フォローアップ通知を使用してメールメッセージを送信する

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送信したメッセージには、通知するようにフラグを設定することも、受信者にはその操作が必要です。

自分用のフラグ

返信が必要なメッセージを送信します。 リクエストについて忘れないようにし、必要な情報を得られるようにします。 自分自身にフラグを設定すると、他のユーザーに返信をお願いしたことに気付くことができます。 フラグを追加することで、[タスク] またタスク プレビューに To Do アイテムが表示されます。

  1. [メッセージ] の [フラグの設定] をクリックします。

    リボンの [フラグの設定]

  2. [今日]、[明日]、[今週]、[来週]、[日付なし]、または [ユーザー設定] をクリックします。

メッセージは [送信済みアイテム] フォルダーから見えなくなるため、自分用にアラームを追加することをお勧めします。 アラームは、今後の会議や予定に表示されるのと同じように、フォローアップの期限が来ると表示されるアラート ダイアログ ボックスです。

自分用のアラームを追加するには、[フォローアップ]、[アラームの追加] の順にクリックします。[アラーム] ダイアログボックスを表示する日付と時刻を入力します。

受信者用にフラグを設定する

受信者へのメッセージにフラグを設定すると、そのメッセージを強調することができます。 フラグは、メッセージの一覧に表示され、メッセージの [差出人] 行にテキストが表示されます。 受信者が Outlook も使っている場合、アイテムがその To Do リストに追加されます。

  1. [メッセージ] の [フラグの設定] をクリックします。

    リボンの [フラグの設定]

  2. [ユーザー設定] をクリックします。

  3. [受信者用にフラグを設定する] ボックスをオンにします。

    [ユーザー設定] ダイアログ ボックスの [受信者用にフラグを設定する] コマンド

  4. [ユーザー設定] ダイアログ ボックスで、[フラグの内容] の既定のテキストを説明またはアクションに変更することをお勧めします。 たとえば、「許可の件について Anne に回答を送る」と入力します。 これは、受信者の [差出人] 行に上に表示されるテキストです。

さらに目立つようにするには、アラームを追加できます。 アラームは、開始しようとしている会議や予定に表示されるのと同じように、フォローアップの期限が来ると表示されるアラート ダイアログ ボックスです。

受信者のアラームを追加するには、[宛先にフラグを設定する] ボックスをオンにして、受信者に対して [アラーム] ダイアログボックスを表示する日付と時刻を入力します。

ヒント: 受信者のフラグにアラームを追加する場合は、慎重に行ってください。 アラームのダイアログ ボックスを表示させて受信者の作業を中断する必要が本当にあるのか、フラグで十分ではないかをよく検討してください。

[フォローアップ] メニューのフラグの日付はどのように機能しますか。

フラグを使用して、フォローアップのためにアイテムをマークし、アラームを追加します。フラグには、次の既定の開始日、期限、アラーム時間を使用できます。各設定をカスタマイズすることができます。

フラグ

開始日

期限

アラーム

今日

現在の日付

現在の日付

現在の稼働日の終了時刻より 1 時間前

明日

現在の日付 + 1 日

現在の日付 + 1 日

現在の日付の開始時刻 + 1 稼働日

今週

現在の日付 + 2 日 (今週の稼働日の範囲内に限る)

今週の最後の稼働日

現在の日付の開始時刻 + 2 稼働日

来週

来週の最初の稼働日

来週の最後の稼働日

来週の最初の稼働日の開始時刻

日付なし

日付なし

日付なし

現在の日付

ユーザー設定

現在の日付が表示されます。必要に応じて、ユーザー設定の日付を選択する

現在の日付が表示されます。必要に応じて、ユーザー設定の日付を選択する

現在の日付が表示されます。必要に応じて、ユーザー設定の日付を選択する

関連項目

アラームを設定または解除する

受信メッセージにフォローアップのフラグを設定する

電子メール メッセージに確認を追加する

自分用のフラグ

次のいずれかの操作を行います:

  • メッセージ一覧で、目的のメッセージをクリックします。[メッセージ] タブの [タグ] グループで [フォローアップ] をクリックし、設定するフラグの種類をクリックします。

  • 開いているメッセージで、[メッセージ] タブの [タグ] の [フラグの設定] をクリックし、設定するフラグの種類をクリックします。

このフラグを付けておいたメッセージにアラームを設定するには、[メッセージ] タブの [タグ] で [フラグの設定] をクリックし、[アラームの追加] をクリックします。必要に応じて、アラームの日時を変更できます。

受信者用にフラグを設定する

他のユーザーにアラームを送信する場合は、慎重に行ってください。ユーザーによっては、仕事中にアラームが鳴るのを快く思わないことがあります。別の方法として、開始日と期限のフラグを設定し、[フラグの内容] ボックスにより多くの情報を含むメッセージを送信することができます。この方法を使用すると、アラームの代わりに、メッセージの情報バーに表示される情報を受信者が利用することができます。

他のユーザーに操作を要求するフラグを送信するには、メッセージを送信する前に次の操作を行います。

  1. 開いているメッセージで、[メッセージ] タブの [タグ] グループで [フォローアップ] をクリックし、[受信者のフラグ] をクリックします。

  2. [受信者用にフラグを設定する] の [フラグの内容] の一覧で、送信するフラグの種類をクリックします。

  3. 既定では、受信者用のフラグを設定したメッセージにはアラームが設定されています。必要に応じて、日付と時刻を変更します。アラームを設定しない場合は、[アラーム] チェック ボックスをオフにします。

