プレゼンスのサバイバル ガイド

このトピックは、プレゼンスのサバイバル ガイドとして利用できます。プレゼンスの概要、機能のしくみ、および活用方法 (他のユーザーと互いに連絡を取ったり、割り込みを制御して生産性を高めるなど) を理解するために必要な基本情報が含まれています。

このトピックの内容

プレゼンスの概要

プレゼンスの 5 つの主なメリット

[プレゼンス] ボタンの意味

連絡先を表すプレゼンス属性

プレゼンス情報を手動で変更する方法

Outlook 予定表に基づいてプレゼンスが更新されるしくみ

活動に基づいてプレゼンスが更新されるしくみ

活動がない場合にプレゼンスが更新されるしくみ

プレゼンス情報を特定のユーザーのみに表示されるように制御する方法

プレゼンス情報がアクセス レベルに基づいて他のユーザーに表示されるしくみ

プレゼンスの概要

ユーザーのプレゼンスは、ユーザーの状態、活動、場所、連絡してもよいかどうか、および連絡先情報を表す一連の属性によって決定されます。プレゼンス情報は、自分が他のユーザーに連絡したり、他のユーザーが自分に連絡したりする際に役立ちます。

属性のコレクションによって決定されたユーザーのプレゼンス。

Office Communicator には、詳細にわたる個人プレゼンス属性のセットが用意されており、これらの属性をカスタマイズして他の連絡先に表示されるようにすると、連絡先から連絡が取りやすくなります。設定できるプレゼンス属性には、自分のプレゼンス状態、場所、個人メモ、携帯電話番号などが含まれます。

プレゼンス属性には、状態、場所、ノート、携帯電話番号が含まれます。 電話番号を入力するには、[メニュー] ボタンをクリックしてから、[ツール]、[オプション]、[電話] タブの順にクリックします。

プレゼンス情報によって提供される連絡先のコンテキストから、その連絡先に対する最良の通信手段を判断できます。たとえば、ある提案について同僚と話し合う必要があったとします。連絡先リストでその同僚の状態を確認したところ、連絡可能であることがわかりました。そこで、廊下を歩いて同僚のところへ向かおうとしましたが、場所のインジケータと個人メモから同僚が自宅で作業していることがわかったので、代わりにインスタント メッセージを送信することにしました。

Communicator では各連絡先についてさまざまな情報が表示されるため、連絡先のコンテキスト (連絡可能、会議中、1 時間予定なし、自宅で仕事中など) を調べて、最良の通信手段を判断できます。たとえば、連絡先が会議中のときに緊急の用件がある場合は、インスタント メッセージを送信できます。

Communicator には、各連絡先に関するさまざまな情報が表示されます。

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プレゼンスの 5 つの主なメリット

  • 連絡先が連絡可能で、すぐに返事をもらえるかどうかを確認できます。

  • 相手の状態 (連絡可能、取り込み中、退席中など) を確認して、最適な通信モードを判断できます。

  • 携帯電話やその他の電話など、追加の連絡先情報をすばやく調べられます。

  • 連絡先の空き時間情報を調べて、その連絡先がいつ連絡可能になるかを把握できます。

  • 状態を [応答不可] に設定して、割り込みを制御して仕事に集中できます。

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[プレゼンス] ボタンの意味

各連絡先には、その連絡先の状態を反映する [プレゼンス] ボタンがあります。連絡先の [プレゼンス] ボタンは、次の表に示すように、さまざまな要因に基づいて色が変化します。

