フォームまたはレポートのレコードソースとしてクエリを使用する

クエリを使用してフォームやレポートにデータを提供できます。この作業は、ウィザードを使用して行うことも、フォームまたはレポートの "RecordSource/レコードソース" プロパティを設定して手動で行うこともできます。この記事では、フォームまたはレポートのレコードソースとしてクエリを使用する方法について説明します。

この記事の内容

はじめに

フォームのレコードソースとしてクエリを使用する

レポートのレコードソースとしてクエリを使用する

はじめに

多くの場合、1 つのテーブルを単独で使用して、特定のフォームやレポートの作成に必要なデータを提供することはできません。複数のテーブルのデータを使用することや、1 つのテーブルのデータを要約することが必要な場合があります。また、1 つのテーブルのデータだけを使用するときでも、別のテーブルとの間のリレーションシップを使用して、レコードセットに含めるデータを決定することがあります。

そのような場合、処理対象のデータを正確に取得するクエリを作成し、そのクエリをフォームやレポートのレコードソースとして使用することができます。この作業にはいくつかの方法があります。この記事では、それぞれの方法をフォームとレポートの両方について説明します。

この記事では、フォームやレポート作成に必要なすべての手順は説明していません。

フォームやレポートの作成方法の詳細については、「フォームを作成する」および「単純なレポートを作成する」を参照してください。

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フォームのレコードソースとしてクエリを使用する

フォームのレコードソースとしてクエリを使用するには、基本的な方法が 3 つあります。

フォーム ウィザードを使用してフォームを作成する

このウィザードの先頭のページで、使用するクエリを指定します。このクエリは既に存在している必要があります。

  1. [作成] タブの [フォーム] で ボタンの画像 (その他のフォーム) をクリックし、[フォーム ウィザード] をクリックします。

    フォーム ウィザードが起動します。

  2. [テーブル/クエリ] ボックスの一覧で、フォームのレコードソースとして使用するクエリの名前をクリックします。

  3. [選択可能なフィールド] ボックスの一覧で、使用する各フィールドをダブルクリックします。

    フィールドをダブルクリックすると、そのフィールドが [選択したフィールド] ボックスの一覧に追加されます。

  4. フィールドの追加が終わったら、[次へ] をクリックします。

フォームのデザイン ビューで "Record Source/レコードソース" プロパティを設定する

フォームをデザイン ビューで作成し、フォームのプロパティ シートの [レコードソース] ボックスで、使用する既存のクエリを指定します。

  1. [作成] タブの [フォーム] で [フォーム デザイン] をクリックします。

    注: [フォーム デザイン] ボタンの代わりに [フォーム] ボタンが表示される場合は、[フォーム] の横にある矢印をクリックし、[フォーム デザイン] をクリックします。

  2. フォームのプロパティ シートがまだ開いていない場合は、F4 キーをクリックして開きます。

  3. フォームのプロパティ シートの [データ] タブをクリックし、[レコードソース] ボックスをクリックします。

  4. 次のいずれかの操作を行います。

    • フォームのレコードソースとして使用するクエリの名前を入力します。

      先頭の何文字かを入力すると、オブジェクトの名前全体が自動的に表示されます。

    • 下矢印をクリックし、表示されるドロップダウン リストで、使用するクエリをクリックします。

フォームのデザイン ビューで [ビルド] ボタンを使用して新しいクエリを作成する

フォームをデザイン ビューで作成し、フォームのプロパティ シートの [レコードソース] ボックスにある [ビルダー] ボタン ([ビルド] ボタン) を使用して、このフォームのレコードソースとして使用する新しいクエリを作成します。

  1. [作成] タブの [フォーム] で [フォーム デザイン] をクリックします。

    注: [フォーム デザイン] ボタンの代わりに [フォーム] ボタンが表示される場合は、[フォーム] の横にある矢印をクリックし、[フォーム デザイン] をクリックします。

  2. フォームのプロパティ シートがまだ開いていない場合は、F4 キーをクリックして開きます。

  3. フォームのプロパティ シートの [データ] タブをクリックし、[レコードソース] ボックスをクリックします。

  4. [ビルダー] ボタン をクリックします。

    新しいクエリがデザイン ビューで開きます。

  5. クエリをデザインし、保存して閉じます。

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レポートのレコードソースとしてクエリを使用する

レポートのレコードソースとしてクエリを使用するには、基本的な方法が 3 つあります。

レポート ウィザードを使用してレポートを作成する

ウィザードの先頭のページで、使用するクエリを指定します。このクエリは既に存在している必要があります。

  1. [作成] タブの [レポート] で [レポート ウィザード] をクリックします。

    レポート ウィザードが起動します。

  2. [テーブル/クエリ] ボックスの一覧で、レポートのレコードソースとして使用するクエリの名前をクリックします。

  3. [選択可能なフィールド] ボックスの一覧で、使用する各フィールドをダブルクリックします。

    フィールドをダブルクリックすると、そのフィールドが [選択したフィールド] ボックスの一覧に追加されます。

レポートのデザイン ビューで "Record Source/レコードソース" プロパティを設定する

フォームをデザイン ビューで作成し、レポートのプロパティ シートの [レコードソース] ボックスで、使用する既存のクエリを指定します。

  1. [作成] タブの [レポート] で [レポート デザイン] をクリックします。

    注: [レポート デザイン] ボタンの代わりに [レポート] ボタンが表示される場合は、[レポート] の横にある矢印をクリックし、[レポート デザイン] をクリックします。

  2. レポートのプロパティ シートがまだ開いていない場合は、F4 キーをクリックして開きます。

  3. レポートのプロパティ シートの [データ] タブをクリックし、[レコードソース] ボックスをクリックします。

    注: プロパティ シートに [レコードソース] ボックスが表示されない場合は、レポート上のコントロールのプロパティではなく、レポート自体のプロパティを表示しているかどうかを確認してください。

  4. 次のいずれかの操作を行います。

    • レポートのレコードソースとして使用するクエリの名前を入力します。

      先頭の何文字かを入力すると、オブジェクトの名前が自動的に表示されます。

    • 下矢印をクリックし、表示されるドロップダウン リストで、使用するクエリをクリックします。

レポートのデザイン ビューで [ビルド] ボタンを使用して新しいクエリを作成する

レポートをデザイン ビューで作成し、レポートのプロパティ シートの [レコードソース] ボックスにある [ビルダー] ボタン ([ビルド] ボタン) を使用して、このレポートのレコードソースとして使用する新しいクエリを作成します。

  1. [作成] タブの [レポート] で [レポート デザイン] をクリックします。

    注: [レポート デザイン] ボタンの代わりに [レポート] ボタンが表示される場合は、[レポート] の横にある矢印をクリックし、[レポート デザイン] をクリックします。

  2. レポートのプロパティ シートがまだ開いていない場合は、F4 キーをクリックして開きます。

  3. レポートのプロパティ シートの [データ] タブをクリックし、[レコードソース] ボックスをクリックします。

  4. [ビルダー] ボタン をクリックします。新しいクエリがデザイン ビューで開きます。

  5. クエリをデザインし、保存して閉じます。

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