フォーム テンプレート用のドキュメント ライブラリまたはサイト コンテンツ タイプを作成する

情報の収集やファイルの共有に Microsoft Windows SharePoint Services を使用しているチームは数多くあります。この場合は、SharePoint サイトを使用して、ユーザーが入力する Microsoft Office InfoPath フォームを共有、追跡、結合できるようにすることができます。たとえば、営業チームが SharePoint サイトを使用して、営業報告フォームを入力、保存、閲覧することができます。

この記事の内容

始める前に

ライブラリまたはサイト コンテンツ タイプの作成についての概要

フォーム テンプレート発行時にライブラリを作成する

フォーム テンプレート発行時にサイト コンテンツ タイプを作成する

始める前に

フォーム テンプレートをドキュメント ライブラリに発行すると、そのドキュメント ライブラリで作成されるすべてのフォームがそのフォーム テンプレートをベースとするようになります。フォーム テンプレートをドキュメント ライブラリに発行すると、1 回限りのフォーム (チームのランチのためにレストランの好みを把握する非公式の調査など) をすばやく展開できます。

Windows SharePoint Services 3.0 を実行しているサーバーにフォーム テンプレートを発行すると、次を行うこともできます。

フォーム テンプレートをサイト コンテンツ タイプとして発行する     フォーム テンプレートをサイト コンテンツ タイプとして発行する場合は、ユーザーが複数のフォーム テンプレートを 1 つのドキュメント ライブラリに割り当てたり、フォーム テンプレートをサイト コレクション全体の複数のライブラリに割り当てたりできるようにします。サイト コレクションは、所有者が同じで管理設定を共有する、仮想サーバー上の一連の Web サイトです。各サイト コレクションには 1 つのトップレベル Web サイトが含まれ、1 つ以上のサブサイトを設定できます。各仮想サーバーには複数のサイト コレクションを配置できます。情報を幅広く再利用する場合や、1 つの場所で多数のフォームからデータを収集できるようにするには、サイト コンテンツ タイプを使用します。

データシート ビューを使用してユーザーがフィールドを編集できるようにする    ユーザーが、データシート ビューを使用するかドキュメント ライブラリ内のフォームのプロパティを編集して、フィールド データの追加や編集ができるようにします。これでユーザーは、実際にフォームを開かなくてもフォームのデータの追加や更新ができるようになります。

注: データシート ビューは、Microsoft Office Access 2007 をインストールしているユーザーに対してのみ、Web ブラウザーで有効になります。

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ライブラリまたはサイト コンテンツ タイプの作成についての概要

ライブラリまたはサイト コンテンツ タイプを作成するには、SharePoint サイトにアクセスする必要があります。ライブラリまたはサイト コンテンツ タイプをサイト上に作成するためのアクセス許可も必要になります。

ライブラリとサイト コンテンツ タイプのサポートは、サーバーが Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 または Windows SharePoint Services 3.0 を実行しているかどうかによって異なります。そのため、サーバーで Windows SharePoint Services のどちらのバージョンが実行されているのかわからない場合には、サーバーの管理者に確認する必要があります。

ドキュメント ライブラリまたはサイト コンテンツ タイプを作成する際、Windows SharePoint Services 2.0 を実行するサーバーを使用するときと Windows SharePoint Services 3.0 を実行するサーバーを使用するときの違いを次に示します。

Windows SharePoint Services 2.0

Windows SharePoint Services 2.0 を基にしたサイトにフォーム テンプレートを発行すると、フォーム ライブラリが作成されます。フォーム ライブラリとは、同じフォーム テンプレートに基づいたフォームのコレクションを保存し共有するためのフォルダのことです。フォーム ライブラリ内の各フォームは、そのライブラリの内容一覧に表示されるユーザー定義情報に関連付けられます。

Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 を基にしたサイトのフォーム ライブラリにフォーム テンプレートを発行するには、そのサイトの Web デザイナ サイト グループに所属している必要があります。

Windows SharePoint Services 3.0

Windows SharePoint Services 3.0 を基にしたサイトにフォーム テンプレートを発行すると、Windows SharePoint Services 2.0 のフォーム ライブラリと同様の機能を持つドキュメント ライブラリを作成することや、フォーム テンプレートのサイト コンテンツ タイプを作成することができます。ドキュメント ライブラリにフォーム テンプレートを発行する際、またはサイト コンテンツ タイプを作成する際には、最低でも、Windows SharePoint Services 3.0 サイトでのデザイン許可が必要になります。