[プレゼンス] ボタン

状態テキスト

説明

連絡可能

連絡可能

連絡先はオンラインで、会話に参加できます。この状態はユーザーが手動で設定できます。

取り込み中

取り込み中
通話中
電話会議中
会議中

連絡先は連絡可能ですが、他の活動に参加しています。活動には以下のものがあります。

  • 通話中    連絡先は電話、音声、またはビデオでの会話に参加しています。

  • 電話会議中     連絡先は、電話、音声、またはビデオを使用した複数人数の会話に参加しています。

  • 会議中     Office Outlook の予定表に、連絡先に会議の予定があることが示されています。


このプレゼンス レベルはユーザーが手動で設定できます。

応答不可

応答不可

この状態は、連絡先から「チーム」以外のアクセス レベルが割り当てられている場合に、次の条件が満たされると表示されます。

  • 連絡先が自身のプレゼンス状態を手動で [応答不可] に設定した。

緊急中断のみ

緊急の割り込みのみ

この状態は、連絡先から「チーム」アクセス レベルが割り当てられている場合に、次の条件が満たされると表示されます。

  • 連絡先が自身のプレゼンス状態を手動で [応答不可] に設定した。

退席中

退席中
不在

連絡先がおそらく応答不可です。この状態が表示される理由は次のいずれかです。

  • 連絡先のコンピュータが、設定されたアイドル時間 (既定では 15 分) より長い間アイドル状態になっている。

    注: 既定では、5 分が経過すると、プレゼンス状態が [連絡可能] から [非アクティブ] に移行します。コンピュータでの活動がないまま、さらに 15 分が経過すると、プレゼンス状態が [退席中] に変わります。

  • 連絡先の Office Outlook 予定表または不在時のアシスタントが、連絡先が不在であることを示している。

  • 連絡先が一時的に応答不可状態である。連絡先のコンピュータで活動が検知されると同時に、Communicator 2007 が自動的にプレゼンス状態を適切な状態にリセットします。

  • 連絡先が自身のプレゼンス状態を手動で [退席中] に設定した。

アクティブでない

非アクティブ

この連絡先は連絡可能である可能性がありますが、そのコンピュータが、設定されたアイドル時間 (既定では 5 分) より長い間アイドル状態になっています。この状態では、連絡先がオンラインであり、状態が [連絡可能] から変わりつつあります (緑と黄色のボタンによって表されます)。この状態は Communicator により設定されます。

取り込み中 (無効)

取り込み中 (非アクティブ)

この連絡先は現在会議中であるか、会議の予定が入っていますが (Outlook 予定表によって示されます)、そのコンピュータが、設定されたアイドル時間 (既定では 5 分) より長い間アイドル状態になっています。この状態は Communicator により設定されます。

オフライン

オフライン

連絡先は応答不可です。この状態が表示される理由は次のいずれかです。

  • 連絡先が自身のプレゼンス状態を手動で [オフライン] に設定した ([オフライン] は既定では使用できません。システム管理者が組織にグループ ポリシー EnableAppearOffline を適用して有効にする必要があります)。

  • Communicator が連絡先のコンピュータで実行されていない、または連絡先が Communicator にサインインしていない。

  • 連絡先が自身のプレゼンス状態の表示を禁止している。

プレセンス情報不明

状態確認不可

Communicator が連絡先の状態を決定できません。この状態は通常、フェデレーション パートナーでない組織のシステムなどの別のコンピュータ システムに連絡先のプレゼンス状態が格納されているために表示されます。

ブロック

禁止

このボタンは、連絡先リストで、禁止した連絡先名の隣に表示されます。禁止したユーザーには、自分の状態がオフラインとして表示されます。

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連絡先を表すプレゼンス属性

プレゼンス情報には、ユーザー自身の状態、活動、連絡先情報、予定、場所、および個人用のメモと不在時のメモを表すさまざまな属性が含まれます。次の表は、すべての Communicator プレゼンス属性の一覧です。表の左側にはプレゼンス情報の属性が示され、右側には各アクセス レベルでその属性が表示されるかどうかが示されています。詳細についてはこのトピックで後ほど説明します。

プレゼンス情報

禁止

公開用

社内

チーム

個人用

オフラインのプレゼンス

プレゼンス

表示名

電子メール アドレス

役職 *

勤務先電話番号 *

携帯電話番号 *

自宅電話番号 *

その他の電話番号

会社名 *

オフィス *

勤務先住所 *

SharePoint サイト *

会議の場所

会議の件名

空き時間

勤務時間

エンドポイントの場所

メモ (不在時のメモ)

メモ (個人用)

最後のアクティブ時

注: * これらの属性が Microsoft Active Directory で定義されている場合は、アクセス レベルに関係なく社内のすべての連絡先に表示されます。割り当てられたアクセス レベルによっては、フェデレーションからの連絡先にも表示されます。パブリック インスタント メッセージング連絡先には表示されません。