必要に応じて、アラームまたはフラグを含むメールメッセージを追跡して、応答をフォローすることができます。

[フォローアップ] メニューのフラグの日付はどのように機能しますか。

フラグを使用して、フォローアップのためにアイテムをマークし、アラームを追加します。フラグには、次の既定の開始日、期限、アラーム時間を使用できます。各設定をカスタマイズすることができます。

フラグ

開始日

期限

アラーム

今日

現在の日付

現在の日付

現在の稼働日の終了時刻より 1 時間前

明日

現在の日付 + 1 日

現在の日付 + 1 日

現在の日付の開始時刻 + 1 稼働日

今週

現在の日付 + 2 日 (今週の稼働日の範囲内に限る)

今週の最後の稼働日

現在の日付の開始時刻 + 2 稼働日

来週

来週の最初の稼働日

来週の最後の稼働日

来週の最初の稼働日の開始時刻

日付なし

日付なし

日付なし

現在の日付

ユーザー設定

現在の日付が表示されます。必要に応じて、ユーザー設定の日付を選択する

現在の日付が表示されます。必要に応じて、ユーザー設定の日付を選択する

現在の日付が表示されます。必要に応じて、ユーザー設定の日付を選択する

関連項目

アラームを設定または解除する

フォローアップが必要なメールメッセージを追跡する

フラグが設定されたメールメッセージを確認する

電子メール メッセージに確認を追加する

フラグを追加する

自分用のフラグ

  1. 新しいメッセージで、[メッセージ] タブの [オプション] グループで、[フォローアップ ボタンの画像 ] をクリックします。

  2. [フォローアップ] メニューで、[アラームの追加] をクリックします。

  3. アラームの種類を選ぶには、[フラグの内容] ボックスから選びます。

    たとえば、[通話]、[転送しない]、[情報]、[校閲] などのアラームを使用して、より具体的な語句を選ぶことができます。この情報は、メッセージの情報バーに表示されます。

  4. [アラーム] ボックスの横にあるリストで日付と時刻を選択します。

    日付と時刻を選ぶと、情報バーにも表示されます。

  5. 既定のアラーム音を変更するには、[ ボタンの画像 ] をクリックし、サウンドファイルを参照します。選択されていない場合は、[このサウンドを再生する] チェックボックスをオンにします。

受信者用にフラグを設定する

他のユーザーにアラームを送信するときは、慎重に使用します。一部の受信者は、作業中にアラームを有効にできないことがあります。もう1つのオプションとして、[開始日] と [期限] のフラグが設定されたメッセージを送信します。このようにして、メッセージの情報バーにある受信者に対して、通知を送信しなくても、この方法を使用できます。

  1. 新しいメッセージで、[メッセージ] タブの [オプション] グループで、[フォローアップ ボタンの画像 ] をクリックします。

  2. [フォローアップ] メニューで、[受信者のフラグ] をクリックします。

  3. [宛先のフラグ] セクションで、アラームの種類を選択します (フォローアップは既定値です)、[フラグ] ボックスの一覧で目的のフラグを選びます。

    たとえば、[通話]、[転送しない]、[情報]、[校閲] などのアラームを使用して、より具体的な語句を選ぶことができます。この情報は、メッセージのインフォメーションバーに表示されます。

  4. [アラーム] ボックスの横にあるリストで日付と時刻を選択します。

    日付と時刻を選ぶと、情報バーにも表示されます。

    ヒント: 自分だけでなく他のユーザーにもフラグとアラームを追加するには、[フラグを設定する] チェックボックスをオンにして、フラグの情報を選び、アラームのオプションを選びます。

フラグが設定されたメッセージが送信されたら、受信者を追跡できます。Microsoft Exchange アカウントを使用している場合は、受信した返信を見つけて追跡することもできます。この機能の詳細については、「フラグ付きメッセージを検索する」をご覧ください。

[フォローアップ] メニューのフラグの日付はどのように機能しますか。

フラグを使用して、フォローアップのためにアイテムをマークし、アラームを追加します。フラグには、次の既定の開始日、期限、アラーム時間を使用できます。各設定をカスタマイズすることができます。

フラグ

開始日

期限

アラーム

今日

現在の日付

現在の日付

現在の稼働日の終了時刻より 1 時間前

明日

現在の日付 + 1 日

現在の日付 + 1 日

現在の日付の開始時刻 + 1 稼働日

今週

現在の日付 + 2 日 (今週の稼働日の範囲内に限る)

今週の最後の稼働日

現在の日付の開始時刻 + 2 稼働日

来週

来週の最初の稼働日

来週の最後の稼働日

来週の最初の稼働日の開始時刻

日付なし

日付なし

日付なし

現在の日付

ユーザー設定

現在の日付が表示されます。必要に応じて、ユーザー設定の日付を選択する

現在の日付が表示されます。必要に応じて、ユーザー設定の日付を選択する

現在の日付が表示されます。必要に応じて、ユーザー設定の日付を選択する

関連項目

アラームを設定または解除する

対処が必要な電子メール メッセージを追跡する

フラグの設定されたメッセージを検索する

フラグを追加、削除する

電子メール メッセージに確認を追加する

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