注: browser-enabled form templateを作成するには、InfoPath Forms Services を実行しているサーバーにフォーム テンプレートを発行する必要があります。InfoPath Forms Services の詳細については、[参照] に掲載されているリンクを参照してください。

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フォーム テンプレート発行時にライブラリを作成する

Windows SharePoint Services 2.0 または Windows SharePoint Services 3.0 を実行しているサーバーにフォーム テンプレートを発行して、ライブラリを作成する手順を次に示します。

  1. フォーム テンプレートを保存します。

  2. [ファイル] メニューの [発行] をクリックします。

  3. 発行ウィザードの [InfoPath Forms Services をインストール済み/未インストールの SharePoint サーバーへ] をクリックして、[次へ] をクリックします。

  4. [SharePoint サイトまたは InfoPath Forms Services サイトの場所を入力してください] ボックスに SharePoint サイトの場所を入力し、[次へ] をクリックします。

  5. ウィザードの次のページの [ドキュメント ライブラリ] をクリックし、[次へ] をクリックします。

    注: browser-compatible form templateを SharePoint サイトに発行している場合は、[このフォームをブラウザで入力できるようにする] チェック ボックスは使用できません。browser-enabled form templateを作成するには、InfoPath Forms Services を実行するサーバーにフォーム テンプレートを発行する必要があります。InfoPath Forms Services の詳細については、[参照] に掲載されているリンクを参照してください。

  6. [新しいドキュメント ライブラリを作成する] をクリックして、[次へ] をクリックします。

  7. [名前] ボックスにドキュメント ライブラリの名前を入力します。

  8. 必要に応じて、[説明] ボックスに説明を入力します。

    フォーム テンプレートの名前と説明が、ドキュメント ライブラリの既定のビューに表示されます。

  9. 次のいずれかの操作を行います。

    列を追加する

    1. [追加] をクリックします。

    2. 次のいずれかの操作を行います。

      • 新しい列をドキュメント ライブラリに追加するには、列に表示するデータのあるフィールドを選択します。[サイト内の列のグループ] ボックスの [(なし: このライブラリに新しい列を作成)] を選択します。[列名] ボックスに列の新しい名前を入力します。

      • 既存のドキュメント ライブラリ列またはサイト列を使用するには、[サイト内の列のグループ] ボックスのカテゴリを選択します。[列名] ボックスで名前を選択します。

        ドキュメント ライブラリ内のデータを表示する繰り返しフィールドを選択すると、[関数] 一覧の値をクリックすることで、ドキュメント ライブラリにフィールドを表示する方法を決定できます。フィールドの最初の値、最後の値、またはフィールドのすべての発生回数を表示するかどうか、または値をすべて結合するかどうかを選択できます。

        1. データシート ビューを使用またはドキュメント ライブラリ内のフォームのプロパティを編集して、ユーザーがこのフィールドにデータを追加またはデータを編集できるようにするには、[データシート ページまたはプロパティ ページを使用してこのフィールド内のデータを編集することをユーザーに許可する] チェック ボックスをオンにします。

          注: データシート ビューを使うには、ユーザーが Microsoft Office Access 2007 をコンピューターにインストールしている必要があります。

    列を削除する

    1. [列名] で、削除する対応列のあるフィールドの名前をクリックして、[削除] をクリックします。

    列を変更する

    1. [列名] で、変更する対応列のあるフィールドの名前をクリックして、[変更] をクリックします。

    2. 次のいずれかの操作を行います。

      • 列の新しい名前を [列名] ボックスに入力します。

      • [サイト内の列のグループ] ボックスのカテゴリを選択します。[列名] ボックスで名前を選択します。

        ドキュメント ライブラリ内のデータを表示する繰り返しフィールドを選択すると、[関数] 一覧の値をクリックすることで、ドキュメント ライブラリにフィールドを表示する方法を決定できます。フィールドの最初の値、最後の値、またはフィールドのすべての発生回数を表示するかどうか、または値をすべて結合するかどうかを選択できます。

        1. データシート ビューを使用またはドキュメント ライブラリ内のフォームのプロパティを編集して、ユーザーがこのフィールドにデータを追加またはデータを編集できるようにするには、[データシート ページまたはプロパティ ページを使用してこのフィールド内のデータを編集することをユーザーに許可する] チェック ボックスをオンにします。

          注: データシート ビューを使うには、ユーザーが Microsoft Office Access 2007 をコンピューターにインストールしている必要があります。

  10. ライブラリの列の選択が終了したら、[次へ] をクリックします。

  11. ウィザードの次のページで、情報が正しいことを確認して、[発行] をクリックします。

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フォーム テンプレート発行時にサイト コンテンツ タイプを作成する