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プレゼンス情報を手動で変更する方法

Communicator には、手動で変更できる一連のプレゼンス属性が用意されています。たとえば、電話番号を編集して他のユーザーと共有できるように公開したり、研修で 1 日不在にする場合に個人メモを追加したりできます。重要な締め切りがある場合は、プレゼンス状態を [応答不可] に変更して割り込みを制御できます。

プレゼンス状態を変更する

  • [プレゼンス] ボタンをクリックし、ドロップダウン メニューから状態を選択します。

[プレゼンス] ボタンのドロップダウン メニューからプレゼンス状態を設定します。

携帯電話やその他の電話番号を編集または追加する

  1. [メニュー] ボタンをクリックし、[ツール] をポイントして [オプション] をクリックします。

  2. [電話] タブをクリックし、追加する番号の [電話] ボタンをクリックします。

  3. 電話番号を追加したら、[電話番号を公開] をクリックします。その後、その番号を共有する連絡先のアクセス レベルを設定する必要があります。詳細については、このトピックの「プレゼンス情報を特定のユーザーのみに表示されるように制御する方法」を参照してください。

個人メモを作成する

  • [メモを入力] ボックス内をクリックし、メモを入力します。メモの入力が完了したら、ボックスの外側をクリックします。

    個人メモは、「社内」、「チーム」、「個人用」の各アクセス レベルのすべての連絡先に表示されます。

不在時のメモを追加する

  • Office Outlook で、[ツール] をクリックし、[不在時のアシスタント] をクリックします。

  • [不在時の自動応答] オプションを選択し、不在メッセージを入力して、[OK] をクリックします。

注: 不在時のメモを追加すると、以前に入力した個人メモが置き換えられますが、不在時のメモは、Communicator をサインアウトしてサインインし直さないと更新されません。サインインし直した後、メモがプレゼンス システムに反映されるまでに約 30 分かかる場合があります。また、この情報を反映させるには、Exchange に接続できるデバイス上で Communicator クライアントを実行している必要があります。

場所を表示する

Communicator では、プレゼンス情報の一部として場所を表示することができます。現在の場所として [自宅] や [オフィス] を指定したり、カスタムの場所を作成したりできます。

  • [プレゼンス] ボタンをクリックし、[現在の場所] をポイントして、場所を選択するか、[カスタムの場所を作成] をクリックします。

場所情報は、「チーム」または「個人用」アクセス レベルを割り当てた連絡先にのみ表示されます。連絡先へのアクセス レベルの割り当ての詳細については、この後の「プレゼンス情報がアクセス レベルに基づいて他のユーザーに表示されるしくみ」を参照してください。

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Outlook 予定表に基づいてプレゼンスが更新されるしくみ

プレゼンス状態は、既定で Outlook 予定表に関連付けられています。したがって、現在 Outlook 予定表で会議がスケジュールされていれば、次の図に示すように、Communicator で状態が [会議中] として表示されます。詳細については、「個人用オプションの設定」を参照してください。

会議が Outlook の予定表でスケジュールされている場合、Communicator でのステータスは [会議中] に設定されます。

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活動に基づいてプレゼンスが更新されるしくみ

音声またはビデオの通話や電話会議を行うと、Communicator によってプレゼンスが更新されます。[プレゼンス] ボタンは取り込み中として表示され、状態テキストが [通話中] または [電話会議中] に更新されます。

オーディオまたはビデオの通話または会議に参加するとステータス文字列が自動的に更新される。

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活動がない場合にプレゼンスが更新されるしくみ

黄色とオレンジおよび緑と黄色の [プレゼンス] ボタンには次のような意味があります。

[プレゼンス] ボタン

説明

取り込み中 (無効)

[取り込み中 (非アクティブ)] プレゼンス ボタン     Communicator ユーザーが会議中か、状態を手動で [取り込み中] に設定していて、コンピュータ (Communicator を実行しているユーザーのすべてのコンピュータ) の入力が 5 分間検出されなかった場合に表示されます。ユーザーがマウスを動かしたりキーボードのキーを押したりすると、状態が [取り込み中] に戻ります。

アクティブでない

[非アクティブ] プレゼンス ボタン     連絡先は連絡可能である可能性があるものの、そのコンピュータが、設定されたアイドル時間 (既定では 5 分) より長い間アイドル状態になっている場合に表示されます。この状態では、連絡先がオンラインであり、状態が [連絡可能] から変わりつつあります (緑と黄色のボタンによって表されます)。この状態は Communicator により設定されます。

