odp) 形式で保存するプレゼンテーションから非表示のデータと個人情報を削除する場合は、この形式でプレゼンテーションを保存するたびにドキュメント検査を実行する必要があります。

非表示のデータと個人情報の種類

PowerPoint プレゼンテーションには、いくつかの種類の非表示データと個人情報が保存されている可能性があります。そのような情報は直接表示されないことがありますが、存在している可能性もあり、プレゼンテーションから取得することが可能です。

非表示の情報には、他のユーザーと共同でプレゼンテーションを作成できるように、PowerPoint がプレゼンテーションに追加したデータが含まれることがあります。また、ユーザーが意図的に非表示に指定した情報も含まれることがあります。

PowerPoint プレゼンテーションに含まれる非表示のデータや個人情報には、次の種類があります。

  • コメントおよびインク注釈    他のユーザーと共同で作成したプレゼンテーションには、コメントやインク注釈などの項目が含まれている可能性があります。この情報により、他のユーザーは、プレゼンテーションで作業した人の名前、校閲者からのコメント、およびプレゼンテーションに加えられた変更を見ることができます。

  • 変更履歴データ    クラウドに保存されている共有ドキュメントで共同作業するとき、PowerPoint 2016 for Office 365 では、ドキュメントの変更者と変更日時に関するデータが保存されます。

  • ドキュメントのプロパティと個人情報     ドキュメントのプロパティはメタデータとも呼ばれ、作成者、件名、タイトルなどのプレゼンテーションについての詳細が含まれます。ドキュメントのプロパティには、プレゼンテーションを最後に保存したユーザーの名前やドキュメントが作成された日付など、Office プログラムによって自動的に維持される情報も含まれます。特定の機能を使用した場合、メール ヘッダー、校閲者への送信に関する情報、回覧用紙、Web ページを発行するためのファイル パス情報など、個人を特定できる情報 (PII) も含まれることがあります。

  • スライド上の非表示の内容     プレゼンテーションには、非表示に設定されているために表示されないオブジェクトが含まれる場合があります。

  • スライド外のコンテンツ   PowerPoint プレゼンテーションには、スライドからスライド外の領域にドラッグしたためにすぐに表示されないオブジェクトが含まれていることがあります。このスライド外のコンテンツには、テキスト ボックス、クリップ アート、グラフィック、表などが含まれていることがあります。

  • プレゼンテーション ノート   PowerPoint プレゼンテーションのノート セクションには、特にそのノートが発表者向けに作成されたものである場合は、一般には見られたくないテキストが含まれていることがあります。

  • ドキュメント サーバーのプロパティ     Microsoft Windows SharePoint Services をベースにしたドキュメント ワークスペース サイトやライブラリなど、ドキュメント管理サーバー上の場所に保存されたプレゼンテーションには、このサーバーの場所に関係するドキュメント プロパティや情報が含まれていることがあります。

  • カスタム XML データ     プレゼンテーションには文書自体では表示されないカスタム XML データが含まれていることがあります。ドキュメント検査では、この XML データを検索し、削除することができます。

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ドキュメント検査で見つけて削除できる情報

PowerPoint では、ドキュメント検査で表示される複数の異なる検査項目を使用して、PowerPoint プレゼンテーションに固有の非表示データと個人情報を検索して削除できます。ドキュメント検査で見つけて削除できるプレゼンテーション内のさまざまな種類の非表示データと個人情報の一覧については、次の表を参照してください。

検査モジュールを追加してドキュメント検査機能をカスタマイズしている組織では、この表に記載されていない種類の情報の有無を確認できることがあります。

検査名

見つけて削除できる項目

コメントと注釈

  • コメント

  • インク注釈

ドキュメントのプロパティと個人情報

  • ドキュメント プロパティ ([<ドキュメント名> のプロパティ] ダイアログ ボックスの [ファイルの概要] タブ、[詳細情報] タブ、[ユーザー設定] タブの情報など)

  • メール ヘッダー

  • 回覧用紙

  • 校閲者への送信に関する情報

  • ドキュメント サーバーのプロパティ

  • ドキュメント管理ポリシーの情報

  • コンテンツ タイプの情報

  • Web ページを発行するためのファイル パス

変更履歴データ

ファイルの編集者と編集日時に関するデータ。

この機能は、Office Insider プログラムに参加している Office 365 サブスクライバーのみが使用できます。Office 365 のサブスクリプションを使用している場合は、最新バージョンの Office をインストールしているかどうかをご確認ください

スライド上の非表示の内容

  • 非表示に設定されているために表示されないオブジェクト

    この検査モジュールでは、他のオブジェクトが重なって見えなくなっているオブジェクトは検出されません。

スライド外のコンテンツ

  • スライド領域の外にあるためにプレゼンテーションに表示されないコンテンツまたはオブジェクト (次のものが含まれます)

    • クリップ アート

    • テキスト ボックス

    • グラフィック

    • この検査では、アニメーション効果の付いたスライド外のオブジェクトは検出も削除もできません。

プレゼンテーション ノート

  • プレゼンテーションのノート セクションに追加されたテキスト

この検査では、プレゼンテーションのノート セクションに追加された画像を削除することはできません。

カスタム XML データ

  • プレゼンテーション内に保存されているカスタム XML データ

ドキュメント検査で見つけて削除できない情報

プレゼンテーションでは非表示のデータを含む可能性がある次の項目が検出されます。プレゼンテーションが正しく動作しなくなる可能性があるため、このような項目は削除されません。 検出された各項目を確認し、手動で削除するか、非表示データがない項目 (静的画像など) に置き換えてください。

項目:

ドキュメント検査の検出内容:

埋め込まれたファイルまたはオブジェクト

ブックでは非表示のデータが含まれている可能性がある埋め込みファイル (Office ドキュメント、テキスト ドキュメントなど)、または埋め込みオブジェクト (グラフ、数式など) オブジェクトの種類の例:

  • ビットマップ画像オブジェクト

  • Microsoft Equation 3.0 オブジェクト

  • Microsoft Graph グラフ オブジェクト

  • Microsoft PowerPoint プレゼンテーション オブジェクト

  • Microsoft Visio 図面オブジェクト

  • Microsoft Word 文書オブジェクト

  • OpenDocument テキスト オブジェクト

マクロまたは VBA コード

プレゼンテーションでは非表示のデータが含まれている可能性がある Macro または VBA の項目。これには、次の内容が含まれます。

  • マクロ

  • VBA モジュール

  • COM または ActiveX コントロール

ドキュメント検査と個人データ

Office 365 の PowerPoint 2016 バージョン xxx で導入された変更履歴データは、ドキュメント検査の制限を示します。たとえば、Kelly と Linda が Office 365 で共同作業し、プレゼンテーション A を作るとします。変更履歴データ (つまり、編集者のユーザー名と編集日時) がプレゼンテーションに追加されます。その後、Mohammed が PowerPoint 2013 でプレゼンテーション A を開き、個人データを削除するためにファイルにドキュメント検査を実行する場合、このバージョンの PowerPoint のドキュメント検査では、Kelly と Linda が使用した新しい Office 365 バージョンの PowerPoint でプレゼンテーションに追加された変更履歴データを検出し、削除することができません。Mohammed は現行バージョンの PowerPoint にアップグレードし、それからドキュメント検査を実行しない限り、変更履歴データを削除できません。

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