Windows SharePoint Services 3.0 を実行しているサーバーにフォーム テンプレートを発行して、サイト コンテンツ タイプを作成する手順を次に示します。

  1. フォーム テンプレートを保存します。

  2. [ファイル] メニューの [発行] をクリックします。

  3. 発行ウィザードの [InfoPath Forms Services をインストール済み/未インストールの SharePoint サーバーへ] をクリックして、[次へ] をクリックします。

  4. [SharePoint サイトまたは InfoPath Forms Services サイトの場所を入力してください] ボックスに SharePoint サイトの場所を入力し、[次へ] をクリックします。

  5. ウィザードの次のページの [サイト コンテンツ タイプ (高度)] をクリックし、[次へ] をクリックします。

    注: browser-compatible form templateを SharePoint サイトに発行している場合は、[このフォームをブラウザで入力できるようにする] チェック ボックスは使用できません。browser-enabled form templateを作成するには、InfoPath Forms Services を実行するサーバーにフォーム テンプレートを発行する必要があります。InfoPath Forms Services の詳細については、[参照] に掲載されているリンクを参照してください。

  6. [新しいコンテンツ タイプを作成する] をクリックして、[次へ] をクリックします。

  7. [名前] ボックスにコンテンツ タイプの名前を入力します。

  8. 必要に応じて、[説明] ボックスに説明を入力します。

    コンテンツ タイプの名前と説明が、SharePoint サイトで使用可能なサイト コンテンツ タイプの一覧に表示されます。

  9. ウィザードの次のページで、フォーム テンプレートの場所を選択し、[次へ] をクリックします。

  10. 次のいずれかの操作を行います。

    サイト列を追加する

    1. [追加] をクリックします。

    2. 次のいずれかの操作を行います。

      • 新しい列をドキュメント ライブラリに追加するには、列に表示するデータのあるフィールドを選択します。[サイト内の列のグループ] ボックスの [(なし: サイト内に新しい列を作成)] を選択します。[列名] ボックスに列の新しい名前を入力します。

      • 既存のサイト列を使用するには、[サイト内の列のグループ] ボックスのカテゴリを選択します。[列名] ボックスで名前を選択します。

        ドキュメント ライブラリ内のデータを表示する繰り返しフィールドを選択すると、[関数] 一覧の値をクリックすることで、ドキュメント ライブラリにフィールドを表示する方法を決定できます。フィールドの最初の値、最後の値、またはフィールドのすべての発生回数を表示するかどうか、または値をすべて結合するかどうかを選択できます。

        1. データシート ビューを使用またはドキュメント ライブラリ内のフォームのプロパティを編集して、ユーザーがこのフィールドにデータを追加またはデータを編集できるようにするには、[データシート ページまたはプロパティ ページを使用してこのフィールド内のデータを編集することをユーザーに許可する] チェック ボックスをオンにします。

          注: データシート ビューを使うには、ユーザーが Microsoft Office Access 2007 をコンピューターにインストールしている必要があります。

    サイト列を削除する

    1. [列名] で、削除する対応列のあるフィールドの名前をクリックして、[削除] をクリックします。

    サイト列を変更する

    1. [列名] で、変更する対応列のあるフィールドの名前をクリックして、[変更] をクリックします。

    2. フィールドを選択して、次のいずれかの操作を行います。

      • 列の新しい名前を [列名] ボックスに入力します。

      • [サイト内の列のグループ] ボックスのカテゴリを選択します。[列名] ボックスで名前を選択します。

        ドキュメント ライブラリ内のデータを表示する繰り返しフィールドを選択すると、[関数] 一覧の値をクリックすることで、ドキュメント ライブラリにフィールドを表示する方法を決定できます。フィールドの最初の値、最後の値、またはフィールドのすべての発生回数を表示するかどうか、または値をすべて結合するかどうかを選択できます。

        1. データシート ビューを使用またはドキュメント ライブラリ内のフォームのプロパティを編集して、ユーザーがこのフィールドにデータを追加またはデータを編集できるようにするには、[データシート ページまたはプロパティ ページを使用してこのフィールド内のデータを編集することをユーザーに許可する] チェック ボックスをオンにします。

          注: データシート ビューを使うには、ユーザーが Microsoft Office Access 2007 をコンピューターにインストールしている必要があります。

  11. サイト コンテンツ タイプの列の選択が終了したら、[次へ] をクリックします。

  12. ウィザードの次のページで、情報が正しいことを確認して、[発行] をクリックします。

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