退席中

[退席中] プレゼンス ボタンCommunicator を実行しているユーザーのコンピュータで入力が 15 分間検出されなかった場合に設定されます。コンピュータへの入力が行われると、[プレゼンス] ボタンとプレゼンス状態が前の状態に戻ります。

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プレゼンス情報を特定のユーザーのみに表示されるように制御する方法

Communicator では、連絡先にアクセス レベルを割り当てて、連絡先に表示するプレゼンス情報の量や種類を制御できます。たとえば、携帯電話番号が親しい同僚のみに表示されるようにしたり、自分の居場所をチーム メンバのみに知らせるようにしたりして、すべての社員には表示されないようにすることができます。Communicator には、プレゼンス情報へのアクセスを制御するためのアクセス レベルが用意されています。アクセス レベルを割り当てるには以下の方法があります。

  • 連絡先リストで、アクセス レベルを割り当てる連絡先をクリックし、[アクセス レベルの変更] をポイントして、その連絡先のアクセス レベルを選択します。

    プレゼンス情報へのアクセスを制御するために、Communicator はアクセス レベルを提供します。

  • [連絡先の表示方法を変更] ボタンをクリックし、[アクセス レベル] をクリックします。連絡先をドラッグ アンド ドロップしてアクセス レベルを割り当てることができます。

  • 他のユーザーにより、その連絡先リストに追加されると、通知を受信します。この通知により、連絡先リストへの追加要求を受け入れたり、拒否したりすることができます。その通知からアクセス レベルを割り当てるには、[この人のアクセス レベル] ボックスでアクセス レベルを選択し、[OK] をクリックします。

他のユーザーがあなたを連絡先リストに追加すると、通知を受信します。

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プレゼンス情報がアクセス レベルに基づいて他のユーザーに表示されるしくみ

以下の例は、他のユーザーに表示されるプレゼンス情報を示しています。連絡先に表示されるプレゼンス情報がアクセス レベルによって決定されることがわかります。

状態を [連絡可能] から [退席中] に変更した場合

表示される [プレゼンス] ボタン

状態を [連絡可能] から [退席中] に変更します。

社内」アクセス レベルを割り当てた連絡先に表示される情報

企業アクセス レベル

チーム」アクセス レベルを割り当てた連絡先に表示される情報

「チーム」のアクセス レベル

携帯電話番号を公開した場合

携帯電話番号が [電話] タブに表示されます。

携帯電話番号が [電話] タブに公開されます。

社内」アクセス レベルを割り当てた連絡先に表示される情報

企業アクセス レベル

チーム」アクセス レベルを割り当てた連絡先に表示される情報

「チーム」のアクセス レベル

状態を [応答不可] に設定した場合

表示される [プレゼンス] ボタン

状態を [応答不可] に設定する

社内」アクセス レベルを割り当てた連絡先に表示される情報

企業アクセス レベル

チーム」アクセス レベルを割り当てた連絡先に表示される情報

「チーム」のアクセス レベル

Outlook 予定表で会議がスケジュールされている場合

プレゼンス状態が自動的に [取り込み中] (会議中) に更新されます。

会議中 - 対応不可に設定する

社内」アクセス レベルを割り当てた連絡先に表示される情報

企業アクセス レベル

チーム」アクセス レベルを割り当てた連絡先に表示される情報

チームのアクセス レベル

オンラインだがコンピュータへの入力を 5 分間行っていない場合

プレゼンス状態が自動的に [非アクティブ] に更新されます。

非アクティブ状態

社内」アクセス レベルを割り当てた連絡先に表示される情報

企業アクセス レベル

チーム」アクセス レベルを割り当てた連絡先に表示される情報

「チーム」のアクセス レベル

会議中だがコンピュータへの入力を 5 分間行っていない場合

[プレゼンス] ボタンが自動的に [取り込み中 (非アクティブ)] に更新されます。

非アクティブ - 会議中

社内」アクセス レベルを割り当てた連絡先に表示される情報

企業アクセス レベル

チーム」アクセス レベルを割り当てた連絡先に表示される情報

チームのアクセス レベル

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